12.5.2 非预算控制
一、视 察
视察是一种最古老、最直接的控制方法，它的基本作用就在于获得第一手的信息。基层主管人员通过视察，可以判断出产量、质量的完成情况以及设备运转情况和劳动纪律的执行情况等。职能部门主管人员通过视察，可以了解到工艺文件是否得到了认真地贯彻，生产计划是否按预定进度执行，劳动保护等规章制度是否被严格遵守，以及生产过程中存在哪些偏差和隐患等。上层主管人员通过视察，可以了解到组织的方针、目标和政策是否深入人心，可以发现职能部门的情况报告是否属实以及员工的合理化建议是否得到认真对待，还可以从与员工的交谈中了解他们的情绪和士气等。所有这些，都是主管人员最需要了解的第一手信息。
此外，视察还能够使上层主管人员发现被埋没的人才，并从下属的建议中获得启发和灵感。而亲临视察本身有一种激励下级的作用，它使下属感到上级在关心着他们。所以，坚持经常亲临现场视察，有利于创造一种良好的组织气氛。
二、报 告
报告是用来向负责实施计划的主管人员全面地、系统地阐述计划的进展情况、存在的问题及原因、已经采取了哪些措施、收到了什么效果、预计可能出现的问题等情况的一种重要方式。
控制报告的主要目的是提供一种如有必要，即可用做纠正措施依据的信息。对控制报告的基本要求是必须做到:适时、突出重点、指出例外情况、尽量简明扼要。通常，运用报告进行控制的效果，取决于主管人员对报告的要求。管理实践表明，大多数主管人员对下属应当向他报告什么，缺乏明确的要求。随着组织规模及其经营活动规模的日益扩大，管理也日益复杂，而主管人员的精力和时间是有限的，从而，定期的情况报告也就越发显得重要。
实例12－1
美国通用电气公司的报告制度
为了满足上级主管人员的要求，美国通用电气公司建立了一种行之有效的报告制度。报告主要包括以下八个方面的内容:
1.客户的鉴定意见以及上次会议以来外部的新情况。这方面报告的作用在于使上级主管人员判断情况的复杂程度和严重程度，以便决定他是否要介入以及介入的程度。
2.进度情况。这方面报告的内容是将工作的实际进度与计划进度进行比较，说明工作的进展情况。通常，拟订工作的进度计划可以采用“计划评审技术”。对于上层主管人员来说，他所关心的是处于关键线路上的关键工作的完成情况，因为关键工作若不能按时完成，那么整个工作就有可能误期。
3.费用情况。报告的内容是说明费用开支的情况。同样，要说明费用情况，必须将其与费用开支计划进行比较，并回答实际的费用开支为什么超出了原定计划，以及按此趋势估算的总费用开支(超支)情况，以便上级主管人员采取措施。
4.技术工作情况。技术工作情况是表明工作的质量和技术性能的完成情况和目前达到的水平。其中很重要的问题是说明设计更改情况，要说明设计更改的理由和方案，以及这是客户提出的要求还是我们自己作出的决定等。
以上关于进度、费用和技术性能的报告，从三个方面说明了计划执行情况。下面是要报告的需要上层主管人员决策和采取行动的那些项目，分为当前的关键问题和预计的关键问题两项。
5.当前的关键问题。报告者需要检查各方面的工作情况，并从所有存在的问题中挑出三个最为关键的问题。他不仅要提出问题所在，还须说明对整个计划的影响，列出准备采取的行动，指定解决问题的负责人，以及规定解决问题的期限，并说明最需要上级领导帮助解决的问题所在。
6.预计的关键问题。报告的内容是指出预计的关键问题。同样也需要他详细说明问题，指出其影响，准备采取的行动，指定负责人和解决问题的日期。预计的关键问题对上层主管人员来说特别重要，这不仅是为他(们)制订长期决策时提供选择，也是因为他(们)往往认为下属容易陷入日常问题而对未来漠不关心。
7.其他情况。报告的内容是提供与计划有关的其他情况。例如，对组织及客户有特别重要意义的成就，上月份(或季、年)的工作绩效与下月份的主要任务等。
8.组织方面的情况，报告的内容是向上层领导提交名单，名单上的人员可能会去找这位上层领导，这位领导也需要知道他们的姓名。同时还要审查整个计划的组织工作，包括内部的研制开发队伍以及其他的有关机构(部门)。
资料来源:MBA智库百科，http://wiki.mbalib.com/wiki/%E9% 9D%9E%E9%A2%84%E7%AE%97%E6%8E%A7%E5%88%B6.
三、比率分析
对于组织经营活动中的各种不同度量之间的比率分析，是一项非常有益和必需的控制方法。“有比较才会有鉴别”，也就是说，信息都是通过事物之间的差异传达的。
一般说来，仅从有关组织经营管理工作成效的绝对数量的度量中是很难得出正确的结论的。例如，仅从一个企业年创利1 000万元这个数字上很难得出什么明确的概念，因为我们不知道这个企业的销售额是多少;不知道它的资金总数是多少;不知道它所处的行业的平均利润水平是多少;也不知道该企业上年和历年实现利润是多少。所以，在我们作出有关一个组织的经营活动是否有显著成效的结论之前，必须首先明确比较的标准。企业经营活动分析中常用的比率可以分为两大类，即财务比率和经营比率。前者主要用于说明企业的财务状况;后者主要用于说明企业经营活动的状况。
1.财务比率
财务比率主要用于说明企业的财务状况。通过财务状况的分析可以迅速、全面地了解一个企业资金来源、资金运用情况、资金利用效果以及企业的支付能力和清偿债务的能力。
2.经营比率
经营比率主要用于说明企业经营活动的状况。常用的有以下几种:
(1)市场占有率。
市场占有率又称市场份额，指的是企业的主要产品在该种产品的市场销售总额中所占的比重。
(2)相对市场占有率。
当缺乏总的市场规模的统计资料时，可以采用相对市场占有率作为衡量的指标。
(3)投入—产出比率。
投入—产出比率是对投入利用效能的直接测量标准。
四、盈亏分析
所谓盈亏分析，就是根据销售量、成本和利润三者之间的相互依赖关系，对企业的盈亏平衡点和盈利情况的变化进行分析的一种方法，又称“量、本、利”分析。盈亏分析是一种很有用的控制方法。
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