管理控制的类型

第二节　管理控制的类型

为了更好地利用控制职能，人们把控制划分为不同的类型，常见的分类如表14－1所示。按控制信息的性质可分为反馈控制、现场控制和前馈控制;按控制来源可分为正式组织控制、群体控制和自我控制;按控制所采用的手段可分为直接控制和间接控制;按控制活动的性质可以分为预防性控制和更正性控制;按控制点的位置可分为事先控制、同期控制和事后控制;按照管理控制标准值的选择，可分为程序控制、追踪控制、自适应控制和最优控制。需要指出的是，上述各种分类方法并不是孤立的，有些会有交叉，有时一个控制可能同时属于几种控制类型。例如，企业招聘员工时要进行面试，这既属于预防性控制，又属于事先控制。下面重点介绍前三种分类方式下的控制类型。

表14－1　控制的不同分类

一、按控制信息的性质划分

信息是控制当中的重要因素。管理中的控制信息可以来自系统的输出结果，也可以来自过程当中，或者来自系统的输入及主要扰动量的变化，我们把第一种称为反馈控制;第二种称为现场控制;第三种称为前馈控制。

1.反馈控制

反馈控制是指将系统的输出信息返送到输入端，与输入信息进行比较，并利用二者的偏差进行控制的过程。反馈控制其实是用过去的情况来指导现在和将来。在控制系统中，如果返回的信息的作用是抵消输入信息，称为负反馈，负反馈可使系统趋于稳定;若其作用是增强输入信息，则称为正反馈，正反馈可使信号得到加强。反馈不仅是管理系统，也是自然界和人类社会中普遍存在的一种现象。如人体的温度调节系统、空调的温度控制系统、集贸市场上的农副产品供应的数量与价格、无线电信号的放大等，都体现了反馈的原理。反馈控制是管理控制工作的主要方式，是最常用的控制类型。

反馈控制具有许多优点。首先它为管理者提供了关于计划执行的效果究竟如何的真实信息。如果反馈显示标准与现实之间只有很小的偏差，说明计划的目的达到了;如果偏差很大，管理者就应该利用这一信息及时采取纠正措施，也可以参考这一信息使新计划制订得更有效。此外，反馈控制可以增强员工的积极性。因为人们希望获得评价他们绩效的信息，而反馈正好提供了这样的信息。

反馈控制的主要缺点是时滞问题，即从发现偏差到采取更正措施之间可能有时间延迟现象，在进行更正的时候，实际情况可能已经有了很大变化，而且往往是损失已经造成了。时滞现象对系统的危害极大，它可以使系统的输出剧烈波动和不稳定，导致系统的状况继续恶化甚至崩溃。因此反馈控制与亡羊补牢类似。但是在许多情况下，反馈控制是唯一可用的控制手段。

2.现场控制

这是一种发生在计划执行的过程之中的控制，管理者可以在发生重大损失之前及时纠正问题。它是一种主要为基层管理者所采用的控制方法，一般都在现场进行，做到偏差即时发现、即时了解、即时解决。

现场控制主要包括这样一些内容:向下级指示恰当的工作方法和工作过程;监督下级的工作以保证计划目标的实现;发现不符合标准的偏差时，立即采取措施纠正。现场控制的关键就是做到控制的及时性。因此必须有赖于信息的及时获得，多种控制方案的事前准备以及事情发生后的镇静和果断。因而也显示出现场控制的难度。现场控制是控制工作的基础，一个管理者的管理水平和领导能力的高低常常会通过这种工作表现出来。

3.前馈控制

前馈控制，就是观察那些作用于系统的各种可以测量的输入量和主要扰动量，分析它们对系统输出的影响关系，在这些可测量的输入量和主要扰动量的不利影响产生以前就采取纠正措施，以避免它们的不利影响。前馈控制的最大优点是克服了时滞现象，在实际问题发生之前就采取管理行动，可以减小系统的损失，防患于未然，大大改善了控制系统的性能，因此也是管理者最渴望采取的控制类型。

前馈控制需要对系统输出的未来变化趋势进行预测，并要分析可能对系统产生影响的主要扰动量。这会给管理工作带来很大困难。而且前馈控制系统一般比较复杂，一个可以操作的前馈控制系统一般应满足以下必要条件:

①要对计划和控制系统做认真的分析，识别重要的输入变量。

②为该系统建立一个前馈控制的模型。

③经常对模型进行检查，以便了解所确定的输入变量及其相互关系是否仍能反映现实情况。

④定期收集输入数据并将其输入系统。

⑤定期评定实际输入数据与计划输入数据的差异，并评估这种差异对预期结果的影响。

⑥必须有切实的措施保证，使问题能得到解决。

二、按控制的来源划分

按照控制来源可以把控制分为三种类型，即正式组织控制、群体控制和自我控制。

1.正式组织控制

正式组织控制是通过管理者设计和建立起来的机构或规定来进行控制。例如，组织可以通过规划指导组织成员的活动，通过预算来控制消费，通过审计来检查各部门是否按照规定进行活动，对违反规定或操作规程者给予处理等，这些都是正式组织控制的范畴。正式组织控制相对于群体控制和自我控制而言具有更多的刚性和强制性。正式组织控制的内容通常包括如下几个方面:

