会议方案和会议议程

任务四　拟订会议议程和日程

学习目标

能力目标：能够根据会议的实际情况拟订会议议程和日程。

知识目标：了解会议议程和日程的概念、主要内容;掌握编制会议议程和日程的方法。

任务描述

××公司的客户联谊暨新产品订货会议题已经确定，会议组织机构也已经成立，各项会务筹备工作稳步推进。按照职责分工，秘书张玉开始根据会议已经拟定的议题拟订会议议程和日程。

假设你是公司总经理办公室秘书，请你根据××会议的实际情况草拟一份会议议程和日程交总经理审核。

●任务分析拟订会议议程，首先要弄清楚会议各项议题的具体内容;其次是议题的顺序和内在联系，然后注意会议议程的格式和要素，格式要规范;会议日程的内容要一目了然;最后，要搞清楚秘书自己的职责权限：作为秘书，自己草拟的会议议程，必须经主管领导审核同意后才能定稿、下发。

基础知识

一、拟订会议议程

1.会议议程的含义

会议议程又名“议事日程”，即会议上议题活动先后顺序的程序性安排。议程所涵盖的除了足以实现会议目的各种议案、议题之外，还包括会议的某项活动主持者姓名、会议某项活动开始的具体时间以及地点等信息。

议程是会议活动的指南，会议主持人要根据议程主持会议，会议参加者要根据议程参与会议。拟订会议议程是秘书人员的任务，通常由秘书拟写议程草稿，交领导批准后，印制分发给所有与会者。议程一定要在会议召开之前准备好。如果实在来不及准备，也一定要在会议开始之前草拟一份议程。议程可以帮助会议主持者避免与会者的发言“跑题”，能够从容地把大家带回到议程所列的项目中，以保证会议质量，保证会议目标的实现。

2.不同类型会议的议程

不同类型的会议，有不同的议程。大中型会议时间跨度大，会期长，议题比较多，通常应安排开幕式、领导和来宾致辞、领导作报告、大会发言、分组讨论、参观或其他活动、会议总结、宣读决议、闭幕式等环节。与会人员较多的大型、超大型会议还应安排预备会。小型专题会议议程一般较少，如民主生活会、学术讨论会、经验交流会、动员大会、总结表彰会等。法定的程序性会议的议程通常是固定的，如党代会、团代会、职工代表大会、学术年会等。有的会议，议程一经确定应提前告知与会者，如形势分析会、答辩会等，以便与会者利用会前时间进行调查研究，能够有准备地参加会议。有些会议的议程，如现场观摩会、成果汇报会，不仅包括室内活动，还有现场观摩活动等内容。

3.编制会议议程的原则

编排会议议程时，应遵守以下原则：

(1)顺序正确的原则。议程的先后顺序非常重要，切不可前后倒置或杂乱无章。因此，会议组织者会前要对各项议题活动进行周到细致的安排，确保不错、不漏、不互相冲突。对影响全局的关键的议程，事先应进行预演和排练，将差错的概率降到最低。会议过程中如因议程差错导致混乱，会严重影响会议效果，造成工作的被动。

(2)主次分明的原则。当会议议程较多时，要注意分清主次、轻重、缓急。一般应将重要的、急需解决的议题安排在前面，一般性议题放在后面。这样做有一个好处：即使在预订的会议时间内无法将全部议题处理完毕，起码较紧要的议题已经处理完。那些相对来说较不紧要的议题，则可另择时间处理，或是并入下次会议再议。

(3)明确时间的原则。即每一个议题都应预估所需的时间，并明白地标示出来。这样做，既可以方便与会者对照议程提前做好准备，也可以提示主持人或者发言人自我约束，节省与会者的时间，提高会议效率。

(4)数量适度的原则。会议议程既不能安排过多，也不能太少。议程过多，可能导致议而不深，议而不透，议而不决，使会议收不到应有的效果。议程太少，内容太少，会议流于形式，浪费时间。

(5)操作性强的原则。议程涉及的是具体、详细、实际的活动内容。议程明确具体，与会人员才能围绕议程开展活动，发言讨论才能抓住中心和重点。在具体安排上，要注意将同类性质的议题集中排列在一起，以方便与会者讨论。在先后次序上，要把保密性强、涉及人员范围小的议题排在后面，以便无关人员届时退席。

(6)留有余地的原则。做任何工作都要留有余地，会议议程的安排也不例外。如果时间安排得过紧过满，一旦出现临时情况就无法应对。因此，议程安排要留有余地。机动余地大小视会议规模而定，时间较长的会议一般留半天至一天左右的机动时间。

