［任务训练二］进货计划与组织

［任务训练二］进货计划与组织

一、训练步骤

(1)设置任务:9点、9点半这两家供应商送达货物，本组成员作为配送中心的进货作业组，完成本批次两家供应商的货物接收。

(2)给定作业环境条件，即刚才的实训条件，设置部门可分派的人员——即本组成员。

(3)小组讨论，制定进货作业计划，即如何组织本组成员在当天上午完成这两批货物的进货处理。

(4)根据登录的进货信息，制定当天的作业日报表，并装订好归档。

(5)组织本组成员讨论，修改作业计划。

二、任务指导

(1)根据任务训练一的操作情况，先明确作业的具体内容和流程，分派好小组成员的具体任务。

(2)小组可分成进货组和装卸组两个作业小组，前者负责验收，后者负责搬运。

(3)制定计划时要明确:一是结合实际制定，二是要梳理清楚哪些人做哪些事。

三、总结

根据演练过程，归纳进货计划制定和进货组织的内容与注意事项。

四、考核

理论归纳

一、进货作业基本概念

1．进货作业的概念

进货作业包括把货物做实体上的接收，从货车上将其卸下，并核对该货物的数量及状态(数量检查、品质检查、开箱等)，然后填制检验单并登录到配送中心的信息系统中。简单地讲，进货作业就是接收供应商的货物做好入库准备，因此它是从接收供应商货车开始，到入库交接为止，在此期间所做的一系列物流作业的总和。

2．简单条件下的进货作业流程

对于简单的设施设备条件下的配送站，其进货作业流程比较简单，如图2．6所示。

图2．6　简单条件下的进货作业流程

在简单条件下，由于货物品种数量较少，搬运工具多为叉车、托盘搬运车、台车等，业务处理要求并不十分严格和标准，因此操作过程比较简单，重点在于货物的检验、单据填制和日报表制定。有时候进货检验员就是仓库管理员，也就无须通知入库这一环节。

3．复杂条件下的进货作业流程

在大型现代化配送中心，供应商较多，货物流量大，操作要求规范且严格，因此其作业流程复杂很多。复杂条件下的进货作业流程如图2．7所示。

图2．7　复杂条件下的进货作业流程

在复杂条件下，由于进货批次和数量繁多，所以需要进行进货作业计划的制定，然后才能安排进货作业。注意与供应商的送货司机以及本公司各仓库管理员的顺利交接，必须确定交接的单据和实际货物信息相符。其具体作业内容和要求如下。

(1)进货目标的计划分析:在大型现代化配送中心，由于进货频繁，货物品种和数量多，因此，作为进货部门，需要针对某个时间段(如上午)内的进货作业进行事先的计划安排，从而保证进货作业及时有序地完成。计划分析的内容主要包括供应商货物的接收安排和进货检验组成员的任务安排。

(2)货车到达:货车到达后，需要配送中心从相应站(港)接运货物，对直接送达配送中心的货物，必须及时组织卸货。

(3)检查单据、传票等文件:检查供应商送货司机的送货单或者传票，与采购部下达的进货通知对比确认。

(4)卸货、拆装:配送中心的卸货一般在收货站台上进行，对于有些加有运输包装的货物，需要进行拆装，但大多数情况下，仅仅是抽查检验的时候如此。

(5)标示并分类货物:所卸货物必须注意分类和做好标示，如进入立体仓库的货物，必须按照货物的种类、批号堆垛在托盘上，同时在托盘上粘贴条形码，以便之后的入库操作。

(6)检验:根据配送中心要求以及货物特征，查验货物的品名、种类、生产日期和批号、生产厂商等信息，清点货物数量，检查货物品质。

(7)登记检验和处理情况:对检查情况，必须登记在进货检验单上，注意超额、短缺及损坏的货物并作详细记录。检验单据如表2．1所示。

表2．1　进货验收单存根联

进货检验单一般是一式三份，第一联为存根联，用于进货组制定报表留存;第二联为入库联，用于进货组与仓库的交接以及仓库管理人员的货物入库登记;第三联为会计联，用于会计做账。必须说明的是，不同的公司其检验单不同，上述检验单只是其中的一种典型样式。

在表2．1中，品名指的是商品名称;规格型号指的是所检验商品的生产规格或者型号;商品编码指的是条形码后5位数字，有些企业则自行设置编号;包装单位指的是最基本的包装单位，一般是箱;储存仓库为本批货物在配送中心的储存地，如立体仓库;应收数量，是指采购计划中应该收到的货物数量;实收数量为检验后实际的收货数，一般要少于应收数量，因为存在货物损坏情况;单价是指以包装单位为基本单位的货物价格，金额是单价乘以货物的实收数量;检验情况是对检验中出现的不良情况登记，如损坏3箱、过期1箱等;备注是复核人员记录在复核时与原检查情况的不符之处以及处理情况;复核员一般是仓库管理人员，货物进入哪个仓库，则由哪个仓库的管理人员或者指派的保管人员复查签字。

