商务合同书的写作

第十章　商务谈判协议文书

本章关键词

商务谈判协议文书　商务谈判方案　商务谈判备忘录　商务谈判合同

商务谈判文书是商务谈判成果的书面形式。掌握谈判中各类文书的写作知识，是商务谈判参加者的基本功之一。本章将介绍商务谈判协议文书的概念、特点等基础知识，并具体分析商务谈判方案、商务谈判备忘录、商务谈判纪要、商务合同书等各类文书的撰写要点。

第一节　商务谈判协议文书概述

一、商务谈判协议文书的概念

合作或交易关系的形成，不仅要求各方磋商后思想上一致、口头上承诺，还需要用书面文书的方式，把合作或交易的意图、具体方式方法、彼此的承诺记载固定下来，以得到法律上的保证和各方面相互的监督，最终使商务项目按预期的目标落实。这就是商务签约的过程。在商务谈判与商务签约过程中所使用的文书统称为商务谈判协议文书。

二、商务谈判协议文书的特点

（一）商谈性与协议性

谈判与签约都是有“对手”的，都要既从自己的情况出发，有自己的意图，也要考虑“对手”的情况与意愿，不能孤立、封闭地想问题。要设立“假想敌”，要有“作战方案”，要有商洽和协商的内容，最终要体现出双方一致的意愿。这一切，在商务谈判协议文书里有充分的体现。诸如对对手情况的估计、争取和让步的策略、体现双方或多方一致意愿的词语和条款等，构成了商务谈判协议文书的主要内容。

（二）平等性与互利性

无论是商务洽谈还是签订协议，都是在各自的利益基础上寻求合作的共同点，以达成一致，求得交易的成功。平等、互利是各方必须遵循的准则，否则便不能取得谈判成功、签订合作的协议。为此，商务谈判协议文书从指导思想、商洽的目标到具体的内容和条款都体现着平等性和互利性的基本准则。

（三）程式性与规定性

商务谈判协议文书大都是国家规定了格式或约定俗成了格式的文本，特别是协议文书，规定得更为细致、严格。为此，商务谈判协议文书从首部、正文到尾部都按照规定的格式和规定的程序写作，甚至按照表格填写，大都采用条款式结构形式写作，文本形式简洁，一目了然，便于阅读、记忆和操作。

三、商务谈判协议文书的作用

（一）商务谈判协议文书是谈判前的周密准备，是谈判过程、谈判阶段性成果和谈判最终成果的记录

商务谈判协议文书不仅对保障商务谈判顺利进行、促使谈判取得成功具有重要的指导意义，而且具有存档备查、总结经验、进一步开拓发展的重要意义。商务签约是一种法律行为，是以法律认可的书面形式规定相互之间的权利、义务关系的过程。为此，商务谈判协议文书是获得法律保护的不可缺少的必要工具，是保证市场正当竞争、维护社会经济秩序、维护当事人合法经济利益的重要工具。

（二）商务谈判协议文书又是保证企业相互协作、社会化大生产得以实现的工具

商务谈判协议文书以法律所认可的形式保证双方或多方信守承诺，履行各自应该履行的义务，保证了企业之间相互协作的顺利实现，从而保证了企业的正常运行和企业目标的完成，也保证了高度分工的社会化大生产能够有条不紊地进行下去。

四、商务谈判协议文书的种类

商务谈判协议文书可分为商务谈判文书和商务契约文书两大类。

商务谈判文书是在商务谈判中所使用的各种文书。根据谈判程序和功能，商务谈判文书包括：商务谈判方案、商务谈判执行方案、商务谈判记录、商务谈判纪要、商务谈判备忘录、商务谈判总结书等。

商务契约文书是记载交易各方达成初步合作意向和最终签订合作契约，明确各方权利、利益、义务、责任，具有一定法律约束力的文书。依据协议的区域、内容和法律约束力的程度，商务契约文书包括：商务合作意向书、商务项目建议书、商务合作协议书、商务代理协议书、商务通用合同、技术合作协议书、国际货物买卖合同、国际劳务合同、补偿贸易合同等。

