确定会议地点与场所

任务五　确定会议地点与场所

学习目标

能力目标：能够根据会议的实际情况进行会议地点与场所的选择。

知识目标：掌握会议地点与场所选择的注意事项。

任务描述

为了更好地完成××公司客户联谊会，总经理×××要求秘书××选择正确度的会议场所。具体要求为：

1.确定会议召开的所在地。

2.因公司会场条件有限，所以还需提前确定准备租用的会议场所。

●任务分析正确选择会议场所，主要注意两个方面的问题，一是会议召开所在地，确定是在本地还是外地举办;二是确定会议的具体地点，即举办会议的场所(如某个会议中心或酒店等)。正确选择会议场所，是会议能否取得预期效果的主要因素之一，因此，作为总经理办公室秘书，必须协助领导做好这项工作。

基础知识

会议地点与场所的选择是影响会议效果的主要因素之一，可能帮助也可能阻碍会议的进程。在任何会议中，环境因素起着重要的作用。不论什么场合，都要保证与会者集中精力开会。环境因素中，最重要的因素就是会议地址和会议地点。

一、确定会议地址

对于跨地区、规模大的会议，拟订会议方案时，会议地点要根据会议的目的及所需要的会议条件进行选择，会议地址的选择一般要考虑以下几个方面的因素：

一是专业因素。专业性会议，应选择富有专业特征的城乡地区召开，如大豆生产会议适宜到东北去开，煤炭会议适宜到山西去开，这样能够充分发挥会议地址在本专业的优势，便于安排考察。

二是交通因素。交通方面应该考虑便利性，尽量选择交通枢纽或大中型城市，要方便大多数与会者到会的便利。

三是地理因素。地理方面要考虑城市对于参会人的吸引力。一个风光优美或富有地域特色的城市，有助于吸引人来参加持续几天的会议。

四是气候因素。气候方面要重点考虑会议期间的气候。会议地点的地理位置通常决定着那里的气候。北部地区在冬天天气寒冷，而南方夏天则过于炎热。季节对与会者的影响还要受到他们预期和喜好的制约。

五是政治、经济、文化等因素。国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文化等因素，一般应在首都北京或其他中心城市如上海、武汉、广州、西安等地召开。

六是会议目标、会议类型等因素。例如展示性的会议，有确定的展示主体的，如校庆、厂庆活动，最好选择在本单位举行。若受条件限制，也可选择在当地的公共场所来举办。无确定的展示主体，可根据会议所需条件进行选择，如1999年世界园艺博览会，从园艺的角度举办，许多植物、园艺受气候的限制，举办者选择在昆明召开就是主要考虑四季如春的最佳气候条件，若在其他城市举办，则有可能增加投资和加大运行成本。

二、选择会议场所

在选择了会议所在地以后，就必须根据会议的主题和参加人数，以及会议费用等因素，选择合适的会议场所。选择会议场所应考虑以下几个方面的因素：

1.交通便利

会场位置必须让领导和与会者方便前往。一般应选择在距领导和与会者的工作地点均较近的地方;若是在外地，则要选择在大部分与会者方便到达的地点。

2.会场的大小应与会议规模相符

一般来说，每人平均应有2～3平方米的活动空间比较适宜。同时应考虑会议时间的长短，时间长的会议，场地不妨大些。

3.场地要有良好的设备配置

桌椅家具、通风设备、照明设备、空调设备和音像设备要尽量齐全。同时应该根据会议的需要检查有无需要租用的特殊设备，如演示板、电子白板、放映设备、音像设备、录音机、投影仪、计算机和麦克风等。

4.场地应不受外界干扰

应尽量避开闹市区。同时，外界干扰还包括室外的各种噪音，打进会场的电话，以及来访和参观等。因此在场外应挂起“会议正在进行中，谢绝参观”的牌子，并要求关闭所有的手机。会场内部也应具有良好的隔音设备，以保证会议能在安静的环境中顺利进行。

5.有足够的停车场所和安全设施

大型会议应该考虑到一部分与会代表自行驾车前往，这些车辆的停放，加上参与接待的公司车辆的停放等，所以选择会场的同时要考虑到该会场能否有与会议规模相符合的停车场。大型会议，还必须考虑到会场有无消防、防盗等安全设施。

