办公用品的程序化

任务一　办公用品的程序化

所谓的办公用品程序化，就是在办公用品的管理过程中按照一定的固定顺序进行。通过程序化管理，可以规范办公用品的管理行为，提高采购效率，降低采购成本和企业办公用品费用支出。从整个流程看，办公用品管理主要涉及采购、库存管理、发放三个流程。

一、办公用品的采购管理

（一）办公用品采购程序

办公用品采购工作时办公用品管理的基础。它主要包括办公用品的申购、审批、采购、验收四个环节。具体的采购程序如图10-1所示：

图10-1　办公用品采购程序图

1.申购

（1）部门申请：公司各个部门根据业务工作，向行政部门提出办公用品需求计划，报行政部门汇总。

（2）审核汇总：行政部门将公司各部门办公用品需求情况进行汇总，根据各部门办公用品实际使用情况做好审核工作，形成办公用品采购清单。

（3）询价比价议价：行政部门依据采购清单，向有关办公用品供应商询问价格，最好能货比三家后最终确定价格。如果公司有固定的协议采购单位则不需要此项工作。

（4）开采购单：根据采购清单和询价情况，最终完成采购单。

2.审批

将制作好的采购单交由分管的公司领导审批。只有得到领导审批同意后才能采购。

3.采购

（1）下达供应商：根据领导审批后的采购单，向相关供应商下达采购要求。

（2）供应商配货送货：一般来说，对于采购的办公用品，供应商会及时送货上门的。在选择供应商时，我们应考虑有无送货上门的服务，以提高工作效率。如果供应商配货速度较慢，秘书人员应该及时跟进，催促其尽快送货。

4.验收

（1）验收：仓库管理人员或是行政部门人员，根据采购单的采购目录和质量、数量要求对采购的办公用品进行验收入库。如果出现数量、质量等问题，应及时反馈给供应商，要求其重新配货送货，直至符合要求为止。

（2）结账：对于办公用品验收合格的，应及时和供应商结账。根据公司的财务制度，可以由采购人员先行垫付，再凭发票到财务部门报销；也可以由供应商直接到财务部门办理相应的结账手续。如果是定点协议采购单位，可以和供应商协商采用月结、季度结或是半年、一年结的方式。

（二）办公用品采购注意事项

采购办公用品时必须首先决定购买何物和从何处购买的问题。作为办公用品负责人，必须选择最适合的办公用品和最合适的购货处。

1.掌握办公用品的有关知识。

2.充分理解各个部门对办公用品的要求。

3.办公用品负责人需要将企业全体共同使用的办公用品和特定部门用于特殊目的的办公用品分开，将采购部全体共同使用的物件作为主要目标和中心。

4.特定部门用于特殊目的的办公用品，则在需要时向特定部门询问所必需的重要物件。

（三）购入办公用品的要求

1.办公用品负责人根据办公用品知识决定购入的办公用品

（1）对市场上的办公用品进行调查，把握其性能、功能及价格。

（2）选择最适合企业的物件。

（3）办公用品负责人需要经常对新产品加以注意，以便寻找符合组织要求的物品。

（4）需要经常接触办公用品供应商以取得商品目录，或者经常出入展览会场等。

（5）一旦发现好的办公用品便介绍给企业的业务负责人以促其使用。

2.办公用品负责人提出购买要求，由购货负责人订货

（1）购货负责人就购货处价格及交货期进行协商。

（2）购货处的选择由提出购买要求的办公用品负责人决定，或者由购货部门决定。

（3）同一物品存在多处购货处时，大多由购货部门决定购货处。

（4）办公用品负责人在制作购买计划时，必须决定购入数量与交货期。

（5）若购入数量过多，作为存货积压的东西会增多，从而导致资金无法被有效地运用。

（6）购入数量过少会造成库存中断，使业务停止。

（7）决定购入数量和交货期的依据是办公用品的需要计划和该年度的预算。

（8）易耗品的供给工作应做到下一批物品在存货将尽前购入并到货。

（9）存货没有的日期只需用现在的存货量除以每日计划需要量即可算出。

（10）要向订货处提出待物品快要用完时马上交货的要求。

（11）订货是可通过每日计划需要量乘以订货间隔天数算出。

二、办公用品发放管理

（一）办公用品的发放程序

办公用品发放工作是整个管理的最后环节，是办公用品控制的节点。它的程序包括填单申请、部门审核、领导审批、登记发放四个步骤（如图10-2）。

图10-2　办公用品发放程序图

1.填单申请：领用人在领用时需要按照规定填写《办公用品领用申请单》，填写清楚领用产品名称、数量、领用日期、用途等，并签字确认。

2.部门审核：领用人将填写好的申请单交由本部门领导审核签字。

3.领导审批：领用人将部门审核后的申请单交由公司分管领导审批。一般可以根据领用物品的价值高低、数量多少、类型区别确立审批权限。一般的办公用品可以由行政部门领导审批。大额、高价值、特殊类型的物品由经理审批，以减少公司领导的工作量。

4.登记发放：领用人将领导审批同意的申请单交给办公用品管理人员。管理人员根据申请清单登记后发放。

（二）办公用品发放管理

对办公用品的发放管理，要建立正常的发放和使用制度。要严格掌握办公用品的发放范围，根据实际需要进行发放，避免浪费。对经费已经超支的部门，要限制领用。在办公用品领取和发放工作中，保管员要坚守工作岗位，服务要热情周到。对不符合领取规定的，要做好解释工作，使之能够理解。