控制的原则

五、控制的原则

控制是管理的一项重要职能，为了保障该项职能在管理实践中发挥较高的效用，管理履行控制职能的过程中必需坚持如下原则:①明确目标。管理者一定要知道控制的目标是什么，管理者实施控制工作的主要职责在于保障组织目标的实现，所以控制职能履行的过程需要明确控制的目标，控制的目标不清晰就会使得控制的效率降低，并在一定程度上使得控制失去了应有的意义。②留心偏差。管理者在履行控制职能的过程中需要注意所控制的目标与实际运行中出现的偏差以及偏差的程度，只有这样管理者才会及时把握控制的重点，管理者据此对控制目标实施的控制力度也是有差别的。控制不是针对所有项目普遍撒网而是针对关键项目。所以高效的控制必需目标明确，任何种类的控制都可能包涵多项目标，其中只有某些极少的项目是关键的。有效地锁定目标有利于将有效的资源用在刀刃上，这实际上就是在为组织节省资源。除此之外，控制还需要注意做好处理例外事件的准备。管理者虽然费劲心机做好各项预测，但也并不是能够将各种可能的事情都能够掌控在预料之中的。③处理及时。控制职能如果不能做到有效和及时就失去了意义。控制的及时有效原则不但需要管理者能够及时得到准确的信息，而且还要充分估计到可能出现的变化。为了做到控制的及时高效，就需要采用相对客观的衡量方法，管理者在施政过程中尽量排除自己的主观因素。从组织整体的角度和从相对客观的角度考虑问题，避免出现偏差或者用个人的偏见造成对整个组织状况判断的失误。④做事灵活。控制虽然是按照既定的制度进行的，并且控制的核心是既有的计划，但这并不意味着控制就完全是刚性的，让控制稍微有一些弹性也是非常必要的。控制职能的高效与控制系统的灵活性经常联系在一起，控制的灵活性是指应变技术的方案设计需要留有一定的后备力量，其间可以采用多种灵活多变的控制方式达到控制的目的。⑤经济节约。控制需要根据组织的承受能力进行，因为控制职能的实施需要以一定成本为依托。实行控制措施需要以企业的经济承受力为限制量力而行。不同的控制手段需要组织付出的代价也会存在很大的差别，虽然某些控制手段可能效果非常好，但由于目前组织的财力等方面的原因也许并不能付诸实现，并且如果强力实行会给组织带来严重的财政负担，以至影响组织的后续发展，这种控制手段也不能算作一种很好的控制手段。实行控制措施并不是要为企业“涂脂抹粉”而是要从内在品质上为企业的“身心”做“调理”。

六、控制系统和方法

(一)控制系统

一个完整的控制系统包括控制的目标、主体、客体以及手段等。①控制目标。即控制所要达到的预期目标，组织发展预期不同控制所要达到的目标也不完全一样，目标会包括多个层面和多个层次。管理者应该根据组织的实际情况进行设计。控制目标不能盲目效仿其他企业。②控制主体。即各级管理者及其职能部门，控制主体是控制行为的发出者。组织中不同层级的管理部门涉及的管理职能存在很大差别，中、低层管理者主要进行常规的、例行的、程序化的控制，而高层管理者主要进行非常规的、例外的、非程序化的控制。不同层级的管理者在履行控制职能的过程中要各司其职，上下级都不能越权行事。③控制客体。即控制的对象，管理者为了达到控制的目标，就需要明确控制的对象。组织中的不同成分在组织发展中扮演着不同的作用，所以管理者一定要从众多的组织要素中提炼出“猎物”，这不但包括静态的组织成分而且包括动态的过程，包括组织中的资源也包括组织活动的内容。④控制手段。即控制应该采取的具体行动方案。针对不同的事务，管理者需要采取不同的行动方案。包括控制机构、控制方法等多方面的内容。只有针对具体问题对症下药才能够达到理想的效果。

(二)控制方法

人们在管理实践中已经积累了丰富的控制方法，包括预算控制、生产控制、财务控制等。在对员工进行考核的过程中比较典型的方法包括BSC(平衡计分卡)方法、360度方法以及KPI方法等，通过这些方法都能够对员工的行为进行有效的控制。除此之外比较典型的控制方法要算PDCA循环方法了，PDCA四个字母分别代表Plan(计划)、Do(实施)、Check(查核)、Action(处置)，这是从事持续改进(改善)所应遵行的基本步骤。PDCA计划循环法一般可分为四个阶段和八个步骤。四个阶段分别是:计划即建立改善的目标及行动方案;实施即依照计划推行;查核即检查是否达成预定计划;处置即标准化作业程序。这四个阶段不断循环运转，PDCA在不断地运转循环中是组织运行状态不断优化。PDCA不断地循环往复形成一个轮子的状态，叫做戴明论。PDCA的意义就是永远不满足现状，管理者必须持续不断地设定新的挑战目标以带动PDCA循环。PDCA八个工作步骤是:提出设想→决策方案→下达计划→落实任务→检查质量→科学分析→提出办法→查找遗漏。提出工作设想，即在收集有关资料的基础上确定方针和目标;提出决策方案，即从中选择一个最理想的方案;下达计划，即根据将提出的方案中需要做的各种事情进行具体化;落实任务，即根据规定的计划任务，具体落实到各部门和有关人员;检查质量，即检查计划的执行情况，评价工作成绩;科学分析，即对已发现的问题进行科学分析，从而找出问题产生的原因;提出办法，即对发生的问题应提出解决办法，好的经验要总结推广，错误和教训要防止再发生;查找遗漏，即将尚未解决的问题转入下一轮PDCA工作循环予以解决。PDCA循环法已经被管理实践家所认可，这种方法在实际操作过程中具有“大循环套小循环”和“螺旋式上升”的特点，管理者在对组织进行动态控制过程中能够感觉到组织进步的轨迹。专家认为，一个企业或单位是一个PDCA大循环系统;内部的各部门或处室是一个中循环系统;基层小组或个人是一个小循环系统。这种逐级分层就很好地将企业的各个层面紧密联系在一起，从而很好地协调发展。PDCA方法要求企业不得中途中断，否则方法就无法顺利实施。这也在一定程度上对管理者提出了较高的要求。