档案室管理引用条码技术初探

档案室管理引用条码技术初探

陈山虹

［摘　要］条码技术以其自身特点在档案管理领域应用颇具优势。本文主要阐述引用该技术后，有色金属华东地质勘查局文档一体化和管理工作将会更加规范，并且富有效率。

［关键词］条码技术；档案；文件；管理

［中图分类号］G271　［文献标识码］A

众所周知，条码技术在物流管理、商品营销、图书管理、客运管理、邮政管理、连锁经营、税务管理等领域得到了广泛应用。随着条码技术推广和宣传工作的不断深入，该技术开始广泛应用于企业信息服务领域，有人乐观地说该技术将很快广泛应用于档案管理工作，笔者同意这一看法。笔者结合本单位文档工作实际，设想运用该技术提升本单位文档管理工作、促进机关工作作风建设。

一、条码技术概况

20世纪20年代，条码技术诞生于的Westinghouse的实验室，最初设计是为了实现邮政单据自动分检。条码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号来表示一定的字符、数字及符号组成的信息。条码自动识别系统是由条码制作、扫描阅读设备组成的，负责自动识别、采集、处理、传输条码所蕴含的数据信息数据。总之条码技术是以计算机、光电技术、通信技术的发展为基础的一项综合性科学技术。

条码技术作为一种图形识别技术在档案管理工作中具有以下明显优势：

（1）条码制作简单、方便实用，条码系统设备操作简单。对于档案插卷难的问题，条码技术可以轻松解决。

（2）信息采集速度快。普通计算机键盘录入速度是200bt/min，条码扫描录入信息的速度是键盘录入的20倍。

（3）信息检索速度快，误码率低。由于案卷的条码对应的是计算机的逻辑指针，识别起来不仅速度快，对于标引的信息深度指向可以控制，因此在检索时能够提高检索效率。条码差错率最高仅为1/1．5万字符，并且通过CCD或者激光抢等录入设备，可以加快耦合速度，简化检索手续，避免格式误操作而带来的空检和失真。

（4）采集信息量大。利用条码扫描，一次可以采集几十位字符的信息，还可以通过选择不同编码标准的条码增加图文密度，扩大采集的信息量。举例说一个6位的二维39码就可以记录＝1 000 000件档案。

（5）容易兼容先进的加密技术。信息加密技术在档案管理中应用广泛，计算机在图文条码的加密方面本身见长，使用条码加密技术可以控制权限，对档案泄密的源头进行杜绝，确保用户权限不被滥用，同时对后台库数据的访问不造成流量和进程的影响。

（6）灵活性强，易于升级和推广。条码作为一种识别手段可以单独使用，也可以和有关设备组成识别系统，实现自动化识别，还可以和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。对于特殊情况下没有自动识别设备时，可以通过手工计算机键盘进行条码码元的输入。

现在，软件企业可以提供成熟批量化的软件，借助条码技术解决企事业单位的档案管理问题。它们是：银行的票据档案和贷款档案，企事业单位的文书档案、图纸档案、固定资产档案和干部档案。也就是说条码技术在会计、客户、文书、图形、设备、人事等档案管理中有广泛的应用。

二、有色金属华东地质勘查局文档管理的现状与问题

江苏省有色金属华东地质勘查局是一个有着3 000多人的事业单位，档案实行集中统一管理。局机关档案室管理文书、人事、科技、基建、财务档案，近20 000件。据不完全统计，每年查档400余人次，近千卷（件）。档案目录全部输入计算机，部分保管期限是长期、永久的文书档案已经进行全文数字化处理。2007年4月有色金属华东地质勘查局上马了办公自动化软件（OA），部分收文和发文在办公自动化软件上处理，以电子文件的形式存在。有色金属华东地质勘查局档案管理的电子化、数字化进程刚刚起步，没有整体规划，与局内信息共享、电子查询的目标还很遥远。

局文档管理中的主要问题是：

（1）办公自动化软件（OA）只能处理一部分收文和发文，有密级的文件、党内文件、附件或图文多的文件、领导批示过的文件、上级用纸质形式送达的文件依然使用人工方式传递，这部分文件约占整个收文发文量的二分之一。

机关工作人员绩效考核分为公文处理、任务完成、工作量、制度执行情况四部分。处理OA上的文件的工作被纳入公文处理和工作量考核的范围，对文件办理的质量、速度有相应的要求。而那些人工传递的文件则由于无法运用计算机追踪而很少被纳入考核范围，不计入工作量，往往因为出现差错或者延时误事而被领导批评扣分。即手工传阅的文件是非常规考核，采取倒扣分制度，对个人考核结果影响小，造成文件办理速度慢、质量低、积极性差的现象。

