职能部门设立途径

第二章　行业协会组织结构

第一节　行业协会的权力机构

一、行业协会权力机构定义

行业协会作为一种互益性社会组织，代表同业企业及其他经济组织的共同利益，对行业成员有着一定的约束力；这种约束力来源于协会成员的权力让渡和授权，具有行业范围内的公权力性质。由此，这种行业内的公权力就形成了行业协会的特定权力，而拥有建立在这种公权力基础上的约束能力的机构就是行业协会的权力机构。

行业协会的权力机构，是指代表行业成员集中行使行业公权力的机构。根据国家民政部《社会团体章程示范文本》规定，社会团体的最高权力机构是会员大会（或会员代表大会），并具有相应的职权要求；行业协会是体现会员意志、反映会员诉求，以实现协会“自我教育、自我服务、自我管理”的目标，最大程度地提升协会的向心力和生命力的社会组织，因此更强调行业协会的民主办会原则；行业协会必须推行民主决策制度，推行民主管理、民主监督制度，以充分体现会员当家做主的权利。

二、权力机构产生程序

行业协会会员大会由全体会员代表组成，会员数量较多的行业协会可由会员代表大会代行职能。

（一）成立大会

召开成立大会是行业协会的大事，发起人、拟任的行业协会领导和秘书长必须认真筹划，广泛听取会员的意见和建议，走访各业务主管部门，主动接受指导，必要时也可参考其他行业协会的成功方法。

1．行业协会成立大会的决议内容

行业协会成立大会的决议内容包括：召开会议的时间地点；会议的指导思想；会议的主要议程；表决方式和结果，会员大会对筹备工作报告、章程（草案）审议的结果；选举理事会成员的结果；通报理事会选举正副会长、法定代表人的结果；选举或聘任秘书长的结果等。

2．第一届领导班子的产生

关于第一届理事、正副会长、秘书长等的候选名单，筹备行业协会的发起人应在广泛听取各方意见后，把拟任名单正式报请业务主管部门把关。召开发起人会议，按照业务主管部门的建议向大会提出拟任名单，通过投票选举方式产生拟任会长、副会长单位，由拟任会长提名拟任秘书长候选人。拟任理事可以在这次会议上一并产生，也可由拟任会长、副会长认真筹划提名，在下次发起人会议上通过投票方式产生。

3．成立大会的准备工作

确定行业协会成立大会的时间、场所和与会对象；制定成立大会的各项文件；确认参加成立大会的会员数量，确保超过全体会员数的2／3以上；邀请业务主管部门和社团登记管理部门的领导以及其他方面的专家学者参加成立大会；落实召开成立大会所发生的相应费用。

（二）换届大会

行业协会会员大会一般为每届4年。因特殊情况需提前或延期换届的，须由理事会表决通过，报主管部门审查并经社团登记管理部门批准同意。但延期换届最长不超过1年。

1．换届改选的准备工作

行业协会换届工作一般由现任理事会主持。现任理事会在会长的主持下，根据民主办会原则，经理事会讨论通过，建立换届领导小组，安排各项换届事宜，具体工作可由秘书处在秘书长的领导下执行。换届改选的准备工作包括：起草换届大会的有关文件（工作报告、章程修改草案、各项决议草案、会议议程草案）、新一届行业协会负责人成员名单草案、会员统计、审计及财务报告等。

2．新一届理事会和正、副会长候选人的产生

第一步，由行业协会会长召集常务理事会或理事会开会，研究讨论换届选举工作。通过会议统一认识，明确换届选举必须合法、符合章程规定。会议可以要求各位常务理事、理事提出调整新一届理事会建议推荐理事名单，也可以决定授权秘书处在规定时间内，提出新一届理事会建议推荐理事名单，以供下次理事会进行讨论、补充、调整和通过。在对建议推荐理事名单广泛听取意见的基础上，形成理事推荐名单。

第二步，新一届理事会理事候选名单应广泛听取会员单位意见。新一届理事会理事推荐名单形成后，理事会可以在此基础上推荐常务理事、会长、副会长候选单位。推荐会长候选单位一名，也可以自荐或推荐两至三名候选单位，鼓励会长候选人在新一届理事会上进行竞选。

