新闻发布会的准备

一、新闻发布会的准备

新闻发布会的准备工作比较繁琐，主要包括主题的确定，时间、地点的选择，记者的邀请，人员的安排，材料的准备等具体工作。做好新闻发布会的会前准备，可以保障会议的顺利进行，最大限度地减少意外事故的发生。

（一）主题的确定

新闻发布会的主题是会议的中心议题，确定是否得当往往直接关系到本单位的预期目标能否实现。通常，新闻发布会的主题大致有以下三种类型：

（1）发布性主题：如企业经营权的变动、重要人事的变更等，此时，新闻发布会主要是对外发布某一消息。

（2）说明性主题：如企业推出新产品、企业的经营方针有所改变等，此时，新闻发布会主要是对外宣布决定。

（3）解释性主题：如企业产品质量出现了问题、企业出现了重大事故等，此时，新闻发布会主要是对所发生的事件进行解释。

主办单位可根据具体情况，确定好新闻发布会的主题。

（二）时间、地点的确定

时间选择是否理想，对新闻发布会的效果有着重要影响。

一次新闻发布会所使用的全部时间应当限制在两个小时以内。具体而言，在选定举行新闻发布会的时间时，还须注意四个方面的细节问题：一是要避开节假日；二是要避开本地的重大社会活动；三是要避开其他单位的新闻发布会；四是要避开与新闻界的宣传报道重点不符。

通常认为，举行新闻发布会的最佳时间，是周一至周四的上午九点至十一点，或是下午的三点至五点左右。在此时间内，绝大多数人都是方便与会的。

新闻发布会举行的地点，可以考虑本单位所在地和事件发生地以及当地较有名气的宾馆、会议厅等。新闻发布会的现场还应考虑交通是否方便，采访条件是否优越，扩音、录音、录像设备是否完好，座位是否够用等。

（三）确定邀请记者的范围

新闻发布会主要是面向新闻记者发布消息，所以记者是主宾。邀请哪些记者参加应根据发布会的性质而定。如果是为扩大影响和知名度，可以多种类、多层次地邀请记者参加，如果只在一定范围内进行宣传、解释，则邀请相应范围内的记者。而在说明某一活动、解释某一事件时，特别是当本单位处于守势而这样做时，邀请新闻单位的面则不宜过于宽泛。

不论是邀请一家还是数家新闻单位参加新闻发布会，主办单位都要尽可能地邀请那些影响巨大、主持正义、报道公正、口碑良好或对待本单位向来较为友善的新闻单位派员到场。此外，还应根据新闻发布会的具体性质，确定是要邀请全国性新闻单位、地方性新闻单位、行业性新闻单位同时到场，还是只邀请其中的某一部分。如拟邀请国外新闻单位到会，除了要看有无实际需要之外，还需遵守有关的外事纪律，并且事先批报。

邀请的记者名单确定后，应提前3～4天将请柬或邀请信送到新闻单位或记者本人手中，并及时利用电话联系，落实记者的出席情况。

（四）人员的安排

在准备新闻发布会时，主办者一方必须精心做好有关人员的安排。与其他会议有所不同，新闻发布会的主持人、发言人的选择非常重要，选择是否得当，往往直接关系到会议的成败。

因此，新闻发布会的主持人大都由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任，而且主持人应该仪表堂堂、反应灵敏、语言流畅、善于把握大局、长于引导提问、对主持会议具有丰富经验。

而发言人通常由本单位的领导人担任，因为领导人对本单位的方针、政策及各方面情况比较了解，由他们回答记者提问更具有权威性。对发言人的基本要求还应包括思想修养好、学识渊博、思维敏捷、能言善辩等。

除了要慎选主持人、发言人之外，还须精选一些本单位的员工负责会议现场的礼仪接待工作。依照惯例，最好由品行良好、相貌端正、工作负责、善于交际的年轻女性担任。

（五）准备会议材料

新闻发布会前，主办单位通常应安排专人准备好以下四个方面的主要材料：

（1）发言人的发言稿。它是发言人在新闻发布会上进行正式发言时的材料，它既要紧扣主题，又要全面、准确、真实、生动。

（2）回答提纲。为了使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者将要问到的问题，并准备好答案，以使发言人心中有数，必要时予以参考。

（3）宣传提纲。一个单位召开新闻发布会都会有自己的宣传目的。因此，可以事先将报道重点及有关的数据、资料编印出来，作为记者采访报道的参考资料。在宣传提纲上，通常应列出本单位名称及联络电话、传真号码等，以供新闻界人士核实之用。

（4）其他辅助材料。这些材料包括图片、实物、模型、录像、幻灯、光碟等，其目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和理解。应当注意的是，切勿弄虚作假，切勿泄露商务秘密。

（六）其他准备工作

新闻发布会前，除做好以上准备工作外，还应做好会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作以及与会人员的仪态举止训练等工作。