会议记录工作

二、会议记录工作

1.会议记录的重要性

会议记录有许多重要作用。它为与会者提供了一个看得见、摸得着的注意点。与会者面朝会议记录围成一个半圆，便自动把精力集中在会议记录所显示的问题上。

会议记录对个人也很有好处。秘书不必再煞费苦心地把自己的有效合理的想法往脑海里记，他们可以将合理的想法写进会议记录，从而不必担心忘记，使自己心理和生理上都得到放松。

对于主持人来说，会议记录更是不可或缺，因为它既是会议内容的记录，也是会议过程的记载。如果与会者已同意处理三个问题，而会议记录显示只处理了一个，主持人就可以指着会议记录直观而清楚地说明事实。

对于会议组织者来说，会议记录是很实用的工具，有了它，很多棘手的问题会迎刃而解。当作出一项决策时，可以在该项决策的名字上做上标记（画个圈或打个星号）。如果布置一项任务，可以在该项任务的后面记上负责人的名字和规定的任务完成时间等情况。在下次会议上，通过查阅本次会议记录，布置了哪些任务、任务执行者是谁、完成时间是什么时候等信息就一目了然。

2.会议记录的特点

（1）技术性

据科学测定，音速即声波在空气中传播的速度，在20℃时，为343.36米/秒。中国人开会时讲话人、发言人每分钟发出的音节最多为220个（念稿子除外），最少为120个，平均为160个，速度比较快，在空气中停留时间比较短暂，平均每个音节在空气中停留的时间约为0.33秒。要把稍纵即逝的音节及时、准确、完整、清楚地转换为文字符号，做到音出笔落，需要耳、眼、脑、手并用，边听、边看、边想、边写，一气呵成。由于讲话速度快，单位时间内信息含量大，要求做记录时要有所取舍。有的发言还需用心领悟，分清脉络，先在头脑中进行粗加工后才能记下来。

（2）被动性

在做会议记录的过程中，会议讲话人、发言者是主动施事者，记录人员是被动受事者。在通常情况下，记录人员无法事先了解讲话人讲什么内容，讲多长时间，完全受讲话人、发言者的支配，这为做好会议记录工作增添了一定的难度。

（3）知识性

参加会议尤其是参加集团公司重要会议的人，多来自各个方面的领导岗位，见闻广博，学识精深，实为人才济济，他们的发言内容从古到今，从政治到经济、到科学文化，几乎无所不包。因此，要求会议记录的秘书人员也要博古通今，博闻强记，才能胜任。

（4）时间性

会议记录是会议信息传递的手段，是传达贯彻会议精神的基础。除了少数会议，一般都需要及时将会议记录整理出来，或写成会议纪要，或整理成会议简报、快报。特别是领导人的重要讲话、发言，更需要及时整理出来。因此，要求会议记录工作人员必须成为“快手”。

3.会议记录的准备工作

会议记录是秘书工作的重要内容之一。秘书为会议记录做周密、细致的准备是十分重要的。秘书应该提前到会，选择好做记录的位置，将足够的笔和纸张准备充足。如果使用速记机，应事先输入足够的记录纸带。当要求一字不漏地做记录时，就必须要准备好录音机和一些高品质的、适当长度的盘式或卡式带。

做会议记录前，必须要熟悉与会者的姓名，可以参考对照座位安排桌上的名单分辨出坐在各自位子上的人，把名字与长相结合起来。

秘书做会议记录应掌握有关会议程序的知识。可以参考以前的会议记录，向做过记录工作的秘书请教注意事项。会前，秘书向会议的主持人请求将重要的会议要点作一解释或重复，这对做好记录也有帮助。

一般没必要对讨论过程做详细记录，应集中记录内容的要点，而不是讨论的题目。在需要记录一个重要的讨论会时，应记下主要发言人的发言内容，同时也应记录非主要发言人的内容，每行开头要留空格，以区分不同的发言人所讲的内容。

