会前组织管理

任务二　会前组织管理

一、会前检查

会前检查是落实预案、保证开好会议的重要一步，重要会议在会前要多次反复检查落实。会前检查，一般分为由领导人听取大会筹备处各组汇报和现场检查这两种方式。其中，现场检查是主要形式。检查的重点是会议文件材料的准备、会场布置以及安全保卫工作等等。

大型会议的会前检查还包括警卫部署，票证检验人员的定岗定位，交通指挥及主席台服务人员的就位，供电安全、疏散通道的检查，特别是会议播放乐曲的光碟或磁带的检查等等。有的大型会议活动因为播放乐曲的光碟、磁带检查不认真，出现笑话甚至严重的错误而导致会场秩序哗然，影响会议进程。

二、办公会议题的收集整理

办公会议题收集，由秘书人员主动向有关行政副职和职能部门联系、征询。在建立良好工作秩序的企业中，职能部门则每周定时向办公室主动联系，提出需要提交办公会研究的问题。

收集的议题应在合并整理后，视条件成熟与否和事项的轻重缓急，列出有必要提交办公会研究的若干问题，送主要领导人审定，由主要领导人斟酌后增删调整，确定办公会议题。

三、会议文件准备

会议审议的文件材料，应在会前数日分送与会人员审阅，让他们有时间准备意见，特别是研究工作方案、审议工作计划的会议，这一环很重要，会直接影响会议的效率。

为了准备好会议的主要文件，秘书部门应根据领导意图，有的放矢地进行调查研究，提出解决问题的方案，拟出文件。如有必要和可能，还应将拟定的初稿，分送有关单位征求意见，然后修改定稿。会前做好有关文件的准备工作，可以使会议议题比较集中，保证会议的基本目标得以实现。

会议文件一般不宜过长、过多。特别是经验交流会的典型材料，一要真实，二要简短，以千字为好，要力求短、小、精（即篇幅宜短，题目宜小，内容要精），不要长、大、空，要使人听后有“看得见、摸得着、跟着学”的感染力。

会议文件应事先打印好。印刷会议文件，应认真校对，避免差错，特别是统计数字、计量单位、人名地名，要力求精确，务必反复核对。文件印刷份数要比预计发放份数多些。文件宜在代表报到时发给，不要开会时在会场上散发，影响秩序，干扰会议。

重要会议的会议通知发出后，还应跟踪落实，用电话与参加会议人员联系，检查通知是否送到，了解对方是否能如期出席会议。特别是对会议中的关键人物，通知发出后一定要注意落实。

会议通知可将会议的有关票证一起附上，如入场券、汽车通行证等。但分发票证时，应留有必要的机动数，以解决不可预见的临时需要。

重要会议在通知发出时，还应准备好代表座次、住宿房间、就餐安排、乘车号码、小会地点、编组名单和其他准备事项。这些事项附件能随通知附上，则一起发出；不能一起发出的，至少也要在会议参加者报到时通知他们。

办公会相关材料的准备一般包括：

1.与议题相关的背景材料及解决问题的初步方案；

2.议题提出部门向办公会所作的专题汇报材料；

3.拟作为会议讨论的文件初稿或拟提交会议讨论通过的决定草案。

在以上的会议相关材料中，2、3两项大都由议题提出的职能部门准备，第1项一般由秘书部门在主要领导授意下完成。打印或复印的议题、与议题相关的背景资料及提交会议讨论的初稿，一般在会前送交给办公会组成人员，使与会者对商讨的问题心中有底。

四、会议文件的管理

办公会会议记录，应由秘书部门妥善保管。作为讨论稿的相关文件，应按文书处的有关制度予以妥善处理。

五、会间调度

1.会议签到制度

会议签到可以及时了解该到会的人是否到会，准确地统计到会人数。对于股东大会、董事会来说，这关系到是否达到法定人数，选举结果和通过的决议是否有效的大问题。为了保证执行签到制度，有的会议还采取了周密的签到卡、签到图的措施。在规模较大的会议中，采取划片安排座位的办法，由会务工作人员核对介绍信或入场券，执行签到制度。

2.候会制度

有些会议，议题较多，与前一议题无关但必须参加后一议题汇报讨论的人员，秘书部门可根据预计的各议题讨论时间，通知他们在讨论前达到另行为他们安排地方候会。这是保证会议有条不紊进行的必要措施，也是保证各议题讨论内容不致扩散的重要措施。秘书部门应指定专人管理这件事，对各项议题讨论时间的估计应尽可能大体准确，以免候会过久。坚持候会制度也是改进会风，减少不必要的“陪会”现象的一种办法。

