会议文字工作

时间：2023-06-14 百科知识版权反馈

【摘要】：任务三　会议文字工作会务工作中，涉及文字工作的内容比较多。一般说来，有起草会议通知、工作报告、总结，做好会议记录，编写会议纪要等项工作。记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失，并使用专用记录本，按规定定期归档。

任务三　会议文字工作

会务工作中，涉及文字工作的内容比较多。一般说来，有起草会议通知、工作报告、总结，做好会议记录，编写会议纪要等项工作。这里仅就会议记录、简报、会议纪要作简述。

一、会议记录

会议记录是会议情况的真实反映，也是检查会议决定事项执行情况的依据和凭证。它包括两部分：

第一部分是会议组织情况，要写明会议名称、届次数、时间、地点、出席者、缺席者、列席者、主持人的姓名与职务，稿末签上记录者的姓名。

以上这些项目多在会议主持人发言之前写好。

第二部分是会议内容。这是记录的主要部分，要将会议议题、讨论发言、形成的决议、尤其是主持人的结论性发言记录下来。

会议记录的方法有两种。

1.摘要记录

这是一般会议通用的记录方式。不必有言必录，只记发言要点、结论和会议上讨论的问题，通过的决定、决议。

2.详细记录

多用于领导班子的重要会议，如党委常委会、经理办公会等。要求有言必录，不能只搞提纲挈领式的记录，也不能只记结论，要尽量记原话，不改变原意。

做好摘要记录的关键在于：要对发言内容迅速做出分析，哪些可记，哪些可不记，有所取舍，适当归纳，扼要地记下重点，不可歪曲发言者的原意，不可遗漏发言者的主要观点。所谓重点，一般是指会议主持者和主要负责人的发言，也包括与会者的不同意见或有争议的问题，会议的决定或决议。所谓扼要，就是要记下发言人的主要观点和论据。

作详细记录，要求记录者认真负责，精力集中，一字一句谨记不放，特别要注意抓住发言人开始、转题、结论的语言。对通用词汇可采用简化方法，事后补正；涉及文件名称或便于查找的文件内容，可先省略后补记。有可能的话，可采用多人记录，综合整理；还可利用录音方式，修正补齐会议记录。能否作好会议记录，不完全是书写速度的问题，还要看记录人是否熟悉会议所涉及的内容。有的机关即使配了速记员，但记下来的内容往往并不合要求，甚至闹笑话，原因就在于记录人不熟悉会议内容，不了解实际情况。

会议结束后，记录人要全面检查记录，检查错漏字，字迹不清的地方和其他遗漏处要及时补写好，对会上没有弄清楚或发言者表述不清的地方，要及时找有关人员核对。

记录人必须遵守保密规定，不得泄露会议内容。会议记录要妥善保管，不得外传或遗失，并使用专用记录本，按规定定期归档。

二、会议简报

会期短、人数少的会议，不必出简报。人数多，会期较长的会，应搞好会议简报。

会议出简报的目的是交流情况，提高会议质量。简报应求新、求实、求短、求快。求新，即反映新经验、新情况、新问题；求实，就是反映情况要真实，不夸张，不缩小，事事要查对落实，不能马马虎虎；求短，就是文字简练，篇幅短小；求快，即迅速反映值得注意的问题，简报不抢时间、拖拖拉拉，就起不到指导会议的作用。

会议简报的主要写法有下面两种。

1.报道式写法

这往往是由简报编写者将情况综合后，选取有价值的部分，用新闻消息报道的形式，反映会议全局或局部的进展情况。

2.转发式写法

这种会议简报往往用于节录某组代表发言，照登某代表的倡议或意见。简报编写者“转发”这些发言或倡议时，往往加上简短的“按语”，强调“转发”内容的指导意义或参考价值。

会议简报应注意标题的选用，既要醒目，能吸引人看下去，又要实在，做到文题一致。

简报的印制数量和发送范围，应视内容而定，有的只送主席团，有的发到各组负责人，有的发到全体与会者。

三、会议纪要

会议纪要的内容可分两部分：

第一部分是会议情况简述。其中包括召开会议的根据、目的、时间、地点、参加会议的人员，会议讨论的问题以及会议结果（包括对会议的基本估价）。

第二部分是会议主要内容的归纳。这是纪要的主体，应对会议讨论问题的基本结论和今后的任务做出具体的阐述。如会议内容较多，可以分列标题，逐段逐层地将会议讨论的各方面问题阐述明白。

属于一般例行的办公会议，则可直接写会议的纪要，还要在结尾写出会议的号召，提出贯彻会议精神的阐发。有的会议纪要，特别是例行的会议，这一部分写得极简略，开门见山就是“×月×日会议，讨论和议定了以下问题”，结尾处才写会议主持者、参加者姓名等等。

会议纪要的第二部分，既是对会议主要内容的归纳，也是今后对会议贯彻执行的依据，应认真拟写。这部分写作要点是“纪实”和“扼要”。也就是说，纪要应忠实于会议实际，这也是拟写纪要的基本原则。纪要又应是对会议基本精神的提炼和概括，既要反映会议讨论情况，特别是领导人重要讲话精神，又必须是综理其要，不成为会议记录。拟写这部分内容，特别应注意条理要清晰，可用顺序号或小标题将各问题、决定、措施、要求分清楚。

写好会议纪要，文笔固然重要，但关键在于了解会议主旨，拟写纪要的人应自始至终参加会议，注意从发言和简报中收集素材，当会议进展到一定阶段，就可根据会议主旨和实际情况，拟出纪要的大体轮廓，进一步收集材料，加以充实并广泛征求意见。必要时，会议纪要的要点或提纲应经会议讨论，统一认识。纪要起草后，一般需经会议讨论，然后定稿。例行办公会的纪要，只需将会议讨论的若干问题结论明确后，直接拟写，由主管领导人或秘书部门负责人核准，即可发出，不必再经办公会通过。

◎技能训练

会务组织情景训练

一、训练目标

通过实训，掌握会议组织的全方位内容，掌握会议期间的组织、协调、服务的基本要求。

二、训练方案与要求

（一）训练要求

1.熟悉会议筹备方案的分工落实环节。

2.熟悉主持人、发言者、会议记录者等不同角色的基本要求。

3.熟悉会议的协调和服务要领。

4.熟悉会议期间文书工作。

（二）训练组织

1.以班为单位，举行一次以“暑期大学生社会实践表彰大会”（模拟）。