文书的整理与归档

任务一　文书的整理与归档

一、文书整理归档的对象

1.应该收集的文件资料

文书立卷归档的对象是指需要立卷归档的文书类型。文书整理、归档首先要判断哪些文件材料应该作为档案保存，哪些不应该作为档案保存。判断文件材料是否应该归档的唯一标准就是文件材料对日后工作是否具有查考利用价值。

归档对象应当由各职能部门和秘书档案管理人员共同确定。因为各职能部门最清楚本单位的工作职责范围，工作中会形成哪些文件材料，哪些文件材料对日后工作具有查考利用价值。另外，秘书人员可从档案业务管理方面对文件加以合理立卷归档。按照有关规定和实际情况，文书立卷归档的对象是：

（1）企业发文。本企业对外的正式发文，如命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。本企业重要经营活动的相关文件，如重要会议资料；主要业务活动的报告、总结、报表、计划等；与有关企业签订的合同、协议书等；本企业与上、下级单位的请示、批复、报告等；企业高层任免、员工工资、福利调整等；反映企业历史沿革、重要活动的大事记、剪报、录音、录像等；财产、物资等的交接凭证。

（2）企业收文。包括上级部门发来的与本企业主管业务有关的各类文书，如：有关决议、决定、命令、条例、规定、计划等；下级部门报送的各种报告、请示等；同级单位和非隶属单位颁发的非本企业主管业务但需要贯彻执行的文件等。

2.不需要收集和归档的文件

在准确掌握文书立卷归档对象的同时，还要准确把握不归档的文书，这样既有助于保证档案的精确性，又便于档案的有效管理，提高工作效率。按有关规定，不应当立卷归档的文书材料包括：

（1）重份文件。同一份文件，除特别重要的文件可保留多份外，其他的只需保留一份。

（2）无查考利用价值的事务性，临时性文件。如：一般的会议临时通知、洽谈工作的介绍信、节假日的放假通知等。

（3）未成文的草稿、一般性文件的修改稿，定稿之外的各种核对稿。

（4）与本企业业务无关的文件材料。越级和非隶属单位抄送的不需办理的文件材料，外单位征求意见的未定稿文件。

（5）内容被其他文件包括了的文件材料。

（6）无特殊保存价值、无参考价值的会议文件，一般性建议来信，不需贯彻执行的文件材料。

对于不需要立卷的文件资料应及时销毁或移交相关部门。

二、文书整理归档的步骤

文书整理归档是秘书人员对企业文件材料的一种日常管理，就是对文件进行一个分类、组合、编目的过程，我们可以把文书立卷归档的步骤分为准备、立卷、归档三个阶段。

1.整理归档准备

文书整理归档首先要编制归卷类目。归卷类目是方便文书的立卷而设置的一种文件分类目录。归卷类目是由类目和条款两部分组成的。类的设置有按问题分类、按机关内部组织机构分类两种方法。在设立了类目之后，就要设立条款并进行编号，条款是案卷类目的主要组成部分，是案卷要反映的内容。编制归卷类目应注意类目的设置要适当、灵活，要根据本机关的文件多少来设置类目，既不能太粗，又不能太细。案卷类目的名称和概念要清楚准确，不能笼统、含糊。类和类之间、条款和条款之间，不能相互包括、相互交叉、相互重复。类的设置标准要前后一致，不能中途变换。在确定归卷类目时，应考虑到文件的保管价值，要准确地注明每个条款里文件的保管期限。

2.文件收集整理

文件收集整理是指文件办理完毕后，秘书人员按规定把分散的、有保存价值的文书材料有计划地集中统一收集，并按一定的分类标准通过编目进行集中管理的过程。立卷材料的收集工作是档案工作的基础，秘书人员要注意平时对文件的收集，将本企业需要立卷的文件材料及时集中到一起，以免散失。本企业的发文要有专人负责将原稿、印本及附件等收集齐全、完整，以便随时立卷集中。同时，要建立收文制度，将收文及时、完整地移交。文件收集整理的步骤：

（1）平时收集整理。平时收集整理是指秘书人员根据立卷方案将处理完毕的文件随时或定期收集起来，进行初步分类并归入卷宗的工作。秘书人员平时都要准备必要的文件装具，如：文件夹、文件盒、文件柜等，并根据立卷标准将类目名称、卷宗条款、顺序号等分别标写于装具上，随时把文件收集。收集时还要注意文件的完整性，如文件正文与附件、请示与批复、定稿与正本、纸质文件与其他载体文件等，应收集齐全。收集起来的文件要随时或定期归卷。

（2）年终调整定卷。文秘人员在每年工作结束后，对平时归卷的文件要进行全面的检查、调整、排序与编目，最后归档。年终调整定卷要检查文件的完整性，检查有无归类不当、卷类文件数量不符合等现象，并及时进行文件调整。

