公文文字怎么向上移动

14.2　通用移动办公 系统设计方案

本节介绍一种通用模式的移动办公平台设计方案，介绍组成平台的各个功能模块、平台整体架构以及平台中各种数据的组织模式，简单讨论无线方式下的工作流平台架构。

14.2.1　系统功能模块

移动办公平台应该是综合互联网应用技术、计算机通信技术、移动通信技术以及计算机数据库技术的大型远程办公系统。它由服务器端基础软硬件系统、移动办公用户端软硬件系统以及定点用户客户端软硬件系统3大部分组成，使企业内部的移动数据传输和交换成为现实，从而为企业的现代化管理及提高办公效率提供便利的条件。系统使企业内部文档可以实现移动调阅或移动控制转发，诸如将内部文档通过手机远程遥控发往指定的电子邮箱、发往指定的传真号码或无线调入手提电脑之中;同时，也可以通过发送手机短信息查阅系统中的相关文档。通过文件传输功能，系统可以实现普通文档的移动客户端、局域网客户端以及移动客户端之间的相互无线传输;另外，短信息通信功能、文件请求批复功能在移动过程中可以实现文件的审批过程。

通过对传统办公自动化系统的研究，无论其业务处理的流程是简单还是复杂，从综合应用的角度看，基于企业内部网的办公自动化系统，在以下几个方面应该是基本相同的。一般都必须由网络应用支撑平台、信息资源管理平台、办公应用平台和事务处理平台4个应用平台共同组成。在设计传统的OA系统时，总是要提供公文流转模块、信息检索模块、信息发布模块和系统管理模块等。如图14.1所示，和传统的OA系统相比，移动办公系统必须在其基础上提供移动接入、无线查询、在线管理、在线办公等无线支持模块。

图14.1　通用平台主干功能模块

就其功能而言，移动接入模块主要提供移动节点的远程接入办公平台的服务，在确保用户身份安全的前提之下，使得用户可以随时随地享受无线接入服务，并且使无线接入的用户可以和定点办公人员一样安全、高效地办公;无线查询模块则利用无线技术发送公文的查询请求，借助于系统提供的强大的数据库检索功能，对系统内的特定信息进行检索和浏览并通过可靠的无线方式返回用户的查询结果，当然针对用户的移动接入设备的多样性可以有不同样式的返回结果;在线管理模块则提供远程用户与定点用户相同的客户端管理以及个人信息管理等个性化服务;在线办公模块则是移动OA的关键模块，提供基于工作流技术的系统内信息的流转，负责系统内办公人员的相互间协作，一般包括远程的公文发送、接收、拟办、签发、批示和公文的存档等流程。

除此以外，和传统OA一样，移动办公平台还必须同时提供如信息发布以及远程系统管理等功能模块。如果移动用户只是进行信息浏览，则可以使用信息发布模块;如果整个系统的管理员需要通过远程方式来管理系统则可以使用远程系统管理模块。其中，信息发布模块利用系统提供的Internet连接技术，主要用于系统内信息的发布;而远程系统管理模块则主要负责对该系统中的所有事务的跟踪管理，包括对系统内流转信息的管理、日志事务的管理以及系统内所有用户信息的管理等。

14.2.2　系统架构及数据组织模式

借助于移动方式的办公应用，用户无需对自己的应用做任何改动，即可迅速提高应用系统的安全等级，将业务拓展到任何角落。尤其是对那些移动办公的用户，他们只需拨入当地的Internet就可安全可靠地接入公司的内部网，通过系统提供的移动用户接入模块进入统一的用户访问界面，从而可以拥有移动办公平台所提供的所有服务，如连接服务、文件传输服务、查询服务、Web服务、管理服务以及安全服务等。如图14.2所示，所有这些服务都是建立在强大的数据库服务器系统之上，比如运行在Domino服务器之上的Notes办公平台，一般包含邮件系统、基本信息系统、客户关系管理系统及其他业务系统等。

