商务谈判人员和谈判队伍的组织

第三章　商务谈判人员和谈判队伍的组织

本章关键词

复合型知识结构　主谈人　智囊团

商务谈判是一项复杂的经济活动，要使谈判顺利进行并取得预期的结果，关键在于人，在于谈判人员具备良好的素质。重大的商务谈判又是一场群体间的交锋，除了谈判者的个人素质，还必须使谈判队伍组织严密、协调自如，实现整体结构的优化。

第一节　商务谈判人员素质的要求

商务谈判既是一种具有高度原则性、涉及重大经济利益的紧张思维活动，又是一种充满灵活机动性、需要多方面知识才能完成的社交活动。它是谈判人员政治觉悟、道德品格、智慧能力、勇气耐心的全面较量。

一、政治素质

良好的政治素质是一切经济工作人员的基本要求，对于商务谈判人员来说，更是考察选拔的首要条件。建立起一支能够在多种经济成分并存的国内市场和云谲波诡的国际市场始终坚持国家和人民利益至上的商务谈判人员队伍，乃是经济振兴、国家繁荣的决定性条件。对商务谈判人员政治素质的要求主要表现在以下几个方面。

（一）忠于职守，遵纪守法

商务谈判人员不论是代表国有单位、集体企业与国内其他单位或个人进行谈判，还是参加国际经贸谈判，都必须忠于职守，遵守党纪国法和职业道德，贯彻执行党和国家的方针政策。谈判人员在国内谈判中会遇到形形色色的对手，有的人会施展“千方百计”，如用金钱、女色进行诱惑、拉拢。所以，谈判人员必须要有良好的思想品质、灵敏的政治嗅觉，自觉抵制各种腐朽思想作风的侵蚀，这是必须强调的首要条件。至于国际商务谈判，情况往往更为复杂。据报道，某些国家的企业每年要开支上千万美元，用于请客送礼、拉关系。有的企业对客户馈赠礼品种类繁多，大的如房产、汽车，有的干脆以各种名目付给“津贴”。因此，以清醒的头脑分清贿赂与礼节性馈赠的界线，这对商务谈判人员至关重要。只有奉公守法、道德高尚的人才能自觉遵守组织纪律，严格保守商业机密，维护国家和民族的利益与尊严，才能无私无畏、专心致志地施展才能，在各种复杂的情况下，为国家争得更大的利益。否则，经不起外界的诱惑，为个人获得蝇头小利而牺牲国家和民族的利益，最后自己也会落得身败名裂的下场，这方面的教训是不少的。

（二）百折不挠，意志坚定

要在一场重要谈判中取得预期的结果，无异于赢得一场战斗，需要耗费许多心血。商务谈判人员从接受任务开始，就要用心掌握自己和对方的情况，做好一切谈判准备，而在谈判进行过程中又会风云变幻，出现种种困难和障碍。谈判人员一定要有坚强的事业心和高度的责任心，运用自己的智慧和能力，百折不挠地去克服一个又一个困难，尽心尽力地完成自己承担的任务。尼克松曾经这样评论已故的周恩来总理：他“是矢志不移的理想家，也是精于筹划的现实主义者，是政治斗士，也是高明的调停者”，“周的身上既有儒家君子的特色，又有列宁主义革命者的政治本色，这两者结合的个性对于他担任的政治角色十分理想。犹如几种金属熔成的合金那样，他的个性的各种成分融合起来比任何一种单独成分都更坚强有力”。周恩来同志崇高的思想品德和坚韧不拔的意志，值得每个谈判人员学习。

（三）谦虚谨慎，团结协作

商务谈判需要掌握大量的情况和资料，运用多方面的知识和技能。一个人的知识和能力总是有限的，必须依靠谈判班子的每一个成员，以及幕后顾问班子的协作和支持，才能把事情办好。所以，无论个人的经验有多丰富，能力有多强，在过去谈判中起的作用如何卓著，都要虚怀若谷，尊重别人。既尊重领导，又尊重下属；既尊重己方成员，也尊重对方成员。谦虚谨慎，宽厚仁爱，把自己真正置于组织之下、群众之中，认真听取有利于实现谈判目标的各种意见和建议。把谈判组织中各类人员的积极性和主动性充分调动起来，才能够克服谈判中面临的各种困难。

（四）诚实无欺，讲求信誉

诚实无欺，是市场经济中企业的经营原则，也是我们每个谈判者应有的道德风范，是树立国家和企业良好信誉的基本前提。企业之间的关系，既是竞争的关系，又是相互协作、相互支援的关系。不择手段、尔虞我诈的做法在法制健全、企业行为规范的社会是绝对行不通的，也是没有前途的。当然，商场如战场，诚实无欺不等于毫无心机，把自己的底数全盘托出，把谈判的主动权拱手让人。在商务谈判中，为使交易顺利达成，使用暗示、夸大、假动作、声东击西等策略和技巧还是必需的。但前提是无害人之心。不懂得运用谈判策略的所谓诚实，等于发傻。“老实是无能的别名”，在国际商务活动中尤其如此，谈判中如拘泥于实打实，将不可避免地受人宰割。反过来说，如果只知道运用策略和技巧，抛弃了基本道德规范，无异于欺诈。这样的人也不可能获得事业的成功，最多也只是“一锤子买卖”，却使国家、集体和个人信誉扫地。所以，谈判策略与技巧的运用还是要在坚持信誉的范围之内，一旦协议达成，必须按质、按量、按时履行协议条款，以信誉赢得顾客，赢得未来。