五、商务谈判协议文书写作的基本原则

（一）纪实性

商务谈判协议文书是在双边或多边构成了一定的谈判关系的基础上形成的。因此，它必须是双边或多边意志的凝聚和集合，同时它又是谈判情况的真实记录。因此，写作中要受到实际情形的严格限制，要忠实地反映实际情况，不能随意发挥、引申。

（二）法律性

商务谈判协议文书是法律性很强的文书，制作中必须在法律的规范下进行。程序、内容、格式、语言等方面都要符合有关法律、法规的具体规定。

（三）双赢性

从本质上说，商务谈判文书和商务契约文书是一种“双赢”文书，即谈判和签约的各方都从中看到自己的目的和目标。在谈判、签约和文本的制作过程中一定要平衡各方的利益，本着平等、互利、公平、友好的原则进行，也只有这样才能最终达成协议，实现合作。

第二节　商务谈判方案的写作

谈判方案的制订可根据谈判的规模、重要程度的不同而定。内容可多可少，可简可繁，可以是书面形式，也可以是口头交代。

一、商务谈判方案的基本内容

假设我们将与一位大公司的采购经理谈判，首先我们就应自问以下问题：要谈的主要问题是什么？有哪些敏感的问题不要去碰？应该先谈什么？自从最后一笔生意，对方又发生了哪些变化？如果谈的是续订单，以前与对方做生意时有哪些经验教训要记住？与我们竞争这份订单的企业有哪些强项？我们能否改进我们的工作？对方可能会问哪些问题？在哪些方面我们可以让步？我们希望对方做哪些工作？对方会有哪些需求？他们的谈判战略会是怎样的？以上就是商务谈判方案应该包含的内容。

二、商务谈判方案的写作格式与范例

（一）标题

一般为：事由＋文种。如《关于进口某某商品的谈判方案》《与美国某某公司洽谈商品的方案》。

（二）主体

包括以下两项内容：①前言，写明谈判的总体构想、原则，说明谈判内容或谈判对象的情况；②具体条款，包括谈判主题、谈判目标、谈判程序、谈判组织等条款。

（三）落款

包括单位名称与日期。

【案例】　关于引进A公司矿用大卡车的谈判方案

（一）五年前我公司曾经引进A公司的矿用大卡车，经试用性能良好，为适应我矿山技术改造的需要，打算通过谈判再次引进A公司矿用大卡车及有关部件的生产技术。A公司代表于4月8日应邀来杭洽谈。