4.会议议程的结构和写法

会议议程由标题、题注、正文、落款和制定日期等五个部分组成。

(1)标题。标题由会议全称加上议程二字组成，如“香楠公司2013年年终表彰大会议程”。

(2)题注。法定性会议应当在标题的下方说明会议议程通过的日期、会议名称。如在“中国人民政治协商会议第十一届全国委员会第一次会议议程”下方用括号注明“2008年3月2日政协第十一届全国委员会第一次会议预备会议通过”。一般企业或者单位会议议程可以没有题注。

(3)正文。简要说明每次议题和活动的顺序，并冠以序号，将其清晰地表达出来(句子末尾一般不用标点符号)。

(4)落款。由会议组织机构确定的议程应当标明制定机构的名称，如“秘书处”。由会议通过的议程不用标注落款。

(5)制定日期。无需大会通过的议程要标明制定的具体日期。

二、拟订会议日程

会议日程是指各项会议活动在单位时间内的具体安排。会议日程不仅细化议程框架内的全部议题性活动，还要具体安排会议过程中仪式性活动，有时还包括其他的辅助性活动，如欢迎晚宴、招待会、参观、考察、娱乐等。一般情况下会议日程要在会前发给与会者。

1.会议日程的作用

(1)保证会议议程的具体实施。会议议程比较概括，会议日程则将议程的各项内容落实到具体的时间单元，从而在时间上保证议程的实施。

(2)方便与会者。会议日程在会议内容、时间、地点等方面都有清晰的描述，能使与会者了解会议的总体安排、每项具体活动的时间、地点和要求，给参会者提供了极大的方便。

(3)提高会议效率。科学的会议日程能够使各项会议活动形成一个和谐有序的整体，对各项活动的时间做必要的限制，能够最大限度地节省会议的时间和费用，提高效率。

2.会议日程编排的方法

(1)整体把握。全面准确地把握会议的议题性活动、仪式性活动以及其他辅助活动，把握其主次关系，突出重点，注意各项活动之间的协调。

(2)时间预测。对各项具体活动所需时间进行预测。预测的方法是：第一，以前同类型会议上同样的活动所耗用的实际时间;第二，本次会议的议题和其他活动的增减情况;第三，每项议题的发言人数和发言时间;第四，每项仪式性和辅助性活动所需的时间;第五，中间休息时间。

(3)符合人体生理和心理规律。心理学的试验表明，人的精力、体力在一天中呈规律性的变化，高峰一般出现在上午10时和下午4时左右。这时，人的思维最清晰、情绪最饱满、精力最充沛、注意力最集中，是安排重要会议活动的最佳时段。

会议日程编排所应遵循的总的原则是，既要精简、高效，又要科学、合理，做到松紧适度，劳逸结合。

3.会议日程的结构和写法

(1)标题。由会议全称或规范化简称加上“日程”或“日程安排表”、“日程表”组成。

(2)稿本。某些法定性会议的日程需要经大会或主席团会议通过，秘书在拟写时应写明“草案”，用圆括号括入，位置在标题之后或者下方居中。秘书报请领导审批的会议日程，也应标明“草案”。

(3)题注。报大会或主席团会议通过的会议日程，应当写明题注，具体写法同会议议程。一般会议的日程如在标题中已经显示会议年份信息的，则可省去不写;如标题未显示年份信息，在其他部分也未显示的，应标明年份。

(4)正文。正文部分有两种格式：

①表格式。一般将具体日期、单位时间、地点、内容等要素排列在表格中，要素的排列方式“因会而异”，具体样式参见“典型案例”。表格式的优点在于会议活动的各项安排清晰明了，适用于需要交代各项具体信息的会议。

②日期式。日期式即按日期先后排列会议的各项活动。具体样式参见“典型案例”。

(5)落款。一般由会议的秘书处落款，也可省略。

(6)制订日期。写法同会议议程，也可省略。

三、会议日期的选择原则

会议日期的选择非常重要，客房价格的商定以及会议地点、场所的选择都受到会议日期的影响。以下是选择会议日期需要注意的几个原则：

第一，避开重要活动日期。不要让会议与一些重大活动的日期冲突，这样既可以保证主要人物能够出席，又可以吸引更多的关注。

第二，避开重要的节假日。不要让单位的会议与任何法定长假的时间冲突，比如春节、“五一”、“十一”、中秋节等。

第三，会议时间要合理。合适的会议时间一是指会议召开的时间富有意义，能烘托会议的主题。比如，纪念性会议放在纪念日举行最能突出主题;庆祝性、招待性会议安排在相关节日前夕召开效果最佳。二是指会议召开的时间有利于推动工作。总结工作、安排计划的会议应当在年末、季末、期末举行;工作性例会，如党委、校长、总经理例会等，一般安排在周一或周五。