二、业务能力

商务谈判人员的业务能力是多方面知识和能力的集合，是在谈判中充分发挥作用、驾驭各种复杂局面所应具备的重要条件。业务能力主要应包括以下几方面。

（一）复合型的知识结构

知识就是力量。从一定意义说，商务谈判过程实际上就是双方知识和能力的较量过程。在谈判中涉及的知识领域极其广泛，经济、营销、法律、金融、储运、财会、心理、公关等学科的知识都十分需要。在某些产品和技术的贸易谈判中，还需要有专门的技术知识。在国际商务谈判中，良好的外语水平和国际政治、经济、法律方面的知识更是必不可少。所以，为应付复杂的商务谈判，要求谈判人员必须具备广博的社会科学和自然科学知识，还要深入掌握有关产品的技术特点、成本估算、行业特点以及市场行情变化趋势，摸清谈判对方的要求和意向等。当然，满足多方面知识的需求应该依靠商务谈判组织的集体，而每一个谈判人员在自己成长过程中应该尽快地掌握更多方面的相关知识，这是发挥自己才能的必要准备。

（二）分析判断能力

即以谈判者丰富的业务知识和长期的经验积累为基础，在实践中逐步养成的一种能力，是商务活动中极可贵的资源。分析判断能力包括两个方面。

一是对市场形势的分析判断。有经验的谈判者总是密切地注视着有关商品或服务的市场形势，能够从微小的信息中见微知著，对可能发生的市场变化趋势作出正确的分析判断，从而应用于商务谈判的实际。事实证明，当某种商品或服务的市场尚处于若明若暗的形势下，首先能作出正确分析判断的人，就能掌握主动权，赢得更大的利益。

二是对谈判对手的分析判断。有经验的谈判者通过会上会下的接触，通过各种现象，包括对手运用的夸大、假象、声东击西等手法，能迅速准确地分析其经营规模、资金情况、购销形势、管理水平和信誉状况。特别是对购销形势的分析，作出产品需求或供给状况的判断，可以在很大程度上判断出对手在谈判中的态度，这是制订相应谈判策略的重要根据。有经验的谈判者要能在日常接触中掌握对方的个人状况并作出分析判断，特别是对主谈人的知识、阅历、性格、气质、爱好、特点等要做到心中有数，这对顺利应付各种突发事件，驾驭谈判进程大有益处。

（三）核算能力

商务谈判不同于其他的谈判，它的出发点和归宿都是经济利益，整个谈判的进程实际上是利益的不断核算、调整的过程。所以，谈判人员要有丰富的财会知识和核算能力，熟练掌握有关产品的各项经济指标，如成本、进销差价、费用水平、资金周转率等，能够在各种方案的商谈中，做到心中始终有“一把算盘”，可以进退自如。高水平的谈判人员在核算其经济利益时，不仅仅着眼于眼前利益，锱铢必较，更着眼于长远的最大利益，显示其气度和风格。他们不是孤立地“闭门算账”，而是把经济的核算与企业面临的市场情况紧密结合起来。如果产品质量确属上乘，在消费者心目中已享有较高声誉，则为了扩大市场份额，尽量争取较多客户，应舍得在价格上作出必要的让步，以退为进。

（四）商谈能力

商谈能力是谈判者各种知识和能力的集中体现，它包括：

1．倾听能力

能够悉心倾听谈判对手的各种意见，掌握其思想脉络，迅速理出其要点，同时对用暗示表达的似乎无关紧要却反映其真实意向的苗头，能够迅速捕捉。这是做到“知己知彼”，从而确定正确的谈判策略的关键。只会讲，不会听，绝非高明的谈判者。

2．推理能力

即由一个或几个已知的前提推理出新的方案、设想的能力。根据谈判中双方的陈述，我们往往会发现其在心理上处于对立、戒备的状态，而在利益上又相互依存。要使对方接受己方的方案和建议，唯一的方法是以理服人。因此，在推理能力上比对方略胜一筹或至少能与其分庭抗礼，这是在维护本方利益的前提下推进谈判的重要条件。

3．运用语言能力

谈判是各方意愿、要求、方案等信息的表达、传递和磋商的过程，谈判人员的语言表达至关重要。谈判语言有口头谈判语言、电话谈判语言、书面谈判语言和电讯谈判语言等；按运用目的和要求的不同，则可以分为合作性、磋商性、竞争性、暗示性、保密性、交际性谈判语言等。谈判语言要求准确、适当、有理有据，不能任意发挥，出现破绽；要注意口音的标准化，尽量采用对方能听懂、能理解的语言，避免“粗话”、易生歧义的用语；表达要生动活泼，有感染力和说服力。国内谈判，至少要会讲普通话；与港商洽谈，广东话很有用；有时掌握一些地方乡音，在谈判时也有独到的妙用；与外商谈判，外语功底要扎实，重大问题的翻译上绝不能出现差错，合同文本的用词必须十分精确，经得起推敲。

（五）协调能力

在商务谈判过程中常常会出现各种矛盾和预想不到的情况，对于谈判班子的领导成员来说，一定要有正确处理各种内部矛盾、通过说服教育调动各方面积极性、为实现既定目标而奋斗的协调能力，这是保证谈判成功的基本条件。

