车站公文写作技能

第二节　车站公文写作技能

语言表达的另一重要能力是书面语言的表达，即在文稿形成的过程中运用字、词、句、段的能力。

车站的日常管理中必然会涉及大量的文件。例如，上级下发的各类公文、文件；站长需要向上级请示或报告的上报公文；车站客流组织临时变动时的广播、通知、公告等公文体的拟稿等，都在考验站长的公文写作能力。

一、车站公文

以安全运送乘客为第一要务的城市轨道交通系统，由于包含众多的专业和设备，在日常运营中发生局部故障的概率较大。一旦运营服务或保障设备抢修不及，就有可能影响正常的运营秩序、贻误乘客的出行。为了把对乘客的影响降到最低，就必须及时向乘客传递相关的运营信息。

车站向乘客传递的运营信息，不外乎语言和文字两种形式。

语言类信息的传递通常采用车站广播系统来实现；文字类信息的传递形式则有车站公告、通知等。

无论采用哪种形式或两种形式都采用，首先需要进行文字拟稿。然后由车站广播员照本宣读。而公告是直接将文稿以文字形式公布于众的。

由此可见，站长的公文写作能力主要表现为文稿的拟定。

二、公文的定义

公文，是公务文书的简称。

国务院颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二条对行政机关的公文下了定义：“行政机关的公文（包括电报，下同），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力的规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”

文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料，是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。

文书包括私人文书和公务文书两种，后者的简称就是公文。

文书是一个概括性的名词，指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。人们通过书写和制作文书来记录信息，利用传递文书来彼此相互交流信息，利用公布文书对公众发布信息等等。可见，文书是人们用来记录信息、交流信息和发布信息的一种工具。

文书，从广义上来讲，是机关、团体、企事业单位以及个人在社会活动中，为了某种需要，按照一定的体式和要求形成的书面文字材料。

三、公文的特点

公文是一种有一定格式和书写要求的特定文书，有以下特点。

1.公文由法定的作者制成和发布

公文的作者主要指的是发文的名义。

公文不是谁都可以随便写的，它是由法定作者制成和发布的。法定的作者主要是指依法成立并能以自己的名义行使权力和担当义务的组织。

特别需要指出的是：用领导人或机关首长的个人名义发布的公文，是领导人行使职权的一种表现。因为领导人的职务，是经过委任或经过选举程序后，由上级批准的，因此他们也是法定的作者，并不是以个人的身份出现的。

机关内部分工从事公文撰拟的人员，只能是单位的代表，不能视为公文的法定作者。

城市轨道交通车站的公文是以车站的名义发布的，公文作者应当是车站。站长可以亲自拟稿，也可以指定人员撰写后经站长批准。车站对乘客发布的通知、公告的作者落款必须也只能是车站。

2.公文具有法定的权威和效力

公文作为法定组织的喉舌，可以代表组织发言。体现出公文制作和发布组织的法定权威，并可将发布的公文作为工作的依据。

例如，国家行政机关发布的文件，代表了人民政府的职权和意图，具有行政领导和行政指挥的权威，它是通过一定的立法程序产生的，违反了就要受到法律制裁，这就是法定的权威性，也叫做法规的强制力。

城市轨道交通运营管理企业是经当地人民政府批准成立，专业负责本地城市轨道交通运营管理的企业，因此具有对本地城市轨道交通运营的管理职能。车站作为企业的基础管理层，当然也受到企业的授权，因此车站发布的公告、通知也具有公文的权威性，也具有要求乘客依照公文要求执行的强制性。

3.公文具有特定的时效性

公文总是为了现实的特定工作或为完成特定的现实任务而制订的。这种特定效用又叫现实执行效用，简称现行效用或时效。可见，公文的效用是具有一定时间性的，可以说没有一份公文是永远有效的。

有的公文具有历史文献的价值，但从总体上来说，它还是着眼于现实效用，它形成于现行工作中，为现行工作所使用，是为推动现行工作服务的。一旦某项现行工作完成了，该项工作中所形成并使用的公文材料其作用也就随之结束，应将它们立卷归档。

每份文件现行效用的时效长短并不相等，也没有统一固定的期限。有的时效长达几十年，如法律性文件、长远规划等；有的时效很短，如具体事项的通知等；有的时效期限不明显或并无确定性，如某些政策性指示、法规性文件，等等。

