战略人力资源审计方法

第二节　战略人力资源审计方法

战略人力资源审计的一个突出特点是它更多地关注科学方法的系统使用。为保证审计方法的科学性，必须遵循以下原则：（1）程序是公开的。一份科学报告对做什么有完整的描述，能够让该领域的其他研究者追踪每一个步骤，仿佛他们是亲身经历的一样。（2）定义是明确的。采用的程序、测量的变量以及如何测量都必须清楚地表明。（3）数据搜集是客观的。客观性是科学方法的关键特征。（4）发现是可重复的，能够让其他有兴趣的研究者重复验证研究的结果。（5）方法是系统的和累积性的。这与科学内在目的有关，即科学的目的是发展统一性的知识体系。（6）目的是可解释的、可理解的和可预测的。他们就能够预测在哪些特定情况下会发生什么样的特定事件（行为科学的人类行为）。预测是行为科学的最终目的，也是所有科学的最终目的⁽⁴⁾。本节所谈论的方法主要涉及基本审计方法、审计数据采集技术与审计数据分析技术等三个方面。

一、基本审计方法

在审计方法上，“没有任何方法能够在任何情形下对任何组织都普遍适用，因为每一项人力资源功能都是唯一的，人力资源经理必须选择最适合于组织文化的方法并生成最具有说服力的绩效指标”⁽⁵⁾。这实际上是针对一个具体的人力资源审计项目而言的，或者说是狭义的。如从广义的方法论角度来看，人力资源审计中存在着普遍适用的基本方法。但在具体应用时，需要根据人力资源审计实践的需要决定取舍或组合使用。

斯通与施温德、达斯、瓦格尔等人对人力资源审计方法做了一个相同的总结，认为进行人力资源审计可以有五种基本方法：比较法（comparative approach）、外部机构法（outside authority approach）、统计法（statistical approach）、遵从法（compliance approach）、目标管理法（management by objective approach）⁽⁶⁾。

（1）比较法是指在人力资源审计中，将公司（或部门）与其他公司（或部门）进行比较，揭示绩效不佳领域或开发新的计划。这种方法通常被用以比较特定活动或项目的结果，它有助于发现需要改进的领域。对比较法的一个发展是基准法（或称标杆法），即将人力资源绩效指标与“最佳实践”的公司（或部门）的相应指标值进行比较。基准是一个以不断改进为方向的组织变化过程，它是在承认基准的领导中寻找产生更好绩效的最佳实践的过程，其具体理念是分析优秀组织通过做什么实现改进，然后把它与所有可能有用的方法结合起来。基准是人力资源审计的一部分。审计就是一个对组织中由管理层和监督层执行的人力资源功能的调查。审计的第一步是评估人力资源功能领域的有效性；第二步是确定人力资源活动的基准，以确保不断的改进。人力资源专业人员需要了解如何增加组织价值，基准提供了一种价值增加的工具并且表现了人力资源功能与组织战略经营计划相结合的巨大差异⁽⁷⁾

（2）所谓外部机构法，是指在审计中使用外部顾问的专业知识或已经发表的研究成果作为标准来评估人力资源活动或项目。咨询顾问或研究结果可以帮助诊断出现问题的原因。

（3）统计法被定义为开发并使用基于历史信息的绩效统计测量工具，审计产生统计标准来对人力资源活动或项目进行评估。运用数量标准审计可以发现错误，即便这些错误还显得微不足道。

（4）遵从法是指通过对人力资源信息系统的取样调查，审计寻找人力资源活动与法律和公司政策或程序之间的偏差，从而可以评估过去的人力资源实践与正式宣称的公司政策、立法以及法定标准的一致程度。在当今的人力资源审计中，遵从法被广泛应用，这主要是由于人力资源审计事务大量集中在法律领域。

（5）目标管理法就是人力资源审计应用目标管理法来比较实际结果与计划目标之间的差距，从而确定低绩效领域，评估人力资源功能，并采取正确的行动。

在认真推敲这五项基本审计方法之后，我们可以发现这种针对审计方法的归纳并非科学，其主要原因在于关于基本方法的分类标准不一致或者不清晰。人力资源审计最关键的特征就是通过比较来发现问题，而且既然是比较就必须有参照系———通常定义为“基准”。这里的基准与我们所讨论的比较法中的基准存在广义与狭义的区别。实际上，如果广义地理解，我们发现人力资源审计的五个基本方法都可以被看作是基准法。第一，基准法源于比较法，所以比较法自然是最典型的基准法；第二，外部法实际上是对比较法产生的结果的高度提炼，从而具有一般性，含有“理论基准”的意义；第三，统计法即是基于统计数据的标准，而且，统计法实际上并不能作为一种独立的审计方法，而更多的是一种数据与信息采集分析技术；第四，遵从法考虑的是以规则（制度、法律、流程）为标准来衡量人力资源活动；第五，目标管理法以预期目标作为人力资源管理活动的基准。

