管理工作日志

任务三　管理工作日志

工作日志对于秘书人员来说非常重要，它监督和提醒秘书的活动、时间管理及任务达成。作为一名秘书，一项重要职责就是对上司的一些活动（会客、会务等）进行安排管理，以节省上司的时间，保证上司高效率地工作。然而在工作中，秘书又不可能全部记住办公室日常工作所需要做的大量细节工作，包括上司要参加的活动和约会及其他工作。这时，秘书必须利用工作日志。

工作日志是秘书协助上司与各方协调后，对其一天活动及自己的工作做出合理安排，并予以实施的辅助工具。在工作中，秘书通常需要坚持同时填写两本日志，一本是上司的，另一本是自己的。应该把有关上司的所有事项都记载在上司的日志上，同时也记在自己的日志上。

一、工作日志的类型及内容

工作日志有手工日志和电子日志两种。

1.手工日志

手工日志是指用手写的方式将一些相关信息内容填入事先已按一定规范印制好的空白记录本。日志有多种形式，大小也不同。有时要求一天一页，有时也可一个星期的记录在一页上等。日志本一般是一年更换一次。

（1）手工日志的内容

上司工作日志内容通常包括：

①上司在单位内部参加的会议、活动情况，要记录清楚时间、地点、内容。

②上司在单位内部接待的来访者，要记录清楚来访者的姓名、单位详情、约会时间。

③上司在单位外部参加的会议、活动、约会等情况，要记录清楚时间、地点的确切细节以及对方的联络办法等。

④上司个人的安排，如去医院看病等，以保证秘书不会在这段时间安排其他事宜。

⑤上司私人的信息，如亲属的生日等，以提醒上司购买生日卡或礼物。

秘书的工作日志内容除了包含上司的日志内容外，还需要包括：

①上司的各项活动需要秘书协助准备的事宜，例如，为上司的某个会议准备发言稿、制定会议议程、订机票，为上司的某个会谈草拟合同和订餐等。

②上司交办自己的工作，例如为签字仪式联系地点、媒体等准备工作。

③自己职责中应做的工作、活动，例如撰写半年工作总结，参加值班等。

一般常见的工作日志表如表7-4所示。

表7-4　工作日志表

备注：1.本表可手写也可以是电子版，内容较多时请自行增列。

2.请于每日下班前20分钟填写，并于每天下午四点前将日志表送交至总办。

（2）手工日志的使用方法

①提前了解上司工作和活动的信息，并在两份日志上填入，并于当日一早再次确定和补充。

②提前在自己的日志上清楚标出自己当日应完成的工作。

③填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，最好先用铅笔填写，确认后再用墨水笔正式标明，还可以使用不同色彩。

④填写的信息要完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络等必要信息。

⑤填写的信息要准确，当日出现情况变化，应当立即更新日志，并告知上司出现的变化。

⑥在上司日志变化的同时，应更改自己的日志，并做好变更的善后工作。

⑦在自己的日志上要清楚标出为上司的有关活动所做的准备，并逐项予以落实。

⑧协助或提醒上司执行日志计划，在需要时能帮助上司排除干扰。

（3）使用手工日志的注意事项

①记载时间、联系人姓名、地点以及其相关内容，要做到简洁而全面。

②记载社会活动，要注明招待会或酒会的时间，以及穿着方面的任何应特别注意的事项。

③一天的活动安排，应按时间先后记载。

④每天开始，要先为当天的所有活动做好必要的准备工作。

⑤每天工作结束，要仔细检查每个日志，看所有项目是否都已处理，所有约会是否都已赴约。

2.电子日志

电子日志是利用计算机技术来记录领导约会和其他工作事项的一种工具。目前，主要有三种电子日志系统。

（1）掌中宝型电子日志

这种小型的电子日志可以被设计成包含日志日期和其他有用信息，比如联系细节的电子日志系统。它可以独立使用，或者可以连到计算机上成为较大系统的一部分。它们还有其他的附属功能，比如它们可以被连到电话系统上以收发电子邮件、传真等。它们具有小巧便于携带的特点。

（2）便携式计算机日志

这种日志管理软件、联系信息和标准程序，比如电子制表软件和文字处理程序都可以被存储到一个小型便携式计算机上。这种计算机的优势在于可以将它带到约会地点，并且可以在约会来回的路上完成工作。在约会中讨论的问题也可以存储在计算机上，比如可以将讨论中的问题也可存储在计算机上，比如要以将讨论中的关于预算的电子数据表存储在上面。

