会展用品与设备准备

第二节　会展用品与设备准备

会议与展览对酒店场馆服务范围的要求不同。会议依赖于场馆提供的全面服务，包括音响、场地布置、餐饮宴会服务等；展览的一些服务如展台的搭建、运输等，多数由参展商自己或雇佣展览承包商负责完成，展览区只提供基础设施。

一、会议用品与设备的准备内容

会议用品与设备的准备要落实专人负责，具体内容有以下几类。

（1）会前制定计划。计划应当写明：所需物品和设备，包括名称、型号、数量；物品和设备的来源，如租借、调用、采购等；所需的费用等。

（2）提前准备到位。准备充分，安装调试到位。

（3）节约成本。要严格按照会议的经费预算执行。

二、会场基本设施

（1）桌椅。桌面一般铺有桌布。

（2）讲台。讲台面应足以放置水杯和书写文具笔、纸、粉笔和雷射笔，讲台高度应适中，走道要有一定照明，防止演讲者被电缆和其他障碍物绊倒。讲台上一般有放置讲稿的小台架，如放在桌上则称桌架，如直接放在地板上，则称为讲稿架。

（3）布件。主要有会议室和宴会布件，如会议室和宴会厅台布、台裙、椅套、筷套等。

（4）席位卡。会议席位卡在涉外会议中通常为中英文双语设计，且正反两面所注内容完全相同。

（5）照明设备。照明质量的基本要求有：照度均匀；照度合理；抑制眩光。

（6）地毯。地毯的铺法有满铺、散铺以及满散结合式三种铺法。

（7）空调通风设备。利用空调设备对某一空间的空气进行温度、湿度、洁净度和风速调节，使空气的质量符合会议的要求。夏天温度要求保持在26℃—28℃间，冬天保持在24℃—26℃间；相对湿度要求夏天在50%—70%范围内，冬天≥35%；室内要保持一定量的新鲜空气，室内空气流速为0．1—0．5米／秒，以0．1—0．2米／秒为最佳。

三、常用文具的准备

（1）签字笔。在签字仪式上，所使用的签字笔应该专门使用，能够体现签字代表的身份。

（2）铅笔。会议开始前应准备好，也可备上圆珠笔、水笔。铅笔需事先削好，并统一摆放于与会者座位的右上方，最少每人准备2支，以备交替使用。

（3）纸张。纸张摆放因其需要而定，必须统一摆放，且其质地规格必须一致。

（4）专门用品。专门性会议上所使用的物品，如颁奖会上的奖品与证书、选举会上的选票和投票箱、开幕式剪彩工作和彩带等。

四、生活用品的准备

（一）茶具

茶具是会议接待服务必备的服务用具之一，包括茶杯、茶碗、茶壶、茶盏、托盘等饮茶用具。在会务接待服务中使用最为广泛的主要为瓷器茶具。如果选择矿泉水、果汁作为会议用饮料，一般应根据会议规格使用中高档的玻璃水杯。

（二）饮料

（1）矿泉水。根据会议时间长短确定小瓶或大瓶，根据会议规格确定品牌。

（2）茶水。第一次续水时间为会议开始后30分钟，以后每40分钟一次。如果会议持续的时间比较长，在续水三次后应该为与会者重新泡茶。

（3）其他饮料。如果汁、椰汁、咖啡等。

（三）烟灰缸

烟灰缸一般2—3人使用一个比较合适。一般烟灰缸里面烟头不得超过2个，如撤换烟缸，应用干净的烟缸盖在脏的烟缸上，将两个烟缸同时撤下，随后放到托盘内，将干净的烟缸放到原处。

（四）“请勿吸烟”标志

如果会议不允许吸烟，在会议开始前应该在每一个与会者都能够看到的地方摆放“请勿吸烟”的标志，提醒与会者不要吸烟。如果会议的时间比较长，可以给吸烟的客人专门开辟一个吸烟室。

五、会场装饰用品

（一）花卉

布置花卉要注意花卉的品种与颜色要符合会展的整体格调。主席台前和会场入口处是花卉布置的两个重点区域。会议用花种类及其适用范围见表6-1。

表6-1　会议用花种类及其适用范围

（二）旗帜

旗帜有国旗、会旗、党旗、队旗等之分。

（三）会标

会标是以会展名称为主要内容的会展信息的文字性标志。会标一般以醒目的横幅形式悬挂于主席台上方的沿口或布景版上，或用计算机制成幻灯片，映射于天幕上。

（四）会徽

会徽即体现或象征会展精神的图案性标志，一般悬挂在主席台的天幕中央。在布置主席台时，把会徽悬挂在台幕正中黄金分割线处为宜。

（五）台幕

台幕即主席台的背景，一般用紫红色或深蓝色面料做成。红色色调热烈，蓝色色调柔和宁静，可视会议性质分别选用。一般的台幕都用单色，也可采用分割法，配以两种颜色。

（六）标语条幅

标语条幅的制作方法可以参照会标的制作方法。

（七）画像

画像主要用于纪念、追悼性的会议。

（八）模型标志

模型标志是一种矗立在会场内的立体型的形象标志。

（九）会场色调

时间较长的会议，会场可用绿色、蓝色的窗帘，布置绿、蓝色的花草、树木等，以消除与会者的疲劳；代表大会、表彰庆祝大会，会场的色调布置要鲜亮、醒目，以显示热烈、庄严、喜庆的气氛，如在主席台摆一些五彩缤纷的鲜花，两侧排列鲜艳的红旗，周围悬挂一些红底黄字的标语。

