理解项目管理

二、理解项目管理

人类从事项目管理的实践活动已有几千年的历史。随着人类社会的进步和生产力的发展，社会的各个方面如政治、经济、文化、宗教和军事等对某些工程产生了需求，同时，当时的生产力水平又能满足这些工程的要求，于是就出现了工程项目。历史上的工程项目主要表现为建筑工程项目：中国的长城、埃及的金字塔及古罗马的尼姆水道等都是人类历史上运作大型项目的成功范例。当时在完成这些建筑及水利工程项目的方法论中，有着朴素的项目管理思想、统筹的安排和严密的组织管理，有时间（工期）上的安排（计划）和控制，有费用的计划和核算，有预定的质量要求、质量检查和控制。但是也应该说，由于受当时科学技术水平和人们认识能力的限制，项目活动仅仅是为完成某一项任务，不可能有现代意义上的项目管理。现代项目管理是在20世纪60年代以后发展起来并被广泛应用的。目前，在欧美发达国家，项目管理被普遍应用于建筑、航空航天、国防等领域，并成为电子、通信、计算机、软件开发、制造业、金融业、保险业乃至政府机关、国际组织中运作的中心模式。

按美国项目管理学会的定义：“Project management is the application of knowledge，skills，tools，techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from the project.”按字面意思理解，项目管理就是“在项目活动中运用专门的知识、技能、工具和方法，使项目能够实现或超过项目利益相关者的需要和期望”。也就是说，项目管理是为了实现一定主体的特定目标，从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价的管理活动。项目管理的过程就是整体分解和结合统一的过程，它的突出特点是项目本身作为一个组织单元，围绕项目需求组织资源，避免了资源的闲置和浪费，“用最少的人干最多的事”。项目管理一般是采用矩阵型的组织结构，可以实现项目全过程的动态管理和项目目标的综合协调与优化，并能根据项目生命周期各个阶段的具体需要，适时调整组织的配置，以保障工作和组织的高效、经济运行。

【项目管理】是为了实现一定主体的特定目标，从项目的投资决策开始到项目结束的全过程进行计划、组织、指挥、协调、控制和评价的管理活动。

一般而言，项目管理主要包括以下四个方面的要素：

（1）项目目标。每个项目都有它最重要的目标：按照预算、工期和技术性能（或质量）的要求，为客户和最终用户完成工作。预算是指定的或者可允许的项目成本，它是需要完成工作的目标成本。工期包括工作完成的时间阶段和目标日期。技术性能要求包括规定的最后产品和服务的特性、技术规范、质量和数量参数，以及其他任何对客户和最终用户来讲重要的东西。以上三个目标是相互联系的，必须同时处理。项目管理作为一个有效的方法，就是要保持对所有三个项目目标的重视，并在它们之间寻求最优的平衡。

（2）项目经理。项目经理是项目管理中最重要的因素，其唯一的也是最重要的职责就是计划、指导和整合团队成员的工作，努力达到项目目标。在项目管理过程中，项目经理协调、参与项目的各个职能领域的工作，并整合所有成本、进度和工作任务的计划和控制。

（3）项目团队。项目管理就是把个人和团体组织到一起，形成一个统一的、具有凝聚力的、为了一个共同目标而工作的团队。项目工作组成员通常来自不同的职能领域和组织。团队的规模和组成可能会有变动，这取决于项目的资源要求。

（4）项目管理系统：项目经理和项目团队必须有一个“项目管理系统”。项目管理系统由以下几个部分组成：组织结构、信息处理、允许整合项目组织的“垂直的”和“水平的”要素的实践和过程。垂直要素包括了项目里所有任务的详细分类，水平要素包括了参与项目的职能单位和部门。项目管理系统提供集成的计划和控制。所谓集成的计划和控制指的是：把所有与项目的产品或结果、时间、成本，以及表现为资金、人力和其他资源相关的重要因素的信息收集到一起。而且，这些信息在项目实施的所有阶段都必须放在一起。最后，集成的计划和控制要求对未来计划的不断更改，将实际结果和计划结果进行比较，并在项目完成时通过对所有元素信息的相互关联的评估，得出所有时间和成本的预测。

纵览当前国内外的项目管理实践，现代项目管理主要具有以下四个方面的特征：

（1）现代管理理论的应用。例如，系统论、控制论、信息论、行为科学等在项目管理中的应用奠定了现代项目管理理论体系的基石。可以说，项目管理方法实质上就是这些理论在项目实施过程中的综合运用。

（2）现代管理方法的应用。例如，预测技术、决策技术、网络技术、数理统计方法、线性规划、排队论等，它们可以用于解决各种复杂的项目问题。目前，许多优化方法也运用到项目管理中，如工作分解结构法、责任矩阵分析、挣值法等。

（3）管理手段的现代化。最显著的是计算机的应用以及现代图文处理技术、多媒体技术的使用等。由于各种复杂的项目有大量的信息、数据需要动态管理，以提高工作效率，必须使用先进的方法和工具，实现管理过程的系统化、网络化、自动化和优质化。