进货日报表是进货检验人员对当天的进货记录的汇总，以便于存档和日后的检查。进货日报表如表2．2所示。

表2．2　进货日报表

注意:日报表后面附上当天的进货检验单，按照报表序号的顺序装订。

(8)维持所有进货作业的正确记录:对于每天每个批次和每个供应商的货物，必须根据检验情况详细登记，并在当天整理汇总，制定进货日报表。

(9)指派仓库位置，交接:进货完成后，根据货物的仓库流向，分别通知相应的仓库管理员复核接收，交接的凭证是进货检验单的第二联。

4．货物检验的标准

货物要能达到公司满意的程度才准许接收，因而验收要符合预定的标准。验收货物时，可根据下列几项标准进行检验。

(1)采购合约或订购单所规定的条件。

(2)以比价或议价时的合格样品为准。

(3)采购合约中的规格或者图解。

(4)各种产品的国家品质标准。

5．货品验收的方法

有了验收标准后即可针对标准进行验收。货物验收大致可从两个方面来进行，具体如下。

(1)品质检验方面:包括物理试验、化学分析及外形检查等。

(2)数量的点收方面:除核对货物数量外，还可依据采购合约规定的单位，用度量衡工具，逐一衡量其长短、大小和轻重。

由于一旦验收不合格，则有可能采取退货、维修或寻求折让的作业，表2．3即常见的进货检验处理表。

表2．3　进货检验处理表

本表将验收的可能情况与处理措施列出，以供进货检验人员在验收时了解情况及做出决策。

二、进货组岗位与职责

1．岗位设置

大型现代化配送中心，设有专门的进货组，隶属仓储部，负责接收供应商的货物，检查后做好入库准备。通常是3～5人，设作业主管(通常称为组长)1人，组长参与进货日常操作，并不是专门的脱产管理者。

2．职责

进货组工作人员，即进货员或者进货检验员，或称作检验员、验收员，其工作职责见表2．4。

表2．4　进货组工作人员工作职责

三、进货计划

1．进货计划的原则

为让搬运者安全并有效率地卸货以及使配送中心能迅速正确地收货，进货计划及其相关资讯系统应注意以下原则。

(1)多利用供应商送货的司机来卸货，以减轻公司作业员工负担及避免卸货作业的拖延。

(2)尽可能将多样活动集中在同一个工作站台，以节省空间。

(3)尽可能平衡停泊码头的配车，例如依进出货需求状况制定配车排程，或转移部分耗时的进货至离峰时间。

(4)将码头月台至暂存区的作业尽量保持直线流动。

(5)依据相关性安排作业，达到距离最小化或省去步行的机会。

(6)合理安排进货高峰期的人力，使货物能维持正常速率移动。

(7)考虑使用可流通的容器，以省除更换容器的动作。

(8)为方便后续作业及能随时应付信息查询的需求，应详细记录进货资料。

(9)为进货计划准备搬运工具。

(10)在进货期间尽可能省略不必要的货物搬运及暂存。

2．进货考量因素

在设计一个完整的系统前，应考虑所有相关的影响因素才能将之统筹规划，而在进货方面的考量因素很多，具体如下。

(1)进货对象及供应商总数:一日内的供应商数(平均，最多)。

(2)商品种类与数量:一日内的进货品项数(平均，最多)。

(3)进货车型与车辆台数:车数/日(平均，最多)。

(4)每一车的卸(进)货时间。

(5)商品的形状、特性。

a．散货、单元化装卸货物的尺寸及重量。

b．包装形态。

c．是否具危险性。

d．托盘装卸的可能性。

e．人工搬运或机械搬运。

f．产品的保存期限。

(6)进货组人员数(平均，最多)。

(7)配合储存作业的处理方式。

(8)每一时刻的进货车数调查，以图2．8所示的进货时间带来表示。

而针对第(7)项配合储存作业的处理方式，一般配送中心储存有以托盘、箱、单品三种方式;同样，卡车进货亦有此三种方式。因而如何连接进货与储存作业间对此货物三种储存形式的转换，可分以下三种状况来说明。

状况一:若进货与储存皆以同样储存形式为单位，则进货输送机直接将货物运至储存区。同等单位储存形式如图2．9所示。

状况二:若储存以小包为单位，但进货是以托盘、箱子为单位;或储存以箱为单位，但进货是以托盘为单位。多至少储存形式如图2．10所示。

图2．8　进货时间带

图2．9　同等单位储存形式

图2．10　多至少储存形式

在这种情况下，则必须于进货点即做拆装作业，像是以自动托盘卸货机拆卸托盘上的载荷物，再拆箱将单品放于输送机上。

状况三:若储存以托盘为单位，但进货是以单品或箱为单位;或储存以箱为单位，但进货以单品为单位。少至多储存形式如图2．11所示。

图2．11　少至多储存形式

在这种情况下，则单品或箱必先堆叠于托盘上或单品必先装箱后再储存。

此外，要确实做好进货管理，亦要事先制定可依循的进货管理标准，作为员工操作中即时应对的参考。而主要的进货管理标准应包含:①订购量计算标准书;②有关订购手续的标准;③进货日期管理，包括进货日期跟催、进货日期变更手续;④有关订购取消及补偿手续;⑤对进货源的支付货款标准、手续及采购合同。