第三步，新一届理事会理事候选人推荐名单、常务理事、会长、副会长候选人推荐名单，经理事会通过后，报业务主管部门初审，对初审中确需调整解决的候选单位，应及时召开理事会予以通过。新一届理事会正式候选单位名单形成后，以本届理事会名义提交会员（代表）大会选举。

（三）代表的产生

1．会员单位代表的产生

行业协会会员单位应当从本单位选派一名具有议事能力、能够代表本单位权力和利益，有维护法律法规的责任心与事业心的在职人员作为代表，行使会员单位的职权。这名人选一般被称为会员单位的出任者。出任者的变更和基本资料应当向行业协会秘书处书面报告。由于出任者在参加行业协会活动和会议时所发表的意见，被视为代表派出单位，具有一定的严肃性，因此出任者不能再委托他人行使会员单位的职权，也不能以此身份谋取个人利益。一般情况下，会员代表是由该单位负责人出任，当出任者确实无法亲自出席有关活动时，会员单位应出具书面证明，暂时委派本单位的其他合适人选代表出席。

2．会员代表大会代表的产生

在一般情况下，行业协会的最高权力机构是会员大会。但由于很多行业协会发展迅猛、会员数量多，难以召集。为此，在会员数量300家以上，且地域分散，会员大会出席人数经常难以达到规定的会员数的情况下，可以由会员代表大会作为最高权力机构。设置会员代表大会的行业协会，要由理事会负责会员代表的产生工作。

行业协会会员代表大会代表的产生办法是：首先，由理事会决定会员代表大会总的代表人数，代表数量不得少于会员总数的30%，并要按照会员所在地域、所有制、产品、规模等实际情况划分若干个选区，合理分配各选区的代表名额。每个代表产生的选区须推举一名召集人召开选举代表会议，经民主选举选出代表。代表得票应当超过参加选举的本地区的会员数的一半以上。设有分支、代表机构的，可以由这些分支、代表机构与选区共同产生代表。其次，会员代表名单产生后，应由理事会审查通过，并形成理事会向本届会员代表大会提交的《有关本届会员代表大会会员代表产生的决议》（草案）。对其中不具代表条件、需要调整的，可以由原选区重新组织选举，也可由理事会直接调整，但要向选区负责人和选区内的会员说明情况。

三、权力机构职能

行业协会权力机构的职能，是指会员（代表）大会所承担的职权、功能等方面内容。最高权力机构的职权是由行业协会章程规定的，同时可以在实践中进行调整，对章程进行修改。

行业协会作为行业类社会团体，其权力机构即会员（代表）大会履行以下主要职权：

（1）制定和修改章程；

（2）选举和罢免理事；

（3）审议理事会的工作报告和财务报告；

（4）制定和修改会费标准；

（5）决定终止事宜；

（6）决定其他重大事宜。

同时，结合行业协会“行业代表、行业服务、行业协调和行业自律”四大功能定位，会员（代表）大会作为行业协会的最高权力机构，除了要履行好、实现好行业协会章程所规定的职权要求外，还必须立足于行业自身及其发展特点，制定（或修改）切实、有效的行规行约，规范行业企业竞争行为；围绕行业发展面临的共同问题，适时地决定和调整行业协会在法律法规规定范围内的业务范围和工作职能等。总之，要把行业发展和协会的功能发挥紧密统一起来，让会员（代表）大会成为最大化维护和实现整个行业、会员企业共同利益的有效平台。

四、权力机构工作流程

行业协会会员大会（或会员代表大会）作为行业协会的最高权力机构，其工作的流程必须符合相应的工作程序。会员（代表）大会的召开，其会员代表出席率达到一定的要求方才有效，其议事表决采取无记名投票的方式。

会员大会每年召开一次。经理事会或1／3以上会员提议可召开临时会议。根据《社会团体章程示范文本》第15条：会员大会（或会员代表大会）须有2／3以上的会员（会员代表）出席方能召开，其决议须经到会会员（或会员代表）半数以上表决方能生效。