6.场地租借的费用必须合理

场租费用是选择会场时所必须要考虑的一个重要因素，会场租借费用必须在会议经费预算范围之内，或者必须符合公司相关规定。在有限的预算控制范围内，要根据会议的目的和特点考虑会议场所的选择。如城市中心地段可能适合于大多数与会者，并且公共交通服务良好，但是市中心地段的会场场所肯定昂贵一些。城外会议场所对与会者吸引力较小，但在预算范围内可以得到较好的会场条件，如果会期较长且预算有限，就可以考虑到城外会议场所。

7.会议场所周围有必要的餐饮和娱乐设施

会场的选择还必须考虑到与会人员的餐饮、娱乐活动等，尤其是大型会议，会场周围最好能有能够容纳与会人员的餐饮、娱乐设施。大中型会议开会的会议室、参会人员的住宿房间以及用餐的餐厅，应尽量统一在一个会议场所内，这样容易布置相关的工作并提供良好的会务服务。

8.会议场所有良好的服务能力

会议地点选择中还必须考虑会议场所的服务内容和服务水平。因为在现代的会议中，会议的组织者和与会者对于会议服务内容要求更为多元和广泛，因此对于会议场所的服务水平高低的评价也会成为会议场所选择的重要因素。

9.会议场所有良好的会议空间

对于会议空间来说，应该有很好的光线，最好有充分的阳光，向阳面最佳，冬季尤为适宜。房间内没有使人分心的东西，而且有足够的座位容纳所有的人，温度要令人舒服。房间座位应该根据会议的性质来安排。

工作实例

一、确定会议召开所在地

××公司准备召开的是全国性的客户联谊会和新产品订货会，因此在确定会议所在地时要考虑两个因素：(1)因客户来自全国各地，所以交通要方便;(2)会议所在地与公司产品生产地距离要近，以方便产品运输与展示。

综合以上这两个方面，××公司秘书人员将会议地点确定在杭州。原因在于：(1)杭州处于我国交通枢纽，四通八达，火车、飞机都能够直接到达，交通非常便利。(2)公司产品生产基地在萧山，属于大杭州范围，方便展品运输及陈列。

二、确定会议场所

根据前期的了解和统计，此次会议初步估计将有150人左右参加，所以会议场所必须选择具备承接大型会议能力的会议场所。综合考虑会期及费用等因素，秘书人员准备从杭州国际会议中心或者杭州大酒店选择出合适的会议场所。

秘书人员就这两个会议场所，结合选择会议场所应考虑的因素，对两个地点进行了比较，见表2－5－1。

表2－5－1　　杭州国际会议中心与杭州大酒店情况对照表

综合分析两个场所的各种因素，秘书人员将会议地点选在杭州国际会议中心。

三、将选好的会议场所报请主管领导批准

会议地点选好以后，秘书人员将选择结果向香楠公司主管领导汇报，并得到刘梦晓总经理的批准。

四、签订协议

秘书人员在选好会议场所经单位主管上司同意后，应和承租方签订使用协议，并且要保持与会场管理人员联系，特别是开会前要落实会场的准备工情况，使会议能够正常进行，确保万无一失，如有特殊情况应立即向主管上司汇报，并协助上司一并解决问题。

为了会议场所在会议期间能够正常使用，需要提前与会议中心签订协议。香楠公司秘书人员起草并和杭州国际会议中心签署了一份会场租赁协议。协议如下：

会场租赁服务协议

甲方：杭州国际会议中心

乙方：××公司

甲乙双方经友好协商，就杭州国际会议中心会场租赁服务达成以下协议：

一、租借会议室

时间：2013年11月25日～27日

地点：杭州国际会议中心第一会议厅

场租价格：8 000元/天

附加服务内容及价格：会场设备(话筒、摄像设备等)2 000元

总价款：26 000元

预付款：5 200元

二、预订住宿房间

本次会议预订标准间150间。标准间价格为280元/间(含双早)。

入住时间：11月25日;离会时间：11月27日。

三、餐饮协议

本次会议期间，早餐为自助餐(费用含在住宿费中)。午餐、晚餐为桌餐形式，10人一桌，每桌费用为800元。

四、工作程序

1.乙方须在签订本协议后10天内，向甲方预付总价款20%的预付款，乙方不按约支付预付款，甲方有权解除本合同。

2.甲方签署本协议并在乙方按约支付预付款后，将在约定时间、地点及所商定的标准为乙方提供一系列优质服务。

3.当本次租赁服务结束当日，乙方向甲方按约结算。

五、双方责任

1.甲方责任

甲方严格按照乙方的要求进行会场留存及布置，不得擅自改变会议时间、地点或场次。甲方若需变更会议地点、时间，须提前10日通知乙方，取得乙方同意;若甲方擅自取消会议，甲方须支付与预付款等额的违约金。