三、心理素质

商务谈判在实践中不仅是一种经济行为，而且是谈判者在智力、体力、意志等多方面的一种较量，因此要求谈判者具备很好的心理素质。

（一）自制能力

谈判人员经常会在遇到激烈的环境变化和严重的挑战后感到窘迫和难堪，在这种情况下一定要有克服自身心理障碍的自制能力，能在各种特殊环境下始终心平如镜，从容不迫，内紧外松，排除一切不符合既定目标的忧思和杂念。激烈辩论时，思想要集中，心态要保持平和、冷静，坚持用说理和恰当的态度去说服对方；当对方情绪激动、态度失常时，也不可怒形于色，“以牙还牙”。当谈判陷入久拖未果的境地时，压力不仅来自对方，而且会来自己方。谈判组织成员之间也可能发生分歧，而且往往由于某些领导者不了解实情而造成谈判中的巨大困难。有水平的谈判者一定要坚持实事求是的原则，能顶住各种压力，据实测算分析，如实反映报告，帮助领导和其他成员进一步了解情况，做到统一思想、协调一致。这种自制能力往往能从危机中挽救谈判，并最终取得谈判成功。

（二）随机应变

谈判进程变幻莫测，各种意想不到的事情都有可能突然发生。有时谈判对手会运用各种谋略，使自己陷入难以处置的困境，这就要求谈判者有很好的心理素质，能够随机应变，巧妙地应付和处理好突发事件，摆脱困境。如在谈判中对方提出棘手的难题时，可以委婉地转移话题，把讨论先引到容易谈的问题上，然后经过一段思考，有了清晰思路时再逐渐接近之前的难题。有时当对方逼迫你就问题立即作出抉择时，你若回答“让我考虑一下”，便会显得缺乏主见，无判断能力，从而在心理上处于劣势。此时，可以从容不迫地看看表，礼貌地告诉对方：“对不起，10点钟了，我得出去与一约定的朋友通个电话，请稍等5分钟。”于是，在对方并未觉察你真正意图的情况下赢得5分钟的思考时间，可能的话还能听到他人的咨询意见。有时还可通过外在力量或调节自身状况作应急用，如点烟、倒水、开个小玩笑、与自己同伴谈一件无关紧要的事，从而缓和气氛，争得冷静思考的时间，使“山穷水尽”转变为“柳暗花明”。

（三）创造力与灵活性

一个好的谈判者不仅要经得起各种挫折的考验，不受感情波动的支配，而且要始终表现出理智和优雅的风度，富有创造力和灵活性。这就要有很好的耐心、毅力和智慧，有很好的心理素质和思维方法。谈判者要善于随着谈判场上的风云变幻，及时调节自己的心理状态，不断建立起新的心理平衡，在坚持原则性的同时，发挥自己的创造力与灵活性，否则就不易使僵持局面得到及时化解。^[1]创造力与灵活性的发挥和思维活动的及时调整密切相关。要善于把谈判前经过准备而形成的前期思维方式，及时地根据谈判中出现的各种新情况调整为临时思维方式；正确运用反馈思维与超前思维相结合，以超前思维为主的思维方式，以及静态思维与动态思维相结合，以动态思维为主的思维方式。正确的思维方式和坚韧不拔的毅力，说到底是谈判者创造力和灵活性得以充分发挥的源泉。

此外，谈判者的年龄、体质、仪表、风度也是重要的条件，在谈判人员选拔时也要认真加以考虑。

第二节　商务谈判队伍的组织

商务谈判在多数情况下，需要组成一个谈判班子，配备各类人员，分工协作，有效地开展谈判活动。谈判队伍的组成不能千篇一律，但总的要求是“少而精”，组成的人员应具有良好的专业知识和谈判能力，并且各具不同的特点，以实现优势互补、团结合作、协调运作。

一、谈判组织的类型和规模

（一）单一谈判者

即由一个人与对方进行谈判。在特定情况下，授权某一个人参加谈判，此人必定是熟悉该项业务的行家，掌握足够的信息资料，在谈判过程中能够迅速决策，抓住稍纵即逝的机遇，实现高效率。但是，在较为复杂的谈判中，谈判者既要陈述自己的各种交易条件，又要倾听对方的发言，做好笔录，衡量各种交易条件的利害得失，作出相应的决策，等等，这些工作都由一个人去完成是十分辛苦的，如果谈判过程中出现一些复杂情况，缺乏必要的信息交流和讨论，难免发生失误；遇到个人健康状况或其他原因，更会使谈判中断。因此，除了极个别情况外，一般公司、企业不派单人参加谈判。

（二）谈判小组

可由两至五人组成。一般商务谈判都会涉及四方面内容。

（1）商务方面，包括确定商品品种、质量、价格、交货期限、风险划分等。

（2）技术方面，包括产品技术标准、工艺要求等。

（3）法律方面，包括合同文本的确定和各项条款在法律上的准确性。

（4）金融方面，包括支付方式、资信保证、财产担保等。

谈判小组通常要由这四方面人员组成，有时遇到一些特殊的技术问题和法律问题，还需要聘请一些专家加入。对于一些规模较小的谈判，参加者也可兼顾两个或三个方面的业务，从而使小组人员得到精简。外贸企业出国推销小组多数属于这一类，要求外销人员具备多方面的知识，能够身兼数职。谈判小组由各方面人员参加，能够分工合作，集思广益，运用各种谈判技巧，有较大的回旋余地，它对谈判实力的增强不是简单的“叠加效应”，而是“乘数效应”。当然，谈判小组由不同专业的各方面人员组成，会增加费用的支出，同时对问题难免会出现意见分歧。谈判小组要做到统一认识、团结一致，需要有力的领导并进行协调。

