计划组织领导和控制的真正含义

第四节　控制的基本原则

控制好比驾驶员的方向盘，它把管理的其他职能与计划中所预定的目标紧密地联系在一起：在组织的某项活动超过计划容许范围的偏差时，则采取必要的纠正措施，以使系统的活动趋于稳定，实现组织的既定目标；在必要时，修改已定的计划，确定新的现实目标和管理控制标准，使之更符合组织自身的条件和外部环境的变化。为此，有效控制应遵循以下基本原则：

1.适时控制的原则

在企业经营活动中产生的偏差只有及时采取措施予以纠正，才能避免偏差的扩大，减少企业的损失。在此，快速、准确、及时地捕捉有关方面的信息，特别是通过获得预警系统所传递的预警信息，提前制定危机处理方案，适时、快速地制定纠偏措施是非常重要的。比如，在质量管理中，质量控制图可以被看做一个简单的预警系统(见图7-4)。

图7-4　质量控制预警系统

图7-4中，纵轴表示反映产品某个质量特征或某项工作质量完善程度的数值，横轴表示取值(即进行控制)的时间，中心线CL表示反映质量特征的标准状况，UCL和LCL分别表示上、下警戒线。反映质量特征的数据如果始终分布在CL周围，则表示质量“在控制中”；而一旦超越UCL或LCL，则表示出现了质量问题。在这以前，质量控制人员就应引起警惕，注意质量变化的趋势，并适时制定或采取必要的纠正措施，避免“失控”局面的出现。

2.重点控制原则

作为管理人员，其精力和时间都是相当有限的，再加上信息的不完全性，要想对组织的方方面面进行控制是很困难的，也是不现实的。基于此，我们可以运用帕累托原理(即“二八”原理)，根据事物有关方面的特征，进行分类、排队，分清重点与一般，以有区别地实施控制，即通常所说的把80%的精力和时间放在20%的事关组织活动成功与否的关键因素上，实行重点因素重点控制。全面控制并不见得是一种最经济、最有效的控制。管理者从实际工作出发，因地制宜地找出和确定最能反映或体现其所管辖单位工作成果的关键性因素，对之加以严密控制，其他的方面则相对放松控制，这样可以收到有的放矢、事半功倍的效果。

同时，强调例外。管理者将控制工作的重点放在计划实施中出现的特别好或特别坏的“例外”情况上，可以使他们把有限的精力集中于真正需要引起注意和重视的问题方面。当然，例外并不能仅仅依据偏差数值的大小来确定，而要考虑客观的实际情况。在同一个组织中，对于不同类别的工作，一定额度的偏差所反映的事态严重程度并不一样。有时，管理费用高于预算的5%可能无关紧要，而产品合格率下降1%却可能出现产品严重滞销的问题。所以，在实际工作中，例外原则必须与控制关键问题的原则结合起来，注意关键问题上的例外情况。

3.经济控制的原则

在组织中实施控制，建立一套比较完善的控制系统势必会支出一定的费用。因此控制面临一个是否经济，即是否划算的问题。是否进行控制，控制到什么程度，都涉及费用问题，因此必须考虑控制的经济性，任何控制系统产生的效益都必须与其成本比较。为了使成本最少，管理层应当尝试使用能产生期望结果的最少量的控制。这意味着，控制工作一定要坚持适度、适量的原则，以便提高控制工作的经济性。换句话说，从经济性角度考虑，控制力度并不是越大越好，控制系统也不是越复杂越好。因为越复杂、控制工作力度越大，只意味着控制的投入越大。在许多情况下，这种控制投入的增加并不一定会导致计划更顺利地实施。有时，自然消退也不失为有效的控制方法。花费少而效率高的控制系统才是有效的控制系统。在实际工作中，控制的经济性考虑在很大程度上取决于管理者是否将控制应用于他们所认为的重要工作上。

4.同计划与组织相适应的原则

管理的各项职能相互关联、相互制约。既然控制的目的是为了保证计划得到顺利实施，它就需要依靠组织中的各单位、各部门及全体成员来实施。所以，控制系统和控制方法应当与计划和组织的特点相适应。不同的计划具有不同的特点，因而控制所需的信息也各不相同。例如，对成本计划的控制主要监控各部门、各单位甚至各种产品在生产经营过程中发生的费用；对产品销售计划的控制，则主要收集销售产品的品种、规格、数量和交货期的情况。控制工作越是考虑到各种计划的特点，就越能更好地发挥作用。

同样，控制还应当反映组织结构的类型和特征。组织结构既然明确规定了企业内每个人所担任的职务和相应的职责权限，因而它也就可以成为确定计划执行的职权所在和产生偏差的职责依据。由此，也说明有效的管理控制必须能反映一个组织的结构状况，并通过健全的组织结构予以保证，否则，这只能是空谈。

5.客观控制的原则

管理必然带有许多主观成分，但一名下属人员的工作是否做得好，不应不切实际地加以主观评定，即传统的凭印象、凭感觉对下属业绩做出不负责任的评价。因为只要是凭主观控制的地方，管理人员或下属的个性都会影响对业绩的判断而使其不够准确。因此，在管理控制中，我们应遵循客观控制的原则，多让事实和数据说话。控制客观性的要求可以概括如下：有效的控制需要有客观、准确和适度的标准。

6.弹性控制的原则

尽管人们努力探索未来、预测未来，但未来的不可预测性始终是客观存在的。我们努力追求预测的准确性及对实际业绩评价和差异分析的准确性，但不准确性总会存在。如果控制不具有弹性，则在执行时不免被动。为了提高控制系统的有效性，就要使控制具有一定的灵活性。

控制的弹性原则要求制定多种应付变化的方案和留有一定的后备力量，并采用多种灵活的控制方式和方法来达到控制的目的。应保证在发生某些未能预测到的事件的情况下，如环境突变、计划疏忽、计划失败等情况下，控制仍然有效，因此要有弹性和替代方案。控制应当从实现目标出发，采用各种控制方式达到控制目的，不能过分依赖正规的控制方式，如预算、监督、检查、报告等，它们虽然都是比较有效的控制工具，但它们也都有一定的不完善之处，数据、报告、预算有时会同实际情况有很大的差别，过分依赖它们有时会导致指挥失误、控制失灵，例如根据销售预测制定的相应预算中的定额会因实际销售量大大高于或低于预测数而失去控制意义。因此也要采用一些能随机应变的控制方式和方法，如弹性预算、跟踪控制等。