时间管理小工具

6.3　时间管理小工具

一手时间管理吸收了众多的先进时间管理理念，综合多种实现时间管理的方法，以下提供几个时间管理的小工具，可以帮助学习者轻松实现时间管理。这些小工具包括M妙笔、S手机、Z纸张、W网络、X小袋等。

6．3.1　M——妙笔

M——妙笔，包括小铅笔、圆珠笔、数码录音笔。所谓好记性不如烂笔头，笔是人类记录的最重要的辅助工具。在时间管理中，工具笔携带方便，启动迅速，因此大多数人将笔作为时间管理的首选工具（见图6‐5）。

图6‐5　一手时间管理小工具之妙笔

作为时间管理小工具的铅笔具有以下优点：书写流畅、字迹清秀、便于擦写、保存快速；其缺点是笔头易断、易磨损而需经常修理，字迹会因摩擦而模糊，记录遇水易丢失。作为时间管理小工具的圆珠笔具有以下优点：书写时间长，油墨字迹防水，字迹醒目；其缺点是不能擦写，油墨不易干。作为时间管理小工具的数码录音笔具有以下优点：记录迅速而全面，数据便于存储，数据便于网络传送与共享；其缺点是启动繁杂，读取需要专用设备，数据取用时很难快速而全面地浏览，数据修改编辑困难。

6．3.2　S——手机

S——手机。一手时间管理手机主要有普通手机、上网手机、智能机。目前普通手机可以进行时间管理的功能已相当强大。一般的手机中都有多级闹钟功能，有记事本功能，还有日程（日历、行程）、备忘录、通讯录等提供给时间管理者使用的功能。另外，手机短信发件箱的存储功能也可当作记事本或备忘录功能使用（见图6‐6）。

图6‐6　一手时间管理小工具之手机

上网手机可以充分利用网络，进行网络数据存储与数据共享。目前广泛使用手机上网进行E‐mail收发和微博（如手机上新浪微博的地址是http://t.sina.com.cn）管理，是时间管理者最好用的工具。

智能机目前在中国市场仍以个人信息管理型手机为主。目前应用在手机上的操作系统主要有Symbian、Windows Mobile、Linux和Palm OS、Android、iPhone OS、Black Berry七种。Symbian系统是一个实时性、多任务的纯32位操作系统，具有功耗低、内存占用少等特点，非常适合手机等移动设备使用，经过不断完善，可以支持GPRS、蓝牙、SyncML以及3G技术。Win‐dows Mobile系统包括Pocket PC和Smartphone以及Media Centers。Pocket PC针对无线PDA；Smartphone针对手机，已有多个来自IT业的新手机厂商使用，增长率较快。Linux系统是一个源代码开放的操作系统，目前已经有很多版本流行，但尚未得到较广泛的支持。Palm OS系统是一种32位的嵌入式操作系统，主要运用于移动终端上。Android系统是Google开发的基于Linux平台的开源手机操作系统。它包括操作系统、用户界面和应用程序——移动电话工作所需的全部软件，而且不存在任何以往阻碍移动产业创新的专有权障碍。iPhone OS或OS XiPhone是由苹果公司为iPhone开发的操作系统。它主要是给iPhone和iPodtouch使用。Black Berry系统的“黑莓”移动邮件设备基于双向寻呼技术，其完美的Push Mail解决方案，使用户可以在手机上保持与电脑邮箱中的信息无线同步，包含邮件、日历、联系人、任务等，使手机成为移动办公平台，随时随地处理商务信息。

这些智能手机操作系统大都带有功能强大的时间管理软件，如生活平衡记事本（Life Balance Mobile Edition）提供一个方便的规划工具，让你针对要完成的每一件事情，依照重要性制订顺序，并且记下必须完成的时间和需要努力的程度，甚至包含你的目标的完成程度。

6．3.3　Z——纸张

Z——纸张。一手时间管理常用工具纸张主要包括折叠A4纸万用小手册、折叠磁性电话本、活页便笺纸等（见图6‐7）。

图6‐7　折叠A4纸万用小手册

A4纸是现代办公室中使用相当普遍的一种办公耗材。将A4纸折叠成小册子，可以放在小皮夹、笔记本或书本中，或直接放在衣服口袋里，成为时间管理者随身携带的必备工具。折叠的A4纸是万用小手册，因为A4纸可以打印日志、横线格子的笔记页、计划表、航班时刻、地图，甚至五线谱，还可以打印数字游戏供无聊时打发时间。

折叠A4纸万用小手册非常适合记录一天或一周内的临时性任务清单，如出差时随身携带的生活用品清单，出差需要处理的工作任务清单，短期内的临时联系人名单及通讯、购物清单，办理有关申请所需的各种证件及文件资料清单（见图6‐8）。

图6‐8　折叠A4纸万用小手册的折法

折叠磁性电话本外观时尚美观、小巧玲珑、携带方便、记录量大，其磁性封面夹吸合力强，不易破损。折叠磁性电话本非常适合记录持续较长一段时间的任务清单等资料，如常用联系人通讯方式、用特殊代码记录的不是很重要的密码（办公室电脑开机密码、手机密码、QQ登录密码、博客登录密码等）、年度或季度目标的重点工作清单（见图6‐9）。

图6‐9　折叠磁性电话本

活页便笺纸携带与使用方便，可以随时用来记下一些内容，如电话号码、临时的想法、意见、留言、标记（见图6‐10）。通常便笺纸的一头涂有黏合剂，你可以把它贴在书上或其他需要做记号的地方。活页便笺纸是走动式管理的辅助工具，主管可以用它留言、作记录等，大大节约沟通的时间，提高工作效率。走动式管理（Management by Walking Around，MBWA）是国际上流行的一种新型管理方式，它主要是指企业主管身先士卒，深入基层，体察民意，了解真情，与部属打成一片，共创业绩。走动式管理模式中高阶主管经常抽空前往各个办公室走动，以获得更丰富、更直接的员工工作中的问题，及时了解所属员工工作困境，还可以现场办公或利用便笺纸进行及时指导或提供处理意见。

