外事接待工作

任务二　外事接待工作

外事接待的主要环节如下。

一、外事接待的准备工作

1.向上级汇报。外事接待工作不仅是一个企业形象的展现，而且是一项政治性强的工作。对于重大的外事活动，企业应向上级主管部门、地方政府外事办及其他主管机构汇报备案，以便获得上级领导的重视与支持。汇报备案应填写“境内外事活动申请备案表”，备案的内容主要有来宾的基本信息、来访目的、来访活动安排。在汇报的同时，应将接待规格向领导汇报，如果需要领导出面，还要上级部门做好协调工作。

2.制定出外宾来访日程表。日程表应列出每日的具体参访内容、场所、接待人员、陪同人员、车辆安排、就餐地点、下榻宾馆等。日程应尽量紧凑、充实。下榻宾馆要力求安全，方便，档次相称。

3.布置接待环境。正式重大外事活动要做好接待的环境准备，有条件的公司可以在公司外的广场上悬挂所属国国旗、中国国旗和公司徽旗，在公司大门口悬挂欢迎标语。在会谈室的桌上可以摆放鲜花、小型国旗，准备好投影仪、手提电脑、影碟机等设备。总之接待环境的布置要显示主人豪爽气派、实力强劲，同时让来宾感觉自豪、温馨、方便，备受尊重。

4.安排好翻译人员。翻译人员素质体现企业的形象，因此安排翻译人员时应选拔综合素质高、外语流利的人。同时接待部门在安排翻译人员时，应向翻译人员提供这次会谈相关的资料，以便让翻译人员做好前期准备工作。

5.准备好宣传资料。为了扩大企业的知名度，让外宾了解本企业，接待部门应准备好相关的资料，资料包括企业产品样本和企业综合样本，宣传资料内容要翔实准确、图文并茂，配有英文文本或中英文对照文本。另外要注意的是，现在很多企业宣传资料的图片习惯放上级领导来企业的照片，但这实际上效果不是太好。最好选择外国经销商和用户照片，这种照片更有说服力，也更能激起外宾的兴趣与积极性。

二、迎接

1.确定迎接规格。确定对外迎送规格主要依据来访者的身份和访问目的，同时考虑与对方的关系以及国际惯例。

2.接送。企业的外事活动不在机场、车站或码头搞欢迎仪式，但应安排专车和迎接人员到机场、车站或码头去迎接。车辆选择力求高档、舒适、快捷。司机要礼貌诚恳待人，要主动积极、认认真真为来宾提供优质服务。负责迎接的人员应遵循外事活动礼仪，做到热情、礼貌。

3.介绍与陪车。外宾与迎接人员见面时，应相互介绍，通常先将欢迎人员介绍给外宾。介绍完后，欢迎人员应安排客人登车前往住地。前往住地时，可以安排主人陪同乘车，也可不安排。如果陪车，主宾应安排坐在主人右侧。

三、会见与会谈

会见与会谈的接待工作可以参考任务一的相关内容，这里不再赘述。

四、宴请

宴请要根据外宾身份和地位及接待规格，确定宴请的形式，如正式宴会，便宴，鸡尾酒会，冷餐会等。宴请要注意节约，主要工作环节有：了解客人的饮食习惯、订房、点菜、安排座位。

五、带领参观

外宾到中国访问，在与公司谈判中，有时会提出参观工厂的要求，这时，作为接待人员应注意做好下列工作：

1.提前做好准备。作为接待人员，应提前通知工厂有关负责人，将外宾参观访问的目的、内容、时间等详情告知他们，让他们做好准备工作。

2.确定参观的路线。客人参观前，应事先规范好路线图以及介绍的内容。

3.带领参观。陪同外宾参观时，人数不宜过多，如果需要接待人员讲解时，接待人员应站在客人的右侧。

4.做好安全保卫工作。带领客人参观时，要注意安全保卫工作，既有保证客人的人身安全，同时也要保护好公司的秘密。但也没有必要处处设防。

5.参观之余可以安排一些文娱活动，文娱活动的安排要考虑外宾来访的性质，照顾外宾的特殊爱好，尊重外宾的风俗习惯。如果时间充裕，可以安排客人到一些景点游览。

五、送别客人

来宾结束了活动，要启程回去，接待人员应做好送别客人的准备。工作主要有：

1.购妥车、船、机票。负责接待的人员应在客人离开前几天，问清客人所需要的车次航班以及座位类别，如果有些条件无法满足，要说明原因。

2.话别。在送别前一天或当天到客人住地进行话别，话别活动切忌搞形式主义，要真诚、热情。话别时可以询问客人还有什么事要自己帮助解决，客人如果有行李，帮助捆扎。

3.送行。接待人员应准备好车辆，并陪同外宾前往车站、机场和码头。临行前，要询问客人是否忘了东西，并代为查看房间。送至目的地后，送别人员要与外宾握手告别，说些“欢迎您再来”、“祝您一路平安”等告别语。