4.会议记录的内容

（1）会议的概况

①会议的名称。要求必须写全称。

②时间。开始时间和结束时间要具体到时、分。如果会议期间有较长时间的休会，也应当详细注明。

③地点。要求详细，具体到房间号码或会场名称。

④主持人。要求写明主持人姓名、职务。联席会议、多边会议还应当写明主持人所在的单位名称。

⑤出席人。要求写明出席人姓名。联席会议或多边会议还应写明出席人所在单位的名称及其职务。出席人的姓名一定要写全名，不能只写名不写姓。同名同姓的要有区别标志。

⑥列席人。列席人要与出席人分开记录，具体要求同上。

⑦旁听人。旁听人可以起见证作用。

⑧缺席人。记录缺席人员，既可以了解缺席情况，也可以清楚地反映会议应该出席的范围，为日后查考和研究会议做好基础工作。

会议概况部分的项目可根据会议的实际情况设定，应尽可能全面、详细、清楚，以提高日后查考利用的价值。

（2）会议的进程

①会议的议题。要求完整记录会议议题的名称；讨论或审议文件，应写明文件的完整标题；口头方式提出的临时动议，则做发言记录。

②议程。会议记录要清楚地反映会议议程的真实顺序。

③发言人的姓名。要求记录全名，不可写错字。否则会增加日后查考的难度。

④发言情况。详细记录要求有言必录，并记录插话、争论、表态等情况；摘要记录则记其要点，要求简短明了。

⑤表决情况。包括表决事项的名称、表决的方式（如口头表决、举手表决、无记名书面表决、电子计算机表决等等）、表决的结果（同意、反对、弃权等）。如有多轮投票，都要记录在案。

⑥会议结果。包括对议题的通过、缓议、撤销、否决。如果是通过或否决某个文件，要写明该文件的标题；如决定、决议事先已有草案，应记录该草案的标题。

（3）会场情况

会场情况是指会议期间会场内所发生的与会议进程有关并且具有记录价值的情况。记录会场情况可以更加全面地反映会议的气氛以及与会者的情绪和态度。比如，与会者的热烈掌声和发自内心的笑声，这些都是报告或讲话精彩动人的有力佐证；与会者迟到、早退、中途退场往往是会风不正或与会者不满情绪、故意抵制的表现；有时会场内还可能发生意想不到情况，都要做详尽记录。这些情况与会议的主题与进程不无关系，有时还是非常好的注释以及汇报、传达、报道会议情况的极好素材，对今后查考研究会议也极具价值。

（4）会议记录签署

签署是对记录的真实性郑重负责的体现。以下三种人要在会议记录上签署姓名：

①记录人。记录人必须在会议记录上签字，以示负责，同时也便于日后与其核实情况。

②审核人。重要的会议记录应由会议主要负责人对其进行审核，确认无误后签字。审核人对记录的真实性负领导责任。

③发言人。论证会、鉴定会、听证会等会议的发言常常作为决策、定案的重要依据，可以要求发言人对记录进行核对并签字。

法律、法规规定必须由全体成员签字的，应严格依照执行。如《中华人民共和国公司法》明确规定，各类公司的股东会、董事会应当对所议事项的决定做成会议记录，出席会议的股东、董事应当在会议记录上签名。

5.会议记录的方法

会议记录主要有三种方法：详细记录法、摘要记录法和速记。

（1）详细记录法

详细记录就是有言必录。要求记录人员对会议的全过程、所有发言人的发言，包括发言中的插话，都要原原本本地详尽记录，不能提纲挈领，只写重点只记结论，更不能随意增删取舍。一般来说，对于特别重要的会议，都应进行详细记录。为了准确完整地记录好，可以配备两个以上的记录人员或用录音机进行录音以便会后核对、修正、补充。当然，详细记录并非一字不漏地逐字逐句记录，对于一些口语、俗语、重复的词语，大可不必记下来。做详细记录，要求记录者认真负责，精力集中，特别要抓住发言人开始、转题、结尾时的语言。

运用汉语做详细记录，可以采用以下一些技法。

①简称法。在他人能够看懂的情况下，对单位的名称、地址、人名、术语只记录简称，如“中国政法大学”可记录为“法大”，“××省（市、县）职称改革办公室”可记录为“职改办”，“农业、农村、农民问题研讨报告”可记录为“三农报告”。

对一些常用的词、词组和术语，在他人不会发生歧义的前提下，可以采用缩写记录，“社会主义国家”可缩写记录为“社——国”。还可以采用间隔缩写的方法记录，就是在记录一句话时，对句中出现的常用词或词组只记句首一个字，字后用一短横代替词或词组的其他部分。比如“全国旅游业务今年取得令人瞩目的经济效益”，可间隔记录为“全—旅—今—取—令—瞩—经效”。