基于上述分析，我们可以将基本审计方法重组为如下五种：（1）理论审计法，主要是依赖人力资源管理理论来确定人力资源实践中存在的问题，这里人力资源管理理论充当一种“正确的”基准；（2）市场审计法，是指将一个组织的人力资源管理实践或绩效与市场结果进行对比，它包括三个层面，即市场对比、行业对比与竞争对手对比，这里市场审计法实际上是过去我们所说的狭义的“基准法”；（3）历史审计法，任何一个组织都谋求永续发展，因此组织人力资源实践与绩效的时间序列比较就很关键，这是一个关注长期发展的审计方法，历史审计法所衡量的是人力资源指标的时间序列变化与改进；（4）规制审计法，即是遵从法，关心人力资源活动的合法性；（5）目标审计法，也即目标管理法，确定组织人力资源实践的实际状况与期望目标之间的差距。如果按照广义的基准法的理解，这些方法又可以被归纳为：理论基准法、市场基准法、历史基准法、规制基准法和目标基准法。

二、审计数据搜集技术

审计数据搜集技术是指获得进行人力资源管理审计所需要的数据、文献和资料的技术。根据施温德、达斯与瓦格尔的总结，为进行人力资源审计而采取的数据搜集技术有以下六种：（1）面谈：与现行员工及经理面对面访谈以发现改进建议或确定何处需要额外的信息和教育，或评估组织文化与亚文化；与离职员工面谈以确定公司的优势与劣势。（2）问卷与调查：通过问卷了解员工对公司与工作的态度；保密可导致更诚实的回答；说明长期趋势，进行组织内与组织间的跨机构比较。（3）记录分析：寻求潜在的原因与消除根源———健康与安全，生产率、缺勤与流失，不满、抱怨与询问；雇佣、配置、薪酬、晋升、培训机会；人力资源项目与政策的执行，以确定是否正在做计划要做的。（4）外部信息：使用劳动力市场、经济、竞争者和行业信息作基准（政府统计、专业机构）。（5）人力资源实验：专业实验可以对实验组与控制组在现实条件下进行比较，难以控制的是外部因素的影响。（6）聚焦小组：基于给定的主题，由有经验的主持人对8～12名员工或人力资源服务的使用者进行深度访谈⁽⁸⁾。实际上，我们可以将这些数据搜集技术再归纳一下，即文献审阅、统计数据、审计面谈、问卷调查、管理实验。下面，我们将对此作具体介绍。

（1）文献审阅是对组织内外有关人力资源管理的文件、资料、报道等成文数据的阅读与审核，以获取进行人力资源审计所需要的信息。文献审阅是管理审计最常用的获取信息的技术，但是，通常这种也被认为是最简单的技术在实际应用过程中却很少能够做到恰如其分。为保证文献审阅的完整性，在实际审计过程中，审计者通常需要开列一个文献审阅清单（参见表2-2）。

表2-2　人力资源管理体系审计项目文献清单

资料来源：作者对国内一家大型贸易公司进行人力资源管理体系审计时所列举的清单。引用时作了部分修改，2004年。

（2）统计数据与文献的唯一区别在于前者是数字，后者是文字；而它与问卷调查的区别在于统计数据体现的是事实，而问卷调查的结果反映的是人们的态度和倾向，它有可能会成为某些统计数据出现的先兆。统计数据是定量分析的基础。在人力资源审计中，全国性（乃至全球性）、地区性、行业性的统计数据都值得关注，但组织内部统计和竞争对手统计数据是最为重要的。从长期性来看，时间序列数据或许具有更大的分析价值（参见表2-3）。

表2-3　分行业职工平均工资

资料来源：劳动和社会保障部，《中国劳动和社会保障年鉴2002》，中国劳动社会保障出版社，2002年，第534页。

（3）审计面谈也是人力资源管理审计中应用最广泛的技术。审计面谈有很大的灵活性，但是面谈方式的选择会影响面谈的效果。通常情况下，设计一个结构化的面谈提纲会有很大的帮助。西蒙·多伦和兰多·舒尔乐提供了一个标准的审计面谈提纲（参见表2-4），而斯通提供了一个针对具体问题———离职面谈的问题提纲（参见表2-5）。

表2-4　人力资源审计面谈中的精选问题（节选）

续表

资料来源：西蒙·多伦、兰多·舒尔乐，《人力资源管理———加拿大发展的动力源》，中国劳动社会保障出版社，2000年，第446页。

表2-5　离职面谈问题

资料来源：Raymond J．Stone，Human Resource Management（3rd ed．），Brisbane：John Wiley ＆ Sons Australia，1998，p．737。

（4）问卷调查被认为是搜集信息的最客观并且最经济的方法。南克维斯（Nankervis）总结了员工态度调查的五大好处：发现大量的发展建议、寻求政策与实践变革的证据、就员工参与组织决策进行沟通、让员工有机会宣泄情绪以及发现潜在的不满⁽⁹⁾。斯通认为为达到理想的调查结果应该对问卷调查进行细心筹划（参见表2-6）。德斯勒在其《人力资源管理》中提供了一个完整的关于失业保险成本控制的问卷调查表（参见表2-7）。