图14.2　系统架构模块

由于通用模式的OA平台是一个涉及许多工作人员协同工作的系统，其中必须存放大量的数据。首先，在OA系统中参与流转的每个用户都应该有自己的公文流转数据库，用于存放自己在公文流转过程中需要办理的公文，这就意味着必须为系统内的每个用户建立一个属于个人的公文数据库。其次，系统除了公文流转之外还有许多其他的功能，如信息的发布、信息的检索等，所以，系统还必须提供专门用于存放发布信息和待检索信息的数据库。

(1)移动用户公文数据库

当移动用户接入移动办公平台来处理各种办公事务时，系统的办理公务功能模块必须让用户能够电子化地起草和办理各种发文、公告、普通信笺等各类公文，并且起草的公文可以在系统中流转。在设计该功能模块的数据组织模式时，必须为每一个移动用户建立一个专门用于公文处理的数据库，在这一专用数据库中分别包含发文、公告、普通信笺等各类公文的表单，移动用户公文数据库的结构如图14.3所示。用户可以通过使用这些表单起草公文或者办理公文，并将起草或办理的公文存放在自己的公文数据库中。

图14.3　移动用户公文数据库的结构

(2)移动存档公文数据库

存档公文数据库简称存档库，存档库中存放的信息和档案馆中存放的信息一样，是专门用来提供信息检索用的。为了使系统中流转的公文能够很方便地进行存档，必须提供相应的存档接口，即存档库。所以移动存档库是用来存放系统中已经流转结束并最后成文的公文，并能为移动用户提供移动模式的数据查询服务的数据库。

在设计基于移动平台的存档库时，必须同时兼顾与移动用户的交互性及数据存储的有效性。一般而言，在系统中参与流转的公文有许多的种类，考虑到对各类公文的有效管理，可以将每一类公文的存档库分开，使之相互独立。当用户发出检索要求时，系统能根据被检索公文的种类不同，提供相应存档库的检索入口，移动存档库的结构如图14.4所示。

图14.4　移动存档库的结构

(3)移动用户管理数据库

对于移动办公平台而言，管理系统应具有很强的适应能力和灵活性，如公文流程、角色的定义;发文的收回、跟踪、补发;工作任务的逐级分解及工作从分配、执行到完成全过程的监控、评价、统计;清晰的工作任务层次管理等。移动用户管理数据库主要负责对移动办公用户的管理，如移动用户的动态生成、修改和删除等;另外，还负责对移动用户在移动平台上的办公流程进行记录监控，提供移动中发文的路径跟踪、漏发公文的补发、错发公文的收回等操作;并提供对移动用户办公事务的统计、分析和汇总等功能，移动用户管理数据库的结构如图14.5所示。

图14.5　移动用户管理数据库的结构

14.2.3　系统安全性

应该说，安全性对于任何一个企业的办公自动化系统都是至关重要的，没有安全保障的系统对于信息工作的发展可以说是一种潜在的威胁。由于系统中储存了办公过程中的所有流转信息、公文档案信息以及各种保密的人事信息等内容，所以安全性就显得尤为重要，一旦系统存在安全漏洞或者遭到恶意破坏将会给系统带来无法弥补的损失。办公自动化从原有的依赖于人的传统办公模式转移到以计算机和网络数据交换为核心的网络办公自动化系统，进而又逐步过渡到基于无线数据传输的移动办公模式，对系统的安全性也提出了更高的要求。

对于系统的移动接入模块，可以关闭系统中防火墙上开的后门，办公系统的所有访问全部通过防火墙，机构的安全可以置于统一的监督、控制和管理之下;建立严谨的数字证书身份认证系统，如果没有机构自己签发的证书，网络连接不能建立;进入系统后，即在系统的严格的网络资源控制策略控制中，用户不能越权访问未被授权的资源;企业可以按照自己的需求建立企业的安全控制体系;传输时建立SSL安全通道，所有来往的信息全被高强度加密算法加密，防止网络窃听导致内部信息失密。

虽然许多企业已经建立了基于内部Internet的网络办公系统，通过网络进行日常办公，但随着移动需求的增长，原有的方式已经无法满足新的业务需求，这里所介绍的通用模式的移动办公解决方案可以在企业现有系统的基础之上进行改造，使之升级为移动办公系统，和原有系统实现无缝连接，并通过结合企业实际情况来重新定义系统的可扩展性、灵活性及适用性。