现场审核的实施

五、现场审核的实施

1.举行首次会议

应当与受审核方管理层，或者（适当时）与受审核的职能或过程的负责人召开首次会议。首次会议的目的是:

（1）确认审核计划；

（2）简要介绍审核活动如何实施；

（3）确认沟通渠道；

（4）向受审核方提供询问的机会。

在许多情况下，例如小型组织中的内部审核，首次会议可简单地包括对即将实施的审核的沟通和对审核性质的解释。

对于其他审核情况，会议应当是正式的，并保存出席人员的记录。会议应当由审核组长主持。适当时，首次会议应当包括以下内容:

（1）介绍与会者，包括概述其职责；

（2）确认审核目的、范围和准则；

（3）与受审核方确认审核日程以及相关的其他安排，例如末次会议的日期和时间、审核组和受审核方管理层之间的临时会议以及任何新的变动；

（4）实施审核所用的方法和程序，包括告知受审核方审核证据只是基于可获得的信息样本，因此，在审核中存在不确定因素；

（5）确认审核组和受审核方之间的正式沟通渠道；

（6）确认审核所使用的语言；

（7）确认在审核中将及时向受审核方通报审核进展情况；

（8）确认已具备审核组所需的资源和设施；

（9）确认有关保密事宜；

（10）确认审核组工作时的安全事项、应急和安全程序；

（11）确认向导的安排、作用和身份；

（12）确认报告的方法，包括不符合的分级；

（13）确认有关审核可能被终止的条件的信息；

（14）确认关于审核的实施或结论的申诉系统的信息。

2.在审核中进行沟通

根据审核的范围和复杂程度，在审核中有必要对审核组内部以及审核组与受审核方之间的沟通作出正式安排。

审核组应当定期讨论以交换信息，评定审核进展情况，需要时可重新分派审核组成员的工作。

在审核中，适当时，审核组长应当定期向受审核方和审核委托方通报审核进展及相关情况。在审核中收集的证据显示有即将发生的和重大的风险（如安全、环境或质量方面）可能时，应当立即报告受审核方，适当时向审核委托方报告。对于超出审核范围之外的引起关注的问题，应当指出并向审核组长报告，可能时，向审核委托方和受审核方通报。

当获得的审核证据表明不能达到审核目的时，审核组长应当向审核委托方和受审核方报告理由以确定适当的措施。这些措施可以包括重新确认或修改审核计划，改变审核目的、审核范围，或终止审核。

随着现场审核的进展，若出现需要改变审核范围的任何情况，应当经审核委托方和（适当时）受审核方的评审和批准。

3.向导和观察员的作用和职责

向导和观察员可以与审核组同行，但不是审核组成员，不应当影响或干扰审核的实施。

受审核方指派的向导应当协助审核组并且根据审核组长的要求行动。他们的职责可包括以下几方面:

（1）建立联系并安排面谈时间；

（2）安排对场所或组织的特定部分的访问；

（3）确保审核组成员了解和遵守有关场所的安全规则和安全程序；

（4）代表受审核方对审核进行见证；

（5）在收集信息的过程中，作出澄清或提供帮助。

4.收集和验证信息

在审核中，与审核目的、范围和准则有关的信息，包括与职能、活动和过程间接口有关的信息，应当通过适当的抽样进行收集并验证。只有可证实的信息方可作为审核证据。审核证据应当予以记录。

审核证据基于可获得的信息样本。在审核中存在不确定因素，依据审核结论采取措施的人员应当意识到这种不确定性。

图9.3给出了从收集信息到得出审核结论的过程。

图9.3　从收集信息到得出审核结论的过程

收集信息的方法包括以下几种。

1）面谈

面谈是收集信息的一个重要手段，应当在条件许可时以适合于被面谈人的方式进行。但审核员应当考虑如下因素:①面谈人员应当来自审核范围内实施活动或任务的适当的层次和职能；②面谈应当在被面谈人正常工作时间和（可行时）正常工作地点进行；③在面谈前和面谈过程中应当努力使被面谈人放松；④应当解释面谈和作记录的原因；⑤面谈可通过请对方描述其工作开始；⑥面谈时应当避免提出有倾向性答案的问题（即引导性提问）；⑦应当与对方总结和评审面谈的结果；⑧应当感谢对方的参与和合作。

2）对活动的观察

信息也可以来自于对质量管理活动的观察。

3）文件评审

所选择的信息源可以根据审核的范围和复杂程度而不同，可包括:

（1）与员工及其他人员的面谈；

（2）对活动、周围工作环境和条件的观察；

（3）文件，例如方针、目的、计划、程序、标准、指导书、执照和许可证、规范、图样、合同和订单；

（4）记录，例如检验记录、会议纪要、审核报告、方案监视的记录和测量结果；

（5）数据的汇总、分析和绩效指标；

（6）受审核方抽样方案的信息，抽样和测量过程控制程序的信息；

（7）其他方面的报告，例如顾客反馈、来自外部和供方等级的相关信息；

（8）计算机数据库和网站。

5.形成审核发现

审核组应当对照审核准则评价审核证据以形成审核发现。审核发现能表明符合或不符合审核准则。当审核目的有规定时，审核发现能识别改进的机会。

审核组应当根据需要在审核的适当阶段共同评审审核发现。

审核组应当汇总与审核准则的符合情况，指明所审核的场所、职能或过程。如果审核计划有规定，还应当记录具体的符合的审核发现及其支持的审核证据。

审核组应当记录不符合及其支持的审核证据。可以对不符合进行分级。应当与受审核方一起评审不符合，以确认审核证据的准确性，并使受审核方理解不符合。应当努力解决对审核证据和（或）审核发现有分歧的问题，并记录尚未解决的问题。

6.准备审核结论

在末次会议前，审核组应当讨论以下内容:

（1）针对审核目的，评审审核发现以及在审核过程中所收集的其他适当信息；

（2）考虑审核过程中固有的不确定因素，对审核结论达成一致；

（3）如果审核目的有规定，准备建议性意见；

（4）如果审核计划有规定，讨论审核后续活动。

审核结论可陈述以下内容:

（1）管理体系与审核准则的符合程度；

（2）管理体系的有效实施、保持和改进；

（3）管理评审过程在确保管理体系持续的适宜性、充分性、有效性和改进方面的能力。

如果审核目的有规定，审核结论可能导致有关改进、商务关系、认证/注册或未来审核活动的建议。

7.举行末次会议

末次会议应当由审核组长主持，并以受审核方能够理解和认同的方式提出审核发现和结论，适当时，双方就受审核方提出的纠正和预防措施计划的时间表达成共识。参加末次会议的人员应当包括受审核方，也可包括审核委托方和其他方。必要时，审核组长应当告知受审核方在审核过程中遇到的可能降低审核结论可信程度的情况。

在许多情况下，如在小型组织的内部审核中，末次会议可以只沟通审核发现和结论。

对于其他审核情况，会议应当是正式的并保存记录，包括出席人员的记录。

审核组和受审核方应当就有关审核发现和结论的不同意见进行讨论，并尽可能予以解决。如果未能解决，应当记录所有的意见。

如果审核目的有规定，应当提出改进的建议，并强调该建议没有约束性。