下列事项须经会员大会2／3以上会员（或会员代表）表决通过方能生效：①章程的修改和废止；②理事、会长和法定代表人的任免；③本会的分立、合并与自行解散。

第二节　行业协会的执行机构

一、执行机构定义

行业协会的执行机构，是指负责部署协会日常工作，确定协会工作方向，以实现预期工作目标的专门机构。这一定义包含以下内容：

第一，执行机构是协会权力的直接行使者，行业协会的日常工作均由其负责领导实施。

第二，行业协会的执行机构必须具有很强的执行力和领导力，必须通过一定的具体步骤或行动来开展工作。

第三，行业协会执行机构具有明确的目标导向性，它所实施的一切工作行为都是对会员（代表）大会所做决议的贯彻、落实，以实现决策目标。

行业协会理事会是会员（代表）大会的执行机构，也就是行业协会的执行机构。在闭会期间，由理事会负责领导行业协会开展日常工作，对会员（代表）大会负责。

二、执行机构产生程序

行业协会理事会由会员大会选举产生。另外，行业协会也可根据需要设立常务理事会，由理事会选举产生，在理事会闭会期间代行部分职能。

行业协会会员在300家以上、理事单位在100家以上的行业协会，可以设立常务理事会。

行业协会设立常务理事会有助于提高决策效率，但是由于常务理事数量比理事少，决策的参与面小，因而重大事项仍必须由理事会决定。由于常务理事本身都是理事，带来重复开会的麻烦，因此，在实践中不少行业协会已经取消了常务理事会的层面，坚持发挥好理事会的作用。新建的行业协会一般不设常务理事会为宜。

三、执行机构职能

行业协会执行机构的职能，是指履行协会权力机构的相关工作决议，实施行业协会业务工作内容，保证协会健康运行过程中固有的功能及职权。执行机构的有关职权由行业协会章程规定，同时也可在实践中进行调整，对章程进行修改。

理事会作为行业协会执行机构具有以下主要职权：

（1）执行会员（代表）大会的决议；

（2）选举和罢免理事长（会长）、副理事长（副会长）、秘书长、常务理事；

（3）筹备召开会员（代表）大会；

（4）向会员（代表）大会报告工作和财务状况；

（5）决定会员的吸收和除名；

（6）决定设立办事机构、分支机构、代表机构和实体机构；

（7）决定各机构主要负责人的聘任；

（8）领导本会各机构开展工作；

（9）制定内部管理制度；

（10）决定其他重大事项。

可见，行业协会执行机构的职能涉及包括人事任免、内部管理、资金使用等各方面工作，它是整个协会工作顺利开展的基本保证，在协会工作中具有十分重要的地位。

四、执行机构人数要求

行业协会理事会的成员数量由行业协会会员大会决定。行业协会理事会的人员数量既要兼顾各方利益，也要体现简洁、高效原则，降低决策成本。特别是要防止凭“面子”换理事的“位子”；防止金钱至上观点，以理事的“位子”换对应的“票子（会费）”。因此，理事数应当从会员规模、实际需要等方面出发综合考虑，一般不宜超过会员数的1／3。

在实际工作中，一般新设立行业协会和行业协会换届时，要空出一定的理事会名额，以利于根据实际需要在届中增补。

五、执行机构工作要求

作为行业协会的执行机构，理事会的实际运作过程同样具有严格的程序要求，必须依照有关规定执行。

（一）议事规则

为保证理事会的高效运作和科学决策，行业协会对于理事会的议事规则有明确的要求：

（1）理事会应定期召开会议，并根据需要及时召开临时会议。理事会会议应有事先确定的议题。事先未确定的议题，可以在会上提出讨论，但不得作出决定。

（2）理事会会议应严格按照规定的程序进行。应至少在理事会会议召开的前7天，通知所有理事，并提供足够的资料，包括会议议题的相关背景材料和有助于理事理解行业协会业务进展的信息和数据。当1／2以上的理事认为资料不充分或论证不明确时，可以联名以书面形式向理事会提出延期召开理事会会议或延期审议该事项，理事会应予以采纳。