（三）谈判团

可由几人、数十人，甚至上百人组成。对于涉及重要问题、谈判难度较大的高层次国际商务谈判，需要组建谈判团，集中各类专家，保证能在各方面与对方势均力敌或略胜一筹，尽量减少失误，以实现预期的目标。大型谈判团内部各类人员要进行合理分工，成立若干个专业性的部门或谈判小组，各部门、小组保持恰当人数，在工作中互相协调、配合，做到既能胜任重大谈判任务，又能获得高效率。谈判团的工作任务应包括：

（1）主动提出交易条件并观察对方的每一个细节和反应。

（2）倾听对方的条件和意见，并做好记录。

（3）思考对方的意见并及时作出答复。

（4）研究各项意见、条件可能产生的后果，并拟订相应的对策。

（5）明确各项交易条件，拟定合同文本。

（6）从法律、技术、金融等方面审核、修订合同文本。

（7）最后达成成交条件，签订合同。

（8）记录并追踪谈判的结果。

重大项目的谈判团不仅有相当数量的正式谈判代表，还设有顾问、观察员等第二线工作班子。如“入世”谈判中的中方代表团，根据中央领导的部署，除了配备好第一线的谈判代表外，还专门选定具有很高政策水平、富有谈判经验的领导同志居于二线，具体掌握谈判的进程。

二、谈判班子的组成

进行重大商务谈判的班子，一般要由主谈人、经济人员、专业技术人员、法律人员等组成。在对外经贸谈判中，翻译人员也是很关键的人物。

（一）主谈人

或称首席代表，是谈判班子的核心，是代表一方利益的主要发言人，整个谈判主要是在双方主谈人之间进行。因此，主谈人水平的高低，直接关系到谈判的成败，他既要有企业家的敏锐眼光和决策能力，又要有宣传家的口才和思维逻辑，还要有外交家的风度和气质。一个理想的主谈人应该具备：

（1）熟悉国内、国外贸易的有关方针政策。

（2）掌握当前市场情况及其发展趋势，具有良好的分析判断能力。

（3）能够迅速洞察谈判对手的目的。

（4）熟悉相关的法律知识。

（5）在对外经贸谈判中，需要有一定的外语水平。

（6）胸襟开阔，善于听取各方面的意见，作风民主。

（7）善于思辨，有较好的表达能力。

（8）职位与对方主谈人相当，有作出相应决定的权力。

所以，主谈人不但自身素质要高，而且要有指挥和协调谈判班子所有成员的活动、最大限度发挥群体效应的能力。在谈判开始前要组织有关成员做好一切准备工作，掌握与谈判有关的各种信息，使全体成员准确了解本次谈判的目标和策略，明确自己在实现谈判目标和策略中所担负的责任。在谈判过程中，主谈人要发挥核心作用，“言必信，行必果”，使对方认识到主谈人言行的权威性，并能设身处地地考虑对方的行为环境、对方意见的真实含义，增强双方合作的信心。同时，也要能及时识破对方的假动作和“迷阵”，找准主攻点，推动谈判全局的进展。主谈人责任重大，面对的矛盾和困难也多。当发生非授权范围内的重大情况时，应将事情的本来面貌如实地向上级汇报，包括事情的正面和反面、积极和消极的各个方面；当很难作出决策时，应向上级决策层提供多种可供选择的方案，并指明各种方案的利弊；当上级作出决策后，应全力贯彻决定，并使之具体化、完善化，可供实际操作。

（二）经济人员

经济人员是谈判班子中的重要成员，应由熟悉业务的经济师或会计师担任。在主谈人主持谈判时，经济人员应充分发挥助手的作用，提供经济方面的资料和意见；而在与对方经济人员直接就具体交易条件进行磋商时，经济人员要独当一面，充分发挥自己的主动性和创造性。经济人员的具体职责是：

（1）谈判准备期间，参与信息调研与行情分析，做好谈判方案的准备工作。

（2）掌握谈判项目整个财务状况。

（3）分析、了解谈判对方的财务状况及其在项目利益方面的期望值指标。

（4）及时分析、计算谈判方案变动所引起的收益和财务情况的变化。

（5）在谈判中为主谈人出谋划策，排忧解难，促进谈判按预定目标前进。

（6）当发生重大意见分歧时，提请或暗示主谈人休会，在场外作进一步分析、核算。

（7）在正式签约前提供对合同或协议的财务分析表。

（8）参与合同、协议的起草和签署，参与谈判总结事宜。

（三）专业技术人员

重大的商务谈判，要有熟悉本企业的生产、科研技术，并能解决谈判中发生的各种技术问题的专业技术人员参加，作为主谈人的助手。在主谈人开始谈判前，专业技术人员要准备好谈判有关的详细技术资料，帮助主谈人掌握具体的技术参数；当谈判中发生技术争议问题时，专业技术人员要能分析、判定问题的症结，解答本方有关的技术难题。专业技术人员的具体职责是：

（1）谈判开始前，收集有关技术信息资料，做好谈判项目技术方案的准备工作。

（2）及时掌握双方在项目技术要求上的分歧和差距，研究解决分歧的途径和办法。

（3）根据主谈人的委托，同对方进行技术问题上的具体磋商。

（4）向主谈人提出有关技术难题的建议和方案。

（5）草拟和修改合同、协议中有关技术问题的条款。

（6）为最后决策提供专业技术方面的论证，参与合同、协议的签署和谈判的总结。

（四）法律人员

在重大项目谈判中，法律人员是不可缺少的，他要熟悉各种经济法规，在国际商务谈判中还要懂得国际商法和有关国家、地区的法律规定，能够透彻掌握和解释合同、协议中各种条款的法律含义和要求，使得本企业在各种经贸交往中得到法律保障，在发生法律纠纷时，能有力地维护自身的利益。法律人员的具体职责是：

