拟发会议通知

一、拟发会议通知

1.会议通知的作用

会议通知是告知与会者有关与会事项的会议文书，是传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之间会前沟通的重要渠道。拟发会议通知是会议准备工作的重要环节，具有以下几方面的作用：

（1）传递会议信息

会议通知可以传递有关会议的内容、性质、方式、时间、地点等基本信息，以便与会者做好充分的准备，按时赴会。

（2）收集信息

收集与会者提出的议题、对会议议程的意见、提交的论文或报告以及其他需要在会议上进行交流的文件，以便进一步完善议题议程，审定或筛选论文、报告和其他交流性文件。

（3）反馈信息

向会议组织者反馈与会者的有关信息，如姓名、职务、人数等，为会议的接待工作做准备。

（4）履行相关义务

在一些法定性会议中，正式成员具有出席会议的法定权利，向他们发出会议通知是会务工作机构的法定义务，同时也是对与会者权利的尊重。

2.会议通知的种类

会议通知有预告通知和正式通知两种。预告通知是在发出正式通知之前，为了让与会人员做好充分的准备，提前发出的预告性通知。会期较长的会议和学术性会议，通常需要发预告通知，有些预告通知要附回执，方便统计与会的相关信息。

3.会议通知的内容

①告知会议目的；

②告知与会应知事项，包括时间、地点、与会要求等；

③告知应做准备事项，包括人和物品及与会相关资料准备等；

④其他与会者的名单，包括姓名，联系方式等。

会议通知经会议负责人批准后发出。

4.会议通知的结构

会议通知篇幅不长，但告知项目必须齐全、明确、具体。

会议通知的一般结构包括标题和正文两部分。会议规模、性质不同，会议通知的写法也不同。

小型会议会期不长，告知事项简单，会议通知的写法也相对简单。一般结构为：

标题：一般写“会议通知”，或“关于召开××××会议的通知”，不宜只写“通知”，甚至不写标题。

正文：写明会议时间、地点、内容、出席（列席）人及与会有关要求。

大型或重要会议会期长，内容丰富，告知事项比较多，通知的写法就相对复杂一些。一般结构为：

标题：通常写法是“关于召开××××会议的通知”。

正文：通常包括开会缘由、赴会应知事项和要求。“开会缘由”写明召开会议的原因、目的、任务；“应知事项”写明会议内容议程、时间及会期、地点、出席会议人员、报到时间、报到地点及方式、应带材料、注意事项等，有些会议还要说明代表资格、名额分配等。

说明：写明有关联系方式，电话、联系人等。有外埠与会者，要说明接待办法。

5.会议通知的形式

一般情况下，会议通知最好是在开会前一个星期寄到与会者手中，因为现代人在安排各种活动时，多半提早一个星期做规划，而且一个星期的时间大概足以做好开会前的各种准备工作。超过一个星期的会议通知比较容易被遗忘，因此当你有必要发出超过一个星期的会议通知时，你最好能在开会前两三天设法再向与会者提醒开会时间。除非是紧急会议，否则不要发出短于一个星期的会议通知，切记太匆促的通知，不但令与会者来不及做好会前的准备工作，而且也很容易令他们觉得会议召集人把他们当作“呼之即来”的人物看待，从而也不能引起与会者对会议的重视。

下面，我们详细介绍一下几种常见的会议通知。常见的会议通知主要有：口头通知、电话（传真）通知、书面通知、电子邮件。

（1）口头通知

口头通知最突出的优点就是快捷、便利，适合于与会人员较少的小型会议。当然口头通知也有弊端，比如责任的问题，因为传达通知时，是以声音为媒介进行的，不易保存；事后，如果接受通知的人员遗忘了这件事情，或者没有完全弄清楚具体的开会时间、地点以及会前要做的准备工作等，对会议的顺利进行就会带来不利影响。所以，比较正式的会议一般都不采取口头通知的方式。

（2）电话（传真）通知

目前，大多数会议都采用这种方式通知。以电话（传真）为媒介传递信息，快捷、准确、到位，一般情况下，成本也不是很高。需要注意的是，以这种方式传达通知时，会务人员为了明确责任问题和出于有的与会者因某些原因没有接到电话（传真）的考虑，必须在事后选择合适的时间继续通知，直到他接到电话（传真）或知道了会议通知的信息为止。在传达通知时，要据实填写好下表：

