优化物品存储

任务二　优化物品存储

学习目标

·知识目标

能够为企业进行相应的商品入库、出库作业管理;能为企业商品的储存采用适当的方法。

·促成目标

(1)理解并掌握企业商品存储的出、入库管理，能够进行商品出、入库手续的办理。

(2)理解并掌握ABC分类管理法、定期订货控制法、定量订货控制法、定额储存控制法。

工作任务

工作任务书(3-2)

【活动】一　××企业商品出入库业务的处理

【活动目标】

(1)培养学生操作商品出入库业务的能力。

(2)培养学生能为企业商品进行入库验收的能力。

【活动内容与要求】

(1)教师准备一系列不同企业商品出入库的案例并将其制作成PPT课件。

(2)课堂上将这些案例展示出来，并要求学生分析企业在商品出入库过程中如何进行入库商品的验收、如何办理出入库手续以及填制相应出入库单据的能力。

(3)全体学生分成五组，每展示一个案例，经过两分钟左右的简短讨论后，由五个小组分别对该案例进行抢答，其他组认为需要补充的，可以对该组的发言进行补充。

(4)实施要求:事先讲好规则，全班同学以小组为单位分组聚拢在一处。

【成果与检测】

(1)能基本完成企业商品出入库案例分析的组为良好，完成案例分析准确无误的为优秀。

(2)能对其他小组作相应补充的为良好，不仅能为其他小组发言作相应补充并且能改正其他小组陈述中的错误的为优秀。

【活动】二　××企业商品的盘点

【活动目标】

(1)培养学生进行商品盘点的能力。

(2)培养学生能为企业商品盘点盈亏作出合理决策的能力。

【活动内容与要求】

(1)教师准备一系列不同企业商品盘点的案例并将其制作成PPT课件。

(2)课堂上将这些案例展示出来，并要求学生分析企业在商品盘点过程中如何进行盘点盈亏的处理。

(3)全体学生分成五组，每展示一个案例，经过两分钟左右的简短讨论后，由五个小组分别对该案例进行抢答，其他组认为需要补充的，可以对该组的发言进行补充。

(4)实施要求:事先讲好规则，全班同学以小组为单位分组聚拢在一处。

【成果与检测】

(1)能基本完成企业商品盘点案例分析的组为良好，完成案例分析准确无误的组为优秀。

(2)能对其他小组作相应补充的为良好，不仅能为其他小组发言作相应补充并且能改正其他小组陈述中的错误的为优秀。

【活动】三　ABC分类控制法的应用

【活动目标】

培养学生掌握ABC库存控制的方法及技能。

【活动内容与要求】

(1)教师准备某企业商品库存的案例并制作成PPT课件。

(2)课堂上将案例展示出来，并要求学生参照ABC分类库存结构表的要求，把品种序列表中的商品划分为A/B/C三类。

(3)全体学生分成五组，经过15分钟左右的简短讨论后，由五个小组分别对该案例进行抢答，其他组认为需要补充的，可以对该组的发言进行补充。

(4)实施要求:事先讲好规则，全班同学以小组为单位分组聚拢在一处。

【成果与检测】

(1)能准确划分ABC三类商品并对三类商品库存控制思路清晰的小组成绩为优秀。

(2)能对其他小组作相应补充的为良好，不仅能为其他小组发言作相应补充并且能改正其他小组陈述中的错误的为优秀。

【活动】四　××企业的商品存货的管理

【活动目标】

培养学生掌握商品储存知识，进行商品储存合理化分析的基本能力。

【活动内容与要求】

(1)教师准备某企业商品库存中的存货管理的案例并制作成PPT课件。

(2)课堂上将案例展示出来，并要求学生进一步熟悉商品储存保管的内容和储存控制的方法。

(3)全体学生分成五组，经过15分钟左右的简短讨论后，由五个小组分别针对该案例谈谈如何合理控制库存，并发表自己的看法。

(4)实施要求:事先讲好规则，全班同学以小组为单位分组聚拢在一处。

【成果与检测】

(1)能够有理有据地阐述自己观点的小组为优秀。

(2)能对其他小组作相应补充的为良好，不仅能为其他小组发言作相应补充并且能改正其他小组陈述中的错误的为优秀。

知识讲解

一、商品存储管理

商品存储管理主要包括入库业务管理、保管业务管理、出库业务管理三个部分。

(一)入库业务

商品入库是商品存储业务活动的起点。商品入库要经过接货、卸货、验包、点数、验质、堆码、办理接收、登账等一系列操作过程。