（1）认定谈判对方经济组织的法人地位。

（2）保证谈判程序和谈判内容在法律许可的范围内进行。

（3）参加拟订谈判文件，保证其在法律上的有效性和准确性。

（4）当发生法律纠纷时，依法为本方利益进行辩护。

（五）翻译人员

在对外大型商务谈判中，翻译人员是谈判班子的核心成员。重要谈判的翻译不能临时确定，而应尽早吸收翻译人员参加谈判的准备，使其充分了解谈判的任务、目标和策略，掌握有关业务和技术术语。好的翻译人员能洞察对方的心理和发言意图，为主谈人提供重要信息和建议，同时也可为本方谈判中出现的失误，找到改正的机会和借口。对外经贸洽谈往往包藏着许多复杂、微妙的问题，主谈人或其他成员发言中难免有失言之处，高水平的翻译能在语言传递中巧妙地给予更正。有时当主谈人意识到自己出言有误，在配合默契的情况下，还可找借口把失言之责任往翻译身上推，体面地纠正自己的错误。此外，通过翻译进行谈判，可以避免过早暴露自己的外语水平，利用翻译复述的时间，细心观察对方的反应，争得较多的思考时间，决定下一段行动的步骤。翻译人员的工作职责是：

（1）谈判开始前尽量熟悉业务情况，了解谈判对手特点，做好充分准备。

（2）在谈判过程中全神贯注，力求使翻译内容准确、忠实原意。

（3）当发觉主谈人表述不妥或有差错时，以巧妙的方式提醒其注意，但最后必须以主谈人的意见为准，不能表达翻译自己的意向。

（4）对方提出的意见和要求，应如实告知主谈人，不能自作主张作出回答，也不能故意省略。

（5）谈判对方如有不正确言论或不满意表示，应全部译告主谈人，由主谈人考虑后作出适当反应。

在谈判进行中翻译不应随便更换，以保证工作的连续性。翻译的工作相当艰苦，应予尊重爱护。

（六）记录人员

一项重大的商务谈判往往旷日持久，多有起伏，把谈判全过程如实记录下来，形成完整的资料，既是本次谈判的重要档案资料，也是进一步发展关系的参考依据。因此，配备具有良好素质的记录人员是十分必要的，他虽不是正式代表，但应是谈判班子的组成人员。重要谈判还设有二线工作班子，他们除听取口头汇报外，主要从记录中了解谈判的全部过程，发现问题症结，提出相应的建议和对策。记录人员要有良好的文字记录能力，最好学会速记，并有一定的业务知识，注意力集中，反应机敏。完整地记录谈判内容应包括：

（1）商谈的全部过程和主要问题。

（2）双方提出的各项条件和建议。

（3）双方争议的主要问题和最后达成的协议。

（4）主要谈判人员的用语、习惯、提法和表情等。

（七）国外商务活动中的代理人

在国外商务活动中，代理人作为企业委托在当地经营渠道的成员，不仅熟悉委托人经营的商品和服务，而且更重要的是充分掌握当地的社会、经济情况，了解谈判对方及参加谈判人员的特点，熟悉同行圈子的内情，与当地各方面人士有密切联系。因此，在国外进行商务谈判时，经过事先认真的选择，可以让作用能发挥得更好的代理人参加正式谈判。在客户有翻译的情况下，代理人可以帮助双方传递意图，验证对方翻译的正确性；而在对方没有翻译的情况下，代理人常常可以充当翻译，尤其当谈判对方使用的是小语种时。正确地利用代理人，关键是要建立起长期合作的友谊纽带，处理好双方的利益关系，使其认识到谈判的成功会给他带来比目前更好的发展前景和更多的利益。当然，代理人与谈判对手之间也常常会有一些不易察觉的联系，他既可以为我方服务，也可以为对方效力。因此，在代理人参加谈判时，既要利用其促进谈判的顺利进行，又要做好工作，掌握分寸，防止发生对我方不利的情况。

除了上述主要成员外，根据谈判需要，还要配备一些信息收集、数据分析、文件打印等服务人员，使谈判工作能有序地进行。

第三节　商务谈判人员的选拔和管理

一、选拔商务谈判人员的原则

正确选拔商务谈判人员是决定谈判成败的关键，根据许多单位的实践经验，人员选拔应遵循以下原则。

（一）坚持政治和业务统一的标准

重大的商务谈判，特别是国际经贸谈判，关系到国家和人民的根本利益，必须选择在政治上坚定可靠、能自觉维护人民利益的人去担当谈判代表。如果让一些品质恶劣、为达到个人目的不惜牺牲国家利益的腐败分子钻进谈判队伍，其后果将不堪设想。当然政治标准并不能代替业务水平，没有足够的专业知识和谈判实践经验，在与对方接触中即会露出破绽，不仅会影响国家和单位的声誉，而且将在实际工作中造成损失。因此，选拔商务谈判人员一定要坚持政治素养和业务水平统一的原则，两者不能偏废。

（二）不拘一格选拔人才

一些单位的领导，在选拔大型谈判和对外经贸谈判参加者时，往往视野不够开阔，只看到几位有资历、有影响的人物，这样的人本来就少，加上年龄偏高，不一定能适应业务不断发展的需要。所以，要打破“论资排辈”的传统做法，起用那些虽然没有很高资历，但经实践证明有能力、肯钻研、能够担负起谈判重任的较年轻的人。要在竞争中不拘一格地选拔人才，造就大批适应业务发展需要的英才。