（二）具体内容

1．谈判主题

以适当价格谈成29台矿用大卡车及有关部件生产技术的引进。

2．目标设定

（1）技术要求

①矿用大卡车车架运押15000h不开裂。

②在气温为40摄氏度条件下，矿用大卡车发动机停止运转8h以上在接入220V的电源后，发动机能在30min内启动。

③矿用大卡车的出动率在85%以上。

（2）试用期考核指标

①一台矿用大卡车试用10个月（包括一个严寒的冬天）。

②出动率在85%以上。

③车辆运行375h，行程3125km。

（3）技术转让内容和技术转让深度

①利用购29台车为筹码，A公司免费（不作价）转让车架、厢斗、举升虹、转向缸、总装调试等技术。

②技术文件包括：图纸、工艺卡片、技术标准、零件目录手册、专用工具、专用工装、维修手册等。

（4）价格

①××年购买××公司矿用大卡车，当时每台FOB单价为23万美元；5年后的今天如果仍能以每台23万美元成交，那么定为价格下限。

②5年时间按国际市场价格浮动10%计算，今年成交的可能性价格为25万美元，此价格为上限。

小组成员在心理上做好充分准备，争取价格下限成交，不急于求成。在非常困难的情况下，也要坚持不能超过上限达成协议。

3．谈判程序

第一阶段：就车架、厢斗、举升虹、总装调试等技术附件展开洽谈。

第三阶段：商定合同条文。

第三阶段：价格洽谈。

4．日程安排（进度）

×月×日上午9：00—12：00，下午3：00—6：00为第一阶段

第二天上午9：00—12：00为第二阶段

第二天晚上7：00—9：00为第三阶段

5．谈判地点

第一、第二阶段的谈判安排在公司13楼洽谈室。第三阶段的谈判安排在××饭店二楼咖啡厅。

6．谈判小组分工

主谈：冯××为我方谈判小组总代表。

副主谈：袁××为主谈判提供建议，或见机行事。

翻译：叶××为主谈、副主谈担任翻译，还要留心对方的反应情况。

成员A：负责谈判记录中技术方面的条款。

成员B：负责谈判记录中财务及法律方面的条款。

矿用大卡车引进小组

××××年×月×日

第三节　商务谈判备忘录的写作

一、商务谈判备忘录的概念

备忘录，本为外交往来文书，其内容一般是对某一具体问题的详细说明和据此提出自己的观点或辩驳。另外，外交会议一方为了使自己所作口头陈述不致被对方误解或忘记，而在会议结束时交给对方的书写记录，也是一种备忘录。

商务谈判备忘录是指在商务谈判时，经过初步讨论后，记载双方的说明与承诺，以作为进一步洽谈时参考的一种记事性文书。

二、商务谈判备忘录的特征

商务谈判备忘录不同于谈判纪要。纪要一经双方签字，即具有合同的效力，而备忘录一般不具备法律效力。纪要所记录的是双方达成的一致性意见；而备忘录所记录的则是双方各自的意见、观点，它有待于在下一次洽谈时进一步磋商。纪要是以“双方一致同意”的语气来表达的；备忘录是以甲、乙方各自的语气来表达的。

三、商务谈判备忘录的结构与写法

（1）标题。可写成“备忘录”或“×××谈判备忘录”。

（2）谈判双方情况。包括双方国别、单位、名称、谈判代表姓名、会谈时间、地点、会谈项目。

（3）事项。即双方通过谈判，各自作出的承诺。

（4）签署。双方谈判代表署名。

【案例】　备忘录

中国××股份有限公司（以下简称甲方）和××国际股份有限公司（以下简称乙方）的代表，于×年×月在甲方公司本部就技术引进一事进行了初步协商，双方交换了意见，获得了了解，形成了以下初步意向：