其他需要注意的问题：

①会议的主要领导人、嘉宾、报告人是否能在这一时间参加会议。因为他们能否出席对会议的成功影响较大。

②会议的各项组织和准备工作是否能够在会议召开之前完成。

③特殊类型的会议，如学术性会议、招标性会议、论证会、听证会等，需要考虑与会者是否有足够的时间调查研究，准备相关文件或发言材料。

④遵守法定日期。由法律法规、组织章程或议事日程明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前和推迟。

工作实例

一、拟订会议议程

1.确定××公司本次会议各项议题的具体内容

根据会议议题，秘书人员列出了会议的主要内容，具体内容如下：

(1)××公司服装新品生产概况报告

(2)××儿童服装新品特点说明

(3)“一朝牵手，终身朋友”客户联谊活动

(4)2013年服装新品洽谈、预订

除了上述内容外，公司总经理刘××将代表公司致欢迎词，还有特邀嘉宾中国服装协会童装专业委员会副会长张××讲话;客户代表发言等。

2.将会议各项议题按照轻重缓急进行排序

秘书人员根据香楠公司以前会议的基本做法和会议内容的重要性，对会议内容进行了重新排序，重新排序后的会议内容如下：

(1)公司刘××总经理致辞

(2)特邀嘉宾——童装专业委员会副会长张××讲话

(3)客户代表发言

(4)××公司服装新品生产概况报告

(5)××儿童服装新品特点说明

(6)“一朝牵手，终身朋友”客户联谊活动

(7)2013年服装新品洽谈、预订

3.预估会议各项议题所需的时间

秘书人员根据会议主要内容以及会议题申请表的内容，初步估计每项议程所需要的时间，具体如下：

(1)公司刘××总经理致辞(10分钟)

(2)特邀嘉宾——童装专业委员会副会长张××讲话(10分钟)

(3)客户代表发言(10分钟)

(4)××公司服装新品生产概况报告(30分钟)

(5)××儿童服装新品特点说明(30分钟)

(6)“一朝牵手，终身朋友”客户联谊活动(60分钟)

(7)2013年服装新品洽谈、预订(半天)

4.拟订会议议程

秘书根据已做的准备工作，按照会议议程的写法，拟订了会议议程初稿。

××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会议程(初稿)

时间：2013年11月25日～27日

地点：杭州国际会议中心

主持人：公司副总经理何×

1.主持人宣布会议议程

2.公司刘××总经理致辞

3.特邀嘉宾——童装专业委员会副会长张××讲话

4.客户代表发言

5.××公司服装新品生产概况报告

6.××儿童服装新品特点说明

7.“一朝牵手，终身朋友”客户联谊活动

8.2013年服装新品洽谈、预订

9.参观与考察

××公司总经理办公室

2013年8月12日

5.领导审核会议议程

将拟订好的会议议程初稿送交主管领导审核，并根据领导修改意见进行修改。会议议程最后的决定权在主管领导那里，秘书只有建议权。秘书要在主管领导审批同意后再下发议程。

二、拟订会议日程

1.根据会议内容和会期，对会议内容进行合理分配

××公司年度客户联谊会暨新产品订货会会期3天，会议的主要内容有领导致辞、嘉宾代表讲话、客户代表讲话、专题报告、产品预订和参观考察等，秘书张×根据会期将会议内容进行了初步的分配，具体安排如下：

第一天：报到。

第二天上午：领导致辞、嘉宾和客户代表讲话，专题报告(一)、专题报告(二)。

第二天下午：客户联谊活动，产品预订。

第二天晚上：文艺演出。

第三天：参观考察。

第三天晚上：吴总经理宴请宾客。

第四天：返程。

2.拟订会议日程初稿

××公司秘书根据会议内容，拟订了会议日程初稿(见表2－4－1)。

表2－4－1　　××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会日程安排表

3.将拟订好的会议日程初稿送交主管领导审核

香楠公司秘书将拟订好的会议日程初稿送给吴总经理审核，并根据领导的意见进行修改。修改后再送领导批示，待领导批准之后会议日程方可印发。

中国人民政治协商会议第十一届全国委员会第一次会议议程

(2008年3月2日政协第十一届全国委员会第一次会议预备会议通过)

