程序文件的结构设计及编写方法

一、程序文件的结构设计及编写方法

1.结构设计

每个程序文件在编写前应先进行结构设计，设计方法如下:

（1）列出每个程序中涉及的活动对应的要素要求；

（2）按活动的逻辑顺序展开；

（3）对公司的具体活动方法进行分析，并写入相应的结构内容中；

（4）考虑运作程序时，应留下记录。

2.编写方法

（1）根据类似的程序文件结构的流程图进行展开；

（2）流程图中的内容作为文件中主要考虑的构架（或条款）；

（3）根据上述的构架增加具体的内容细则即结构内容，将结构内容作为条款中的分条款；

（4）结构内容中应主要描述谁实施这些工作、实施的步骤及实施后应留下什么记录等。

3.常用程序文件的结构

为了便于编制和协调，同时也为了便于实施和管理，组织的程序文件应尽量按统一的表达形式进行陈述。在这里，推荐一种常用的程序文件章节结构。

1）目的

在“目的”部分，应说明编制该程序文件的控制目的和总体要求。

2）范围

在“范围”部分，应指出该程序文件适用的控制范围。

3）术语（若需要）

在“术语”部分，如果需要，应给出与该程序文件有关的术语及其定义，特别是专用术语。

4）职责

在“职责”部分，应规定实施该程序文件的主管、配合部门及其相关人员的职责和权限。

5）程序内容和控制

在“程序内容和控制”部分，一般应规定如下内容:该程序涉及的过程或活动及其步骤，开展这些过程或活动的时间、涉及的人员及其职责和权限，实现这些过程或活动所需要的资源，如何对这些过程或活动进行控制，若有例外情况应如何处理，该文件涉及的其他文件和质量记录情况等。

6）相关/支持性文件

在“相关/支持性文件”部分，应列出与本程序有关的相关文件/支持性文件。

7）质量记录

在“质量记录”部分，应给出有关的质量记录名称并附上相应的空白表格。