整合型知识管理系统的结构

3．2．2　整合型知识管理系统的结构

结构是描述系统内部组织秩序的一个概念，包括要素（子系统）与关联这两个不可分割的方面。系统的结构是指要素（子系统）及关联方式的总和。因此，知识管理系统的结构应包括知识管理系统的构成要素（子系统）以及各要素（子系统）之间的关联方式。

基于不同的知识管理流派，加之企业所面临的不同的外部环境、业务特点、任务特征、知识特性、文化制度、信息平台、组织导向等，学者及实践者们对知识管理系统的构成要素（子系统）的界定各不相同，本文汇整Leonard－Barton（1995）、Petrash（1996）、Sveiby（1997）、Beckman（1997）、Knapp（1998）、Zack（1999）、KPMG、Arthur Andersen Business Consulting（AA，1999）、Carneiro（2001）、Lee and Kim（2001）、Bonnie（2001）、张新武（2002）等人的观点（见表3－1），将知识管理系统的要素归纳为知识管理决策要素（子系统）、知识活动过程要素（子系统）以及知识管理基础建设要素（子系统）（见图3－1），从而有命题1。

表3－1　整合型知识管理系统构成要素汇整表

图3－1　企业整合型知识管理系统的构成子系统

命题1：一个整合型知识管理系统由知识管理决策、知识活动过程和知识管理基础建设这三个一级子系统，或是由知识内涵定义、知识管理目标、知识管理策略、知识获取、知识应用、知识固化、知识分享、知识保护、组织文化与制度、组织结构以及信息技术十一个二级子系统所构成。

1）知识管理决策子系统

知识管理决策子系统是整合型知识管理系统的引导系统。知识管理并非只是在组织内部单纯地搜集与创造知识，知识管理是达成组织目标的手段，因此，知识管理有战略上的意义。事实上，知识管理策略的选择取决于知识管理的目标，而知识管理的目标取决于知识管理的需求与诱因，知识管理的需求与诱因则最终取决于组织所处的环境以及该环境下组织的目标。因此，所有影响组织目标、战略的因素都会影响企业知识管理的目标与策略。

（1）知识内涵定义。企业在制定知识管理策略之前，必须先审视自己的外部环境与内部资源，明确什么是组织最关键的知识，了解已掌握或拥有的知识以及所缺乏的知识，找出知识缺口，制定解决的方案。

（2）知识管理目标。企业知识管理的总体目标是促进知识资本的形成、保值与增值，提升企业的竞争力，实现企业的价值增值。具体可表述为：隐性知识显性化，显性知识组织化，组织知识效益化。

隐性知识显性化是将隐性知识明白表达为显性观念的过程。在这个微妙的过程中，隐性知识通过隐喻、模拟、观念、假设或模式表达出来。个人试图将意象观念化时，通常会将其精髓诉诸语言，书写便是将隐性知识转换为能以语言表达的知识的一种行为。虽然表达时难免会词不达意或前后矛盾，但意向和表达之间的差异和隔阂却可以促进个人间的互动和省思。隐性知识显性化通常会藉由会谈或集体省思为发端，最常运用于观念创造的过程中。

显性知识组织化是将观念加以系统化而形成组织知识体系的过程。这一过程牵涉到不同的显性知识体系。个人通过文件、会议、电话交谈、计算机沟通网络来分享知识，或是经由分类、增加和结合来重新组合既有的知识以形成新的知识。在企业中，有创意地运用计算机通讯网路和大规模的知识库可以促进这类过程的进行。

组织知识效益化是指组织的系统性知识，通过销售、对外许可、合资设立企业、战略联盟、与当前的业务整合、开创新的业务、捐赠等转换机制得以效益化，当然，包括经济效益与社会效益。