一、××产品技术转让问题

双方共同努力加快技术引进速度。先期可进行技术引进谈判，若谈判成功，双方先签订合同，编写可行性研究报告。

二、乙方的合作意向

1．×年×月，乙方组织了一批考察团对中国生产企业进行了考查之后，经董事会决定，只选择与甲方进行技术转让或合资谈判。

2．××公司董事会认为，主要进行技术转让，基本上不与中国客车厂谈合资；即使合资，也只是象征性地投入非常少的资金。

三、甲方公司技术引进的意向

1．甲方董事会已决定和外国公司进行技术合作。乙方是首先考虑的合作对象。并且认为若双方不尽快进行谈判，则会失去许多国内外的市场，因此甲方希望尽快在合作上有所进展。

2．甲方介绍了和有关公司谈判的进度情况。并承诺保留和乙方谈判的优先权。

四、甲方与乙方公司合作方式

1．双方认为以引进技术的方式合作，能生产国际性的最有竞争力的产品。这种国际间的资源组合是降低产品成本的最有效途径。

2．双方均不赞成50%＋50%股份的合作方式。

3．双方都认为开始合作时，最好以贸易方式进行。

4．技术引进的主要产品为。（略）

五、其他事项

这次洽谈虽未能解决主要的问题，但双方都表达了合作的愿望。期望在以后的两个月内再进行接触，以便进一步商洽合作事宜，具体时间待双方磋商后再定。

中国××股份有限公司　　　　　　　　××国际股份有限公司

代表：×××（签字）　　　　　　　　　代表：×××（签字）

××××年×月×日　　　　　　　　××××年×月×日

第四节　商务谈判纪要的写作

一、商务谈判纪要的概念

商务谈判纪要是指记载商务谈判情况和谈判的主要内容及议定事项的带有一定协约性的文书。商务谈判纪要是在谈判记录的基础上整理而成的，集中反映了谈判的基本精神和议题、结果。它是相当于谈判各方共同对前一阶段谈判进行的总结。商务谈判纪要是下一步签订协议或合同的依据，也是向有关领导、部门汇报谈判情况和成果的载体。有些谈判纪要经过会谈双方签字确认后，还可以作为意向书，从而起到法律依据的参考作用。

二、商务谈判纪要的特征

（一）纪要性与契约性

所谓纪要，是记录要点的文字，并非原原本本的记录。同时，商务谈判纪要必须经双方或谈判各方认可才行，因此带有一定的契约性。

（二）契约性而非法律性

作为商务协约性文书，谈判纪要是双方协商的产物，并经双方同意认可共同签署。对双方有一定的约束性。这种约束主要是指业务道德的约束性而不是直接的法律约束力。

三、商务谈判纪要的结构与写法

商务谈判纪要的标题由谈判事由和文件名称构成。如《关于筹建××化妆品公司的会谈纪要》。

（一）开头

对谈判情况的综述。具体包括：谈判时间、地点，谈判双方国别、单位名称或谈判代表姓名，谈判目的、议题、取得的主要成果或就哪些问题达成了初步协议。综述的要求是简洁、概括。例如：“××公司（甲方）与日本××（乙方）就建立合资公司一事于2009年8月17—19日在北京建国饭店举行洽谈，并取得圆满成功。会谈就以下几个问题达成了一致意见。”

（二）主体

按相互之间的逻辑关系分条列项，概括列出谈判的主要议题，在每一议题下写明谈判双方或多方经谈判协商后取得的一致意见。具体包括：①双方取得一致意见的主要目标及其具体事项；②双方的权利和义务；③需要进一步磋商的问题。或者为了留有余地，写明“对未尽事宜，另行协商”字样，以便会后具体化或使内容更趋完善。

作为契约性文书，商务谈判纪要写作时常使用“双方同意”“双方认为”“双方一致表示”“双方商定”等习惯性用语。

【案例】　关于筹建××化妆品公司的会谈纪要主体内容

（1）甲、乙双方为发展中国化妆品市场，加强两国经济技术合作，扩大化妆品业务，决定合资经营一家公司。

（2）合资公司名称定为“××化妆品公司”。其主要任务是生产和销售化妆品，培养设计人员和制造人员，开拓国际市场，促进两国经济技术发展。

（3）总公司设在中国北京，分公司设在浙江杭州。总公司设正、副总经理各一人，总经理由甲方委派，副总经理由乙方委派。分公司设正、副经理各一人，经理由乙方委派，副经理由甲方委派。总公司、分公司各配备工作人员2—3人，工资标准另定。

（4）甲、乙双方共同担负筹建工作。总投资为250万元人民币，甲方投资52%、乙方投资48%。

（5）公司成立后，凡由公司完成的业务，佣金从公司资金中提取。

（6）凡经营所得利润，按双方投资比例分配。

（7）公司一切活动必须遵守双方政府的有关法令。

（8）为尽早建成“××化妆品公司”，双方应精诚合作，最大限度地提供方便。

（三）落款

双方谈判代表签名、日期。

四、商务谈判纪要的写作要点提示

商务谈判纪要的写作是一项非常严肃的工作，写作中要注意以下几个问题：一是忠于谈判记录，真实、准确反映谈判情况，不可随意更改记录内容。二是突出中心、明确重点，对谈判中的实质问题、敏感问题、有争议的问题的表述明确无误。三是语言简练准确，不可模棱两可以致发生歧义；层次要清晰，避免杂乱无章．前后矛盾。