（3）理事会会议记录应完整、真实。出席会议的理事和记录人应在会议记录上签名。理事会会议记录应作为重要档案妥善保存。

（4）理事会授权会长、常务理事会、秘书长在理事会闭会期间行使理事会部分职权的，行业协会应在章程中明确规定授权原则和授权内容，授权的内容应当是明确而具体的。凡重大事项应由理事会集体决策。

（二）理事会的召开

理事会须有2／3以上理事出席方能召开，其决议须经到会理事2／3以上表决通过方能生效；理事会每年至少召开一次会议，经会长或1／2以上理事提议可以召开临时会议。

第三节　行业协会的职能部门

一、职能部门设立方式

在企事业单位中，职能部门一般是指组织中对下属单位具有计划、组织、指挥权力的部门。行业协会的职能部门之间则往往是平行的工作业务划分关系，而并非上下隶属关系。随着行业协会的成长壮大，其所承接的政府转移职能和行业服务内容不断增加，一些行业协会的工作业务范围也明显扩大。相应地，为了更好地发挥行业协会的作用，有效参与行业公共事务和社会事务，行业协会基于自身业务拓展需求而设立对应的职能部门。

一般来说，行业协会职能部门的设立方式主要有两种：自发设立和引导设立。自发设立是指行业协会根据自身业务发展的需要而自行设立相关职能部门；引导设立是指行业协会为承接某些政府职能，在政府的引导支持下设立职能部门，专项从事有关工作。无论是自发设立还是引导设立，其基本要求是按照行业协会的工作职责和权限，对行业协会的工作业务进行职能划分，各司其职，避免出现各职能部门之间的职权交叉或重合现象。

二、职能部门设立途径

依据行业协会职能部门设立的两种方式，其职能部门的设立途径一般也有两种：一种称为内部途径，即通过行业协会内部程序进行交流讨论，确定相关职能定位、职责范围和权限等，依章程成立相关职能部门。另一种称为外部途径，即在政府的引导支持下，行业协会依据政府职能转移要求和相关政策法规而成立职能部门，负责履行政府转移的某些职能。

三、职能部门管理要求

对于行业协会职能部门的管理需要多种方式和手段的结合，“软硬兼施”。行业协会各职能部门之间往往各司其职、分工明确，但要形成最大的发展合力，就离不开共同合作。因此，对行业协会职能部门的管理要求是：既要有硬标准，又要有软环境；既要有硬手段，也要有柔方式。

（一）制度化管理标准

俗话说：“没有规矩，不成方圆”。行业协会职能部门的规范管理，首先就是依托健全合理的内部管理制度，包括科学合理的规章制度以及灵活有效的考核机制。通过硬标准、硬手段，以制度规范为基本手段协调部门的集体协作行为，通过绩效管理来引导和约束职能部门员工的行为，并促进部门的整体优化。

因此，行业协会职能部门首先就要照章办事，积极组织员工学习行业协会章程的有关内容；其次要配套各部门规章制度、工作职责等，对员工进行工作考核，使得各职能部门依规范开展工作。

（二）人性化管理手段

所谓人性化管理，就是在整个部门管理过程中，非常注意人性要素，以充分开掘人的潜能为目标，通过提供充分的物质激励和精神激励、制订完善的员工个人职业发展规划等，由内而外激发员工的工作积极性、主动性和创造性，为组织发展赢得广大员工的支持。

当前，我国行业协会进入能动发展阶段，应从行业协会自身着手，挖掘行业协会内部的发展动力，提升行业协会的整体能力素质，从而真正实现行业协会“行业代表、行业服务、行业协调、行业自律”的功能。其中，人才是行业协会的第一组织资源，行业协会除了要吸引更多的社会人才进入协会，更重要的是要能够留住人才。这就需要加强“软方式”管理，一方面设计符合行业协会实际的弹性薪酬制度，让员工看到薪酬上涨空间；另一方面要倡导员工制定职业发展规划，给予员工各种成长与发展机会，注重行业协会与员工个人的双赢，通过员工的个人进步来推动行业协会的整体发展。

（三）团队化管理方式

20世纪90年代以来，团队管理成为组织管理的新潮流。所谓团队，是指所有成员拥有共同的目标，每位成员行为间相互依存、相互影响，并能很好合作，追求集体的成功。而团队精神则是指团队成员为了团队的利益和目标而相互协作，尽心尽力行动的共识和意志。在行业协会职能部门管理中引入团队管理，要注重以下三个方面的要求：