（2）档案管理停留在上个世纪，借阅、利用手续和登记工作都是手工操作，档案人员和管理者无法及时掌握档案借阅利用和库存状况。常出现以下情况：第一种情况，两名人员需要借阅同一份档案，档案人员往往只能在检查库房中没有后才想起来翻阅登记本，发现已被某人借走。第二种情况，因为只有档案目录名称可查，信息量少，下属单位只好将相关的几盒甚至几十盒档案都借走，浪费人力物力，同时也不利于档案的保存。第三种情况，档案经常超期不还。依据局2002年发的《档案管理制度》，“借阅档案资料一般不超过两周……如不能按期归还，必须补办续借手续”。识别档案按期归还完全依靠档案工作人员的责任心，即使提醒他们归还，也因为没有惩戒措施，归期一拖再脱，有些档案就在拖延中弄丢或损坏。第四种情况，据局《档案管理制度》规定：各单位工作人员原则上只能查阅本部门（单位）工作范围的档案资料；局系统单位或外单位人员查阅档案资料，需办理有关审批手续，经有关领导同意之后方可查阅；需借阅或复制档案的，实行登记审批制度，必须经分管领导或办公室负责人同意后才能办理借阅或复制手续。目前借阅审批手续仍然是手工纸质办理。领导工作繁忙不能时时次次签字，相关处室领导甚至工作人员时常在没有请示领导的情况下代理审批，严格说来这些手续不符合规范。

（3）近几年，随着经济的持续发展，人员和机构不断膨胀，有色金属华东地质勘查局的固定资产投资越来越多，科研与生产设备的单体价值也越来越大。全局物资采购统一扎口在办公室，一名人员负责后勤管理，固定资产管理松散，不重视档案和台账的收集和建立，手工登记和调配物资，库存盘点困难。

（4）人事处和办公室有专人分别负责任免文书、职称评审、人事考核奖惩的工作，再加上工作变动和职务任免频繁，考核表、工资表、干部任免呈报表无法及时收集收归。现在的人事档案管理无法为组织处考核考察干部提供详尽的最新资料，无法保障全面记录个人在本单位的工作业绩，不能正常发挥人事档案应有的参考作用。

三、利用条码技术提高文档管理水平

（1）人为了达到某种目的，在环境的作用下会采取一定的行为。当这种行为的后果对他有利时，这种行为就会在以后重复出现，行为的频率就会增加；当这种行为的后果对他不利时，这种行为就减弱或消失。这种状况在心理学中被称为“强化”。

考核的目的就是为了强化员工有利于单位的行为。目前工作人员对待OA上的公文认真负责，对待手工纸质公文马马虎虎。后者对办理时间和质量都是有要求的，它们的重要性不比前者差。如何解决差异办理公文、工作量漏算、提高工作积极性呢？

给每份手工纸质传递的文件一个唯一的条码，运用条码技术监控公文的运转，到达一个处室扫描一下，办理完归还时再扫描一下，电脑自动记录流转的情况，如同OA上公文流转一样。如果文件处理超过规定的时间，系统可以自动扣除相应的分数，如果被局领导判为质量不满意也在系统中扣除相应的分数。这样对所有机关流转文件实行统一的量化考核，有利于提高工作效率，也体现了考核的公平性。

另一方面，现在公文处理往往考核的是处室领导，工作还得是一般工作人员具体经办，对加签的工作人员OA系统无法进行相应的考核，需要处室领导人另行在工作单中添加工作任务给相关工作人员，这样才能计算工作量并进行任务考核。处室领导任务多、工作繁忙，一项项任务（公文）输入系统很不现实，他们往往只输入重要的任务，这样就无法全面考核，并产生新的不公平。

条码技术是自动跟踪文件流转的最有力的工具，采集信息速度快、内容多。如果每一项工作任务、每一个公文都有唯一的条码记录在数据库中，只要一次输入，处室领导人扫描条码进行任务分派，不仅使公文流程完整，而且可以全面考核出事工作人员。

条码技术可以构建公开公平的考核环境，还可以提高工作人员的积极性和工作效率，也有利于监督处室和局领导全程把握工作进程，落实监督工作，更可以使文档工作一体化，保证档案完整、规范。

（2）文件和档案是记载本单位信息的载体，这些信息都是有色金属华东地质勘查局独特的、宝贵的资源和资产。市场竞争日益激烈，信息资源也是一种战略资源。有效运用管理这些信息必将促进本局的发展，提高经济效益，上通下达通畅，历史和现行信息有效借鉴与利用可以使成果经验发挥最大效用。

