组织会议管理之剑

奥克斯集团　组织会议管理之剑

图7‐2　宁波南部CBD的奥克斯大厦

【缘起】

前段时间，奥克斯集团人力资源部陈经理与笔者商讨建设大学生实习基地的事宜。谈着谈着，才发现原来两人是老乡，而且两家相距不到六千米。于是，两人便无话不谈了。这也让我想起几年前，与时任奥克斯集团人力资源部经理的周先生谈论管理问题的情景。时间过得真快，那时与周经理也谈得很好。有时，晚上还会与周经理相约到奥克斯旁边的酒店小饮几杯。在一次酒会上，经过周经理介绍，我认识了时任奥克斯铜管分厂厂长的万军先生。我对万先生的印象很深，一则因为他与我小学同窗好友同名，二则我们是校友，三则他思维敏捷、勤学好问，显得很特别，最后也是最重要的则是周经理讲述的万先生那些近乎传奇式的职业生涯故事。

那时，万军先生大学毕业不久，刚到奥克斯时还是一名质检员。他相信，机会总会青睐有准备的人，于是，迅速找准自己的定位，不断地学习、积累。2002年，公司举行分厂厂长竞选大会，他不是预定的竞候选人，而是百余名听众中的普通一员。由于他即兴的提问以及总裁郑坚江的亲自点将，彻底改变了他的职业生涯。

按照惯例，竞选者演讲结束后进入现场提问环节，竞选者接受评委与听众的随机提问。听众席中的万军向其中一位候选人提出了这样的问题：装配流水线上所挂的工艺文件与当时正在生产的产品型号不一致。车间小组长为此向装配员工做出劝告，但员工不予理会。针对此事，分厂厂长应如何处理？

候选人回答完后，万军感到不是很满意，于是他当场做了补充，大致内容是：首先，要紧急召开生产现场会议，向员工重申工艺文件的重要性；其次，员工未按规定生产，小组长劝说无效，又没有及时向上报告，应给予批评；最后，要进一步查清员工不听小组长指挥的原因。如果问题出在小组长身上，如平日与员工沟通交流不够、不善于运用“承诺书”等公司的管理工具、没有在员工中建立起应有的威信，就应该对其进行免职，并总结经验形成案例在分厂内通报学习。

万军的发言简明扼要、条理清晰、针对性强，言语中蕴涵着聪慧、敏捷、果断，得到集团总裁郑坚江先生的赞赏：他能在发言中旁征博引公司的各种理念，并运用公司的管理工具解决日常问题，说明他已经具备一名合格管理者的意识和能力。总裁当场宣布任命其为铜管分厂副厂长。那年，万军才25岁。上任后的万军果然不负众望，他积极配合厂长，带领分厂800多名员工，加强教育培训，狠抓现场管理，将各项工作安排得井井有条，生产效率大大提高，2003年被提拔为铜管分厂厂长。不久，他同时担任了两个分厂的厂长职务。

万军已经成为奥克斯员工学习的榜样。在奥克斯，员工学习有榜样，追赶有目标。通过组织会议管理工具，公司大大激发了员工奋发向上的激情。我们禁不住要问，一直对外宣称没有“秘密武器”的奥克斯，究竟有哪些不是秘密的组织会议管理工具？

【奥克斯组织会议管理工具一】

直选大会

（敢做出头鸟　敢当领头雁）

奥克斯集团基层各车间的正副主任和班组长，下属各分厂、部门的副职负责人，甚至各分厂厂长、部长等等，他们要想走上岗位，都得先经过“直选大会”这一关。

直选大会采用差额选举的办法，竞聘者的人数至少超过实际岗位数的四倍。竞聘者来自基层普通员工的比例高达90%以上，而来自企业中高层的比例不足10%。

在直选大会上，竞聘者必须做一个主题演讲。演讲的内容没有特别的限制，只是强调主题要突出、案例要丰富。任何一个竞聘者都不得有“贿票”言行，即不得向特邀员工评委和台下听众不切实际地承诺种种好处。演讲之后进入答辩环节。在每位竞聘者演讲结束后，由评委们就竞聘部门相关的各种实际管理问题直接向竞聘者提问，竞聘者现场做出回答。