图6‐10　一手便笺纸

6．3.4　W——网络

W——网络。一手时间管理利用网络存储与共享数据，利用网络开发时间管理工具，利用网络软件处理数据。目前，利用网络存储与共享数据最方便的是E‐mail发件箱、Blog评论栏、MSN、QQ空间、微博等。还可以利用一些专业的时间管理网站，如Pocket Mod网站（http://pocketmod.com/）或改进版的re：Pocket Mod网站（http://repocketmod.com/）。这两个网站提供了很多预设的折叠A4纸万用小手册模板。也可以利用微软的Office Out look软件，此外还有进行时间管理的Thinking Rock软件、Chandler软件等。

图6‐11　PocketMod与re：PocketMod网站

图6‐12　re：PocketMod预设的模板

腾讯QQ软件是由腾讯公司开发的一款基于Internet的即时通信（IM）软件，我们可以使用QQ和好友进行交流、信息传输和自定义图片或相片即时发送和接收，或利用语音视频面对面聊天，功能非常强大。我们可以通过QQ平台实现网络办公自动化。Office Outlook软件是Microsoft Office套装软件的组件之一。Outlook的功能很多，可以用它来收发电子邮件、管理联系人信息、记日记、安排日程、分配任务。Thinking Rock软件是一款很好的跨平台的时间管理软件（需要JAVA，开发商网站提供了免费版TR软件下载，网址http://www.trgtd.com.au/）。它可以帮助收集和转换你的想法（thoughts），使之成为可完成的行动（action）、任务（project）或者存储为信息（information）、将来可能做的事情（future possibilities）。它的收集和转换方法是完全按照时间管理的Getting Things Done理念设计的，简单易用，且功能非常强大。Chandler软件是一个符合时间管理GTD理念的软件，它不但集成了日程管理和任务管理，还有邮件处理功能。另外，它还拥有网络同步功能，使你在任何地方都可以使用。

http://www.trgtd.com.au/　　　http://chandlerproject.org/

图6‐13　ThinkingRock与Chandler专业网站

6．3.5　X——小袋

X——小袋。一手时间管理的小袋，主要包括用于携带A4纸小手册的便携小袋，用于收纳活页纸的收纳小袋，以及用于存放各类任务信息资料的百页小袋。

便携小袋随身携带，应做得小巧精致，略大于折叠A4纸小手册即可，且容量不宜过大，一般装得下2至3册折叠A4纸小手册即可。便携小袋也可以用随身携带的钱夹替代（见图6‐14）。

图6‐14　便携小袋

收纳小袋放在办公桌面，用于收纳使用过的折叠A4纸小手册或活页纸，也用作临时存放填写了本周内需要执行的工作任务的折叠A4纸小手册或活页纸。因此，收纳小袋一般设5至7个袋就可以了。时间管理者每周清空收纳小袋（见图6‐15）。

图6‐15　收纳小袋

百页小袋放在办公桌下面方便取阅文件的位置，用于收集存放用好的折叠A4纸小手册或活页纸，这些小手册或活页纸记录了每天的工作任务及其相关信息。百页小袋容量以可以装下3至4周即一个月的折叠A4纸小手册为宜。时间管理者每个月均需对百页小袋进行整理，并清空百页小袋（见图6‐16）。

图6‐16　百页小袋

【本章要点】

1．一手时间管理强调遵循以下五大原则：目标集中原则、3秒2分钟原则、重轻急缓原则、完成三级原则、现行当下原则。

2．一手时间管理按以下五个步骤行动：目的标识、收集整理、组织处理、往事回顾、现在行动。

3．妙笔，包括小铅笔、圆珠笔、数码录音笔。所谓好记性不如烂笔头，笔是人类记录的最重要的辅助工具。在时间管理中，工具笔携带方便，启动迅速，因此大多数人将笔作为时间管理的首选工具。

4．时间管理手机主要有普通手机、上网手机、智能机。目前普通手机可以进行时间管理的功能已相当强大。上网手机可以充分利用网络，进行网络数据存储与数据共享。智能手机操作系统大都带有功能强大的时间管理软件。

5．时间管理常用工具纸张主要包括折叠A4纸万用小手册、折叠磁性电话本、活页便笺纸等。将A4纸折叠成小册子，成为时间管理者随身携带的必备工具。折叠磁性电话本非常适合记录持续较长一段时间的任务清单等资料。活页便笺纸是走动式管理的辅助工具，主管可以用它记录现场意见和反馈等，大大节约沟通的时间，提高工作效率。

6．时间管理利用网络存储与共享数据，利用网络开发时间管理工具，利用网络软件处理数据。

7．时间管理的小袋，主要包括用于携带A4纸小手册的便携小袋，用于收纳活页纸的收纳小袋和用于存放各类任务信息资料的百页小袋。

【思考题】

1．谈谈遵守时间管理中“3秒2分钟原则”的技巧。

2．如何从目标出发，制订出具体任务？

3．怎样才能保证手头有一支随时可以用的笔？为什么同事经常拿走你的笔？为什么手头的笔常常写不了字？

4．你的手机还具有哪些时间管理功能没被你使用？

5．怎样收集整理记事的折叠A4纸小手册？

6．活页便笺纸在管理沟通上有何优点？

7．有哪些方便快捷、功能实用的时间管理网站？

8．便携小袋、收纳小袋与百页小袋有何不同的用途？