◎技能训练

训练一　外事洽谈安排情景训练

一、训练目标

通过实训，掌握外事洽谈安排与组织的方法与要求，掌握外事洽谈工作和外宾的接待工作。

二、训练方案与要求

（一）方案描述

固特公司是一家生产保险柜的公司，产品远销东南亚等国家。五月上旬，在新加坡有一个世界性安全产品展览会，固特公司认为这是一个向其他地区拓展的好机会，决定由负责销售的总经理方聪敏和销售部南亚区销售经理陈强参加。公司要求行政部负责国内的准备工作，布置工作由公司驻新加坡办事处负责。行政部安排李虹负责这次参加海外展览工作，包括办理护照、签证、物品托运等工作。李虹工作开展得很顺利，因为方总与陈经理经常出国，护照早办好。李虹等驻新办传来了新加坡展览公司的邀请函和收费发票后，安排好车辆在本市驻新加坡领事馆办理签证。等安排这一切时，李虹发现方总的护照过期了，要重新申请。李虹只好取消这次去办理签证的工作，协助方总去换新的护照。然后又安排方总与陈经理办理黄皮书。参展前一周，李虹安排车辆把公司新出的一款新产品运到机场，并托运给了公司驻机新办。

固特公司的参展取得很多的成果，除了几份产品销售大单外，中东和南欧有几家公司表示出了合作的意向。有一家伊朗公司明确提出在7月份到公司考察。伊朗这家公司是一个很有实力的连锁销售公司，固特公司也决定与这家公司建立合作关系，借此打开公司在中东的市场。

公司这次又安排李虹来准备这次接待工作。李虹从不同渠道收集了这家公司的情况，得知这家公司将派4名工作人员前来，李虹向这家公司发出了邀请函，并着手安排吃住行等工作，吃住都安排本市一家清真酒店，并由公司张师傅全程提供车辆服务，钟明堂负责整个活动翻译工作。安排好外商的生活后，李虹着手安排外商考察工作，她先安排了洽谈地点与时间，然后安排了参观项目、路线以及陪同人员。7月5日伊朗公司4名考察人员如期到达公司，经过2天的考察与洽谈，伊朗公司对固特的产品与实力给予了很高的评价，并在最后签定了合作意向书。伊朗公司考察团对这次接待也很满意。签定意向书的每二天，这4个客人要到上海去，李虹把他们安全送到机场。到了机场，一名客人发现固特公司送给他的那份礼品落在了酒店，李虹告诉客人，她回去后会用特快寄到他们在上海住的那家酒店。他们在上海住的酒店是李虹帮订的，李虹从机场回来直奔酒店取回这份礼品，然后到邮局寄了出去，客人在第3天回国前就接到了这份礼品，客人很感激。

（二）训练要求

1.熟悉出境工作办理程序。

2.熟悉接等外宾的要求。

3.熟悉洽谈工作的组织。

（三）训练组织

1.分小组，每组4人，制订出境参展与外宾接待的计划。

2.情景模拟：根据计划，选出7～8人模拟外宾接待。

（四）实训指导

1.参加海外展览的难点准备工作是办理签证的工作。办公室人员应协助出境人办理签证。主要是准备好由公司提供的材料，以及协助准备需要个人提供的材料。

2.出国程序为：申请出国、办理护照、办理签证、办理黄皮书、办理出境登记卡接受出国，掌握出席宴会人数及预算经费，了解宾客情况，向酒店订桌及制定菜单，排定位次。

3.接等外宾态度要热情，做到不卑不亢，同时要尊重对方习俗与禁忌。洽谈工作要做好信息的收集与会场的安排。

4.接待工作模拟时扮演外商人员最好使用英语，以增加情景的真实性。

（五）训练作业

1.每个小组提供出境工作计划与接待计划各一份。

2.提供模拟接待的视频或图片。

训练二　案例分析

晶辉公司是一家生产电子产品的公司，公司不算大，只有十多个人。苏玉婷由于英语能力强，性格开朗、形象较好，负责公司的外商接待与洽谈工作，同时还兼任公司行政、公关等工作。4月5日，有一个从加拿大来的外商要到公司来，苏玉婷把他从机场接来后并不急于和他谈生意，只是和他聊些他所在国家的名胜历史，甚至最近几天的天气，客人很惊讶（在外国多是客人一接到就谈生意）。到了宾馆后，苏玉婷就让他倒时差好好休息，而没有大张旗鼓地为他接风。

苏玉婷从宾馆回到公司后，先在公司的走道上贴了外商曾经委托加工过的儿童服装的海报，并且和世界品牌的产品海报贴在一起，目的是让这名外商产生被尊重的感觉；在办公室的墙上，这时也贴上详尽的跟单流程，让客户一看就会为自己的订单放心；在样品间，也陈列好他喜欢的服装款式。第二天这名外商到公司看到这一切后觉得很是惊喜。进入谈判室，客人看到桌子上摆放了他们国家的啤酒，连声说好。谈判开始后，苏玉婷先对自己需要承担的责任向外商交代得十分明确，同时也提出自己的要求。谈判很顺利，不久就结束了。