城市轨道交通车站的公文中，《城市轨道交通管理条例》和《乘客守则》的时效相对就长一些；公告、通知、告示等公文的时效就短些，有些专题公告是专为某项活动制订的，活动结束后公告的效用也就随之结束了。

车站公告应张贴在车站醒目处，失去效用的车站公告应及时撤下。

四、公文的种类

根据国务院2000年8月24日颁布的《国家行政机关公文处理办法》的规定，行政公文种类包括以下13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

对乘客发布的车站公文种类有公告、通告、通知及一些受命转发的通报、批复、意见等。

站长本人经常需要起草的公文种类有报告、请示、意见、函、会议纪要及对乘客发布的公告、通告、通知的草拟稿等。

上述13种公文，车站站长都有可能收到，但一般收得较多的是命令、决定、公告、通告、通知、通报、批复、意见、函、会议纪要等。

车站需要向乘客发布的公文大都是公告、通告、通知等。

五、公文的构成要素

公文由主题、材料、结构、语言四个要素构成，其中主题、材料属于公文的内容；结构、语言属于公文的形式。

1.主题的职能性

公文是实现管理职能的工具和手段。在公文里，鼓励什么遏制什么，支持什么反对什么，允许怎么办和不允许怎么办，或褒或贬，或是或非，或倡或戒，或行或止都十分鲜明。

主题以文章的形式表达了公文所阐述的基本观点、基本主张或主要意图，即中心思想。主题是公文的主旨，是公文的灵魂，它贯穿全文，统帅全文，决定材料的取舍、结构的安排和语言的运用。主题明确，材料就容易取舍，结构就容易安排，语言就容易组织。

正确、鲜明、集中、新颖是公文主题确定的“八字”原则。

2.材料的可靠性

材料就是表现主题的事实情况和精神依据。公文的事实情况包括现实生活中所发生的事情、日常工作中所遇到的矛盾和问题等。公文的精神依据包括党的路线方针政策、国家的法律法规、上级机关的指示精神以及有关文件的精神等。材料是公文的血肉，是公文写作的物质基础。

在公文里所采用的事实材料、数字材料、理论材料以及所依据的法律法规、方针政策，必须真实、准确，来不得半点臆想、虚构和捏造。

筛选材料应遵循以下原则。

①选用与主题密切相关的材料。

②选用真实的材料，未经核实的材料一律不能使用。

③选用典型的材料，即具有普遍意义，能够揭示事物本质的材料。

④选用新颖的材料，即以前未曾用过的新鲜材料，或已用过但又挖掘出新意的材料。

3.结构的逻辑性

公文写作的思维方式主要是逻辑思维，通过概念、判断、推理和综合、比较、论证形成写作思路，完成写作任务。多用说明、叙述、议论的表达方式，慎用文学手段。文风宜平实，力求准确、鲜明、生动，力戒说大话、空话、假话、套话，不能言之无物，也不能哗众取宠，要实实在在，明明白白。

结构也叫布局谋篇，是文章内容的组织和衔接。结构是公文的骨骼、是公文内容能够组织成一个有机整体的重要依托。结构应力求简约，层次应力求简化。

（1）公文的结构要素

公文结构的要素包括：开头和结尾、层次和段落、过渡和照应。

①开头：指公文的起始段落，是全文思路展开的起点和领起全篇的序幕，具有表达写作意图，引导读者阅读的特殊作用。

②结尾：指公文的收尾段落，是公文内容、结构发展的自然结果，起着深化主题、突出主题、总结主题的作用。

③层次：指公文思想内容的表现次序，也叫结构意义段。

④段落：指构成一篇公文的基本单位，人们习惯称之为自然段。

⑤过渡：指公文层次之间、段落之间的衔接和转换，是连接上下文的纽带。

⑥照应：指公文前后之间的照顾和呼应。

（2）结构安排的要求

①完整性：公文开头部分、主体部分、结尾部分要齐备，不能残缺不全。

②连贯性：公文的各个组成部分要环环相扣，井然有序，牵一发而动全身。

③严密性：公文各个部分之间要有严密的逻辑关系，既不能出现前后内容互不相干，也不能出现前后内容互相矛盾的现象。

4.语言表述的简明性

公文所用语言力求简洁，在把事情、想法写清楚、写明白、写透彻的前提下，文字越简洁越好。

语言是表达思想的工具，公文的语言是构成公文的细胞。撰写公文时应力求做到准确、简练、朴实、庄重、规范。

公文用词要用规范的书面语，不能用口语、方言，更不能生造词语；造句要严格遵循语法规则和逻辑，不能造病句或出现逻辑错误；修辞上只能用适当的比喻、排比、设问、反诘等常规修辞格，一般不能使用夸张、暗示等表意不准或曲折的修辞格，以免造成人们理解的困难。