3.会议特殊情况的应急措施

会议进行过程中可能发生临时变动，如调整议题、临时动议、增加与会人员以及其他特殊情况。秘书部门要根据情况采取应急措施，做好临时调度工作，始终有人在场服务。

4.大型集会的现场指挥

大型会议活动，要有现场指挥，并运用现代化联络手段（如有线广播、无线电对讲机和其他联络信号等）来调动队伍，处理突发事件，保证集会的顺利进行。

◎技能训练

训练一　拟订会议预案

一、训练目标

通过实训，掌握会议筹备工作的基本要求和会议组织工作的一般程序，熟悉会议计划和筹备方案的主要内容，熟悉会议材料的基本种类及一般要求。

二、训练方案与要求

（一）案例描述

近年来，中国家电业迅猛发展。这不只表现在家电品种的增加，更主要表现在中国家电业在全球市场份额的扩大。比如，中国制造的彩电已占全球市场份额的29%，洗衣机占24%，电冰箱占16%，空调占30%，而照相机和电话机则超过50%，微波炉的数字更是惊人，单是广东格兰仕一个厂生产的微波炉就占全球市场份额的35%。最近，手机和电脑的生产量与销售量也直线上升。这一分析充分说明中国家电业在逐步发展壮大、走向成熟，中国家电业在占据了国内市场的同时，迅速占领国际市场。

当然，形成这种局面的原因是多方面的，除了我们国家良好的经济环境、优惠的经济政策外，企业自身素质的提高也是重要因素，他们注重开发科技含量高的新产品，注重产品质量、售后服务等，重视了现代经济管理体制在企业发展中的作用。如，国内一家著名的家电公司朝阳家电公司正在召开有关会议，讨论关于近期召开全国各地客户咨询洽谈会的有关事宜。朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多，著名科技人员和高层管理人员云集。公司在做好内部管理工作的同时，也注意做好客户管理工作。最近几年，公司推出了一系列新产品，占领了国内50%以上的家电市场，在国外也影响很大。最近，公司又在电脑、手机、电视等多个项目上研制生产出新型、新款产品，准备在这次客户咨询洽谈会上亮相，以此引起客户和消费者的关注。会上，营销部主任提供了一份本公司客户名单，单位和个人有二三百个。公司决定给这些单位和个人发出邀请信，邀请他们参加本公司关于新产品的大型客户咨询洽谈会。公司派主抓公关、销售的王副经理负责此项工作，迅速成立会务筹备处，拟定会议方案，准备大会所用各种材料。会议定于2002年10月10日在北京国际会议中心召开，食宿也在北京国际会议中心，会期暂定5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天组织客户游览长城。公司要求大会必须圆满成功，以达到公司举行这次活动的目的。

王副经理立即成立了大会筹备处，成员有10人。他们首先召集会务工作会议，明确将要召开的咨询洽谈大会的主题，即宣传新产品，洽谈新业务。围绕主题，拟定大会筹备方案。确定参加会议的正式人员280人，特邀有关领导和专家10人，工作人员10人。

经过精心准备，各方人员如期到会，新产品咨询洽谈会按时召开。但是，在与会人员报到时，负责接待签到的小张发现，有十几个会员在报到单上注明“回族”或其他民族。小张及时把这一情况报告给王副经理，王副经理马上通知有关人员安排不同民族风味的饭菜，使与会人员都非常满意。会议按计划顺利进行，与会人员对该公司的新产品非常满意，专家的讲解时间、介绍更使与会人员大开眼界。利用会议休息时间，公司还应与会人员的要求，组织参观了公司的生产车间等场地。会务筹备处还安排了舞会等娱乐项目，最后一天的游长城更是其乐融融，热闹非凡，大家像老朋友似的说笑着、唱着登上长城，年轻人还进行了登长城比赛。公司王副经理在长城上即兴演说，把长城的历史同当今中国经济的繁荣结合起来，使得客人们群情激昂，振奋不已。客人们都表示，对这种形式的会议很满意，他们了解了生产公司的情况，了解了公司产品的特点。在经销这种产品时就会有的放矢地介绍产品，这增加了他们销售的积极性。因此，这次会上，公司签订的订单是出人意外的多。在游长城回来后，还有单位同公司签订合同。

新产品咨询洽谈会结束了。公司送走了客人后，进行会后总结。总结会上，公司总经理认为，这次会议开得很成功。会务筹备处的准备工作做得周密细致，会议的组织接待工作做得很好，为公司赢得良好的人气指数打下了基础。再加上新产品过硬的质量，专家精辟的讲解等，使得这次会议达到了预期的目的，圆满成功。王副经理也讲了话，他主要指出这次大会上的一些疏漏之处，比如，在准备期间，把一个常识性的问题给遗忘了，那就是少数民族人员的就餐问题。虽说是一个小问题，但处理不好也会造成不好的影响。幸亏发现及时，及早解决，才没有影响客户的情绪，使大会能顺利进行。在此特表扬小张工作细致，发现问题及时反映，尽早解决。另外，会议简报出得不够及时，没有把会议上的情况及时通报给有关人员，尤其是最后签订合同的情况，这可能是会期结束，有些人员思想松懈造成的，以后要吸取这方面的教训。总结会上还通报了这次咨询洽谈会上的收获，80%的与会者都同公司签订了合同，超出了预计的数量。这也为公司下一步的工作提出了更高的要求。尽管如此，公司上下都很高兴。总经理决定，对大会筹备处的人员每人奖励一个月的奖金。最后，要求大会筹备处尽快把与会这次大会有关的材料都整理出来。