（4）管理思想的现代化。在项目管理理论中，项目被看做是一个开放的系统。认为管理对象（项目）是由要素组成的系统，而不是孤立的要素，管理必须从系统整体出发，研究系统内部子系统之间的关系、各要素之间的关系以及系统与环境之间的关系，因而许多新的管理观念应运而生。最为典型的便是可持续发展的项目管理。

项目管理使企业能跨部门、跨专业处理方案的复杂问题，并能实现更高的运营效率。它把来自不同职能部门的成员组成团队，这个团队因而具有广泛领域的知识，诸如技术、金融和预算、客户关系、合约等方面的知识。这是一种弹性的方式，需要时将专家召集到团队，任务完成后他们又回到各自的职能部门。与传统的管理模式不同，项目运作不是通过等级命令体系实施的，而是通过所谓“平面化”的结构，目的是使企业或机构能够按时实现其目标。

作为企业管理学科中成长性最快的一个分支，自20世纪70年代以来，项目管理对项目的实施提供了一种有力的组织形式，改善了对各种人力和资源利用的计划、组织、执行和控制的方法，对管理实践作出了重要的贡献。随着市场全球化、信息化的发展，全球经济组织对有限资源的争夺越来越激烈，客观上要求经济组织对资源进行最大效用的利用，具体来说就是对资源在成本、时间、质量三个方面进行全方位、全过程的控制，同时以目标导向的价值观指导企业的经营管理活动。项目管理方法符合这种要求，因此在传统的项目行业之后，越来越多的行业开始广泛应用项目管理方法管理企业的经营活动，此时面对的一个问题就是如何应用相同的原理管理大量持续发生的企业活动，即如何进行企业项目管理（Enterprise Project Management，EPM），也就是“按项目管理（Management by Project）”。1957年，美国杜邦公司把这种方式应用到设备维修，把维修停工时间由125小时锐减到78小时；1984年云南鲁布革水电站在建设中由于实行项目管理，使工期提前5个月，造价降低了40%。这些都是项目管理取得成功的典型案例。

由于项目的独特性，项目管理中许多知识都是独一无二的，或者说几乎是独一无二的（如关键线路分析和工作分层结构），然而项目管理知识体系与其他管理方式又有相同之处，如图1-1所示。

项目管理既区别于一般管理，又必须采用一般管理中一些基本理念、方法与手段。项目管理既是一门科学又是一门艺术，之所以被看做一门科学，一方面是因为项目管理是以各种图表、数学计算以及其他技术手段为依据的；另一方面，是因为项目管理也受到政治因素、人际关系因素以及组织因素的制约，需要相互沟通、相互协商以及谈判解决矛盾这样的管理艺术。

项目管理区别于一般企业管理有如下一些特征：

图1-1　项目管理与一般管理的关系

（1）对象。项目管理的对象是具体项目，一般企业管理的对象则是企业的生产经营过程和生产要素。

（2）目标。项目管理的目标是确保项目能够成功。所谓成功是在满足各项约束条件下达到项目的目标。项目的目标特性是相当突出的，没有目标就不能称其为项目。而一般企业管理的目标是使每个作业都能高效率地展开，以求企业达到一定的经济效益。

（3）内容。项目管理内容包括项目的界定管理、项目的组织管理、项目的质量管理、项目的费用管理和项目的时间管理等。一般企业管理其内容也许更丰富、涉及面更广。

（4）过程。项目管理非常强调其过程性。一般来讲，项目都有一个生命周期，项目的过程管理也就是项目在整个生命周期中的管理，它包括项目的发起、设计、评价、实施、控制、结束、停止的整个过程。一般企业管理强调的是创造一个稳定的环境，使各项作业能以最高效率进行，侧重于每个作业点的效率。

（5）责任。项目管理强调对整个项目负责，项目组织中所有的人无一例外。一般企业管理中强调分工，强调做好自己的本职工作，即责任在其规定的作业范围内。

（6）手段。项目管理中所采用的手段，一般不同于普通的企业管理方法。比如在时间管理中，项目管理主要用计划评审技术（PERT）或关键路线法（CPM）。

另外，项目管理又是实现企业整体战略目标和各职能战略的重要载体。将企业发展战略与项目管理有机统一起来已经成为当今企业改革重要的一环。企业的战略可分为三层：一是企业层面，总体上、战略性和全局领域方面；二是分公司层面，单位发展方向、在本领域的市场内如何实施有效竞争、实施方法；三是具体运营方面，各职能部门为实施企业发展方向而制定的目标。在这种不同层次的战略间，都可以以项目和项目群来实施，每个层次上的项目或项目群都有自己的目标、运营范围、资源、执行步骤、项目经理，从而实现有效的项目管理，保证企业的总体战略目标得到准确的传达，并变为系统的合作行为。企业的发展战略规划是通过一个个具体的项目来加以实现的。项目实现的好坏，直接影响着企业总体战略目标的实现。企业的发展离不开项目，项目管理的方式也成了企业变革的有效方法。企业只有把项目实施和项目管理视为企业战略规划的一个重要部分，把项目纳入到企业的战略目标中，从企业层面上加强项目管理，实施项目管理和战略管理相结合的管理方法，就能大幅度地增强企业的核心竞争力，使企业在竞争日益激烈的市场经济大潮中永葆活力。