2.乙方责任

乙方在预订后，如因乙方的原因取消租用场地，乙方向甲方支付预付款。

甲方代表：张××　　　　　　　　　　乙方代表：张×

电话：0571－8883××××　　　　　　电话：0571－8435××××

2013年8月10日　　　　　　　　　　　　2013年8月10日

训练项目

选择会议地点与会议场所

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握正确选择会议地点与会议场所的方法。

(2)实训背景。2013年×协会年会准备在江苏南京召开。本次会议准备表彰先进单位和先进个人，协会会长作报告，并选举新一届领导班子。请你在南京热线、江苏旅游网，以及江苏会议会展服务类网站上面选择一个合适的会议场所，并且说明理由。

(3)实训内容。如果你是办公室秘书，请根据实训背景，正确选择会议场所。

知识链接

会议地点的选择

选择一个能让会议组织者和与会者都能满意的会议场所非常重要，面对众多的场所，到底怎样去选择呢?

1.列出可供选择的清单

必须制作一个会议场所清单表，清单表上需注明会议要求的所有重要条件。如果清单设计的合理，表明了酒店的条件好坏，将大大便于各个场所的比较和选择。

2.选择合适类型的场所

选择适合的会议场所，必须依据当地可提供的会议资源状况及该会议的程序、预计的与会人数、与会人员的背景情况，以及最重要的会议目的、目标和与会者的偏好等因素综合考虑。

酒店：(按类型划分)

商务型酒店：

这类酒店无论在外部设计，还是在内部装修，以及可提供的先进通讯工具、适合会务的商用场地上(有特定的商务楼层)，一般都充分体现了现代商务高效、快捷的内涵。酒店既能接待小型会议也能接待大型会议，有一个或多个多功能厅，24小时全天候办公，有较强的服务能力，此外还有多个中、西式餐厅、各种商店、健身房、游泳池等设施。

度假型酒店：

这类酒店一般建在旅游胜地或海边，外部设计、园林规划、内部装修都充分体现了当地特色，集休闲、娱乐于一体。同时随着社会的发展，度假型酒店也能提供相应的会议设施、美食和各种代表地方和季节特色的活动，这些无疑大大方便了会议单位。

酒店：(按地点划分)

位于市中心：

在选择位于市中心的酒店时需考虑酒店与机场距离(包括交通是否拥挤)。如果与会者来自国内或本地区，那么选择这样的酒店是明智的。会议筹划者一般喜欢选择位于理想的城市里且设施和功能齐全的市中心酒店，这样与会者的随行家属便有很多活动可做。

位于市郊：

对于当地可驱车前往的与会者来说，这类酒店是大受欢迎的。

3.会议类型与场所的搭配

·举办培训活动的最佳环境是能提供专门工作人员和专门设施的成人教育场所(公司的专业培训中心或旅游胜地的培训点)。

·研究和开发会议需要有利于沉思默想、灵感涌现的环境(培训中心或其他宁静场所最为适合)。

·重大的奖励、表彰型会议一定要有档次，要引人入胜，因为会议的目的是对杰出表现予以奖励。

·对于交易会和新产品展示会，需要选择有展厅的场所，还要求到达会场及所在城市的交通必须便利。

4.现场参观注意事宜

在考虑去做现场参观之前，先检查一下是否已具备了前提条件：

·报价方接受和同意会议名细表中各项事宜;

·报价房应是候选名单中较好的一个;

·对报价方拟订的合同条款基本接受。

5.亲临现场实地考察

对于亲临现场进行考察应注意以下五点：

·会见能做决策的人。这样有利以后解决可能出现的交易问题;

·只要可能，一定要在对方建议的日期去进行参观。最好不要在酒店客满时去参观，因为这会使酒店产生直接费用;

·不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属同行;

·想一想是以一个普通客人身份不宣而至以检查酒店对客人的接待情况为好，还是事先通知酒店以贵宾身份前往以检查酒店是如何接待贵宾的;

·考虑另一家酒店作为“备选”。

资料来源：http://www.meetingschina.com

复习思考题

1.选择会议地点应考虑哪些因素?

2.选择会议场所应考虑哪些因素?