5.体式的规范性

要有强烈的文体、文种意识，要注意公文的书写格式、语体特点，也要注意公文的附加标识。

文体是指文章的风格或体裁。

公文语体是以程式化的书面语体为基本形态，用于事务性、立法性文件等。明确性、简要性、规格性是这种语体的基本要求。法律文件、政府公文、决议、契约、证书等固定的程式和套语，形成了这种语体的风格特征。

站长在进行公文撰写中要注意语体的运用，尽量套用现有格式。

六、公文的表达方式

公文的表达方式是指公文作者运用语言文字把思想内容表达出来的方法和手段。文章的表达一般有叙述、描写、抒情、议论、说明五种基本方式。公文表达一般常用叙述、议论、说明三种方式。

1.叙述

叙述是指对人物或事件的发展变化过程进行叙说和交代的一种表达方式。采用叙述表达方式时，应把需要叙述的人物、时间、地点、事件、原因、结果六要素交代清楚。

公文中的叙述与文学作品中的叙述是有区别的。

（1）目的和作用不同

文学中的叙述侧重介绍人物的经历和事件的发生、发展和变化过程，让读者从中受到感染，引起共鸣，产生爱憎，从而达到弘扬真、善、美，鞭挞假、恶、丑的目的。公文中的叙述主要是反映情况，提出问题，介绍发文机关作出的决策、制订的政策、提出的意见和要求以及相关的背景、原因、依据等，让读者对当前的形势、动态、问题、矛盾和解决问题、化解矛盾的政策措施，有一个正确的判断和理解，从而提高贯彻执行的自觉性。

（2）详略不同

文学中的叙述通常比较详尽，至少是详略结合，让读者产生身临其境的感觉。公文中的叙述一般比较简明、概括，只要把事物的概貌讲清，能说明发文的主旨即可。

（3）方法不同

文学作品通常采用顺序、倒叙、插叙、补叙、总叙、分叙等各种叙述手段，尽可能反映人物或事件的全貌。公文要求直述不曲，一般按照时间发生的时间顺序或对事物进行综合、扼要的叙述，开门见山，不设悬念。

2.议论

议论指运用概念、判断和推理的思维形式阐明事物的内在联系，揭示事物本质和规律的一种表达方式。包括论点、论据和论证三个要素。

公文的议论和议论文也是有区别的。

（1）完整性

公文的议论并不都是完整的议论。它一般不像议论文一样围绕某一问题旁征博引，进行多方面、多角度、多层次的论证，往往只用简单的结论性、论断性的语言说明自己的观点。

（2）客观性

公文的议论一般比较客观、冷静，不带或少带感情色彩。议论文不仅要以严谨的逻辑推理说服人，还要以充沛的感情打动人，而公文代表发文机关的意志，议论时必须客观、冷静，不能用感情代替政策。

（3）议论性

公文的议论往往不是纯粹的议论，常带有叙述或说明的成分，或是夹叙夹议，或是叙述、议论、说明的综合使用。

3.说明

说明是指用简明扼要的文字，对事物的形状、性质、特征、原理、规律、作用等进行阐释的一种表达方式。包括解释说明、分类说明、比较说明、数据说明、举例说明、图标说明等。

公文的说明与说明文的区别有以下一些。

（1）对象不同

说明文说明的对象十分广泛，公文说明的范围要小得多，仅限于党的路线方针政策和社会管理方面的事物。

（2）目的不同

说明文说明的目的是传播知识，公文说明的目的是治理国家、管理社会或对公文所涉及的管辖范围内的管理。

（3）文体不同

说明文的说明比较形象、细致、详尽，公文的说明比较抽象、概括和简要。

七、公文写作的要求

车站向乘客发布的文字信息一般都是以公告、通知、通告等公文形式公示于众，因此，站长要熟练掌握公告、通知、通告的写作。

1.公告、通告和通知三种文体的区别

（1）公告

根据内容的不同公告又可分为重要事项公告和法定事项公告两类。前者涉及国家政治、经济、军事等领域的大事；后者适用于政府或其他组织依法向社会广泛告知具有规定性、权威性、约束性的重要事项或法定事项。车站发布的公告就属于后者。