第一，统一目标，树立部门荣辱观。要努力将员工的个人目标与部门目标统一起来，凝集成部门力量，形成通力合作的氛围。通过集体学习和讨论，对工作目标达成一致共识，从而准确理解目标内容，以指导工作的开展。当然，也要注意部门目标的可实现性。

第二，系统规划，科学引导。职能部门负责人通常承担着上传下达、部署工作规划和实施具体计划的角色作用。因此，其主要职责是在准确把握行业协会发展方向、内容和实现方式决策的基础上，实施有效的管理和激励。部门负责人应当结合部门职能要求，对协会的阶段性工作任务进行解读，同时结合每位员工的职责进行工作分解和指导，并根据部门目标设立绩效考核指标和方法，从而促进员工能够准确开展下一步工作，朝着共同目标努力。

第三，共同学习、共同成长。行业协会的发展需要不断巩固基本业务知识、更新行业知识，这就要求员工持续学习以保持部门的活力。通过建立学习成果分享制度、定期或不定期学习培训制度等，员工可以将自己在专业领域的既有业务知识及行业认识在部门内部进行分享，融合不同岗位的理解，达成共识后投入实践，再以实践作为知识增长的催化剂。如此往复，逐渐实现所有员工认识水平和专业技能的共同提升。

案例

某省物业管理行业协会的治理架构

某省物业管理行业协会成立于2000年，主要为省内物业管理行业和会员单位提供服务，反映诉求，并规范行业发展。该协会致力于推进物业管理事业的改革与发展，加快物业管理市场化的进程。其主要业务运作包括：组织全省物业管理行业从业人员上岗培训、发证；组织物业管理师资格考试考前培训；组织某省物业管理行业专家资格评审委员会，建立物业管理行业专家库；组织会员单位赴省外和国外考察学习；组织对创建省和国家示范项目进行考评和初评；接受会员单位的咨询、诉求和监督，维护会员单位的合法权益等。

一、组织架构设置

经过多年的规范发展与完善，某省物业管理行业协会按章程建立起了较为完备的协会组织架构，这对于行业协会的良好运作，进而有效实现行业协会的职能提供了坚实的基础。

某省物业管理行业协会基于会员权、社团法人权、决策权、执行权和监督权之间相互制衡的关系，形成组织构架设置（见图2．1）。具体包括：权力机构为会员大会；执行机构为理事会、常务理事会、会长办公室；监督部门为监事会；职能部门为秘书处；分支机构设4个专业委员会即交流与培训委员会、专业技术委员会、法律咨询委员会、自律检查委员会。秘书处为协会的常设职能机构，下设培训研究部、创优考评部、交流与咨询部和综合部。

图2．1　某省物业管理行业协会组织架构

二、组织架构评析

某省物业管理行业协会的最高权力机构会员大会选举产生协会执行机构理事会、常务理事会，在会员大会闭会期间负责领导行业协会开展日常工作，对会员大会负责。同时，该行业协会在自身需要的基础上由会员大会选举产生监事会，并设立会长办公室。会长办公室可以对理事会的工作形成支持与补充，监事会则负责对理事会、常务理事会、会长办公室的监督与检查，直接对会员大会负责。除此之外，秘书处下设的职能部门、各个专业委员会的建立以及与某省社科院合办的研究所、杂志部，这些都是考虑到协会的实际和需求而不断建立健全完善起来的。

规范有效的架构体系为某省物业管理行业协会的发展提供了基础性的组织保障，也为其他行业协会的组织建构提供了一种思路。某省物业管理行业协会在完善的组织架构下，建立起协会与各会员单位之间的交流和联动机制，共享工作信息，为行业提供智力支持，树立了行业良好形象，给社会展示了一个自尊、自强、自律、诚实守信、和谐健康发展的物业管理行业。

当然，某省物业管理行业协会各职能部门是根据该协会其自身的现状和需求而建立的，其他行业协会在进行组织建构时不能盲目照搬，而要根据自身的现状和需求合理进行设置。