②符号法。可以按照约定俗成的习惯自拟符号代替常用词。如“大于”可用“＞”来记录，“因为”、“所以”可用“∵”、“∴”来记录，“29号”可用“29＃”来记录。

③省略法。省略词语和句子中的附加成分、相同成分。比如“但是”可以只记“但”，略去“是”。还有“可以”、“仍然”、“仍旧”、“因为”、“需要”、“或者”、“虽然”、“应该”、“然而”、“已经”、“经过”、“对于”、“并且”、“盼望”、“今天”、“现在”等等，都可以采取只记前一字的方法。又比如，“必须”可以只记“须”，略去“必”。还有“何况”、“根据”、“凭借”、“依仗”、“希望”、“比较”、“依靠”等等，都可以采取只记后一字的方法。这两种方法只要运用恰当，就不会发生歧义。对于词语和句子中的几个词中的相同成分，也可以省略。比如“幼年时代、少年时代、青年时代、中年时代、老年时代”，可以记成“幼、少、青、中、老年时代”。

省略比较长的成语、俗语、熟悉的词组、句子的后半部分。许多大家熟悉的话只要提起前两个字或上半句就知道后面内容的成语、俗语、名句，其后半部分可以省略不记，画一曲线代替。比如“同心～（同德）”、“勤勤～（恳恳）”、“先天下之忧而忧～（后天下之乐而乐）”、“鞠躬尽瘁～（死而后已）”、“心有余～（而力不足）”等。在有可能追记的情况下，也可以采用此法，比如“～（举一）反三”、“～（路遥知马力）日久见人心”、“～（姜太公钓鱼）愿者上钩”等。

省略引文，一般用于有关经典著作的引文。即遇到讲话者引经据典时，只记下起止句子或起止词即可。比如，引用中国共产党第十三次全国代表大会上的报告《沿着有中国特色的社会主义道路前进》中的一句：“在社会主义初级阶段，我们党的建设有中国特色的社会主义的基本路线是：领导和团结全国各族人民，以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放，自力更生，艰苦创业，为把我国建设成为富强、民主、文明的社会主义现代化国家而奋斗。”就可以记成“在社会主义初级阶段，我们党的基本路线是——而奋斗”。

④拼音法。一时想不起来的字，或遇到难写的字，可用汉语拼音或其他文字来代替。

⑤留空法。记录中遇到发言者引用有关材料时，如果需要详记，一时又记不过来，就可以先记上一句，留下空当，待会后找出有关资料再补记。

⑥外语法。即用外语词汇的缩写来记录中文词语，如“中央电视台”可用英文缩写“CCTV”来记录，“世界卫生组织”可用英文缩写“WHO”来记录。

无论采用以上哪一种方法做详细记录，都应在会后对会议记录进行一次整理，形成完整的会议记录文件，以免日后影响会议记录的使用。

（2）摘要记录法

摘要记录是指只摘取与会者发言的重点、要点和会议主持人讲话要点的记录。采取此种形式时，要求记录员在充分把握会议讨论的内容，掌握议题的轻重程度和发言人的发言宗旨、意图目的以及发言内容价值的基础上进行，记下该记的内容。

做摘要记录须掌握几个原则：力争准确，不能歪曲发言人的原意；不能遗漏讲话者的主要观点。因为摘要记录是发言内容客观上的压缩，而不能是记录人主观上的归纳，尤其是重要观点，记录人更不能从自己的角度去归纳。这不同于一般与会者的会议笔记。与会者的会议笔记，只供记笔记者本人阅读，记笔记者只向自己负责，只要自己能理解就行了。（而会议记录是为日后多方查证而用的。）

采用详细记录还是采用摘要记录，应根据具体会议情况决定。一般情况下，决定重大原则问题的会议，涉及面较宽、有重大影响的会议以及高层次的会议，需要采用详细记录。而一般事务性的会议、不太重要的会议，采用摘要记录。当然，也有些会议仅仅是碰个头、交流一下情况，或者是激励、表彰性会议，或者是一些大型的群众性的时间短暂且有现成讲稿的会议，就不必要专门再做会议记录了。