表2-6　问卷调查指南

资料来源：Raymond J．Stone，Human Resource Management（3rd ed．），Brisbane：John Wiley ＆ Sons Australia，1998，p．744。

表2-7　失业保险成本控制调查表（节选）

续表

*每个“否”或“有时”的回答表明你在该方面缺乏控制力；每个“是”的回答表明你采取了有助于控制你的成本的行动。

资料来源：加里·德斯勒，《人力资源管理》，中国人民大学出版社，1999年，第495—497页。

（5）管理实验在人力资源管理审计中应用相对较少，而且难度较大。但是，管理实验并非不可用，关键在于科学设计，谨慎实施。组织行为学家认为，实验是最具有活力的科学研究技术。在一项实验研究中必须包含两个要素：对一些变量的操纵（自变量）以及对结果的观察和测量（因变量），而保持其他的所有变量不变。因此，在一个组织开展的一项或多项实验中，行为科学家可能改变一个组织因素，而保持其他因素不变，然后在现场实验中观察结果，研究者试图在自然条件下操纵和控制变量，而不是在实验室里。早期组织学的实验包括操纵物理工作条件，如休息、娱乐、光线等。实验室研究存在人为的风险：研究的结果常常不能扩展到实际组织中。现场实验也存在一些不足：首先，研究者不能够像在实验室中一样，控制所有的可能影响因素（即使他们知道这些因素）；其次，研究者在场可能使人们的行为与研究者不在场时不一样，特别是如果他们注意到他们在参与一个实验时。行为科学中的实验，更具体地说组织学中的实验是一件复杂的事情⁽¹⁰⁾。这个领域中最著名的实验或许应该是“霍桑实验”⁽¹¹⁾。

三、审计数据分析技术

人力资源审计数据搜集技术也可以看作初步的数据分析技术，但单纯依靠它来进行人力资源审计还远远不够，因此，我们需要使用更为复杂一些的技术来对数据进行再处理，以便能够更为清晰地揭示人力资源管理中所存在的问题与运行机制。人力资源管理审计使用的分析技术主要是统计分析技术。

在人力资源管理审计中，运用最多的统计分析技术是描述统计⁽¹²⁾。最常用到的描述统计是指对居中趋势的测量。这种统计方法通过确认群体中典型成员或大多数成员具备某一特征的程度来对群体或事件进行描述。最常使用的测量指标有三种：众数、中值和简单算术平均值。众数是涉及居中趋势的最简单的测量指标之一，它是指出现最频繁的数值。一般说来，众数强调的是数据的集中性，但它没有涉及相应的波动性，所以只是强调了事物的一个方面。中位数指的是一系列数值中正好居中的那一个。和其他测量居中趋势的指标一样，在处理大规模数据时，中位数最为有效。在这种情况下，它不容易受到极端值的干扰，而这种干扰使得平均值比中位数更加有效。平均数是指对于那些未分组数据，我们把所有数值相加之和除以数据总数目。在测量居中趋势时，平均数是十分常见的。除非是对很大规模的数据进行计算，否则它会受到极大或极小数值项的干扰。

对波动性的测量技术通常有简单频率统计、数值范围、内部四分位数、方差、标准差等。运用简单频率统计对大量数据进行处理，不仅使我们对最常见的回答有了大概印象，同时也使我们对回答的波动性有了一定理解。频率统计可以被表示为百分数的形式，也可以转化成从1到100的数值范围。数值范围是指两个数值间的差距（数据最大值和最小值之差）。通常情况下，数值范围会和中位数一起使用，以对数据波动性进行准确衡量。内部四分位数是和中位数联系在一起的。一定程度上，我们可以认为中位数把一组数据分成了数目相同的两组。换句话说，有50%的数据在中位数之上，另外50%的数据在中位数之下。如果数据分布比较集中，那么前25%的数据和后25%的数据之间的差距就不会很大；相反，如果数据分布比较均匀，那么这个差值就会很大。我们把这个数值称为内部四分位数。方差指的是数据对于平均值偏离的平均水平。方差可以告诉我们的是数据对平均数的平均偏离情况。如果方差很大，那么平均数作为一种描述手段的效果就会很差；如果方差小，使用平均数的效果则会不错。标准差是用标准单位表示出数据的平均偏离情况，是方差的平方根。在使用标准差来刻画数据的分布情况时，标准差很大就说明平均值对于数据的代表程度很小；而较小的标准差则表明大多数数据都分布在平均值的附近。

如果需要探求确切的相关关系的时候，我们需要求助于那些确切的数量指标，如相关系数。相关系数是指提供两个或多个特征之间相互关系的数量指标（通常用r表示）。在技术上，相关系数是对两个变量（如X、Y）间线性关系强度的考察。相关系数永远介于－1和1之间：当其为0时，意味着两者之间不存在线性关系；如果我们发现相关系数为1，那么X每增加一单位，Y都会对应增加一单位；类似地，当相关系数为－1时，X每单位的增加也会对应着Y相应的减少，这也就是所谓的负相关关系。无论相关关系是正还是负，数值愈接近1，相关关系就越强；愈接近0，相关关系就越弱。