①实施标准化。即制定统一的规章、制度，制定出标准的工作程序以及生产作业计划等。

②保护组织的财产不受侵犯。这包括审计作业程序以及责任的划分，设备的使用记录等。

③质量标准化。主要采取的措施有对职工进行培训、工作检查、质量控制以及激励政策。

④防止滥用权力。这可以通过制定明确的权责制度、工作说明、指导性政策、规则以及严格的财务制度来完成。

⑤对员工的工作进行指导和考核。这可以通过评价系统、产品报告、废品消耗、对员工工作进行直接观察和指导等方式来完成。

2.群体控制

群体控制是由非正式组织发展和维持的，是基于成员之间不成文的价值观念和行为准则进行的控制。非正式组织尽管没有明文规定的行为规范，但是组织中的成员都十分清楚这些规范的内容，都知道如果自己遵守这些规范，就会得到其他成员的认可，从而强化自己在非正式组织中的地位;如果违反这些行为规范就会遭到惩罚，这种惩罚可能是遭受排挤、讽刺、甚至被驱逐出该组织。群体控制在某种程度上左右着员工的行为，处理得好有利于实现组织目标，如果处理得不好将会给组织带来很大的危害。

3.自我控制

自我控制是指个人有意识地去按某一规范进行活动。自我控制能力取决于个人本身的素质。例如，一个员工不愿把企业的东西据为己有，可能是因为他具有诚实廉洁的品质，而不单单是怕被抓住受惩罚。具有良好修养的人一般具有较强的自我控制能力，顾全大局的人比看重个人局部利益的人具有较强的自我控制能力，具有较高层次需求的人比具有较低层次需求的人具有较强的自我控制能力。

正式组织控制、群体控制和自我控制有时是相互一致的，有时又是相互抵触的。这取决于组织对其成员的教育和吸引力，取决于组织文化。有效的管理控制系统应该综合利用这三种控制类型，并使它们尽可能和谐，防止它们互相冲突。

三、按控制所采用的手段划分

按照所采用的手段可以把控制划分为直接控制和间接控制两种类型。

1.直接控制

直接控制理论认为，计划实施的结果取决于执行计划的人，管理者及其下属的素质越高，就越不需要间接控制。因此，直接控制着眼于培养更好的管理人员，提高他们的素质，使他们能熟练地应用管理的概念、技术和原理，能以系统的观点来看待管理问题，从而防止出现因管理不善而造成的不良后果。

进行直接控制有以下优点:

第一，由于直接控制比较重视人的素质，因而能对管理人员的优缺点有比较全面的了解，在对个人委派任务时能有较大的准确性;同时，为使管理人员合格，对他们经常进行评价，并进行专门的培训，能消除他们在工作中暴露出的缺点及不足。

第二，直接控制可以及时采取纠正措施并使其更加有效。它鼓励用自我控制的方法进行控制。由于在对人员进行评价的过程中会暴露出工作中存在的缺点，因此会促使管理人员更加努力地担负起职责并自觉地纠正错误。

第三，由于提高了管理人员的素质，减少了偏差的发生，可以减轻损失，节约开支。

第四，直接控制可以获得较好的心理效果。管理者的素质提高后，其自信心和威信也会得到提高，下级也会更加支持他们的工作，这有利于整体目标的顺利实现。

然而，采用直接控制方法是有条件的。管理人员必须对管理的原理、方法、职能以及管理的哲理有充分的理解。管理人员应该通过进修、实际经验的积累、上级的精心指导等途径使自己的素质得到提高。

2.间接控制

间接控制是以这样一些事实为依据的:即人们常常会犯错误，或常常没有觉察到那些将要出现的问题，因而未能及时采取适当的纠正或预防措施。因此间接控制着眼于发现工作中出现的偏差，分析其产生的原因，并追究管理者个人的责任使之改进未来的工作。

在工作中，管理人员往往是根据计划和标准，对比或考核实际的结果，研究造成偏差的原因和责任，然后才去纠正。实际上，在工作中产生偏差的原因是很多的。比如，有时是制定的标准不正确，可对标准做合理的修订;或者存在未知的不可控的因素，如未来社会的发展状况、自然灾害等，因此而造成的失误是难免的;还有一种原因，就是管理人员缺乏知识、经验和判断力等，在这种情况下可运用间接控制来纠正。同时，间接控制还可以帮助管理人员总结并吸取经验教训，丰富他们的知识、经验和判断力，提高其管理水平。

但是，间接控制存在许多缺点。最明显的是，间接控制是在出现了偏差，造成损失之后才采取措施，因此其花费的代价比较大。

另外，间接控制是建立在以下五个假设的基础之上的:工作绩效是可以计量的;人们对工作有责任感;追查偏差出现的原因所需要的时间是有保证的;出现的偏差可以及时发现;有关部门和人员将会采取纠正措施。然而这些假设在实际当中有时却不能成立。比如，工作绩效的大小和责任感的高低有时是难以精确计量或准确评价的，且二者之间可能关系不大或根本无关;有时管理人员可能不愿意花费时间去调查分析偏差出现的原因;有的偏差并不能预先估计或及时发现;有时发现了偏差并查明了原因，可管理者或推卸责任或固执己见，而不去及时采取措施等。因此，间接控制尚存在一些局限性，还不是普遍有效的控制方法。