上述知识管理目标是一个总体性的目标，具体企业推行知识管理时，其目标既可涵盖上述目标的所有方面，也可取其某一方面。

（3）知识管理策略。在不同的企业战略下，要有相配合的知识管理做法，亦即知识管理策略，以辅助企业战略的推行。知识管理策略的制定还需考虑和组织文化与制度、组织结构以及信息技术类型的适配性，因为组织文化与制度、组织结构以及信息技术类型既可能是知识管理顺利推行的保障机制，同时也可能成为其障碍，尤其是在推行知识管理的初期。

2）知识活动过程子系统

知识活动过程子系统是企业整合型知识管理系统的核心内容，是企业实施知识管理的执行系统，是企业的知识创造系统。

企业的知识管理是一个包含多种知识活动的过程（各种知识活动本身就是一个子系统），经由该过程，知识不断被获取、应用、固化、分享和保护，实现知识的创新和知识资本的积累，提升企业的竞争力，进而达成企业价值增值的目的。企业知识活动过程的正式化程度越高，知识资本的积累就越快。

（1）知识获取活动。知识获取活动是指企业根据需求搜寻与选择适当的知识来源，经由吸收、协同合作等方法获得内外部知识的活动。知识获取在实务上应包含外部知识获得与内部知识获得。外部知识获得是指搜寻外部有用的知识，通过自身吸收或与价值链成员之间分享、交换获得新知识；内部知识获得是指强化员工间合作来得到新知识。

（2）知识应用活动。知识应用活动是指组织的员工或团队将所采纳、吸收的新知识，实际运用到工作流程中以解决问题或制定决策，这是组织知识能否产生价值的前提，因为没有得到应用、没有行动力的知识是不具任何价值的，因此应用知识比起拥有知识更为重要。知识应用具体而言可以是使用已有知识提供新的产品及服务，完善组织架构、开发新技术等。

（3）知识固化活动。知识固化活动是指个人与组织的知识记忆活动。每个组织经过长时间的运作和发展都会产生许多报告、文件、记录或是个人经验，这些资料或个人经验可能是书面的，也有可能储存在档案或资料库中，更可能存在于员工的头脑中，但若没有经过外化以及系统化的整理、分析和保存，就无法发展成对组织有益的知识和经验。因此，知识越丰富、越无法用言语表达时，就更应该利用信息技术来分享或固化这些知识。

（4）知识分享活动。知识分享活动是一种沟通活动。知识不像商品那样可以自由地传递，当个人向他人学习新知识时，个人必须有重建的行为，因此，知识分享牵涉两个主体，即知识的拥有者与知识的重建者。

（5）知识保护活动。知识保护是指保护组织知识以避免非法或不适当地被使用或偷窃。组织知识保护有两层含义：一是对商标权、专利、版权等知识产权的保护；二是对企业内部独创的、不受法律保护的那部分知识的保护，如企业的流程、软件、技术诀窍等。

3）知识管理基础建设子系统

知识管理基础建设子系统是企业推行知识管理成功的保障系统。知识管理基础建设是支持组织各类知识活动的工作环境，主要包括信息技术、组织文化与制度以及组织结构三方面的内容。在企业实施知识管理的初始阶段，知识管理基础建设不仅影响企业知识管理策略的选择，也影响企业知识活动的进行。

（1）信息技术。知识管理的顺利推行离不开信息技术（如知识库、计算机网络、软件等）的支撑，信息技术可以加速知识获取与应用，辅助知识固化与分享，同时也有利于知识保护。

（2）组织文化与制度。知识管理与组织现存的文化相契合是企业推行知识管理项目成功最重要的因素之一，反之则可能是巨大的障碍；分享式的组织文化与相关激励制度能促使组织成员乐于与他人分享知识，藉由知识的分享，使组织成员获得专业成长，从而进一步提升组织的绩效。

（3）组织结构。企业应于现有的正式结构的基础上，构建知识管理专职部门，同时，也可另行发展并行不悖的自组织的超级链接组织，形成弹性结构，这种结构对知识创造的影响程度极大。

企业整合型知识管理系统各子系统（要素）的关联关系见图3－2。

图3－2　整合型知识管理系统各子系统（要素）间的关联关系