3．进货组织

1)进货涉及的作业部门和人员

进货作业由仓储部门负责，具体的作业部门包括进货组、各仓库和装卸组。进货组负责货物的接收和检验;装卸组负责协助进货员搬运货物;进货组检验的货物，必须及时与各仓库管理员交接。

2)进货涉及的设施设备

设施:接收供应商货车的站台;进货暂存区，用于进货组检验货物和入库前的暂时存放。

设备:站台升降机，对于货车高于或者低于站台的，需要升降设备以便于货物的装卸;叉车、搬运车、平板推车和物流台车，用于货物的搬运。

3)进货作业的组织要点

对于大批量进货时，必须事先做出进货分析，制定进货作业计划。

组织的关键在于根据本配送中心的条件和人员情况，妥善地安排人员，使进货任务对应于具体的员工，便于监督和责任追查。

在具体的进货作业中，监督的重点在于检验货物的质量以及信息处理。

课后训练

1．在开学初，邮政物流向学校发送一车书籍，其中教材2 300册(共计6科52包)，图书馆书籍820册(散装，500种)，人工装卸，可调派学生10名。请制定本次进货作业计划。

2．请结合实例，向非专业人员阐述进货作业的概念。

3．请思考，当同一时间段内，4个供应商的4辆货物车到达，而进货组只能同时完成其中两个供应商的货物接收，此时如何处理?

4．接收一个供应商1 000箱596毫升的矿泉水，要求所有矿泉水按照40箱一托盘存放。该批货物的进货作业，要安排哪些人员?各多少人?需要调派哪些设备?

阅读资料

全洲医药物流集团配送中心进货作业

全洲医药物流集团位于长沙市，是一家服务中南地区的食品医药配送企业，该企业的配送中心每天接收供应商货物多达20车次，总进货量达到5 000箱。规范化的作业，是解决高频率进货的关键。其作业流程包括以下主要环节。

一、进货作业计划

配送中心的进货作业计划制定的主要基础和依据是需求订单。进货作业的制定必须依据订单所反映的信息，掌握商品到达的时间、品类、数量及到货方式，尽可能准确预测出到货时间，以尽早做出卸货、储位、人力、物力等方面的计划和安排。进货作业计划的制定有利于保证整个进货流程的顺利进行，同时有利于提高作业效率，降低作业成本。

二、进货前的准备

在商品到达配送中心之前，必须根据进货作业计划，在掌握入库商品的品种、数量和到库日期等具体情况的基础上做好进货准备。做好入库前的准备，是保证商品入库稳中有序的重要条件。准备工作的主要内容有:储位准备、人员准备、搬运工具准备、相关文件准备。

三、接运与卸货

有些商品通过铁路、公路、水路等公共运输方式转运到达，需物流中心从相应站港接运商品，对直接送达物流中心的商品，必须及时组织卸货入库。

四、分类与标示

在对商品进行初步清点的基础上，需按储放地点、生产批号进行分类并做出标记。在这一阶段，要注意根据有关单据和信息，对商品进行初步清理验收，以便及时发现问题，查清原因，明确责任。

五、核对单据

进货商品通常会具备下列单据或相关信息:送货单，采购订单、采购进货通知，供应方开具的出仓单、发票、磅码单、发货明细表等;除此之外，有些商品还有随货同行的商品质量保证说明书、检疫合格证、装箱单等;对由承运企业转运的货物，接运时还需审核运单，核对货物与单据反映的信息是否相符。

六、入库交接

入库交接是对即将入库的商品，按规定的程序和手续进行数量和质量的检验，也是保证库存质量的第一个重要的工作环节。商品的检验方式有全检和抽检两种，一般由供货方和接货方双方通过签订协议或在合同中明确规定。商品验收的内容包括:质量验收、包装验收、数量验收、交货期检验。

进货组的员工必须分清楚每种货物的仓库去向，然后分别通知各个仓库的管理员，交接检查好货物。

七、进货信息的处理

1．商品信息的登录

到达配送中心的商品，经验收确认后一般应填写“入库验收单”，单据的格式根据商品及业务形式而不同，但一般包含供应商信息、商品信息、订单信息等。

2．作业辅助信息的收集与整理

在进货通道、站台、库房布局等硬件设施的设计与布局中，需要考虑许多相关因素才能达到既能控制适当的规模、节省投资，又能满足作业需要的目的。这些信息将决定进货工作量的大小、装卸货方式及设备的选择、库内外卸货站台的空间、进货验收对人员及设备等方面的需求、进货作业活动所需场地和空间的大小、车辆等运输工具的安排。进货辅助信息主要来自于进货作业过程中发生的相关信息，因此必须注意收集与整理，以便为管理决策提供重要的参考数据。