招聘的组织

第三节　招聘的组织

员工招聘是招聘的一个重要环节，其主要目的在于吸引更多的人来应聘，使得企业有更大的选择余地，避免出现因应聘人数过少而降低录用标准或随意、盲目挑选的现象；同时也可使应聘者更好地了解企业，减少因盲目加入企业后又不得不离职的可能性。有效的人员招聘可提高招聘质量，减少企业和个人的损失。

员工招聘的基本内容包括：招聘计划的制订与审批、招聘信息的发布、应聘者提出申请、能力测评、真实工作预演、背景调查、录用等。由于第四节和第五节将分别重点介绍能力测评和录用，本节将介绍除此之外的其他内容。

一、招聘计划的制订与审批

招聘计划是招聘的主要依据。制定招聘计划的目的在于使招聘更趋合理化、科学化。由于员工招聘直接影响到人力资源开发与管理的其他步骤，招聘工作一旦失误，以后的工作就难以开展，企业也将得不到最优秀的人力资源，企业的生存与发展则受到威胁。

招聘计划是用人部门根据部门的发展需要，根据人力资源规划的人力需求、工作说明的具体要求，对招聘的岗位、人员数量、时间限制等因素做出详细的计划。招聘计划的具体内容包括以下几方面内容：

（1）招聘的岗位、人员需求量、每个岗位的具体要求；

（2）招聘信息发布的时间、方式、渠道与范围；

（3）招聘对象的来源与范围；

（4）招聘方法；

（5）招聘测试的实施部门；

（6）招聘预算；

（7）招聘结束时间与新员工到位时间。

招聘计划由用人部门制定，然后由人力资源部门进行复核，特别是要对人员需求量、费用等项目进行严格复查，签署意见后交上级主管领导审批。

二、招聘信息的发布

招聘信息发布的时间、方式、渠道与范围是根据招聘计划来确定的。由于需招聘的岗位、数量、任职者要求不同，招聘对象的来源与范围不同，以及新员工到位时间和招聘预算的限制，招聘信息发布时间、方式、渠道与范围也是不同的。

（一）信息发布的范围

信息发布的范围是由招聘对象的范围决定的。发布信息的面越广，接收到该信息的人就越多，应聘者也就越多，可能招聘到合适人选的概率就越大。相应地，招聘的费用则会增加。

（二）信息发布的时间

在条件允许的情况下，招聘信息应尽早发布，这样有利于缩短招聘进程，而且有利于使更多的人获取信息，使应聘人数增加。

（三）招聘对象的层次性

招聘对象均是处在社会的某个层次上的，要根据招聘岗位的要求与特点，向特定对象发布招聘信息。

三、应聘者申请

应聘者在获取招聘信息后，可向招聘单位提出应聘申请。应聘申请有两种方式：一是通过信函向招聘单位提出申请；二是直接填写招聘单位的求职申请表。无论采用哪种方式，应聘者应向招聘单位提供以下个人资料：应聘申请函（表），且必须说明应聘的职位；个人简历，着重说明学历、工作经验、技能、成果、个人品格等信息；各种学历、技能、成果（包括获得的奖励）证明（复印件）；身份证件（复印件）。

企业也可以让应聘者填写设计好的求职申请表。求职申请表内容的设计要根据工作内容而定，还要注意有关法律和政策，例如有的国家规定，种族、性别、年龄、肤色不得列入表内。

（一）求职申请表的内容所应反映的信息

1．个人情况：姓名、年龄、性别、婚姻状况、地址及电话等。

2．工作经历：目前的任职单位及地址，现任职务、工资，以往工作简历及离职原因。

3．教育与培训情况：包括本人文化的最终学历、学位，所接受过的培训。

4．生活及个人健康情况：包括家庭成员，同本企业员工有否亲属关系，健康情况须医生证明。

5．其他。

（二）审查求职申请表

在审查求职申请表时，要估计背景材料的可信程度，要注意应聘者以往经历中所任职务技能、知识与应聘岗位之间的联系。要分析其离职的原因、求职的动机，对于频繁离职、高职低求、高薪低就等情况要作为疑点一一列出，以便在面试时加以了解。对应聘高级职务者还需补充其他个人资料。初审时对明显不符条件者可予以淘汰。

