沟通形式与内容

二、沟通形式与内容

许多研究表明，人们在组织中的各种工作，有大量时间花在沟通上。美国的一项调查表明，在企业中，生产工人每小时进行16～46分钟的沟通信息活动；对于企业中层领导人员来说，他们工作时间的20%～50%用于同各种人进行语言交流；而企业领导者在工作时间内则有66%～89%用于语言沟通。

1．沟通的形式

组织沟通的形式一般有以下几种。

（1）组织领导者自上而下地向成员进行沟通

作为领导者要把信息通报给成员，向他们分派任务，向他们提供完成任务所需要的信息。在企业里，这一过程呈阶梯状，董事会向其直接下属（如经理）下发通知，经理又把通知下发给自己的直属下级，即主要部门的主管。以此类推，直到普通员工，这就是典型的自上而下的沟通形式。

（2）组织成员自下而上地向领导者进行沟通

这种沟通形式指组织成员向领导者汇报有关信息，如果有必要，领导者再向他的上级汇报。以此类推，直到最高层。

以上两种沟通形式是沟通的主要形式。

（3）组织成员间或组织间的水平沟通

这种沟通形式大多数情况下是为了简化垂直方向的交流、加快工作速度而产生的非正式沟通。特别是当一个组织规模发展较大时，组织与组织之间的隔阂最容易发生，因而水平的信息沟通是必要的，它有助于合作解决问题，协调矛盾，节省时间，分享信息。

2．沟通的内容

沟通的内容主要有以下两大部分。

（1）信息沟通

信息沟通是沟通的主要内容，主要包括组织及成员所需的信息以及组织和成员产生的信息。信息沟通主要是传递管理决策前提的过程，同样也有正式沟通与非正式沟通两种形式。

正式沟通主要包括：定期举行的组织会议，包括营业会议、财务会议、计划会议、生产调度会议等，在此类会议上，得到有关销售、财务、生产进度等方面的信息；定期发布的报表、数据、报告，如财务报告、研究发展报告、员工手册、市场调研报告、营销分析报告、会议报告等，这些定期的制度化的报告系统，构成了组织主要的信息流。

非正式沟通渠道信息大多建立在人际关系基础上，信息传递更具主动性、针对性和时效性。但非正式沟通渠道中的信息可靠性和系统性程度较低，信息的准确性或多或少、有意无意地受组织人员因素的影响。

（2）非信息沟通

非信息沟通指包括思想、感情等方面的内容。如领导者了解成员对工作的一些真实想法，或成员在生活上和个人发展上的一些其他需求。以诚意和真情待人，与任何成员都保持亲切的关系，重视和发掘成员的愿望。