公告的题头一般也有两类。

①公告发布单位的全称＋公告。例如：中华人民共和国海关公告。

②也可以在题头只写“公告”二字。

不管采用哪一种题头，公告的公文落款都必须是公告发布单位的全称。

（2）通告

通告的题头形式一般也有两种。

①发文机关＋事由＋文种。例如，××市人民政府关于禁止销售和使用含磷洗涤剂的通告。

②也可以在题头只写“通告”二字。

不管采用哪一种题头，公文的落款也必须是通告的发文单位全称。

（3）通知

通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项、任免人员。是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。

车站常用的通知一般是转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求车站办理和需要乘客周知或执行的事项，是向乘客这一特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让乘客知道或执行的公文。

通知有以下三个特点。

①使用范围广。在各种法定公文中，通知的使用范围最广。

②使用频率高。

③时效性强。通知对时效性具有严格要求，它所传达的事项，往往要求受文者及时知晓或迅速办理。

因此站长在拟定通知时，必须考虑本通知的时效性。对于车站中过时的、已经失效的通知应当及时清除。

2.写作要求

公文写作必须符合党和国家的方针、政策、法律、法令，符合上级机关的有关规定。

公文写作必须情况属实、观点明确、文字精练、条例清楚、层次分明、标点正确；人名、地名、数字、引文要准确；日期一般要写具体的年、月、日；公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，一般用阿拉伯数字书写。

为了尽快提高公文写作能力，站长平时要留意下发公文的格式、文体、语体；要区别文件、通知、公告、公示等不同种类的公文格式，从而归纳出不同公文的撰写规律，提高自己的公文写作能力。

八、车站公文写作范文

车站经常用到的公文一般有通知、公告、通告、报告等几大类。前三类公文的受众大都是乘客。在公文的写作上又可分为转发自上级和车站拟定两种。报告一般用于向上级部门请示、汇报或与其他部门通报情况。报告一般不需对乘客公开。报告是站长经常使用的写作文体，因此必须熟练掌握。

上述几类车站经常用到的公文一般都有规定的格式和要求，下面的范文可供站长在实践中参考。

1.公告的范文

车站收到的上级公文，如果需要向乘客公布，可以采用通知、公告、通告三种形式中的一种向乘客发布。无论采用哪一种公文的发布形式，一般都要以“接上级通知”开头。

例如，车站接到上级《关于使用轮椅车代步的残疾人乘坐地铁的规定》的文件，文件内容如下：

各客运分公司：

目前有许多车站遇到使用轮椅车代步的残疾人，要求乘坐地铁的情况，各车站在执行上因缺少相关依据，因此容易产生矛盾，为此特作如下规定：

1.使用无动力残疾人轮椅车的乘客，在车站工作人员的协助下，可以乘坐地铁列车。

2.使用有动力残疾人轮椅车的乘客，须根据动力源确定。

1）燃油（气）动力类

为确保车站安全，作为易燃、易爆的燃油严禁携带进入车站，因此使用此类轮椅车的残疾人不得进入车站，更不能乘坐地铁列车。

2）电力驱动类

作为残疾人的代步工具，原则上允许使用此类轮椅车的乘客进站乘车，但在进站时，车站工作人员必须告知乘客，切断电源，作为无动力轮椅车，参照本规定第一款执行。车站工作人员应做好“爱心接力”服务，直至将残疾乘客送出车站。

3.严禁轮椅车在车站进行有动力行驶，以免造成人员伤害和车站设备的损坏。

本规定自下发之日起实施。

本规定由运营安全管理部负责解释。

运营安全管理部

××××年××月××日

车站接文后，需要拟定相应的公文告知乘客。车站既可采用公告的形式、也可采用通告的形式，张贴在车站公告栏内。如果采用公告的形式，其范文如下。

公　　告

接上级通知，自2007年1月12日起，为确保车站安全，燃油（气）残疾人代步轮椅车一律不得进入车站。以电力为动力的残疾人代步轮椅车须关闭电源后在车站服务人员的帮助下进入车站乘坐地铁。电动残疾人代步轮椅车不得在车站内以动力行驶。