第五节　商务合同书的写作

一、商务合同书的结构模式

现实生活中合同内容丰富多样，合同形式也多种多样。随着社会经济的发展、交易的复杂化，各类合同示范文本也应运而生。综观内容繁简不一的合同文本，可以发现合同文本具有较为稳定的书面结构模式。商务合同书的书面结构模式一般由首部、正文、尾部和附件四部分构成。

（一）首部

由标题、当事人基本情况及合同签订时间、地点构成。

标题是合同的性质、内容、种类的具体体现，如《生猪、鲜蛋、牛、羊、家禽购销合同》，表明该合同是买卖合同中鲜活农副产品买卖合同，切不可出现标题与合同内容不一致的现象。

当事人基本情况及合同签订时间、地点居标题之下，正文之上。当事人基本情况即当事人的名称或者姓名和住所（《合同法》将此项内容划入主要条款之列），同时写明双方在合同中的关系，如“买方”“卖方”等。当事人是法人或其他组织的，写明该法人的名称和地址；当事人是自然人的，写明该自然人的名称和住所。此项内容是确定当事人、确定合同权利和义务承担者的主要依据。

（二）正文

这是合同最重要的部分，也是合同的内容要素，即合同的主要条款。

（三）尾部

即合同结尾，一般包括以下内容：双方当事人签名、盖章；单位地址、电话号码、电报挂号、邮政编码；开户银行名称、银行账号；签证或公证。

（四）附件

主要是对合同标的条款或有关条款的说明性材料及相关证明材料。如技术性较强的商品买卖合同，需要用附件或附图形式详细说明标的的全部情况。合同附件是合同的组成部分，同样具有法律效力。

二、商务合同书的内容要素

合同正文由合同的内容要素构成，合同内容要素即主要条款，主要包括以下几方面内容。

（一）标的

标的是合同当事人权利和义务共同指向的对象。合同标的可以是货物，可以是货币，也可以是工程项目、智力成果等。合同的标的要写明标的名称，以使标的特定化，以便确定当事人的权利和义务。

（二）数量和质量

数量是以数字和计量单位来衡量标的的尺度。质量是标的内在素质和外观形态的综合，包括标的名称、品种、规格、型号、等级、标准、技术要求、物理和化学成分、款式、感觉要素、性能等。数量和质量条款是合同的主要条款，没有数量，权利义务的大小很难确定；没有质量，权利义务极易发生纠纷。因此该条款要给予明确、具体的规定。

（三）价款或者报酬

价款是根据合同取得财产的一方当事人向另一方当事人支付的以货币表示的代价。报酬是根据合同取得劳务的一方当事人向另一方当事人支付的货币，又可以称为酬金。价款或报酬是有偿合同的必备条款，合同中应说明价款或报酬数额及计算标准、结算方式和程序等。

（四）合同的期限、履行地点和方式

合同的期限包括有效期限和履行期限。有的合同如租赁合同、借款合同等必须具备有效期限。合同的履行期限是当事人履行合同的时间限度。履行的地点和方式是确定验收、费用、风险和标的物所有权转移的依据。

（五）违约责任

违约责任是违反合同义务的当事人应承担的法律责任。合同规定违约责任有利于督促当事人自觉履行合同，发生纠纷时也有利于确定违约方所承担的责任，这是合同履行的保障性条款。

