展览会的准备

二、展览会的准备

一般的展览会既可以由参展单位自行组织，也可以由专门机构出面组织。不论哪种组织方式，组织者都必须认真、细致地做好各项具体工作，使展览会取得满意的效果。展览会的准备工作一般包括以下几个环节。

（1）明确展览会的主题。任何一个展览会都应有一个鲜明的主题，才能明确展览会的对象、展览会的规模、展览会的形式等问题，并以此来进行展览会的策划、准备和实施，使展览会的宗旨和意图更加突出。

（2）确定展览会的时间、地点。在选择展览会举办的时间、地点时，要针对展览会的目的、对象、形式以及效果等多种因素综合考虑。地点的选择可根据参展单位的地理区域不同，确定在本埠或国外。另外，还应注意交通、住宿是否方便，辅助设施是否齐全等问题。时间的选择要于已有利、于参展者有利，并与商品的淡、旺季相匹配。

（3）展览内容的宣传。展览会前，主办单位应设计好展览会的会徽、会标及相关的宣传标语，并就此对展览会的主题、内容、时间、地点做广泛的宣传，吸引各界人士的注意和兴趣。例如，公开刊发广告，张贴有关展览会的宣传画，在展览会现场散发宣传性材料和纪念品，在举办地悬挂彩旗、彩带或横幅等。除此之外，主办单位还应成立一个专门的新闻发布组织，负责与新闻界的联系，提供有价值的新闻资料，以扩大影响范围，增强展览会的效果。

（4）展览会展示位置的分配。对展览会的组织者来讲，展览会现场的规划与布置是非常重要的。该项工作具体包括展位的合理分配，文字、图表、模型与实物的拼接组装，灯光、音响、饰件的安装，展版、展台、展厅的设计与装潢等。布置的效果应与展出的物品合理搭配，互相衬托、相得益彰，以烘托展览会的主题，给人一种浑然一体、井然有序的感觉。

在一般情况下，展览会的组织者要想尽一切办法充分满足参展单位关于展位的合理要求。若参展单位较多，组织者可依照展览会的惯例，采用下列方法之一对展位进行合理的分配：一是对展位进行竞拍；二是对展位进行投标；三是对展位进行抽签；四是按先来后到分配。

（5）安全保卫的事项。在举办展览会前，必须依法履行常规的报批手续。举办规模较大的展览会时，最好从合法的保安公司聘请一定数量的保安人员，将展览会的保安工作全权交予对方负责。

展览会组织单位的全体工作人员，均应自觉树立良好的防灾、防盗、防火、防水、防破坏等安全意识，为展览会的平安进行竭尽一己之力。