1．货物入库的准备

根据入库商品的品种、数量、存放时间及堆码要求，安排仓位，组织人力，配备好相应的检验器材、防护用品及装卸、搬运、堆码工具。

2．货物入库验收

所有到库货物必须在入库前进行验收，只有验收合格后方能正式入库。货物的验收工作包括“品质的检验”和“数量的点收”。验收工作的进行有两种不同的情形:一是先点收数量，后通知负责检验的单位办理检验工作;二是先由检验部门检验品质，认为合格后，通知仓储部门，办理入库手续，填写收货单。

(1)货物验收的标准。货物一般应根据下列标准进行检验:①采购合同或订货单所规定的条件;②以谈判时对方提供的合格样品为标准;③国家相关产品的品质标准。

(2)货物验收的作业流程。货物验收流程包括验收准备、验收凭证、确定验收比例、实物验收、作出验收报告及验收中发现问题的处理。

凡是经过验收的商品，都应该填写相应的验收记录单，记录验收情况，以便追究责任。表3-8是某石化零配件制造企业的验收记录单。

表3-8　验收记录单

(3)货物验收的方式。主要有全验和抽验两种方式。在进行数量和外观验收时一般要求全验。在质量验收时，当批量小、规格复杂、包装不整齐或要求严格验收时可以采用全验。全验需要大量的人力、物力和时间，但是可以保证验收的质量。抽验是当批量大、规格和包装整齐、存货单位的信誉较高或验收条件有限的情况下采用的方式。随着货物质量和储运管理水平的提高及数理统计方法的发展，抽验方式也具备了一定的物质条件和理论依据。

请注意在何种情况下使用全验法，而在何种情况下使用抽验法。

3．办理入库手续

入库商品经过点数、验收后，可以安排卸货、入库堆码，表示仓库接收商品。由商品检验人员或仓库保管人员在商品入库凭证上盖章签收。商品一经验收入库，办理完入库手续，就要建立商品明细账，保管卡片和技术档案等，注明商品的名称、规格、数量、件数、累计数、接存数，商品存入的库房、货位，以便统计、记账，为保管、出库业务创造良好的条件。

4．验收中发生问题的处理

货物检验中，可能会发现诸如证件不齐、数量短缺，质量不符合要求等问题，应区别不同情况，及时处理。

(1)凡检验中发现问题等待处理的货物，应该单独存放，妥善保管，防止混杂、丢失或损坏。

(2)凡质量不符合规定的货物，应及时向供货单位进行退货、换货交涉或征得供货单位同意代为修理，或在不影响使用前提下降价处理。若有部分商品规格不符或错发时，应先将规格对的货物予以入库，规格不对的货物另放，并做成验收记录交给主管部门办理退货。

(3)数量短缺在规定磅差范围内的，可按原数入账，凡超过规定磅差范围的，应查对核实，做成验收记录和磅码单交主管部门会同货主向供货单位办理交涉。凡实际数量多于原发料量的，可由主管部门向供货单位退回多发数，或补发货款。

(二)在库业务

1．盘点作业

为了对库存商品的数量进行有效控制，并查清商品在库中的质量状况，必须定期或不定期地对每个存储场所进行清点、查核，这一过程称为盘点作业。

请谈一谈盘点的作用。

(1)盘点作业的内容。其具体有:一是查数量，即通过点数计数查明货物在库的实际数量，核对库存账面资料与实际库存数量是否一致;二是查质量，即检查商品质量有无变化，有效期和保质期有无超时，有无长期积压等现象，必要时还必须对商品进行技术检验;三是查保管条件，即查保管条件是否与各种货物的保管条件相符合;四是查安全，即检查各种安全措施和消防设备、器材是否符合安全要求，建筑物和设备是否处于安全状态。

(2)盘点作业的基本流程。通常盘点作业的基本流程如图3-4所示，主要包括以下八个方面。

图3-4　盘点作业的基本流程

①盘点前的准备。具体工作有:做好盘点计划工作;做好商品整理工作;做好账目及单据整理工作;必要时对外发布通知，通知供应商暂停送货或商业企业通知顾客暂停营业。

②确定盘点时间。最好能精确到哪一天哪一时段。

③确定盘点方式。主要有:一是账面盘点法，即将每一种商品分别设立“存货账卡”，然后将每一种商品的出入库数量及有关信息记录在账面上，逐笔汇总出账面库存结余量。二是现货盘点法，即对库存商品进行实物盘点的方法。按盘点时间频率的不同，现货盘点又分为很多不同类型，如期末盘点、定期盘点、循环盘点、抽样盘点、临时盘点等。