3.鉴别与归卷

在对文件进行了收集之后，就要及时进行整理、鉴别和归卷，并进行分类。不同保管期限的文件，要按本机关保管期限表的要求将永久、长期、短期保管的文件初步分开。鉴别与归卷应注意本单位自己在职能活动中形成的文件材料；上下级机关及其他机关针对本单位主管业务有密切联系的文件材料；归档的文件材料必须符合文书处理的基本要求，禁止使用铅笔、圆珠笔、彩笔书写，所有字迹不得超过装订线。

三、文书整理归档的方法

1.文件归类

文件的归类是指按照分类表的规定将文件归入各个类别，文件归类方法包括：

（1）年度分类法。年度分类法即将归档文件归入分类方案中相应的年度，也就是将文件材料按其形成或处理年度分开。由于各文件在形成、处理的具体过程中有所不同，致使一些文件上存在两个或更多的日期，有的日期还分属于不同的年度。按形成或处理年度分类可按归档文件的签发年度、办结年度及专门年度分类。文件中如决定、通知、通告、通报、计划、预算等一般以签发年度；请示与批复、询问函与复函、工程项目、总结决算等应按办结年度；计划、总结、预算、决算、统计报表等文件，其内容所针对的日期与制发日期属于不同年度的，应归入内容针对的专门年度。

（2）组织机构分类法。组织机构分类法是指按文件制发与承办的部门来划分，即一份文件由哪个部门制发或承办就归入哪个部门。对于发文，以文件上的发文名义为标志分类。对于收文应归入承办部门。一般是全局性、综合性、领导性的文件归入办公室类；业务性文件归入相关部门类别中。

2.文件立卷

文件立卷是在归类基础上，对各类别文件进行系统化组织。立卷的基本方法就是认真把握文书的特征，对文书进行科学有效的分类、组合、编目。立卷的目的是建立文件之间的关系，让具有内在联系的有次序的文件立卷，使日后的查阅更方便。常用的立卷方法有：问题特征、时间特征、文种特征、作者特征、地区特征和通讯特征。

问题特征立卷就是将有关同一人物、同一事物、同一问题或同一工作性质等形成的文件材料，组合在一起进行立卷的方法。文件材料的内容共同点是指反映的问题、事物、事件、工作等具有的共同性质。按问题特征立卷是一种较为常见的立卷方法，由于企事业单位的工作活动都是围绕贯彻执行有关的方针、政策，解决处理各种问题，完成各项工作任务的，因而在解决问题的过程中会形成许多文件材料，每一个文件的形成都反映了这一问题的处理过程。按问题立卷，对于工作考查、研究问题、总结工作经验教训，了解某一问题的全面情况提供了便利条件，满足了查找方便的要求，从而达到了立卷的目的。按问题立卷的关键是对问题的判断理解要准确，对于同时涉及几个问题的，要根据主要问题立卷，不能拆开立卷。企业管理和业务活动形成的各种业务文件、调研材料、制度、条例、法规等，一般按单一问题组合，同一问题的请示与批复、转发件与原件应组合在一起。

时间特征立卷是指把属于同一时间阶段内的文件组合成案卷。按时间特征立卷，就是将形成于同一时间的文件或内容针对同一时间的文件组合在一起的立卷方法。按时间立卷文件的时间特征指文件的形成时间和内容所指时间两个方面，同一年度的文件集中在一起，便于反映本年度企业工作的全面状况，历年的文件依次排列下去，可以反映企业工作的延续性，便于分阶段地考查企业工作的发展变化。

文种特征立卷是指把相同文种名称的文件组合在一起进行立卷的方法。按文种立卷是把相同的文件组合在一起立卷。通常将命令、决定、通知、报告、函等文件按文件名称立卷。

作者特征立卷就是把同一作者的文件组成案卷，这种立卷方法特征明显，便于查找利用。按作者立卷可以将上级机关、平级机关、下级机关有关文件分别立卷，但同时要注意问题之间的联系，不能由此而导致案卷不全。工作计划、总结等文件，一般可按作者或名称组合。

地区特征立卷又称地理特征立卷，是指文件内容所涉及的地区，又指文件作者所在的地区。按地区特征立卷就是将内容涉及同一地区的文件组合在一起的立卷方法。统计、报表、名册等文件，一般同一种格式、名称或同一地区的立一卷（或数卷）。

通讯特征立卷是指按文件的收发或问答双方进行立卷的方法。按通讯特征立卷，就是将针对一个或几个问题双方机关的问复往来的文件组合在一起进行立卷。

立卷的六个特征的运用，是文件之间联系的具体体现，文件之间的联系是多方面的，不可能只采用一种固定的模式组卷。因此在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。