一、听取和审议政协全国委员会常务委员会工作报告

二、听取和审议政协全国委员会常务委员会关于提案工作情况的报告

三、列席第十一届全国人民代表大会第一次会议，听取并讨论政府工作报告及其他有关报告

四、选举政协第十一届全国委员会主席、副主席、秘书长、常务委员

五、审议通过政协第十一届全国委员会第一次会议政治决议

六、审议通过政协第十一届全国委员会第一次会议关于政协全国委员会常务委员会工作报告的决议

七、审议通过政协第十一届全国委员会第一次会议提案审查委员会关于政协十一届一次会议提案审查情况的报告

(资料来源：http://news.×inhuanet.com/newscenter/2008－03/02/content_7702762.htm)

全国政协十一届四次会议日程

(2013年2月28日政协第十一届全国委员会常务委员会第十二次会议通过)

3月3日(星期四)

下午3时　政协十一届四次会议开幕会

1.审议通过政协第十一届全国委员会第四次会议议程

2.听取贾庆林主席作政协全国委员会常务委员会工作报告

3.听取王志珍副主席作政协全国委员会常务委员会关于政协十一届三次会议以来提案工作情况的报告

3月4日(星期五)

上午9时　小组讨论(常委会工作报告和提案工作情况报告)

下午3时　小组讨论(常委会工作报告和提案工作情况报告)

3月5日(星期六)

上午9时　列席十一届全国人大四次会议开幕会，听取国务院总理温家宝作政府工作报告

下午3时　小组讨论(政府工作报告)

3月6日(星期日)

上午9时　小组讨论(政府工作报告)

下午3时　小组讨论(国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案)

3月7日(星期一)

上午9时　小组讨论(国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案)

下午3时　小组、界别联组讨论(有一个以上小组的界别安排联组形式，联系本界别实际讨论政府工作报告、国民经济和社会发展第十二个五年规划纲要草案)

3月8日(星期二)

上午9时　小组讨论(计划报告和预算报告)

下午3时　政协十一届四次会议第二次全体会议大会发言

3月9日(星期三)

上午9时　政协十一届四次会议第三次全体会议大会发言

下午　委员休息

3月10日(星期四)

上午9时　小组讨论(结合常委会工作报告讨论政协工作)

下午3时　政协十一届四次会议第四次全体会议大会发言

3月11日(星期五)

上午9时　小组讨论(结合履行职责实践讨论政协工作)

下午3时　列席十一届全国人大四次会议第三次全体会议

1.听取最高人民法院院长王胜俊作最高人民法院工作报告

2.听取最高人民检察院检察长曹建明作最高人民检察院工作报告

3月12日(星期六)

上午9时　小组讨论(“两高”工作报告和各项决议草案)

10时30分　主席会议

1.听取小组讨论情况的综合汇报

2.审议提交政协第十一届全国委员会常务委员会第十三次会议审议的有关文件

下午　委员机动

3时　政协第十一届全国委员会常务委员会第十三次会议

1.通过政协第十一届全国委员会第四次会议关于常务委员会工作报告的决议(草案)

2.审议通过政协第十一届全国委员会提案委员会关于政协十一届四次会议提案审查情况的报告(草案)

3.通过政协第十一届全国委员会第四次会议政治决议(草案)

3月13日(星期日)

上午9时　政协十一届四次会议闭幕会

1.通过政协第十一届全国委员会第四次会议关于常务委员会工作报告的决议

2.通过政协第十一届全国委员会提案委员会关于政协十一届四次会议提案审查情况的报告

3.通过政协第十一届全国委员会第四次会议政治决议

注：日程如有变动，由大会秘书处另行通知

(资料来源：http://www.chinanews.com/gn/2011/03－01/2874543.shtml)

高校英语语音教学与课程建设研讨会

暨中国英语教学研究会语音专业委员会第二次常务理事会

会议日程安排表

续表

续表

训练项目

1.拟订会议议程

(1)实训目标。通过实训，要求掌握拟订会议议程的方法。

(2)实训背景。某校人文系拟于10月8日至11日召开人才培养创新研讨会，会议将邀请全国相关院校领导、专家约100余人与会。

(3)实训内容。如果你是该系办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份会议议程，要求格式正确、规范，要素齐全。