（三）发扬长处，不求全责备

商务谈判人员的条件是很高的，而且是多方面的。但是“金无足赤，人无完人”，要找到各方面都符合条件、完美无缺的人，实际上是不可能的。因此，在人员选拔时，要做到全面考察，既了解其短处，更要着重了解、分析其长处，看其主流方面，在使用中扬长避短，不求全责备，充分发挥人才的作用。

（四）在实践中发现人才、起用人才

商务谈判要有理论指导，能灵活运用多方面的知识，但重点还在实践。有的人有较多理论知识，但是缺乏实际谈判经验，需要给他们创造运用所学知识的机会，使之在实践中得到锻炼提高，逐步成熟起来，并委以重任。有的人学历和专业知识不足，但已有较长时期的实际工作经验，并且善于在工作中学习，各方面素质较好，也可以放在适当位置，使其潜在优势得以发挥。总之，要以实践第一的原则，以发展的观点考察人才、培养人才、使用人才。

二、谈判小组负责人的选择

要保证谈判人员的群体作用得到很好发挥，一定要选择好谈判小组的负责人。选定谈判小组负责人时，应考虑以下几个条件：

（1）具有谈判项目有关的专业知识和较多的谈判实践经验。

（2）具有领导谈判、协调组织成员的能力。

（3）对谈判的成败得失有着直接关系，有很强的责任心。

因此，谈判小组领导人的选定，在一般情况下总是与其在公司中原来的职务相联系，这样做比较容易满足以上的要求。当然，有时出于某种需要，选择其他专业人员担任谈判小组领导人的情况也是有的。在通常情况下，谈判项目的内容与谈判小组负责人所任职务的关系如表3－1所示。

表3－1　谈判小组负责人的来源

以下人员不适宜担任谈判小组负责人：

（1）并无有关专业知识，只是当时此人正好没事干。

（2）缺乏实际谈判经验的技术专家或是与技术贸易有直接个人利益关系的专利发明人。

（3）与谈判对方负责人或谈判人员有私人交往的人员。

三、重视谈判组织群体结构的优化

有效率的谈判组织，不仅要选好每一个成员，而且要使其群体结构优化、优势互补。正如一个好的乐队，不但要求每一位乐师具有高超的技艺，能够运用自己掌握的乐器演奏出优美的乐章，更重要的是要求每位乐师各就其位，严格按照统一的指挥奏出协调悦耳的声音，使整个乐队完成预期的演奏任务。如果其中有一个人的演奏不协调，可能就会毁掉整个乐队的演奏。谈判组织群体结构的优化首先要注意使各成员在性格上实现互补，以充分发挥每个人的长处。人的性格大体可分为急性型、沉静型、活泼型和黏液型四类，各类性格的人在思想方法和行为特征上都不相同，并在不同的情况下形成不同的谈判风格，显示出自身明显的优点和缺点。

（1）急性型性格的人，一般头脑灵活，处事果断，敢说敢讲，直爽坦率，但往往考虑问题不够周密，遇到外界刺激时，容易冲动，自制力不强。

（2）沉静型性格的人，不爱交际，办事细致，沉默寡言，责任心强，能严守机密，但过于拘谨，一旦受到外界刺激，难以处置适当。

（3）活泼型性格的人，多数思维敏捷，富幽默感，亲切随和，富有朝气，善交际，但有时情绪易于波动，缺少深入钻研问题的精神。

（4）黏液型性格的人，一般工作细致，责任心强，沉着冷静，对人亲切随和，对谈判对手的心理和行动反应敏锐，遇到矛盾和困难能沉着处理，对重大问题有时优柔寡断，但能听取他人意见，作风较为民主。

不同性格的人，如在谈判组织中配置得当，扬长避短，将会发挥很好的互补作用。如黏液型性格的人经实践锻炼成熟之后，是理想的谈判组织负责人；活泼型性格的人适宜做谈判的联络工作，在困难时作调停人；急性型性格的人可以在商谈关键问题时充当“红脸”；而沉静型性格的人适宜做资料准备、情况分析、文件拟订等工作。在配置各类性格的谈判成员时，当然还要考虑对方人员的性格特点，这样才能有针对性。如若对方人员中急性型性格的人占多数，我方宜较多配备黏液型和活泼型性格的人员，以便“以柔克刚”，取得成效。至于谈判组织内部人员的专业能力的优化配置，更属应认真处理的问题，此处不再赘述。

【案例】

选择主谈人应考虑的个人因素主要包括以下四方面。

（1）地位。无论是商业还是技术主谈，主谈人在其所在企业、公司或部门的地位，对他承担的主谈人角色有相当大的影响。地位是权力的象征，也是谈判决策能力的标志，谈判双方均会关注并采取相应的谈判措施。实践表明，地位高低与谈判重要性成正比。谈判标的涉及的金额越大，政治影响越大，主谈人的地位也越高。谁也不会因“小标的”而派出“大将”，除非这个“小标的”是个“引子”，或者作为进行重大交易的“突破点”。而对“大标的”的谈判则不可能随便派人负责，否则会造成“无诚意”之嫌。所以，主谈人的身份应与谈判的标的相称。同时也要参考对方主谈人的身份高低。

