减少会议中的空话

五、减少会议中的空话、废话

1.具体措施

在会议进行过程中，有些发言人发言的内容空洞乏力，陈词滥调，对会议不起什么积极作用。在碰到这种情况时，不妨采取以下的几点措施：

①主持人自己先不要带头讲空话、套话，说话要简明扼要，不能东拉西扯，给与会者树立坏榜样。

②清楚明了地向与会者告知会议的目的、议题、要求、讨论方式、注意事项等。

③一旦出现有人说空话、套话、主持人就要及时巧妙地加以制止，以免再出现类似的情况。当然，这与主持人长期形成的会风、工作作风有着很大的关系。因此，会议主持人在平时就要养成严谨务实的会风和工作作风。

这里介绍一下美国哈罗德・吉宁为减少会议中的空话、废话所采取的一个办法：吉宁规定，凡开会之前，公司就会议所讨论决定的事项必须事先送来详细的报告，会议上任何人不得重复报告的内容。即使有能说会道之士，也极难在会上施展他口若悬河的才能。吉宁结束他们的长篇大论的办法是他的一句口头禅，他的口头禅是：“别再演说了，只需要谈谈实际情况。”

2.事例列举

下面，我们再针对以下两种人物进行深一步的阐述。

（1）喋喋不休者

遇到喋喋不休者，会议主持人可以先以身体语言提醒他停止。如果提醒几次都不管用，就得明确地告诉他：“小李，你要知道你讲的太多了。我们要让别人也发发言。”

有时候，与会人员中有些人被忽视后，他们的感情受到伤害，与大家有所疏远。因为各种原因，他们可能在表达自己的思想上有些困难。文静的人被爱说、爱争的人抢去了说话的机会；有的人感觉自己说话没人听，或者自己的观点“太另类”而得不到大家的重视，于是，他们缄默不语，或者干脆退出会议。

据有关研究调查显示，在会议过程中，“期望理论”（expectation theory）经常破坏大家的参与。非专业人员和文化水平低的人与会时有这样的期望：那些专业人员（教师、校长、设计师、政府官员等）及其他精英自然会显示自己的口才，主宰会议。同样，专业人员期望其他人被动地听。这样，很自然就形成一部分人在没完没了地讲演，而另一部分人始终在倾听。

在这种情形下，会议的主持人应该积极地拓宽参与面。主持人可阻止那些旁若无人的高谈阔论者，同时鼓励其他人发言。刚开始的时候，这样做会有一定的难度，过一会儿后大家就会消除紧张和害羞而感到自然了。更重要的是，随着自信心的增长，那些先前保持沉默的与会者会逐渐习惯参与的现实，然后就会期望参与和要求参与。

（2）冗长重复者

有的人讲话老生常谈或有些讨论冗长乏味，这非常浪费大家的精力。遇到这种情况要及时提醒对方。会议主持人可以利用会议记录进行制止。主持人可以指着记录上他们说过的话，对其说：“这个内容你已经说过了。你瞧，我们都已把它记下了。你有新内容要加吗？如果没有，我们继续往前进行。”

如果有人讲话跑题了，会议主持人同样可以指着会议记录说：“看这儿，我们说好要讨论这个内容的，可你这会儿谈的好像不是这样。如果你想谈这会儿说的内容，我们可以把它也记下来，等过一会儿再专门谈。”如果有人在一个问题上癇嗦个不停，会议主持人可以暗示他：“你可以简洁一些，是吗？”有人来开会的目的就是想冲着其他人卖弄自己的口才和学识的，会议主持人对这种人要有充分的应对准备。