危机管理机构负责人的前期工作

一、危机管理机构负责人的前期工作

在制定危机传播预案之前,要设法争取各方(尤其是领导层)对危机传播的重视。具体来说,危机管理的负责人(通常是本部门的领导人或明确指定的代表)要开展以下几个方面的工作:

(一)明确身份，获得支持

这是工作开展的第一步,必须让各方都知道谁是危机管理工作的负责人,让各相关部门的人员都支持他的工作。多与危机应急预案的具体制定者进行交流,让他们明白这个机构的存在是为危机管理起一个督导和执行的作用,这样,我们制定的危机管理措施才能达到预期的目的。

(二)加强沟通，协调一致

危机预案管理的负责人应当起草一份言简意赅的书面计划,这对他取信于上级和同事大有帮助。而事实上经常会出现一种现象,危机管理的负责人会忽视组织内部的沟通,很多人由于各方面的原因,习惯于线性思维,这会妨碍自己的工作。他必须清楚,无论是高层领导,还是其他部门的负责人,都习惯于通过文字资料对他的工作有一个较为全面的了解。

(三)创造良好的舆论环境

制定危机预案的工作必须取得组织内部各方面的广泛支持,尤其是组织领导层,必须使他们明确了解危机传播的目标。首先要向领导层强调制定危机预案的主要目的是为了保障公众的知情权,为危机管理创造良好的舆论环境。总有许多领导和决策者以为危机管理就是关键时刻才值得重视的事情,而对媒体和公众的先导作用认识不足,这说明他们还不太了解危机管理机构负责人所从事的工作的重要意义。

(四)取得财务上的支持

必须首先让领导层明白:对危机传播和预案制定的适当投入,将有益于组织更好地应对危机,必要的成本付出将取得事半功倍的效果,对组织的稳健运行是极有裨益的。除此之外,还要与财务部门的负责人交流,以争取更多更高效的支持。

(五)加强在组织内部的宣传

要使各方面重视危机传播,发言人、新闻官或公共信息官员还应强调以下几个方面的内容:

(1)如果没有有效的危机传播,危机管理过程中将会出现极其不良的后果,将会在危机真正爆发时使组织面临困境。

(2)表明本部门的工作已经得到领导层的重视,说明部门工作的详细内容包括制定并且执行详细的危机预案；有及时掌握第一手信息的权利；对外工作的开展是为了树立积极的媒体形象；在工作中能够做到态度诚恳、开放,善于倾听不同意见等。

归根结底,当预案制定初期,部门在工作过程中的地位要靠自己去争取。这固然与危机管理小组各成员个人的教育背景、专业素养、管理才能以及积极参与的态度有关,但如果负责人能够为部门在组织内部的工作流程中争得“一席之地”,那么就能获得高层决策者的支持,与参与危机处理的其他各部门形成有效的信息交换和互动机制。

只有满足了以上这些条件,才能正常开展预案的制定工作。