会议的特点和成本

三、会议的特点和成本

1.会议的特点

（1）时宜性

会议的召开要讲“时宜”。必须确保适时开会，这样才能使会议有效，因此就要考虑是否已做好充分的准备？是否需要立即召开？会议可否提前召开？可否推迟召开？

（2）必要性

召开会议前，应提出这样的问题：是否非要开会？是否有其他方法可以代替？如果答案是，不开会就解决不了问题或解决问题有难度，而且没有其他方法可以替代，那就说明开这个会很有必要。否则就没有必要，就可以不开。

（3）合法性

会议的合法性是强调有些会议的召开必须符合法定人数，会议的召集人必须依法享有召开此会的权力。一个会议是否具有合法性，要根据会议召集人的社会身份、职权，会议的形式和内容等因素综合判断。

（4）可行性

会议的可行性是指会议活动在具备了必要性、合法性的前提下，还必须具备召开会议的现实性，而且要确保会议一旦召开就一定要有结果。

我们提倡少开会、开短会、开实会。召开会议，要坚持务实、节俭、高效的原则。

（5）复杂性

如今，无论是家庭、组织，还是社会团体都变得越来越相互联系、相互依存，其关系也越来越错综复杂，各种因素牵一发而动全身。如果一个城市在闹市区建一个会议中心，可能会提高税收，增加收入，带动旅游，但也可能带来交通和停车问题，同时迫使当地居民迁移。由于各种关系的错综复杂性，人们要想特立独行越来越难了。在我们社会生活的方方面面，人们为了寻找共同问题的解决方案，必须一起活动，而一起活动就意味着要举行会议。

人们都要求在影响自己生活的决策中拥有更多的发言权。随着社会越来越复杂，各种因素的相互依存越来越强，人们要参加的会议就可能越来越多。因此，慎重对待开会也就越来越重要了。

2.会议的成本

（1）会议的成本计算

我们从会议花费的角度出发，来估算一下会议的费用。

不同的组织在会议上的花费也不一样，但大多数组织直接花在开会上的费用占人事预算的7％到15％。这不包括花在会议中的时间因素。

如果你从事组织工作，你的主要时间就会都用于开会。组织主要通过开会来运作。虽然大多数时间是无偿的，也不会花费这些组织多少钱，但你的时间对你来说却是宝贵的。把时间用在开会上，就意味着你不能再把它用于其他事情上。

计算一下开会的成本，可能会使人们在作出开会的决定时谨慎从事。开会的成本主要有三部分：时间成本、直接的会议费用和效率损失。

开会的时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议时间＋会议秘书工作时间＋会议服务人员工作时间）。

如果将它转换成金钱成本来看的话，便是如下公式：

开会的金钱成本＝开会的时间成本×与会人员平均每小时的薪水。

开会的直接费用＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费＋食宿费＋文件准备费等。

这样计算一下，开会的成本委实不菲。

（2）会议的效率损失

开会时，领导必须离开自己的工作岗位，这可能造成公司整体管理效率的损失。

有可能因不能及时接听重要客户的电话而损失一大笔生意。

有可能不能及时处理顾客的投诉而开罪一批用户。

有可能不能及时解决自己管辖范围内的突发事件而停工停产。

（3）失败会议损失双倍

如何判断一个会议是否开得成功、有效呢？通常有两种方法：

第一，看会议的结果。会议是否达到了预期目的？完成了什么任务？解决了什么问题？作出了什么决策？方案或决策有无创新？显然，我们必须通过会议的结果来判断会议的实际成效。会议的结果直接影响着整个会议的运作，也影响着整个会议实现任务目标的能力。

第二，看会议的过程。会议中的问题是怎样解决的？决策是如何作出的？群体合作怎么样？与会者对会议的总体感觉如何？大家是机会均等地参与会议还是由某个人操纵？开会愉快吗？与会者从中得到激励或鞭策了吗？会上是集思广益还是一言堂？

另外，什么情况下召开会议对会议的成功与否也有决定性的影响。通常，以下情况下可以召开会议：

①涉及多个部门、人员的决策。为了得出合乎实际的结论，需要让多个部门或许多人员一起交换多方面搜集的信息。

就某个敏感议题需要向与会者收集汇报，或向与会者提供某些信息，或需要同与会者分享某些信息；需要刺激出具有创造性和批评性的意见，从而寻找、分析、解决问题或作出决策。

②需要整合不同意见。为了让大家接受一个决定、计划或构想；为了重新整合混乱的观念，确保所有在场的人都有同样的、一致的理解；同时，需要使某个问题尽快获得各方反应，进而全面推动、加快已经被延迟了的工作。

③涉及多个部门、人员的工作安排。这种情况包括让大家明确目前所面临的问题；在处理涉及到不同组织的人事问题；处理无人知道它是什么，或不知道什么人对此应负责的问题时；安排涉及多个部门或多个人的工作；使下属给予反馈，刺激双向沟通，建立良好的工作团队时。