（3）台式计算机日志

可以输入计算机，需要时，通过显示器和打印出的材料阅读日志内容。用键盘输入每项活动的日期、时间和简要活动内容，若是某项约会取消或更改日期，可以将储入的“记忆”擦去，需要的话，可以重新将其输入另一日期。假如上司不愿在某天或某天中的某个时间有活动，可以编制程序让计算机拒绝为该天全天或某段时间内安排活动。若某一约见在一年中安排有几次，且间隔时间相同，那么，可以一次将有关日期输入计算机，计算机自动地把该约会分别储存你输入以后的年度里。每日的活动项目，可以安排在一天工作开始时间查看，而且，为方便计划以后的活动安排，查看一个月的活动项目也是可能的。所有近期的活动安排、提示以及“不便安排活动”的日期，最多到30天以内的，都可以显示出来。

二、处理工作日志的变化与调整

在实际工作中，有时会因一些未可预测的原因，导致上司日程安排必须做出调整。而这种调整有时会影响企业的信誉和和信赖关系。因此，应尽可能地将日程安排的变更限制在最小的范围。一般变更包括：

1.原定结束时间延长超时。

2.追加紧急的或新添的项目。

3.项目的时间调整、变更。

4.项目终止或取消。

调整时要注意：

1.安排的活动之间要留有10分钟左右的间隔或适当的空隙，以备活动时间的拖延或新添临时的、紧急的情况。

2.进行项目的时间调整、变更，仍然要遵循轻重缓急的原则，并将变更的情况报告上司，慎重处理。

3.确定变更后，应立即做好有关善后工作，例如通知对方，说明理由，防止误解等。

4.再次检查工作日志是否已经将变更后的信息记录上，防止漏记、错记。

此外，秘书还应注意：

1.秘书应确保上司日志信息的保密，只给上司授权的人查阅。

2.要保持两本工作日志信息一致和准确，若上司有了新安排，应立即补充，并且每天要进行检查和更新。

3.秘书应熟悉上司工作的习惯和约会时间的长短，每天最早和最晚可安排约会的时间，以便安排的约会符合要求。

4.秘书应熟悉上司用餐和休息的时间，以便安排约会避开上司的休息时间。

◎技能训练

训练一　邮件收发服务

一、训练目标

通过邮寄物品的训练，使学生能够掌握相关的手续、流程，在今后工作中遇到这类问题时可以有条不紊地完成，同时训练学生的办事能力以及和同事、客户沟通的能力。

二、训练方案与要求

（一）情景描述

某天早晨刚上班，你便接到经理的通知，要求你在今天上午将改良后的货样邮寄给宏远公司，保证对方在一周内收到货样，由于时间比较紧，你放下手头的其他工作，马上开始准备邮寄货样。