会议通知传达情况登记表

通知人（签字）：_______

年　月　日

（3）书面通知

书面通知是一种传统的方式，它适合于大型会议，如果企业的分支机构多而分散，那么在召集有各分支机构人员参加的会议时，最理想的方式也许就是书面通知。由于书面通知在传递的过程中需要一定的时间，所以要提前准备，如果在预定的时间内，对方没有收到，还需要及时采取措施作相应地补发等工作，让对方尽快知道参加会议的事宜，以便做相应准备工作。书面通知的方式效率比较低，如通知材料的起草制作、邮寄（或专人传递）等等，经过的环节较多。但是，书面通知对于议题比较多的会议，也是很有必要的，因为通过书面材料可以将有关事宜交待得清清楚楚，对于与会者来说，可提供很大的方便。

（4）电子邮件

它是在信息高度发展的今天产生的，它综合了上述三种方式的优势——快捷、准确、低成本，而且内容清楚，一目了然。正是因此，目前通过电子邮件传达会议通知的企业越来越多。但是，由于有的地方尚未普及网络技术，所以这种方式的采用还会有所限制。在有条件的企业，为了保证会议通知传递的有效性，必须要对这种方式加以必要的规范。

在使用电子邮件拟发会议通知时，请注意以下几点：

①每位员工必须申请电子信箱名称；

②每位员工必须养成浏览电子信箱的习惯；

③同一办公室的员工有义务互相转告会议通知信息的义务。

公司会议通知的传达应根据具体情况而决定选择哪一种方式，也许有时是单一的一种办法，有时会将几种方式结合起来操作，一定要灵活应变。

6.会议通知的发放

会议通知拟好后，就要进行发放工作，如前所述，会议通知一定要提前发放，这样与会者可以早做准备。下面就发放会议通知的程序和应注意的事项分别予以介绍。

（1）准备和分发会议通知

会议通知应按有关章程或规定办理。一般来说，规模较大、较为重要的会议都应以书面形式通知。在特殊情况下还可采用公告的方式，如果参加人数不确定，可在报上刊登公告。除了公告通知外，必须确定送达被通知人的，并取得相关的收讫的证明（例如签收、收据、挂号信单据等），以免事后发生问题。接到通知的人不参加会议，是他自己放弃权利；但是组织者不发通知或通知有误，这是组织者的工作失误。

（2）打印会议通知

会议通知写好以后，要注意存盘，以便将来查找或修改。在打印之前，再仔细检查一遍，看看是否有写错的地方。打印时，可以先打一份样张看看效果，以避免纸张和油墨的浪费。打印之后，通读打印稿全文，查看有无打印错误之处，发现错误要及时修改，确认无误后，方可送到复印室复印。在复印之前还要统计复印的数量，留足备份，以备不时之需。

（3）发送会议通知

如果以信件的方式发送会议通知，请注意以下问题：

要写清接收单位的地址和单位全称，有时还要写收信人姓名。特别要注意的是，单位名称不要任意简化，例如收文单位是“桂华服装外贸公司”，不能简化成“桂华公司”，如果随意简化就容易造成误解和错发。

信封写好后要装入会议通知，并在封口之前仔细检查一遍是否装入了通知。

通知装入信封之后，要逐个将信口封贴起来，防止失落。

将名单与信封核对，防止遗漏或重复。

信封送到收发室时要进行清点，请收发人员打上编号，以备查询。

（4）注意事项

①对拟任免、调动的人员发通知要特别注意，不能把准备调动但尚未调动的人的通知发错单位。

②一般的会议只发一次正式通知，有些会议需要发预备性通知，其常用于与会人需做大量会前准备工作如准备发言材料或方案的会议。

③对于一些区域性、全国性乃至国际性会议，需要安排与会人员食宿和回程的，还要在发送会议通知的同时附上会议通知回执，以便会务人员安排接站和订购车、机票。

④有时，会议期间要开一些小会，所以还有个会间通知的问题。会间通知要贴在醒目处，一定要写清会议的详细场所。会间的通知最好在会上宣布或在饭前通知，否则，很难通知到所有与会者或有关与会者。