中午，苏玉婷没有安排外商到大饭店就餐，而是在公司楼下的一个卫生条件很好的餐厅吃了一个商务套餐。外商对苏玉婷的务实精神表示肯定，只是外商不喜欢吃这份中餐，认为菜太油腻。下午苏玉婷又邀请外商逛了本地名胜，品尝本地小吃，在游玩中，苏玉婷还会记下外商的生日，或者结婚日期，甚至蜜月会去的地方……

问题：

1.分析苏玉婷在这次外商接待过程有哪些可取之处？

2.苏玉婷在这次接待中哪些地方需要改进？

◎知识拓展

办公室涉外接待规定

××省电力集团有限公司外事接待工作制度

为规范集团公司外事接待工作，加强集团公司和国外及港澳台地区的交流与合作，根据上级有关文件精神，结合集团公司的实际情况，特制定本制度。

一、外事接待的原则

（一）坚决维护国家的主权和利益，维护民族尊严。

（二）遵守内外有别的原则，认真执行党的对外方针政策，严格遵守外事纪律和涉外人员守则，严守国家机密，自觉维护国家荣誉。

（三）参加外事接待人员应做到热情、不卑不亢。

（四）坚持平等、对等原则。出席外事会见的主宾双方的级别、人数应大致相当。

（五）坚持务实原则，重礼仪、讲实效，厉行节约。外事接待的承办单位应该有针对性地安排外事会见及必要的参观、宴请等活动。原则上不接待与集团公司或所属单位业务无关或无实质性内容的外事拜访。

（六）遵守事前请示的原则。未经集团公司批准，各单位（或部门）不得自行接待有关洽谈合作的外事会见。

二、外事接待的审批程序

（一）集团公司综合部为集团外事接待的综合归口管理和协调部门，总部各部门、所属各单位的外事活动必须按规定事先报其审核，并经集团公司领导批准后执行。外事分部为外事接待申请的受理部门。

（二）外国公司及涉外活动承办单位以传真或专人递交等方式报送申请材料。如果需要公司领导出席接洽的外事接待，原则上需要提前10天以上上报审批。

（三）外事分部对所申请的外事接待的重要性、必要性及时间安排等方面进行审核，对不符合要求的申请，将在两个工作日内以书面或电话与申请单位反馈修改或不予受理的意见。

（四）任务受理后，外事分部将在一个工作日内提出拟办意见。

（五）呈送综合部分管领导审核。

（六）呈送集团公司分管领导审批。

（七）申请如获批准，外事分部将落实会见或宴会的时间、地点，并在一个工作日内向与会人员所在单位发出《外事会见通知》或《外事宴请通知》。

（八）相关单位接到通知后，按要求派员参加，并及时将名单报至外事分部。

（九）外事分部跟进会见的准备工作，落实与会人员、车辆安排、会场国旗、座签、礼品、宴请、照相等事宜。

（十）外事分部跟进会见，必要时提供翻译服务。

三、外事接待申请材料要求（包括但不限于以下材料）

（一）传真函。来函主送“集团公司”，标题为“关于某某公司拟拜会（或宴请）某某单位的函”。内容包括：外国公司（组织机构）的名称，单位背景，与集团或所在单位的关系，来宾的名单、职务，希望拜访的集团领导或所在单位领导，拜访的时间、地点，商谈可能涉及的主要内容，并提供要求会见单位的联系人姓名及联系电话、传真电话、手机等信息。

（二）重要外事接待须附上议程及行程计划。

（三）其他相关材料。

四、外事会见或外事宴请的部分礼仪要求

（一）条件允许，男士一般穿西装、扎领带，女士一般穿正装。

（二）遵守会议时间，我方人员一般需提前5分钟到达会场；确定时间的会见原则上不能随意更改，特别是有集团公司领导参与的会见。

（三）按照对方出席人数，准备好需交换的名片及其他物品等。

（四）准备好交谈的话题。一般情况以出席会议的最高领导洽谈的话题为主。

（五）洽谈过程中，不要太拘谨，也不要太随便。要有良好的形象。

（六）洽谈过程中，请与会人员将手机关机或调至振动。重要事情需紧急处理的，要向来宾说明并致歉后才离开会场。

五、外事纪律

（一）外事接待中，要自觉遵守国家的法律法规，洽谈内容需符合有关保密方面的政策规定。

（二）要避免洽谈与主题无关的话题，特别是有关国家政治的敏感话题。

（三）要尊重来宾所在国家的习俗，特别是其宗教信仰、饮食习惯等。

（四）未经集团公司书面通知，不得接受境外媒体的采访。

六、附则

（一）本制度自印发之日起执行。

（二）本制度由集团公司综合部负责解释。