2.拟订会议日程

(1)实训目标。通过实训，要求掌握拟订会议日程的方法。

(2)实训背景。某校人文系拟于10月8日至11日召开人才培养创新研讨会，会议将邀请全国相关院校领导、专家约100余人与会。

(3)实训内容。如果你是该系办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份会议日程，要求格式正确、规范，要素齐全。

知识链接

1.会议程序

会议程序是相对于会议议程、会议日程的专门术语。其含义是指在一次相对独立的单元活动中，将所有的工作环节和活动细节按照时间先后加以排列而形成的顺序。需要制订程序的会议有两类：一类是大会中的单元活动，如大会的开幕式、闭幕式、选举、表决等;另一类是单独举行的仪式，如签字仪式、颁奖仪式、开工仪式等。

(1)会议程序的特点和作用

会议程序的特点是详尽性、明确性和可操作性。会议程序要比会议议程和日程更具体，可对每项发言、每项活动细节的名称、主持或发言人的身份以及发言限定的时间都做出明确规定。比如重要仪式中的奏国歌或唱国歌、升旗、颁奖(谁向谁颁奖、颁什么奖)、献花(向谁献花)等细节，都要做出具体说明。会议程序可以让与会者详细了解每项单元活动的具体内容及时间顺序，同时便于会议主持人掌握会议的进程。

(2)会议程序的结构和写法

①标题由活动名称(全称或规范化简称)加上“程序”或“顺序表”组成。如“××省第×届运动会开幕式顺序表”。

②题注。标明活动的具体日期、地点、主题、主办单位等信息(标题中已显示的信息可省去)。

正文有两种格式：

a.序号式。用汉字或阿拉伯数字标示各项具体活动，列出相应的活动步骤和细节，做到详细、明确。

b.时间序列式。把各项会议活动以较为精确的时间先后排列，其优点是容易控制各项活动的时间。

会议程序例文：

××大学“终身教授奖”颁奖大会程序

一、司仪宣布：请参加今天颁奖大会的领导和获“终身教授奖”的朱××教授、张××教授、姚××教授、钱××教授上主席台就座

二、司仪介绍出席会议的领导人和主要来宾

三、司仪宣布：今天的颁奖大会由校党委副书记×××教授主持

四、主持人宣布：××大学“终身教授奖”颁奖大会开始，全体起立，奏国歌

五、校长×××教授做主题讲话并宣读《××大学关于授予朱××、张××、姚××、钱×ד终身教授奖”的决定》

六、省教育工会主席、省教育工会副主席、校党委书记、校长分别向朱××、张××、姚××、钱××颁发“终身教授奖”证书和奖章

七、学生代表向获奖教授献花

八、朱××教授讲话

九、张××教授讲话

十、姚××教授讲话

十一、钱××教授讲话

十二、校党委书记×××讲话

十三、省教育工会主席×××讲话

十四、省教育工会副主席×××讲话

十五、主持人宣布××大学“终身成就奖”颁奖大会结束

2.议程、日程和程序的区别

会议议程、会议日程和会议程序都是关于会议活动顺序的安排，它们之间的区别在于：

会议议程是整个会议议题性活动顺序的总体安排，不包括会议期间的仪式性、辅助性的活动。其特点是概括、明了，一旦确定，不得任意改动，凡有两项及两项以上议题的会议，都应当事先制订议程。会议日程是将各项会议活动(包括仪式性、辅助性活动)落实到单位时间，凡会期满1天(即两个单位时间)的会议都应当制订会议日程。会期只有半天的会议，如果都是议题性活动，只需制订会议议程。既有议题性活动，又有仪式性活动和其他活动，可制订会议程序。会议程序则是一次单元性会议活动或单独的仪式性活动的详细顺序和步骤，规模较大、活动较多、会期较长的会议，往往同时制订会议的议程、日程和程序，以适应不同层次活动的需要。以举行颁奖、选举、揭牌等仪式为主的会议活动，一般只制订会议程序，不制订议程。

目前，会议议程、会议日程和会议程序3个概念在实际使用中十分混乱，其中最主要的问题是模糊了三者的界限。例如，该称之为日程或程序的却叫做议程，或者把会议程序称之为会议议程，等等。因此，在会议组织工作中以及制作这3种文案时，要严格区别界限，准确使用名称。

资料来源：http://www.meetingschina.com

复习思考题

1.编制会议议程的原则有哪些?

2.会议议程的结构是怎样的?

3.会议日程编排的方法有哪些?

4.会议日程的结构是怎样的?

5.会议日期的选择原则有哪些?

6.议程、日程和程序的区别是什么?

7.会议策划方案的内容要素有哪些?