（2）年龄。实践表明，人的年龄在交往中会引出不同的态度。商业谈判中亦不例外。谈判的年龄要求可分为老、中、青三档，相对于三种谈判级别。28岁以下的年轻业务人员承担小型、单一的交易主谈会有很好的表现，若承担中、大型交易谈判会有力不从心的感觉。30岁以上的业务人员是谈判桌上的“中年人”，可以承担小型谈判主谈人，也可承担大型谈判主谈人的角色。40岁以上的业务人员可以说是对外商业谈判中的“老年人”，主要承担大、中型的谈判主谈人角色。当然，现实生活中，打破这种年龄分配的例子也有。如40岁左右的业务员不一定都能带什么“长”或任什么“经理”，在其负责的业务中也不免有“小型谈判”。此外，“小将挑大梁”的事也会有，但属个别情况。

（3）性别。在商业谈判中大部分是男性，也有部分为女性。尤其在重大谈判中，男性主谈人为多，女性则较少。这里有其历史性和传统性。由于国际贸易本身具有的谈判流动性、冒险性，加之体力要求高等因素，男性从事活动已成传统，在所谓“文明发达”的西方也仍是男性占据主宰地位。新中国成立以来我国培养了不少外贸工作人员及工程技术人员，其中不乏女性佼佼者。实践中，在单一、小型的贸易谈判中女性占有一定比例。

（4）风度。主谈人的风度往往对谈判成败起重要作用。“风度”包括外表与内涵两个方面。外表包括长相、衣着与举止行为。生理上有缺陷就很难有“风度”，会给谈判带来消极的影响。衣着脏旧或过于怪异都会给谈判对方不舒服感，可能产生无心与你谈判的想法。举止尤为重要，站不直（姿势不端）、坐不稳（半躺、半倚、晃动腿脚），都会让人产生轻浮、不礼貌、不认真行事之感觉。

四、智囊团成员的选择

参加重大项目谈判的谈判组织，都需要依靠智囊团这个“外脑”帮助解决谈判中出现的各种经济、技术问题，以弥补谈判组织成员自身的某些不足。智囊团是由若干高层次的专业人才组成的智力优化的群体，它要在调查研究的基础上，发挥其智力优势。智囊团的作用是：在谈判准备期间对谈判目标、谈判程序设计和谈判主要问题的对策提出建议和方案；对谈判进行中出现的重大问题，提供解决的咨询意见；对可能出现的新问题和已发生的失误，提供预防和补救意见及建议。因此，选择和配备好智囊团人员，对谈判的成败关系重大。

智囊团既可能是经某种程序予以正式授权成立的组织，也可能是由谈判小组或其成员个人邀请而建立的松散的非正式组织。大型国际性商务谈判一般需建立前一种形式的智囊团，后一种形式则更适合规模较小的谈判，有时两种形式可以同时存在。

智囊团成员最好要有以下几类人员参加：

（1）知识型。具有广博的知识，又精通某一门专业，依靠这些专家能使我方提出的每一项意见和方案在政策上、法律上具有坚实的理论根据和现实的可行性。

（2）预见型。凭借其丰富的知识和实践经验，能及时发现谈判中一些问题的征兆，见微而知著，能把握事物发展的趋势，便于采取相应的预防或引导措施。

（3）求实型。能够真正以实事求是、一切从实际出发的科学态度去考虑问题，揭示问题的实质，客观公正，不趋炎附势，不文过饰非，敢于在深入分析研究的基础上，直陈自己的见解。

（4）效率型。处事果断，注重效率，能够帮助督促谈判组织抓住谈判进行过程中的各种机会。有的谈判专家说：要达成理想的谈判协议，一定要能抓住两列快速列车相互交会的瞬息时刻。

因此，选择智囊团人员也要注意其结构的优化，不能只考虑地位、名望，更不应让一些患得患失、见风使舵的人进入智囊团。

五、商务谈判人员的管理

谈判班子组建之后，管理工作十分重要，尤其是一些内容复杂的综合项目往往从多方面抽调人员组成班子，加强管理更为重要。

（一）授权与负责

确定谈判班子领导人之后，要明确其权限与责任，使其在授权范围内有充分的行动自主权。特别是在异地、异国进行谈判，不可能事事、时时都作请示汇报，在明确授权范围的基础上充分发挥谈判班子领导人的主观能动性和创造性，是顺利完成谈判的前提。在对外经贸谈判中，谈判班子领导人的物色要作长期周密考虑，如对某一引进项目的谈判，在可能情况下应使谈判班子领导人或主谈人参加从选择合作对象、出国考察、开始谈判、项目引进直至投产的全过程，这样才能大大提高其谈判能力，增强使命感，保证工作连贯性，避免“短期行为”造成的损失。

（二）协调

谈判班子领导人是整个谈判的决策者。专业技术人员、经济人员、法律人员有时会接受谈判领导人的委托，成为主要谈判人，他们相互之间经常交流情况和信息，提供支持和配合。谈判班子领导人应做好各类专业人员之间的协调工作，使他们既当好自己的参谋，又赋予他们在专业范围内的检查和监督权，能及时向领导人提出建议和劝告，相互之间又能密切配合，相互支援。

领导班子构成人员之间的关系如图3－1。

图3－1　谈判班子构成人员关系图

层次少、职责明确的谈判班子结构，能有效地进行协调和管理。

（三）调换与撤换

重大谈判要经历相当长的时间，除主要谈判人员必须自始至终参加外，其他专业人员可根据其职责和工作进程的需要进行调换。在谈判进行中，视情况也可将谈判人员进行撤换，如该人不适合继续参加谈判，包括工作失误、犯错误，以及有不适宜继续参加谈判的其他情况等。据策略和技巧的需要，有时变换人员便于打开僵持的谈判局面。