四、真实工作预演

真实工作预演（Realistic Job Previews，简称RJPS），也译为“现实工作展望”，是指招聘单位给应聘者预演未来的真实工作信息（包括积极方面的和消极方面的）的过程。传统的招聘方式主要传递积极的、正面的、对组织有利的信息，很少提到甚至不提消极的但真实的工作信息，以此来吸引应聘者。传统的招聘观念认为，传递消极方面的工作信息会“赶”走应聘者，有损企业形象。但事实并非如此。而真实工作预演则不仅强调正面的积极信息，如晋升机会、良好的工作环境等，也强调负面的消极工作信息，如加班、工作的挑战等。

真实工作预演的优点在于可以让应聘者更好地将自己的打算和期望与真实的工作结合起来，更好地自主选择；接触更多的消极信息，可以更全面地了解未来的工作，降低过高期望；建立起心理应对机制，并调节自己的适应性行为；向应聘者传递组织是坦诚可靠的这样一个信息，使应聘者对组织产生信任感；增加工作的透明度，减少应聘者“雾里看花”的模糊感，从而降低不安，为他们以后更快、更好地适应新的工作环境提供基础。

企业在准备真实工作预演时，应该注意以下五个方面内容。

（1）真实性。

（2）详细程度。企业不应该仅仅只给出休假政策和公司的总体特征这样一些宽泛的信息，还应该对诸如日常的工作环境等细节问题也给出详细的介绍。

（3）内容的全面性。公司应该对员工晋升机会、工作过程中的监控程度和各个部门的情况逐一介绍。

（4）可信性。

（5）申请人关心的要点。一个公司的有些方面是申请人可以从公开渠道了解的，因此这不应该成为真实工作预演的重点。真实工作预演应该说明那些申请人关心的但是又很难从其他渠道获得的信息。

五、背景调查

背景调查是指通过从外部求职者提供的证明人或以前工作的单位那里搜集资料，来核实求职者的个人资料的行为，是一种能直接证明求职者情况的有效方法。通过背景调查，可以证明求职者的教育和工作经历、个人品质、交往能力、工作能力等信息。

（一）美国和我国企业员工背景调查情况

背景调查是美国企业在招聘过程中对企业外部申请者进行筛选的最基本、最常用的办法。几乎所有的雇主都会采用不同的手段在决定是否录用求职者之前设法获取一些关于求职者的背景信息。

美国企业的主要背景核实方式首先是推荐信核实，其次为电话核实，也有利用商业调查公司进行的。核查的内容多种多样，多数企业会通过电话向求职者以前的雇主调查求职者以前的职位、工资以及一贯表现。有些则会通过向其以前的主管和同事询问，了解求职者离职原因、离职动机、技能以及合作能力等。此外，也有不少企业利用商业调查公司更详细地了解有关求职者信用等级、家庭情况、资产负债等情况。商业调查公司通过美国的公共记录系统，购买有信用记录的企业已经计算机化的记录资料，这种通过商业调查公司的方法无论从费用和效率上来说，对委托企业都具有吸引力。

美国法律对背景调查有一定的限制，这种限制主要是为了防止侵犯个人隐私或防止就业歧视。为了保护个人隐私，美国联邦和各州都有一些法律对雇主调查的项目和方式进行了规定，其中最重要的是1974年通过的《隐私法》（The Privacy Law）。另外，《公平信誉报告法案》（Fair Credit Act）规定，公司在使用调查机构时应将背景调查一事通知求职者。由于有的求职者在被新公司拒绝后会以“诽谤声誉”为由起诉推荐人，美国有些公司为了避免不必要的麻烦，在员工辞职或被辞退时会要求员工签订协议，要求员工放弃被推荐的权利或放弃查阅自己背景材料的权利。