（二）训练要求

任务1：确认对方公司详细地址后，到邮局邮寄货样。

任务2：电话联系对方公司，告知寄送的物品类别、数量、邮寄单号及大概的收件时间。

任务3：在预计的收件时间内向对方公司确认货样是否收到。

（三）训练步骤

任务1：

1.任务：完成邮寄货样的工作。

2.要求：

（1）查找对方公司详细地址。

（2）在模拟条件下完成到邮局邮寄货样的过程。

（3）所有任务应在20～25分钟之内完成。

3.设备：计算机、电话机和能够登录互联网的局域网。

4.步骤：

步骤1：查找宏远公司的详细信地址。

你的电脑中已存有电子版客户通迅录。你首先打开计算机，并在指定位置打开客户通迅录。按照客户通迅录的排列顺序，迅速查找“宏远公司”。

请你罗列客户通迅录中应包含的信息：

步骤2：填写邮件收发登记表，记录通信地址。

在摆放于固定位置上的邮件收发登记表上（见表7-5），按照要求逐条填写，尤其要注意填写清楚详细通信地址、邮政编码、发货时间、货物名称、货物编号、货物数量等。

表7-5　宏远公司邮件收发登记表

步骤3：核对信息是否正确，并尽可能通过其他有效方式核实宏远公司的详细通信地址等信息，以免误投造成货样寄送的延误。

步骤4：到邮局邮寄货样。（教师可向学生展示真实的邮局邮寄物品单。）

写出邮寄货样操作过程：

5.参考评分标准

任务1总分40分：

（1）查找信息准确、迅速。（10分）

（2）收发登记表填写正确。（15分）

（3）邮寄操作正确、熟练。（15分）

任务2：

1.任务：告知对方公司寄送物品特征及大概的收件时间。

2.要求：

（1）在模拟条件下通过电话联系对方公司，告知寄送的物品类别、数量、邮寄单号及大概的收件时间。

（2）所有任务应在3～5分钟之内完成。

3.设备：电话机、传真机。

4.步骤：

步骤1：查找联系人及电话号码。

步骤2：拨号。

步骤3：介绍自己：

步骤4：称呼对方：

步骤5：说明意图：

步骤6：对方答复：

步骤7：结束谈话：

步骤8：根据通话结果向经理汇报。

5.参考评分标准

任务2总分35分：

（1）沟通策划完整、流畅。（10分）

（2）礼貌用语使用恰当。（15分）

（3）语言简洁、清楚。（10分）

任务3：

1.任务：向对方公司确认是否收到货样。

2.要求：

（1）在模拟条件下通过电话联系对方公司，确认是否收到货样。

（2）3～5分钟内完成任务。

3.设备：电话机、传真机。

4.步骤：

步骤1：查找联系人及电话号码。

步骤2：拨号。

步骤3：介绍自己：

步骤4：称呼对方：

步骤5：说明意图：

步骤6：对方答复：

步骤7：结束谈话：

步骤8：根据通话结果向经理汇报。

5.参考评分标准

任务3总分25分：

（1）沟通过程完整、流畅。　（10分）

（2）礼貌用语使用恰当。　（10分）

（3）语言简洁、清楚。　（5分）

任务完成情况评价：

表7-6　学生训练成果评价表

◎知识拓展

企业报刊、邮件、函电收发制度

第一条　全厂公私报刊、外来邮件、外发公函、函电等由厂收发室负责收发。

第二条　外发函电要求

1.各部门因公需外发函、电，经办人员应于每天下午××点以前将函件、电报底稿送到收发室，另填写挂号、平信、电报外发登记表。

2.每天下午××点以前，厂收发室应将当日外发函、电清点，累计送交邮局寄发。

第三条　外来邮件管理

1.外来邮件一律经厂收发室签收分发。

2.凡挂号、纸包、包裹单、汇款单、货运单等由收发室通知收件人到收发室当面签收。

3.一般公启函、电和厂内员工私人信件，由收发室开具清单分放到各单位信报箱内。

4.私人不明平信一律放到信架（信袋）内，由个人自取。

5.不论公私邮件，收发室应随到随清，及时分发，不得丢失损坏，搁置延误；对国外来函应检查封口、邮戳，如发现被拆封或邮票被撕应拒绝签收，并向邮局反映，查明原由。

6.凡挂号信、汇款单、包裹单、货运单等的收件人，在收发室通知发出后，应随即到收发室领取邮单，并及时去邮局取款取件。超期罚款，收发室概不负责。

第四条　报刊订购与收发

1.报刊订购

（1）订购时间：上半年；下半年。

（2）订购手续：不论单位和个人，均需先到收发室查阅报刊目录，再将需要订购的报刊代号、名称、出版日期、单价、订购份数、期数填写清楚交收发员核对算价，确认无误后，当面缴款开票。公费订购报刊由收发员持订单到财务部门办理付款托收手续。归口管理报刊公费订购的单位除按上述要求填写预订单外，还须填写报刊分发清单，详细写明各种报刊分发到哪些单位或个人。

2.报刊收发

（1）收发员每天对邮局送来的报刊应对照邮局分送清单分类清点，发现有差错应及时登记并要求补缺退余。

（2）收发员收到邮局送来的报刊后应及时分发，不得耽搁延误。收发员清点分发报刊时间为××小时，任何人不得进入收发室。

（3）每天分发到各单位信报箱的报刊应随附分发清单。

（4）各单位应固定专人按时领取报刊和公启函电。领取时，要对照分发清单清点检实签名，发现差错，应当向收发员提出增补退换要求，并进行差错登记。当面未提出，则视为分发无差错。

第五条　收发员应坚守工作岗位，节假日、休息日应有人值班，休息日应采取轮休形式。

第六条　收发室内外应经常保持整齐清洁。

第七条　收发室由××部门负责管理，其工作质量由××部门进行检查、考核，并承担责任。