项目管理的周期和一般过程

一、项目管理的周期和一般过程

为便于对项目活动进行管理控制，人们通常把一个项目从开始到结束的全过程按照先后顺序划分为若干阶段，例如项目选定、项目设计、项目实施和项目评价等，每个阶段的结束一般要提供明确的阶段结果。项目阶段之间有密切的联系，一些重要阶段结束时通常要进行严格的审查，以确定项目是否进入下一阶段，这被称为关键节点控制。项目周期就是将一个项目划分成含有不同内容又相互联系着的各个阶段的总和。比如，一个典型的产品开发项目周期的阶段划分如图1-3所示。

图1-3　一个典型的产品开发项目周期的阶段划分

一个项目分为若干阶段，每个阶段通常又包含五个管理过程，如图1-4所示。启动过程发生在项目阶段之初，用于确认项目阶段的开始；计划编制过程针对项目的情况，编写一个可执行的工作计划；计划执行过程是对既定计划进行实施；控制过程是通过监测项目进展并采取相应的措施来确保项目不偏离计划目标；收尾过程发生在项目阶段的末尾，用于确定项目阶段的结束。

图1-4　项目管理的一般过程和各阶段的工作强度

1．项目启动

项目启动是项目管理过程最初的阶段，也是十分重要的一个阶段，因为此时，项目管理的要求者（项目发起人或项目顾客）与项目经理要就项目的一些重要方面达成一致。任何好的项目定义都需回答好以下五个重要问题：

——被提出的问题或机会是什么？

——项目的目的是什么？

——为实现这一目的，有哪些目标是必要的？

——如果项目已成功，将如何确认？

——是否存在可能影响项目成功的假设、风险和障碍？

启动阶段还需确立项目的范围，由于种种原因，项目的范围会发生变更——有时会达到项目经理无法接受的地步，因此把这些变更叫做“范围默变”，这也正是当今组织的一种生存方式。它是项目经理的“天敌”，但如果希望项目成功的话，就必须有效地对待它。项目经理必须针对项目变更而产生的其他方案和结果对范围默变作出反应，好的项目经理会有一套正式的变更管理程序。

2．项目计划

项目计划不仅是指导工作的路标，而且也是一种制定决策的工具。一套完整的计划会清楚地说明将要做什么、如何去做、由谁来做、在何时做、将在什么地方做、将需要什么资源。项目计划也宣布项目完成和成功必须满足哪些标准。计划可以降低不确定性，但并不期待项目工作像计划的那样精确地发生，已计划好了的工作可以考虑到可能的结果，并在适当的时候采取必要的纠正行动。计划可以提高效率：当定义了要做的工作和完成工作所需要的资源后，就可以根据资源安排计划进度；也可以平行安排工作进度而不一定按顺序安排，这样就可以最大限度地利用资源，也能比其他方式花更少的时间完成项目工作。制订计划能更好地理解项目目的和目标。即使不使用计划，也会从计划中获益。计划还为实际完成的工作与计划的工作之间进行对比、评价提供了一个基础。

项目计划是项目管理中最重要的环节之一。所谓“磨刀不误砍柴工”，在项目正式实施之前未雨绸缪是使项目最终取得成功的重要保障。项目管理学者罗伯特· K.威索基等人认为，“项目经理必须抵挡住立即开始工作的压力（和诱惑），并制订详细的项目管理计划。事实证明：差的项目计划最终会付出进度延迟、质量低劣、不能满足既定期望的代价。”

项目计划的重要性用项目“痛苦曲线”（见图1-5）可以非常直观地呈现出来：制订计划是痛苦的，但痛苦的计划可以减少项目后期工作的痛苦，而差的计划甚至不做计划，那将使项目的进展举步维艰。

图1-5　项目计划与项目“痛苦曲线”

3．项目执行

执行项目计划包括几个步骤：除了组织人员外，它还包括确定完成计划规定工作所需资源（人力、材料和资金）；根据进度计划安排工人完成其各自的任务；安排活动开始与结束的时间。

4．项目控制

作为计划过程一部分的初始进度计划已建立，它规定了将要做什么、何时做、谁去做以及希望交付什么。无论项目班子在计划时如何投入，项目工作也不会完全按照计划进行，而且有时进度计划会落空，这就是项目管理的现实。在任何情况下，项目经理都必须用一套系统不间断地监督项目的进展或其不足。这个监督系统不仅对项目相对计划的实际完成情况进行汇总，而且对项目的未来加以预测并重新计划，对可能的问题做出预警。问题修正程序和一套正式的变更管理程序是有效项目控制的基础。

5．项目收尾

收尾阶段是非常重要的，但它经常被管理者忽略，人们总是急于继续下一个项目。在每个项目结束的时候，都有几个问题需要回答：

——项目是按要求者所要求的那样做的吗？

——项目是如项目经理要求的那样做的吗？

——项目班子是根据计划完成项目的吗？

——获得了哪些有助于今后项目的信息？

——项目管理方法起到怎样的作用，项目班子合作得怎样？

因此，结束阶段需要对所做的工作进行评价，并为今后的项目提供历史信息。由于这一阶段的工作被认为会多出一笔间接费用，因而容易被跳过。

项目阶段的管理过程与过程之间有着密切的联系，一个过程产生的输出结果会成为下一个过程的输入条件。对于计划编制、计划执行和控制三个过程，在实际过程中会形成一个动态闭环，控制过程的输出将反馈给项目计划编制和执行过程，从而做出相应的调整。