（二）训练要求

1.假定你是会议筹备处的秘书，请你为新产品咨询洽谈会拟订一份会议计划和会议方案。

2.要求学生在电脑上完成上述两份文案，排版后发邮件到教师指定邮箱，并交打印稿一份。文档要求格式规范，内容正确，条理清晰，表达精确，编辑打印精美。

（三）训练步骤

1.指导学生认真阅读案例及实训内容和要求。

2.分析案例主要内容以及本次实训目的。

3.讲解会务准备工作（会议计划及会议筹备方案）要点。

4.布置实训任务。

（四）训练提示

此案例设置的主要目的是让学生对会务工作有一个具体、清晰的认识。通过实训掌握会议计划及会议筹备方案的制作。

1.拟订会议计划，一般要制成会议活动安排表。会议时间、名称、与会单位及人员、议题、主持人、地点等均填入表中，提前分发给领导及有关部门。

2.制订会议预案，即会议的筹备方案，主要包括：会议名称、会议主题、会期、出席人员、会务工作组及职责分工、会议会场布置、会议其他活动安排等。

◎知识拓展

会议通知与会议报名表范例

关于举办国家职业资格秘书职业师资培训班的通知

各省、自治区、直辖市高等院校及相关单位：

为推动秘书职业资格考试新标准新教材的应用，确保2007年秘书职业统考下放后培训和鉴定工作顺利进行，适应“统考日”制度的实施，同时协助各地培训鉴定机构做好秘书职业实训基地建设工作，应各地培训和鉴定机构的要求，劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心、国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会拟于2007年7月，在北京举办国家职业资格秘书职业师资培训班。现就有关事宜通知如下。

一、培训目的

（一）促进各培训机构熟悉新标准新教程

（二）针对秘书职业不同级别，进行教学和实训指导

（三）提高秘书职业教师队伍的整体素质

适应各省鉴定中心对从业教师的资格要求，促进各培训机构的师资队伍建设，促进秘书职业技能实训的推广和普及。

二、培训内容

（一）秘书职业从业形势与企业需求分析

（二）秘书职业主要知识技能体系及培训纲要

（三）秘书职业技能鉴定考核方案

（四）《秘书国家职业资格考试与实训指南》使用指导

（五）秘书职业培训教学指导与经验分享

（六）参训教师现场进行教学教法交流

（七）秘书职业技能实训统一指导及实训资源库试用

（八）实训基地和职业场所参观考查

（九）参训教师体验实训流程

另外，本次培训班在进行教学教法研讨的基础上，将选择优秀论文推荐发表到国内著名期刊上，请有意向的老师携带论文参加。

三、培训对象及资格认定

（一）秘书及相关专业的授课教师

（二）培训机构秘书专业培训师

参加培训并经考试合格者，由中国就业培训技术指导中心统一颁发秘书职业师资培训合格证书。

四、组织实施

（一）主办单位：劳动和社会保障部中国就业培训技术指导中心

（二）承办单位：国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会

（三）北京中鸿网络教育技术有限公司

五、培训时间和地点

（一）培训时间：2007年7月26-31日，共6天。7月25日全天报到。

（二）培训地点：中央电大培训中心

（三）报到地点：海淀区魏公村街1号韦伯豪家园7号楼二层

自火车站：自西客站乘坐727、827路公交车（或自北京站乘坐808路公交车），到魏公村站下，上过街天桥，从人民出版社大厦路口进50米即到。

自首都国际机场：乘坐机场大巴到双安商场站下，转乘727、332、808路公交车到魏公村站下，直接从路口进即到。

六、其他事宜

（一）培训费：1800元/人

（二）食宿统一安排，费用自理

（三）报名及交费方式

1.填写《秘书职业师资培训报名表》传真至：010-888639××或发E-mail至大会秘书处。

2.报名截止日期：7月20日

3.培训费通过银行汇款至：

户　名：（略）

账　号：（略）

开户行：华夏银行北京世纪城支行

4.将汇款底联传真到待会秘书处，同时注明发票抬头及要求；

5.报到当日领取培训资料。

（四）参加培训人员须带2张一寸彩色照片、身份证、学历、职称复印件各一份。

七、联系方式

联系人：王小姐　李小姐

联系电话：010-888637××010-888639××

传　真：010-8886××××

附件：秘书职业师资培训报名表

国家职业技能鉴定专家委员会秘书专业委员会秘书处

北京中鸿网络教育技术有限公司

二○○七年五月九日

（说明：考虑到有些信息的私密性，部分内容隐去真实信息，适当修改。）

附件：

秘书职业师资培训报名表

注：请报到时提交身份证、学历、职称复印件、两张1寸彩照。