六、视听器材的准备

（一）放映设备

1．幻灯机

在会议中，35毫米的幻灯机最常用于幻灯片放映。镜头将幻灯片影像放大投射到银幕，镜头大小则取决于投射距离和银幕大小。

2．投影仪

投影仪操作服务应注意：

（1）熟悉投影仪操作说明，正确掌握投影仪操作规程。

（2）在会议正式开始前30分钟，投影仪要准备就绪。

（3）开机后一般有3分钟的预热时间，检查投影仪电缆传输的信号是否正常。

（4）将信号电缆放置到外力无法接触到的位置，例如墙沿处、天花板上等。

（5）不要让投影仪工作在灰尘太多的环境中，及时清除镜头上的灰尘，保证投影画面的清晰；散热风扇的进风口和出风口如有灰尘覆盖，必须及时清除干净；发现镜头表面中有太多灰尘时，必须使用专业的镜头清洁纸来擦除灰尘，而且在擦拭时按照先中心后边缘的原则来进行。

（6）根据会议放映的要求进行必要的调试。

（7）不要强烈震动或挤压投影仪。

（8）不能带电插拔各种连接线缆，不能频繁地开通和关闭投影仪。

（9）关机后还需要1—2分钟的散热时间，不能在关机后立即切断投影仪电源，否则造成灯泡损坏。

3．银幕

使用银幕首先要决定的是银幕尺寸，其次要考虑的是型号、规格和材质。最常见的活动式银幕为三脚架式银幕。银幕材质有白色、珠光和透明背投可供选择。

三脚架式银幕操作服务应注意：

（1）根据组织方要求决定使用的银幕尺寸。

（2）活动式三脚架的尺寸范围在1．2—2．4米之间，此类型银幕只需一个人即可操作使用。

（3）根据座位的位置调整银幕的高低，并根据不同需要调整银幕的投射角度。

（4）会议结束后，及时将三脚架式银幕收好，送到保管处。

4．电视大幕墙

与多媒体投影仪相比，电视幕放映的图像巨大，适合大型会议，还能同步播放现场会议情况。

电视大幕墙操作服务注意事项：

（1）要了解电视大幕墙的操作方法。

（2）检查电视大幕墙的屏幕是否有暗点。

（3）接待会议通知后，提前将欢迎词用PPT演示的形式在电脑中设计好。

（4）将欢迎词投射在电视大幕墙上，查看信息传送是否正常。

（5）电视大幕墙上的各种提示、服务信息应该及时更新。

（6）做好电视大幕墙屏幕的日常清洁保养。

（二）音响系统

麦克风、音控台和音箱是会议室最基本的音响设备。

音响系统操作服务注意事项：

（1）检查音响系统，不应出现声音的失真或发出尖鸣等现象。

（2）当音响设备和放映设备一起使用时，音响和屏幕应放在同一地点。

（3）要事先检查室内音响系统的质量和可调性。

（4）还要检查室内有无听不清传音的死角。

（5）会议结束后，进行全面的检查，完好后切断电源。

1．麦克风

会议常用的6种麦克风有：

（1）微型麦克风。这种麦克风需要挂饶在脖子上或夹在衣领上。

（2）手持麦克风。

（3）固定桌面麦克风。

（4）桌面麦克风。

（5）落地式麦克风。

（6）漫游式麦克风。

2．录音

会议场地通常设有录音输出端口，可以提供高质量的会场录音服务。

3．同声传译设备、同声传播和表决系统

同声传译设备有红外线译音、有线译音（只适合固定会场使用）和无线译音（具有体积小、重量轻、携带方便、安装操作简单等特点）三种类型的设备可供选择。标准的会议中心都有同声传译室，语言的频道最多可提供6种语言的同声翻译，使用的耳机可分为有线与无线两种，无线耳机最好使用红外线，其收听效果最好。不同形式的会议需要不同的译音设备，应根据会议需要来选用。使用同声传译要求会场的每一个座位上都配置相应的耳机，或在全体大会会场入口处向与会者分发耳机。在全体大会开始之前，必须留出一定的时间让与会者领取耳机。同样，这些耳机在会议结束后也要马上回收。使用译音设备注意事项：无论使用有线或无线译音设备，首先必须接好地线；使用有线译音设备时，要注意即席话筒。由于连接时插接点易松动，因此一定要插好，以免出现无声或杂音等故障；使用无线译音设备需要注意发射天线需布置合理，与会者与天线的距离一般不超过4米，防止杂音大和接收效果不好；为保证会场译音效果，最好设一个翻译隔音间，这样可使翻译与与会者互不干扰。

同声传播和表决系统是较高级的会议设备，包括：主席发言机，并带有开关话筒、扬声器，投票按键、LED状态显示器及LCD屏幕；语言通道选择器、软触键、身份图像器等。设备都比较精密，要注意维护。摆放要合理，避免磁场干扰。避免在阳光下暴晒，不用时要用防尘罩罩好。设备要定时检查维护。

七、展览相关服务及设施设备

展览相关服务设施设备有以下几类。

（1）商务服务及设施设备，如激光照排、打字、复印、传真、喷绘等服务。

（2）工程服务及设施设备，如布展施工用电、制作安装标准展位或特装展位等服务。

（3）信息服务及设施设备，如报到登记指示牌、用电保障、展位安装、证件管理、宽带网络接口等服务。

（4）租赁服务及设施设备，如家具电器等一般物品的租赁、展具租赁、花卉租摆等服务。

（5）预订服务及设施设备，如车票、飞机票的预订等服务。

（6）运输仓储服务及设施设备，如提供各种吨级的汽车、铲车、仓储等服务。

（7）通信服务及设施设备，如提供本市、国内、国际电话等服务。

（8）生活服务及设施设备，如提供上、下午两次咖啡／茶歇（含曲奇饼）等服务。

（9）劳务服务及设施设备，如提供法律咨询、拟定合同书、讲解员、保安服务等服务。