打印会议记录

三、打印会议记录

作为会议秘书，还有一项重要的工作，就是将会议记录进行打印。现在很多会议虽然有录音录像设备，但只是适合用来查核会议发言的准确性以及会议进程的详细情况，查阅起来过于费时费力，并不具有效率优势。所以人们还是普遍接受可以抓住会议要点、会议本质以及会议议程主要内容的会议打印记录。秘书进行会议打印记录的工作包括以下步骤：

1.打印准备

会议记录的秘书，要趁着自己头脑中还清晰地记着一些会议的情节时进行打印记录。首先要根据会议记录和自己的回忆，考虑一个会议的大纲，一个清晰的大纲可以帮助打印工作顺利进行，并且可以节约时间和精力，提高个人的工作效率。

通常，需要编排项目有：会议日程副本，会议出席者的资料、缺席者名单、人员登记表，与会者手册，分发给与会者的资料和资料副本，发言记录副本，提议和决议的副本，其他与会议记录有关的数据。

需要注意的是，在开始打印之前，一定要将所有的细节进行仔细的检查，包括会议的题目、姓名的写法等细节。

2.格式确定

在大多数情况下，由于记录的格式已由某个组织用统一的标准确定下来，这就要求秘书在打印前应仔细地查看以前记录的范本。有的机构提供特别印刷的信笺，尤其是为记录的第一页所设计的信笺。有时还提供印制的连续表格。如果没有特备的印刷纸，应选质量适当的普通白色证券纸。用笔记本将记录归档，既可用普通的固定式的，也可用普通的活页式的笔记本进行记录。笔记本和索引通常从头至尾连续记录页数，为查找重要的决议提供方便。

会议的相关报告，经常作为附录或注释放在记录中。如以下的记录所示：“赵××先生读了财政委员会的报告，报告的副本附在会议记录后。”决议，特别是那些冗长的决议及打印的决议可以用同样的方法处理。

打印会议记录应与企业以前的记录格式保持一致。如果要在白纸上打印会议记录，可参考如下做法：

①白纸上部留一定的空白。在纸的中间，打印标题。

②日期居中，并置于标题下两行的位置，日期下应再空两行。

③标题为醒目起见，会议标题的字可以设计成美术字体。

④为了节约纸张，文章段落间不宜空行。

⑤正文内容一般使用60行的打印纸。

⑥当在提议或决议中提及用款金额时，打印时要有大小写两种表示方法。

⑦通常情况下，每页的页码打印在页底中间部分。

⑧会议记录后，应留有由秘书、会议主持人和其他相关人员签名的位置。

3.记录修改

对会议打印记录的修改，应用墨水笔在页面空白的地方进行。重要的修改或修改内容较多的可以单独打印在纸上，而且需要再添加一个引导注释在原件空白处，以引起阅读者的注意。

将会议打印记录完成，并在有关人员签字之后，就可以归档了，归档之后，秘书的会议工作就算全部结束了。