快递信息技术的重要作用

三、快递信息技术的重要作用

（一）快递信息的作用

快递信息是指快递系统内部以及快递系统与外界相联系的各种消息，是快递活动的反映，同时也是组织快递活动的依据，其作用主要体现在：

1.协调快递活动

快递活动是一个多环节的复杂系统，快递系统中的各个子系统通过物质实体的运动联系在一起，一个子系统的输出就是另一个子系统的输入。合理组织快递活动，就是使各个环节相互协调，根据总目标的需要适时、适量地调度系统内的基本资源。快递系统基本资源的调度通过信息的传递来实现，组织快递活动必须以信息为基础，为了使快递活动正常而有规律的进行，必须保证信息畅通，任何阻塞都将导致快递活动的混乱。

2.支持快递活动

快递信息对整个快递活动起支持作用，没有这种支持，快递设备、设施再好也很难正常运转。高水平的快递活动不仅需要其有较高的技术水平和管理水平，而且需要快递信息的支持。企业只有掌握快递信息，才能充分利用快递设备，使快递活动畅通，把客户需要的商品按要求的时间送到合适的地点，提高快递活动的效率和质量。

3.提供决策依据

对于涉及面广泛、结构复杂、因素较多的快递系统而言，只有做到信息灵通、情况清楚，才能做出准确决策。快递信息为决策提供了依据，只有通过对快递信息的正确判断和分析，才能做出正确的决策，具体表现为快递信息经分析、处理形成决策，决策执行的结果又成为新的快递信息，如此反复循环。

（二）快递信息技术在快递活动中的重要作用

快递信息技术广泛存在于现代快递活动的各个方面和环节，技术是否先进、合理，直接影响着现代快递活动的运行状况，可以说，快递信息技术是保证现代快递活动顺利进行的基本条件。

1.快递信息技术是提高现代快递效率的重要条件

快递行业本身就是一个对时效性要求非常强的行业，在竞争越来越激烈的今天，谁能为客户提供更为快速的传输效率，谁就占据了优势地位，信息化工具的使用解决了快递业务时效性的问题。在手工操作状态下查阅一笔账单非常繁杂，计算机则可以很轻松地查阅所有物品，并能按照地域将需要被速递的物品进行分类，所有这些过程可能只需要不到一秒钟的时间即可完成。另外，客户还可以直接通过公司网站查询快件的传递情况，更及时地掌握自己物品的运输状态和位置。另外，广域网、GPS系统以及终端PDA的使用都极大地提高了物品的传送速度和传送效率。

2.快递信息技术是降低快递服务成本的重要因素

先进、合理的快递信息技术在有效提高快递服务效率的同时，也大大降低了快递服务的费用。技术的应用将快递企业的员工从快件分拣、信息录入、数据核对等繁杂枯燥的机械劳动中解放出来，节约大量人力、物力，不仅可以有效地使快递资源得到合理的运用，同时也有效地减少了快递作业过程中由于快件损毁、遗失所带来的损失。

3.快递信息技术可以改善现代快递服务的质量，提高客户满意度

效率的提高、费用的降低，也意味着服务质量的提高和改善。手工业务操作中由于人为疏忽引发的失误较多，而使用计算机进行操作则可以非常容易地避免这些错误，增加了业务操作的可靠性，尤其体现在分拣转运等劳动密集的环节。客户可以在更短的时间内，以更低的成本获得更好的快递服务，客户满意度提高，快递企业与客户的关系也更加密切。无论是快递从业人员还是客户，都从揽收、派送、查询等快递活动的各环节中体验到快捷信息流带来的便利和安全。

（三）快递信息技术在企业管理中的作用

快递企业管理概念的产生和发展与信息技术的应用密不可分。信息技术与信息管理手段是企业效益提高的坚实基础，不仅能为用户提供更多的增值服务，而且对于整个快递行业，是加速资本周转、增加企业无形资产的保证，具体体现在以下几方面。

1.快递行业管理运作的所有方面都依靠快递系统的支撑

包括分散流程节点的网络化，渠道和运作的集成，供应链汇总的库存管理、运输计划、自动补货等。企业自身传送物品的时效性增强，意味着企业一个生命周期时间的缩短，企业可以在同等时期内做更多的业务，从这一层面上讲，时间就是金钱，企业的生产率提高了，竞争能力自然也就提高了。快递行业的管理为各企业获得竞争优势提供了非常重要的管理思想和方法，而这一思想和方法是与计算机技术及通信系统紧密联系在一起的。

2.快递企业管理强调的信息共享必须以信息技术为基础

在过去，业务环境中的信息受到处理速度的限制，数据的采集、处理、存储和传递速度十分缓慢，不可能建立一个共享数据库。快递活动各环节之间的信息经常出现脱节、延误或失真，如客户服务器跟不上、手工操作失误、快递计划不合理、派送揽收无计划、运输资源浪费等。随着信息技术的进步，大量的信息数据可以经过传递交由计算机处理，通过分布式开放系统为基础的共享数据系统的应用，使得快递公司内部的数据流动更加实时、高效和准确。

3.整个快递服务链的管理也离不开信息技术的支持

随着快递公司管理的发展，传统的组织已不再适应服务链管理的要求，必须建立在以流程为基础的服务链组织上，才能实现有效的服务链管理；而以流程为基础的组织的建立，不论是虚拟企业还是动态协作都需要信息技术的支持。整个服务链中的各节点企业通过信息技术实现无缝协作，业务数据不仅对客户和代理商透明，甚至可以支持对客户的客户、代理商的代理商透明。只要服务链上的贸易伙伴进行密切合作，就完全可以解决由信息失真引起的“牛鞭效应”。