会场设施和会议用品

一、会场设施和会议用品

1.会场设施和会议用品的作用

对于大型公开性会议或各种专业研讨会等，会议各种设施和用品的准备工作是很重要的。欠缺、布置不合理或使用不方便，都会分散与会者精力，使之不能很好地专注于会议，严重影响会议进程。

概括说来，会场设施和各种会议用品主要有以下几方面的作用：

（1）创造舒适和安全的环境

如桌椅、照明灯具、空调、安全通道、消防设施、车辆等能使会议的环境舒适、安全，从而提高会议的效率。

（2）克服语言交流障碍

如翻译机、同声翻译系统等，可以使不同的语言在同时同地实现无障碍交流。

（3）记录和传递信息

如纸、墨、笔、摄像机、录音机等就是记录和传递会议信息的最基本的用品。扩音机、幻灯机、投影仪等设备可以提高会议信息的听觉和视觉表达效果。

（4）营造会议气氛

如标语口号、旗帜、花卉、音乐，对会场气氛起着不可小觑的作用。

（5）使远程会议变为现实

如电话会议、电视电话会议、计算机网络会议离不开电话机、电视机、计算机以及相应的网络设施。

2.会议视听设备及其辅助设备

（1）视听设备

随着社会的进步和科技的发展，会务活动也有了很大变化。现在人们可以借助音频设备在很大的空间内开一个大型会议，也可以借助视频设备更清晰准确地说明会议内容，甚至可以隔着千山万水召开一个电话或电视会议。视听设备成了现代会议中的一个重要因素。

会议可以选用的基本视听设备有很多，如下所列：

放映机

・16mm胶片，有声

・8mm胶片，有声（Super 8）

・8mm胶片，有声

・8mm胶片，默片

・需要卷带的放映机

・连续幻灯片放映机

・头顶上方的放映机

・单张幻灯片放映机（幻灯片有不同规格）

・其他设备

・录音机

・提示板

・黑板架

・屏幕

・摄像机

・放像机（VCR）

・视频显示器

下面，我们就提示板、黑板架、显示屏加以详细说明。提示板。提示板的可选种类也很多：

①人们所熟悉的粉笔字黑板；

②魔法板；

③白板；

④公告牌。

黑板架。黑板架（有时被称为A型架）可以用来支撑挂图或其他材料。如果发言人或与会者需要在这些材料上进行书写，就要在纸的下面放置一个结实的衬板。

显示屏。放映图像材料通常需要一个显示屏。显示屏可以是固定或可移动的，也可以有各种各样的规格和质料。

显示器的屏幕大小应该和观看播放的与会者人数相适应。放像机和与计算机配套使用的放映机相似，也是用来播放视频图像的。

（2）辅助设备

会议地点应该提供一些其他的必要设备。它们可以由会议承办者提供，存放在专门的视听设备贮藏室或秘书处的办公室中，并由专人保管。要预测每种设备的数量几乎是不可能的，但是应该尽量准备出可能需要的所有设备，不要完全寄希望于在会议地点临时购买某些设备。

主要的辅助性设备通常有：

①适配器。适配器，也叫做壁式适配器，是一些用来连接不同设备或设备和壁式电源插座的小插头。

②延长接线。为了把设备连接到可用的电源插座上，需要使用延长接线。

③演说台。在需要的时候，会议地点可能会提供演说台，但是会议组织者应该随时有几个演说台在手边备用。

④话筒。任何提供会议服务的地点都应该能够提供最常见的几种话筒。

⑤指物棒。一些发言人会自带指物棒，但是会议工作人员事先准备一些指物棒总是有好处的。最简单的是压缩式指物棒，不使用时它只有圆珠笔大小，但可以拉伸至3米长。

⑥放映架。固定或可移动的放映架通常用很重的金属制成，用来支撑放映机。可移动的放映架在不用的时候能够折叠起来，以便于搬运，但其重量仍然很大。

3.会议用品和设施的准备要求

（1）会前制定计划

会务工作机构或会务工作人员应在会前根据会议需要制定详细的有关物品和设备的使用计划，作为会议预案的附件，报请会议的领导机构审定。计划内容应包括：

①所需物品和设备的清单，包括名称、型号、数量

②物品和设备的来源，如租借、调用、采购等

③所需的费用

（2）落实专人负责

会议物品和设备的准备、安装、调试和使用是一项责任性和技术性都很强的工作，准备是否充分，安装调试是否到位，对会议能否顺利进行影响甚大，不能有半点差错。因此，一定要落实专人负责此项工作，必要时应配备一定数量的技术人员。

（3）提前准备到位

会议用品应当在会前准备妥当，分发到位；有关设备和设施应在会前完成安装、调试工作。

（4）实用节约

实用和节约是准备会议物品和设备的重要原则。要严格按照会议的经费预算执行，提倡节约型会议，反对追求豪华、奢侈。

4.会议设施的供应商

会议设施的供应商一般分为两种：一种是销售供应商，一种则是租赁供应商。采用哪种方式则应根据使用单位的具体情况确定。对于拥有专门会议室（厅）、经常需要召开会议的、有一定实力的大企业、大单位来说，与销售供应商接洽，购买安装一套属于自己的会务设备无疑是明智的选择。

会议设备价格昂贵，然而使用率却不如其他办公设备高，如果仅仅为一两次会议而购买价值数万元甚至数百万元的设备，显然不合算。即使购买了昂贵的设备，由于没有专业技术人员的技术支持及维护，也会带来很多使用中的问题。因此，对于一般的企业来说，租赁的方式比较划算。

租赁时要注意：在接受设备之前一定要对设备进行检查并要求出示质量证明，这不仅仅是为了确保安全、方便地使用，同时也是为了避免在交回设备时有可能由设备故障引起双方的冲突；在使用设备的过程中一定要注意维护，如因自己使用不当造成了设备的损坏，一定要如实告知租赁方，以协商理赔事项并保证双方将来的继续合作，切不可故意隐瞒事实；在租赁过程中，一定不要忘了设备的性能和场合及租金，并且要货比三家，挑选最物美价廉的设备。