【小知识3-4】

盘点单盘点法与盘点签盘点法

盘点单盘点法是以商品盘点单统计盘点结果的方法，该方法在整理列表上十分方便，但容易在盘点过程中出现漏盘、重盘、错盘等现象。盘点签盘点法是在盘点中采用一种特别设计的盘点签，盘点后贴在实物上，经复核者复核后撕下。该方法可在盘点时商店需紧急发货或临时进货的情况下使用，且做账和做报表都很方便。

④培训盘点人员。盘点小组成立后，必须制订详细的盘点计划，包括对盘点小组人员的培训、盘点管理层的培训、点数员工的培训、输入员工的培训等。建立培训档案，进行盘点培训的考核，必须让盘点作业人员对盘点的基本要领及表格、单据的填写要求十分清楚。

⑤清理盘点现场和库存资料。盘点开始之前应该对盘点现场进行整理，以提高盘点作业的效率和结果的准确性。

⑥盘点作业。盘点时可以人工抄表计数，也可以用电子盘点计数器。盘点工作不仅工作量大而且非常繁琐，因此除加强盘点前的培训外，盘点作业时的指导与监督也非常重要。

⑦差异因素分析。盘点会将一段时间以来积累的作业误差及其他原因引起的账物不符暴露出来，发现账物不符而且差异超过容许误差时，应立即追查产生差异的原因。

⑧处理盘点结果。查清原因后，为了通过盘点时账面数与实物数保持一致，需要对盘点盈亏和报废品一并进行调整。除了数量上的盈亏，有些商品还会通过盘点进行价格调整，这些差异的处理，可以经主管审核后，用“货物盘点盈亏调整表”(见表3-9)和“货物盈亏价格调整表”(见表3-10)进行更正。

如何盘点货物，保证盘点作业顺利进行?

表3-9　货物盘点盈亏调整表

表3-10　货物盈亏价格调整表

2．货物的保养与维护

仓库内应随时保持清洁、干净和通风;应设置相应的消防设备和报警装置;易燃易爆商品应与其他商品隔离保管，并于明显处标识“严禁烟火”;建立健全岗位责任制，加强火源、电源管理，做好防火、防潮、防盗、防虫、防变形等工作。总之，要做到仓库规范化、存放系列化、养护经常化。

小思考3-2

企业盘点过程中出现盘亏盘盈应如何处理?

(三)出库作业

1．生产领料

对于生产领料，每个企业都有自己的规定，一般由车间根据规定开出领料单。仓库根据车间开出的领料单发货，并由相关人员签字。表3-11是某石化零配件制造企业的领料单。

表3-11　领料单(某石化零配件制造企业)

2．货物出库

其具体工作如下:

(1)货物出库基本要求。货物出库要做到“三不”，即未接单据不翻账，未经审单不备货、未经复核不出库;“三核”，即在发货时要核对凭证、核对账卡、核对实物;“五检查”，即对单据和实物要进行品名、规格、包装、件数、重量5个方面的检查。

(2)货物出库作业流程。具体如下:

①验单。审核货物出库凭证，应注意审核货物提货单或调配单内容，特别要注意是否有被涂改过的痕迹。

②登账。对于审核无误的出库货物，仓库货物会计即可凭证所列项目进行登记，核销存储量，并在发货凭证上标注发货货物存放的货区、库房、货位编号及发货后的结余数等;同时，转开货物出库单，连同货主开制的商品提货单一并交仓库保管员查对配货。

③配货。保管员对出库凭证进行复核，在确认无误后，按所列项目和标注进行配货。配货时应按“先进先出”、“易坏先出”、“已坏不出”的原则进行。

④包装。在货物出库时，往往需要对货物进行拼装、加固或换装，这均涉及货物的包装。对货物包装的要求是:封顶紧密，捆扎牢固，衬垫适当，标记正确。包装工作在大型仓库中由专职人员负责。

⑤待运。包装完毕后，经复核员复核后的出库货物均需集中到理货场所，与理货员办理交接手续，理货员复核后，在出库单上签字或盖章;然后填制货物运单，并通知运输部门提货发运。