以残疾人轮椅车代步的乘客必须服从车站服务人员的管理。车站服务人员应发扬爱心，为残疾人提供服务，必要时应安排服务人员在车站内接送以残疾人轮椅车代步的乘客。

特此公告

××车站（公章）

××××年××月××日

2.通告的范文

由于运能不足，需要在某车站实行早高峰限流措施，为此车站可以通告的形式向广大乘客发布消息。通告的范文如下。

关于早高峰时段车站实行限流措施的通告

由于目前地铁的运能暂时还难以满足广大乘客的需求，为确保乘客安全，经运营组织部门研究决定，在客流较大的车站实施早高峰限流措施，本车站执行限流措施的具体规定如下：

1.早高峰时段为7：00～9：30，在此时段本站执行限流措施。

2.在上述时间段，本站关闭2号和3号出入口。

3.本站1号出入口实行只出不进，4号出入口实行只进不出的客流组织方案。

4.进站乘客应排队从4号出入口进站，必须听从地面服务人员的管理。

5.出站乘客应服从车站服务人员的引导，从1号口有序出站。

6.本措施自××××年××月××日首班车起执行。

望广大乘客相互告知，遵守本通告的规定，服从车站工作人员的管理，共同创造一个安全、文明、高效、快捷的车站乘车环境。

特此通告

××车站（公章）

××××年××月××日

3.通知的范文

下面的范文是2004年上海×地铁公司关于列车广播词修改的通知。

列车广播词修改通知

车辆分公司、通信信号分公司：

经对1、2号线电客列车的三个“紧急广播”功能的试用，结合目前运营中常见故障发生时的列车广播需要，决定对列车紧急广播词作如下修改：

（1）“乘客们：因设备发生临时性故障，本次列车将有所延误。目前正在处理，请乘客耐心等待。给您带来的不便，深表歉意。敬请谅解，谢谢您的配合。”（用于列车延误）

（2）“全体乘客请注意，由于故障，本次列车已不能继续运行，需回厂修理。请乘客尽快下车，换乘后续列车。给您带来的不便，深表歉意。敬请谅解。”（用于列车清客）

（3）“乘客们：现在正是上下班高峰时间，客流较大。下车乘客，请分散车门下车；上车乘客请往里走，不要拥堵在车门口。谢谢您的配合。”（用于上下班高峰）（本条设定为非连续性发布）

因第（2）条广播词有改动，望各相关单位尽快制作、灌录，以便运行列车在发生紧急情况时播放。

特此通知。

客运管理处（公章）

××××年××月××日

4.报告的范文

为了制作“一票换乘”的宣传资料，某部门向上级有关部门递交了印刷费的申请报告，范文如下。

关于“一票换乘”的宣传资料印制费用的申请

××地铁集团公司：

自2005年12月25日起，在轨道交通1、2、3号线各车站已全面实施“一票换乘”，给乘客出行带来极大方便。为配合“一票换乘”除了进行相关的设备调整外，对1、2号线（东方路除外）和3号线（9座共线车站和上海南站除外）的46座车站进行了新的票价表制作和“一票通票价宣传手册”印制，同时对车站相关导向也进行了重新布置、制作（添加换乘站的信息）。

由于3号线共线车站和4号线的相关费用已纳入4号线有关费用项目，3号线的“一票换乘”的导向改造也纳入了2005年的车站导向改造。因此，仅余下1、2号线的导向配合和1、2、3号线的宣传资料印制等费用需要落实。

因为“一票换乘”的设备改造项目中并未纳入上述费用，特申请“一票换乘”的宣传资料印制和相关的导向改造费用×万元（各分公司的费用见报价表）。

另，2006年运营公司还有：东方路车站恢复使用、2号线西延伸、3号线北延伸的开通等较大项目。由于地铁运营的网络化特性决定了每次变化都需要对所有线路各车站（目前是67个车站）的票价表、宣传资料、便民手册、公告等进行重新制作。根据本次费用的推算，估计2006年用于网络化运营对乘客的宣传资料印制费需××万（其中1号线×万、1号线北延伸×万；2号线×万；3号线×万、4号线×万）。由于网络化运营始于今年，故此类费用属新增项目，与往年无法进行类比。特此汇报。

妥否，请批示。

（附：一票通改造报价表）

××地铁运营有限公司

××××年××月××日