（四）高级领导参加谈判

有些在国外进行的重要谈判项目，尤其是由国外政府部门支持、我国大型国有企业或类似机构参加的谈判，在适当时候可请有关方面的高级领导人出面，参与部分谈判。通过上层的接触，可以沟通情况，增进双方的关系，也表示对该项目的支持。但是，这类活动只应对谈判有所促进，需避免可能产生的不利影响，且在进行中必须注意以下几点：

（1）访问的必要性及访问的时间应听取谈判班子负责人的意见，不可由高级领导人贸然决定。

（2）高级领导人的出场应增强而不是削弱谈判负责人的地位和权力，不能让谈判对方、代理人越过谈判负责人与高级领导人另行建立联系渠道。

（3）高级领导人出场时间不宜安排过紧，要留有余地，有一定的灵活性，以确保所有重要事情都能处理完毕。

（4）出访的高级领导人事先应充分掌握被访问国家的政治、经济、文化、宗教等基本情况，熟悉当前谈判的进程和问题。

（5）要认真执行我国的外交路线和方针政策，不要摆出施恩的姿态，在关键性会谈中应坚持原则，做到有理、有利、有节。

（6）应按规定把出访计划和日程告知我国驻外使（领）馆。

在市场经济中身份和地位往往和商品一样被列入评价，它是促成交易的重要因素。但高级领导人在谈判中出现也会引起一些问题，如对谈判项目具体情况了解不够，在与对方直接对话中可能出现失误；也可能使谈判班子人员分散精力，束缚其才能的充分发挥；如果在高级领导人参加谈判的情况下发生对抗，将缺少回旋余地；等等。因此，高级领导人应在必要时出场，以示尊重对方，支持谈判，具体的谈判还是在谈判负责人领导下进行更为妥当。

案例阅读与讨论

【案例】　“铁娘子”撒切尔夫人

当欧洲经济共同体的政府首脑于1979年12月在都柏林聚会时，撒切尔夫人以她的坚决、果断赢得了胜利。在各国首脑会谈时，撒切尔夫人以英国政府首脑的身份向他们提出，英国在共同体预算中支出得太多，英国投入共同体的费用比从中得到的好处要多得多。她为此要求把英国每年支付的预算款项减少10亿英镑。其他欧洲经济共同体首脑的笑脸立即消失了，他们答应英国可以减少2．5亿英镑，并认为这是个极限了。在这一阶段，讨价还价的范围已经形成。欧洲经济共同体的首脑们之所以同意减少2．5亿英镑，是因为他们预计在一场艰难的讨论之后，可能不得不减少3亿英镑。

欧洲经济共同体的首脑们满怀信心地认为把英国支付款项减去3亿英镑左右即能达到英国的要求。但是他们错了，他们忘记了他们正在和一个果断、坚决的女性打交道，她有自己的规则，她正在迫使他们按她的规则办事。撒切尔夫人提出了一个非常高的要求并且坚持这一要求，结果出现了一个不愉快的场面——双方都固守自己的地盘，而不是按照礼仪使双方逐渐地互相靠拢，他们的要求相距太远，结果出现了僵局，没有达成协议。

由于双方的坚持，在欧洲经济共同体的争论中，双方都发出了威胁的信号。撒切尔夫人仍不放弃她的高要求，于是，德国首先提出了3．5亿英镑的让步，英国拒绝了；后来，德国开始谈论8亿英镑的让步，但只限于1年，这同样被拒绝了，因为撒切尔夫人主张年年都有减少。这样，由于英国的坚持，到后来，时间的优势跑到英国这边来了，撒切尔夫人逐渐使欧洲经济共同体往她自己期望的方向发展。她瞄准那个数字，牢牢地坚持这个要求，并拒绝作出第一步主要让步，一旦欧洲经济共同体朝英国的要求走出了第一步，他们就得在相同的方向上走下去。欧洲经济共同体国家最后达成了开始两年每年减少8亿英镑的协议，还加有一个保证，保证第三年在由于通货膨胀而需要比较高的储备时继续进行同一水平的安排。撒切尔夫人最终在这场讨价还价中获得了胜利。

大多数讨价还价的情况都没有像欧洲经济共同体与英国之间的争论那样急速地变化，事实上，一方通常在已经清楚自己想从交易中得到什么的同时，另一方面也正在明确自己的想法，这就给已经知道自己想得到什么的讨价还价者提供了很好的可乘之机。

【讨论】

1．你认为撒切尔夫人的性格是否在本场谈判中起到了关键作用？

2．在什么样的情况下，坚决果断的性格能帮助我们在谈判中取得成功？

思考题

1．商务谈判人员应具备哪些基本素质？对比一下，你自己已经初步具备了哪些素质，还需要做哪些努力？

2．谈判组织的类型和规模有几种？分析一下你能在不同的谈判组织中充当什么角色？

3．选拔商务谈判人员的原则是什么？

4．怎样选择商务谈判小组负责人？

5．为什么要重视谈判组织群体结构的优化问题？评估一下你是属于哪类性格的人，在谈判中要如何扬己之长，避己之短？

6．谈判智囊团的作用是什么，如何选择智囊团人员？

7．怎样加强商务谈判人员的管理？

8．高级领导人参加商务谈判有哪些必须注意的问题？

【注释】

[1]1972年《中美上海联合公报》中关于台湾问题的立场表述，就是一个很好的例证。