（六）解决争议的方法

合同发生争议时，其解决方法包括当事人协商、第三者调解、仲裁、法院审理等几种。当事人在订立合同时，应当约定解决争议的方法。

（七）其他

除合同主要条款以外，双方当事人应根据实际情况约定其他有关双方权利和义务的条款。

案例阅读与讨论

【案例1】

新华网济南2013年4月17日电（记者王志）　济南市工商局直属分局近日开展合同格式条款专项治理行动发现，经营者违规订立“不可抗力”合同条款现象十分普遍。据工商部门调查，95%以上的消费者在遭受违法“不可抗力”条款侵害时选择“忍气吞声”。

济南市工商局直属分局检查发现“不可抗力”条款违规使用主要表现为自行扩大“不可抗力”范畴和超出行业示范文本附加“不可抗力因素”条款两种情况。

据介绍，我国《民法通则》第一百五十三条规定：“本法所称的‘不可抗力’，是指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况。”《合同法》第一百一十七条沿袭了此规定。但由于缺乏对上述条款的准确定义，部分行业打起了“擦边球”。

工商部门检查发现，济南一家汽车4S店《车辆销售合同》约定“因厂方供货、运输等不可抗力造成卖方无法按时交车，日期顺延，以卖方通知为准，卖方不承担违约责任”。有的楼盘在《预售合同》中约定“因供水、供电、供气等市政部门未能按时接通室内外的水、电、气设施等不可抗力因素，导致实际交楼时间延迟，开发商不承担任何责任”。尽管销售方确实非因“主观因素”导致合同不能按时履行，但显然是自行扩大“不能预见、不能避免并不能克服”的定义，将经营风险转嫁给消费者。

“不可抗力事件”的范畴为“战争、地震、洪水、火灾、暴风雪、重大传染性疫情等”。济南工商部门发现，即便是存在示范文本的规制，有的企业在自己制订合同格式条款中擅自将“不可抗力”范畴进行扩大，如交通事故、景点关闭等，并作为合同附加条款强制消费者签订。一旦出现合同中所指的“不可抗力”，企业便借此予以免责。

根据济南市工商局直属分局的调查，80%以上的消费者不能准确理解“不可抗力”的定义，更有95%以上的人群在遭受违法“不可抗力”条款侵害时选择“忍气吞声”。由于普法和宣传教育不到位，消费者在自身权益受到侵害时大多不投诉或不举报，一定程度上助长了相关行业违规制订该类条款的气焰。

济南市工商部门表示，将加大对企业违规订立“不可抗力”合同条款的打击力度，联合有关职能部门拓宽对重点行业合同示范文本的推广领域，加强对已制订示范文本应用情况的监督管理，以维护消费者的合法权益。^[1]

【讨论】

1．为什么合同中“不可抗力”条款违规使用现象严重？

2．试分析大多数消费者在遭受违法“不可抗力”条款侵害时选择“忍气吞声”的原因。

【案例2】

《今日早报》曾报道，2011年李女士在城北买了一套精装修的小户型公寓，前去签约时，发现开发商拿出来的购房合同附件中，关于住宅装饰、装修标准约定相当模糊，不少地方出现“高档涂料”“品牌电梯”等模糊的描述。李女士心里没底，要求开发商进一步明确，但开发商解释说，因为公司的采购招投标还没有最终完成，因此有些品牌无法确定。无奈之下，李女士只好签了约，但心里却非常担心以后的装修质量。

【讨论】

1．精装房合同标准模糊，开发商的解释是否合理？

2．精装房合同标准模糊，在履行中会导致哪些问题？

思考题

1．什么是商务谈判协议文书，商务谈判协议文书有哪些特点？

2．商务谈判协议文书有哪些种类？

3．什么是商务谈判方案？简述商务谈判方案的写作格式。

4．什么是商务谈判备忘录？简述商务谈判备忘录的写作格式。

5．什么是商务谈判纪要？简述商务谈判纪要的写作格式。

6．商务谈判合同的主要条款应包括哪些内容？

【注释】

[1]参见新华网，http：／／news．xinhuanet．com／2013－04／17／c＿115422438．htm。