那些特邀的员工评委以不记名投票的方式，给这些候选“领头人”打分。评分项目由以下五个方面组成：一是演讲时间控制，演讲超时与时间利用不足者均会被扣分；二是仪容仪表，要求精神饱满、现场表现自然、能与听众进行目光交流；三是语言表达，要求口齿清晰、声音洪亮、语言流畅、思路敏捷；四是演讲内容，要求主题突出、条理清楚、逻辑性强、分析深入；五是现场答辩，要求迅捷、准确、扼要地回答问题，此外如果演讲者能脱稿演讲、适当增加对口案例则可得到一定的附加分数。

除演讲和答辩的环节外，另外还有笔试、员工打分（民意调查）以及绩效考核等环节。通过这些环节，公司可以发现实用的优秀人才，也为具有发展潜力的员工提供了一个脱颖而出的机会。

奥克斯“直选大会”特色在于实现了三大“开放”：一是将竞选机会全部向内部员工开放，在预定候选人时，将“眼睛先朝内”看，尽量不从外部引进“空降兵”；二是将选举大权向普通员工开放，邀请大量的基层员工担任评委，民主选举产生自己信得过的“领头人”，而改变过去通常由企业高层委任的单一做法；三是候选人演讲与提问做到“开放”，即不限制演讲主题，不指定提问人员，听众随机提问。

◆一手管理总结：

员工直选大会能成功运行的关键之一，是要保证员工选举的意志必须与集团公司保持一致。奥克斯的直选大会通过对竞选者“贿票”言行的禁止、笔试和对其实际绩效的考核等办法加强管制，清除各部门形成“内部人”控制的条件。

员工直选大会能成功运行的关键之二，是集团公司的总负责人必须保留最终的总裁权。也就是说在选举过程中，总裁要运用好管理学中的“例外原则”。通常，将程式化、常规化的选举权下放，总裁自己只保留对例外事项（重要事项）的决策和监督权。例如，在2002年那次分厂厂长竞选中，看到坐在听众席上的非竞选员工万军的突出表现，集团总裁郑坚江当场表示，这样的人才，应该立即提拔。他便使用“例外原则”，直接任命这位在直选大会中表现突出的年轻人为铜管分厂副厂长。

【奥克斯组织会议管理工具二】

空中会议

（互联网时代　议事模式变革）

1999年，奥克斯集团引进了国内最先进的电视电话会议系统。通过这一先进的系统，奥克斯总部每月定期与各驻外机构举行“空中会议”。总部领导与奥克斯分布在全国的70多家公司同时参加会议，展开互动式的沟通交流，共商集团发展大计。遇到集团重大制度变革与紧急任务的布置，总部的方案一旦制订，就可以同时向全国各地的分公司布置，并协同实施，执行效率特别高，商机把握特别好。

“空中会议”的一大优势在于执行速度快。例如2003年奥克斯策划的一个“空调全线降价30%”的促销方案。当4月30日总部确定促销活动方案后，当晚就通过电视电话会议系统召开“空中会议”，总部向全国各地的分公司说明活动细则和明确各分公司的任务。5月1日，活动通知就已发到全部经销商手中，全国各地的奥克斯空调大卖场同时挂出了活动条幅，降价标签也已全部张贴到位。奥克斯执行速度之快，执行效率之高，令竞争对手赞叹。

“空中会议室”的另一优势在于费用低廉。如果一遇到总部有紧急任务，就把全国各地分公司的相关负责人员召回总部。由此产生的差旅费用与耗费的时间，都会高得惊人。“空中会议室”实现了集会商议、颁布任务、信息沟通等功能，却没有差旅开支，也不会因交通拥挤而耽误。

◆一手管理总结：

举行“空中会议”应该注意做好充分的会前准备。有关参会人员应通知到位，参会人员对需要深入商议的会议主题有所准备。

会议系统必须经过测试，保证视频传输流畅，语音清晰。

“空中会议”的成功举行应该做好各分会场的组织工作。“空中会议”尽管突破了空间限制，参会人员可以分散在各个地方，但要成功举行“空中会议”应该遵循“大分散小集中”的原则，组织好各个分会场。这样利于营造会议气氛，避免会议期间的外来干扰，集中精力讨论大会议题。