⑥复核。复核货物出库凭证的抬头、印鉴、日期是否符合要求，对经复核不符合要求的货物应停止发运。对货物存储的结余数进行复核，查看是否与保管账目、货物保管卡上的结余数相符。对情况不符的应及时查明原因。

⑦交付。仓库发货人员在备齐商品，并经复核无误后，必须当面向提货人或运输人按单列货物逐件点交，明确责任，办理交接手续。在货物装车时，发货人员应在现场进行监装，直到货物装运出库。发货结束后，应在出库凭证的发货联上加盖“发迄”印戳，并留据存查。

⑧销账。上述发货作业完成后，需核销保管账、卡上的存量，以保证账、卡、货一致。

【小知识3-5】

窜发货和错发货

所谓窜发货和错发货，是配送中心仓储部门发货人员对商品种类不很熟悉，或者由于工作中的疏漏，把错误的规格、数量的商品发出库的情况。如果商品尚未离库，应组织力量重新发货;如果商品已经出库，保管人员应根据库存实际情况，如实向配送部门和用户单位讲明窜发货和错发货的品名、规格、数量等情况，与用户单位协调解决问题。

二、库存控制方法

(一)ABC分类管理法

ABC分类管理法又称重点管理法，即将商品按品种和资金占用额的多少分为A、B、C三类，然后按照各类商品的重要程度分别进行管理与控制，抓住重点和主要矛盾，进行重点控制。

1．ABC分类法的标准

ABC分类法的标准见表3-12所示。

表3-12　ABC分类的库存结构

2．ABC分类法的实施步骤

其具体有:

(1)收集统计库存商品的数量、单价、金额及年需求量。

(2)将库存商品按品种、占用资金大小进行排序，分别计算各库存金额百分比、累计金额百分比、品种百分比与累计百分比。

(3)依据分类标准划分ABC三类商品。

(4)针对ABC三类商品实施不同的控制与管理策略。

A类商品最重要，是管理的重点，B类商品次之，C类商品再次之。对三类库存商品控制的具体要求，详见表3-13所示。

表3-13　ABC分类的库存管理

ABC分类控制法充分体现了“关键的少数，次要的多数”的原则，对商品的控制做到重点与一般结合，能够降低库存、节约仓储保管费用，加速资金周转，使库存商品结构合理化。

(二)定期订货控制法

定期订货控制法是根据预先确定的订货周期进行订货来补充库存的一种库存控制方法，这种方法对每种商品都规定了一个最高存储量，平时不需要连续地检查库存量，每隔一定时间检查一次，只要低于最高储存量就发出订货单，补充库存。检查库存的周期是固定的，订货也是定期的，但每次订货的数量取决于检查时库存量的多少。此方法只要订货周期控制得当，既不造成企业缺货又可以控制最高库存量，但如果需求量突然增大，有时会发生缺货现象。这种方法适合于重要性较低的商品。

最高储存量=检查周期天数×平均日销量+保险储存量

订货数量=最高储存量－订货余额－现有库存

上式中，订货余额是指上次已经订货但尚未到货的数量。

(三)定量订货控制法

定量订货控制法是以订货点和经济采购批量为基础的储存量控制方法。它要求经常地连续记录商品的库存，当库存量降至某一水平时就发出订货单，补充库存，每次进货的数量按照经济批量采购。因此订货点和订货数量是保持不变的，而订货间隔时间是可变的。

(四)定额储存控制法

定额储存控制法是在储存商品的业务活动中，以经常储存定额和保险储存定额为基础的储存量控制方法。

1．经常储存定额

这是指企业在前后两次商品运达的间隔期内，为保证经营正常进行必须保持的水平储存量。

经常储存定额=平均日销量×合理储存天数

合理储存天数=进货间隔天数+验收入库天数+销售准备天数

2．保险储存定额

这是指发生意外情况导致经常储存中断时，仍能维持一段时间正常供应的商品储存量。意外情况包括延期交货、运输耽误、途中损失及不可抗力所引起的其他情况等。

保险储存定额=平均日销量×保险储存天数

【案例分析3-4】

某企业全部库存商品3421种，以下品种序列表显示在报告期一年内库存商品的品种数与销售金额的大小顺序。

(续表)

请根据案例资料分析(1)计算品种累计与全部品种的比例，销售额累计与销售额的比例。(2)划分ABC三类商品并绘制ABC三类商品的分类表，分别列出各自占品种总量比重和金额总量比重等数据。