条码技术可以在文档标签、索引、扩容、自动输入和安全保密等方面发挥重要作用，实现信息的高度共享与集中高效管理。有了条码技术文，档管理可以实现数据的自动识别与采集，扫描一下档案上标识的条码，可以实施自动记录文件流经部门和人员，档案的归档、调档、借阅归还信息，相关工作人员可以及时掌握文档流向和库存状况，及时提醒办理文件、归还过期文档。档案工作人员也可以轻松得到库存盘点信息、档案查阅借阅利用数据，为档案的编研、销毁、调整库存、利用经济效益核算提供数据支持。我局规定会议中使用的秘密文件档案要及时收回，有了条码技术就可以及时了解秘密材料的去向，可以有效地做好文档的安全保密工作。

在OA上公布公开文件、档案对应的条码，方便有关人员和下属单位查阅文档信息，不仅起到监督作用，减少文件运转中丢失扯皮的现象。

借阅系统可以设定为一旦一个人或者单位（处室）有过期档案未还，就直接锁定的借阅功能，无法借阅，督促过期档案办理续借手续或者及时归还档案。系统还可以对借阅档案数量的上限进行锁定，只有网上借阅审批流程通过，系统才能判断可以借阅文件，档案的条码才能被系统接受，才能办理借阅手续。利用条码技术可以有效地进行规范化的档案管理。

（3）办公室后勤人力不足，事务繁杂，正需要条码技术这样的科技手段辅助管理，降低办公室管理固定资产的劳动强度，提高管理的效率。

首先要加强固定资产管理，重视收集相关档案，通过档案加强固定资产管理。主要是以下档案的收集：

第一固定资产采购过程中的有关文件，第二设备管理过程中的文件开始有关的档案文件，第三大型、贵重、精密仪器设备的技术档案。主要是财务预算计划，执行计划，采购物资的审批文件，论证报告，采购合同及附件，采购活动记录，谈判纪要，招、投标文件，各处室（单位）签字确认的固定资产明细账，设备调拨单，报废申请单，借条，安装、调试记录及供需双方签署的技术验收文件，仪器设备的技术资料，操作规程，管理办法，技术开发记录，维护制度，使用维修记录以及添置的零部件及配套设备明细表，商检索赔往来函件及结果等文件等有关资料。

条码技术可以给每个固定资产提供一个身份号码，记录完整详细的档案，若与计算机、网络技术结合，远程很快调出相关档案信息，可以使固定资产使用维修更便捷，各种物资设备的效能得到充分发挥，也有利于局固定资产投资得到良好回报，从而促进我局各项建设的发展。

其次，建立健全固定资产设备入库、出库、盘点、报废的管理制度，如规定在物资流转调配时必须扫描条码机器输入，降低了出入库时费时繁琐的登记过程，及时在电脑上留有记录，也杜绝了人为影响。固定资产数量不等、分布不均、价值不等、损坏率不同、折旧率各异，使用条码技术可以使财务部门和办公室在无需投入过多人力的情况下做好固定资产清查、整理帐目工作：帐物相符，准确计算固定资产的折旧和修理费用，按时盘点库存，用及时准确的数据为每年固定资产调配、核销、预算提供支持。

图1　人事档案自动识别管理体系

（4）利用条码技术开发人事档案自动识别管理系统，建立符合国家干部人事档案管理标准并具有自身管理特色的从收集、整理、入库到提供利用的综合电子化管理系统，并与OA系统、档案管理系统对接，初步设想如下（图1）：

人事档案自动识别管理系统由数据采集子系统、管理子系统、条码生成打印子系统构成。如前所述文档一体化，每一个职务任免、职称评聘、表彰处罚等文件有唯一的条码，可直接条码扫描录入人事档案，也可在文档流程中直接成为工作人员的任务——制作干部任免表，这样可以避免任免中有遗漏、滞后的现象的产生。

建立起人事档案数据库与管理系统，人事档案收集、整理、查询、权限管理等活动可以实现档案信息的网络全文检索，人事档案管理标准化，不仅解决了纸质档案的保管问题，更是档案信息化、数字化利用的一种创新，提高了工作效率，有利于我局组织人事工作的开展，也是对每个职工辛苦工作表现负责。

条码技术采集数据准确、省时、节约劳动、提高效率的特点，通过无线通信技术大范围移动、实时传送数据的优势，从而可以辅助实现单位降低成本、提高效率、增加收入的目标。未来随着我局业务职能的拓展，科研力量的不断加强，可以预见我局档案库存数量肯定会逐年增长，档案利用的数量和次数也会相应地增长，如果我局在文档信息管理中引用条码技术，不仅可以提高档案利用的数量、质量与效率，还可以使文档管理工作清晰、有条理、有依据，提高管理的质量和水平。科技促进技术进步，管理配合经济建设，最终带来显著的效益。

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