“空中会议”工具的成功使用应该有会议后续管控措施，保证会议结论的贯彻执行。

【奥克斯组织会议管理工具三】

流水发言

（会议组织流程　井然有序）

在奥克斯，每当召开大型会议时，会议主持人一般不占据讲台位置，而是通过一个无线话筒对议程进行协调。如果会议安排有多人上台发言，就要在讲台附近的隐蔽处摆设一张预备席，提供给准备发言者进入演讲台前等候。当前面一名演讲者发言完毕后，预备席上的下一位演讲者，就可以在3秒钟之内直接走到演讲台前，马上开始他的演讲，从而缩短了听众等待演讲人交接的时间。这样，演讲者进行流水发言，实现了演讲者之间的无缝对接，组织会议流程井然有序。

流水发言的会议组织模式到底提高了多少效率？这笔账奥克斯是这样算的：以一年一度的营销工作总结表彰大会为例，这么大的会场，如果主持人占据着讲台，而演讲者分坐在会场的各处。那么，演讲者之间的交接，往往经过主持人上台讲完交接词下来后，演讲者再绕过大半个会场才能抵达讲台。这个过程平均要占用1.5分钟时间。如果20个人演讲，那么19次的演讲者之间交接下来，听众总共需要等待28.5分钟。如果会场上有1000名员工，就意味着将有28500分钟时间在等待中被浪费掉了。这相当于公司一名员工长达两个多月的工作时间。

因此，流水发言，会议组织流程便井然有序。

◆一手管理总结：

无缝对接的流水发言会议模式适合于那些多部门信息沟通、成果汇报、经验交流、个人竞争性演讲等上台发言人数众多的大型会议。这类会议的特点是：发言者人数多、听众人数多，发言为主、主持人仅起组织安排作用。

在无缝对接的流水发言会议模式中，每一个人的发言时间较短，演讲者之间交接频繁，而且总的会议时间也不会太长，会议中间不需要安排休息时间。如果会议时间持续较长，无缝对接的流水发言，会使听众得不到中间休息，会议效果会大打折扣。

【奥克斯组织会议管理工具四】

会议纪要

（报表化　会议管控的新模式）

在一般人的印象中，会议纪要本是一种公文体裁，是一个格式化文件，里面有大段的空话和套话。常规的会议纪要看似字字句句都很真实很具体，但又没有可供执行的标准和要求，因此，会议纪要在现实中的具体指导意义并不大。在常规的会议纪要中，会议现状也就成了格式化的事情：例如通常的会议充满以下陈词滥调：“会议没有不隆重的；闭幕没有不胜利的；领导没有不重视的；讲话没有不重要的；决策没有不英明的；进展没有不顺利的；完成没有不圆满的；成就没有不巨大的；决议没有不通过的；人心没有不振奋的……”每次大会都可以称为“团结的大会、胜利的大会、奋进的大会”。

在奥克斯，会议纪要从目标、内容到格式与文字风格都发生了全新的变化。清新的文字风格体现了奥克斯管理简洁规范、务实高效的特点。会议纪要成为奥克斯提高执行力的重要管理工具。奥克斯的会议纪要非同一般，不仅是一张工作任务描述具体、责任人明确的表格，也对工作进展及完成的汇报做了具体要求，具有很强的可执行性。由于它在布置工作任务时，特别强调“七大明确”，使责任人无法敷衍了事，奥克斯的会议纪要成了一个威力无比的报表化管理工具。

奥克斯会议纪要的开头部分通常是很简短地描述会议目的和过程的文字，接下来就是一大张表格，表格详细罗列了会议布置的“七大明确”任务：工作内容及其对应的责任人、完成日期、评审人、评审时间等项目，再加上整理转发人和电脑监控考核人等，共组成了七大明确要素。

◆一手管理总结：

报表化的会议纪要，就是将会议纪要设计成表格，规定有关责任人定期汇报的一种文件。报表化的会议纪要强调会议核心要素，简化会议过程描述，强化会议决议的贯彻执行，特别适合那些需要加强决议执行的会议。会议纪要除简单记录会议召开的概况外，还要留下空间作为会议决议执行的过程记录，特别需要明确会议决议的核心内容：会议确定的任务目标、会议决议的事项、会议指定的任务负责人、会议决定的任务完成时间、任务效果评价等内容。

◆一手管理思考：

·奥克斯组织会议管理工具有何特色？

·这些组织会议管理工具有效使用的条件是什么？

·如何提高会议决议的执行力？