由于我国以前对人力资源实行的是计划配置，很少出现职业的变动。改革开放以来，我国逐步实现人力资源的市场化配置，但由于难以得到求职者原单位的配合以及准确性等问题，用人单位对求职者的选择基本上还是采取个人材料结合测评的方法，背景调查极少被采用。在目前我国人才流动性大，个人档案、信用体系尚不健全的情况下，背景调查的重要性就显现出来了。

（二）背景调查的程序与方法

用人单位应先对求职者进行初步筛选，只针对那些有望被录用的求职者进行调查。根据我国的实际情况，背景调查可以按如下方式进行。

（1）用人单位应该首先根据单位的规模、实力决定背景调查的强度，另外，不同的职位调查的要求是不同的，背景调查的强度也取决于招聘岗位本身的职责水平。对于管理人员、重要的职能及关键岗位的聘用要进行准确、详细的调查，对于外籍和“海归”求职者应该预先调查，因为他们的工作和学习记录更难得到，花费也较高。

（2）通过职务分析确定调查内容。对不同工作岗位要根据其性质确定调查重点，比如招聘人员就要重点核查信用情况和品质。背景调查的一般内容有：工作证明；以前工作的地点；任职的时间、头衔、薪资水平、教育背景等。对上述内容可以在背景调查表中要求求职者填写证明人名单以供核实。

（3）在确定了调查的内容后，可采用以下方法进行核实：

①设法取得证明人的合作、到求职者原工作或学习单位核实。被调查的原单位可能会有反应：有的可能会拒绝提供任何情况；有的则可能仅提供基本信息，如工作起止时间、所从事的职务等，而对诸如人品、表现等问题避而不答；还有的因不想让员工失去新的工作机会，基于个人感情或怕得罪人而对前员工大肆吹捧。这就要求调查者通过感情交流，与证明人融洽关系，打消他们的戒备和疑虑。

②由有关人员写推荐信，从求职材料所提供的与求职者熟悉的那些人那里获取信息。但研究表明，这种方法所得出的结果对求职者未来的工作业绩的预测效果是很差的，原因是大多数推荐或证明材料是积极的，因而很难利用它们对求职者进行区分。写推荐信的人通常都是求职者自己选定的，这就不排除他们选择自己熟悉或对自己评价较高的人来写推荐信。而写推荐信的人往往不知道阅读的对象，担心给自己带来麻烦，因此往往满篇溢美之辞。

③通过全国高等教育文凭查询网，对求职者的学历进行检验。我国已经对近年来颁发的高等教育毕业文凭进行了电子注册，加大了弄虚作假的风险和成本，对抑制学历造假行为起到了一定的作用。用人单位可以通过网络方便地检验出学历的真伪。对没有上网的文凭，可以通过与高等学校有关部门联系来证实。

（三）背景调查应该注意的问题

（1）限定要调查问题的范围，主要针对与求职者工作情况有关的方面进行调查，而无关的特别是涉及个人隐私的问题，要坚决避免。另外要做好书面记录，以作为是否录用该员工的依据。

（2）在进行背景调查前，应先以书面形式征得被调查员工的同意，这项工作可以在求职者填写求职申请表时进行，在申请表中设计好这一栏。

（3）应该优先选取求职者的前上司或同事进行调查，由于这些人跟求职者有最多的工作接触，对求职者的品行、能力、工作态度有更深刻的了解。

（4）通过背景调查可以得到关于求职者的各种情况，这些情况既有客观情况，也会有诸如关于被调查者的性格等主观性较强的内容。由于有些调查结果的主观性较强，在决定是否录用时，要慎用这些调查结果。要尽可能使用事实来进行决策。

（5）背景调查要和人员测评结合使用。背景调查并不是万能的，错误和失真有时难以避免。但如果将背景调查同其他甄别手段相结合，就会大大提高选择的正确度。