采用详细记录还是采用摘要记录，也是相对而言的，往往详中有略、简中有繁。有时两种记录方法可交叉使用，或者以详细记录为主，辅之以摘要记录；或者以摘要记录为主，但需要详细记录的就应该详细记录。在记录时，哪些应详细记录，哪些应该摘要记录是有讲究的：对与会议议题关系密切的方针、政策的基本精神和基本事实要详记，阐述、解释这些内容的话语可以略记；与会议议题有关的新鲜提法、事例要详记，与前面内容重复的可以略记；分歧的观点，对立或不同的态度、办法应详记，赞同性的发言应略记；对会议中心议题影响重大的发言要详记，与会议的中心议题若即若离或关系不太大的发言可以略记甚至不记；没有录音条件或不允许录音，没有打印材料的重要会议内容要详记，有录音条件、可以录音或有打印材料的发言可以略记或注明材料名称。此外，不同类型的会议，是详记还是略记也有不同的要求，例如，在决定重大问题的例会、工作会议上，表明观点和态度的发言要详记，其他叙述的内容可以略记；经验交流会中有关具体做法和实际效果的发言应详记，理论说明部分可以略记；学术座谈会中提出的论点论据，特别是典型例证要详记，泛泛而谈的议论可以略记。

（3）速记法

速记是指运用各种速记符号对语言进行记录。运用速记做会议记录，效率可以比通常的文字记录高出四五倍。速记是秘书会议记录应该掌握的一种技能。

速记与通用文字记录不同，是采用同音归并和近音归并的方法，对信息进行压缩，以使记录的速度与讲话人的语言表达速度相同。因此，速记符号具有文字的部分功能，但又不像通用文字那样具有严格的社会性、规范性和确定性。目前，汉语速记的符号，根据其设计思想与符号来源的不同，分成好几种体系，如几何形正圆体系、流线型椭圆体系、斜体形草书体系、综合体系等。

速记的基本方法有：同音假借，分词连写，词语简略。速记是一门技术性和实践性很强的技能，需要专门训练。目前，有关速记的书籍已有不少版本，各种形式的学习班也很多。

需要指出的是，录音记录不能代替速记，因为录音机只能记录声音，不能把声音变成文字符号。而且有些场合不能录音，甚至不准录音，所以只能采用速记。一些内部会议或座谈，一些发言者的声明等，都不准录音，可见录音机的使用范围也有局限性，不如速记灵活，详略自如。可见，速记作为使口头语言书面化的一种手写形式，是录音机所不能代替的。

采用速记进行记录的，在会后要用标准的文字整理出来，不能用速记稿代替正式会议记录。

6.会议记录的格式

会议记录应尽可能使用统一的表格形式，使其规范、清楚，一目了然。纸型应当使用A4型纸，有些单位习惯用普通信纸做记录，这不符合立卷归档的要求。

（1）标题

专用性标题。由于会议名称是固定的，故可在印制时将其直接印在标题上，如：“××集团公司经理办公会议记录”。如果标题中需加会议的届次，可将届次空出，记录时用手工填写，如：“××市人民政府第（　　）次常务会议记录”。

由于大中型会议往往有许多会中会，如主席团会议、代表团团长会议、分组讨论或审议会等。为了使会议记录格式一致，可印制统一标题，如“××区第×届人民代表大会第×次会议记录”。

通用性标题。通用性标题适用于一般的会议，标题只写“会议记录”四个字。如果统一印制的会议记录格式仅限于本单位使用，可在标题中标明本单位名称，如“×××公司会议记录”，这样更明确。会议名称写在下面的表格中。

（2）首部

会议记录的首部记载会议的概况。

（3）主体

主体部分记载会议的进程。用单线或双线印制，发言人的姓名和发言的内容最好分成两栏，之间用虚线隔开，这样阅读和查找非常方便。

（4）尾部

尾部用于各项签署。签署置于尾部，用以表示记录完整性，同时也避免有人私加文字。一般性会议记录也可以将记录人、审核人置于首部，但发言人签署应置于尾部。

下面是几种会议记录的参考格式：

专用性会议记录格式

××市人民政府第（　　）次常务会议记录

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通用性会议记录格式

××公司会议记录

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