编制会议预算

任务七　编制会议预算

学习目标

能力目标：能够进行大中型会议经费预算，并编制经费预算方案。

知识目标：熟知会议经费预算的原则，掌握会议经费预算的方法。

任务描述

××公司2013年度客户联谊会暨2012新产品订货会准备工作已经基本就绪，×××总经理要求秘书××做一份会议经费预算方案，会议经费预算控制在20万元以内。

如果你是秘书××，请你根据会议内容、会议时间、会议规模等，拟订一份会议经费预算方案。

●任务分析会议经费预算是会议前期准备工作中的一项重要工作。会议经费预算必须和考虑到会议内容、会议时间、会议规模、参会人数等因素，拟订会议经费预算方案必须本着节约的原则，必须符合公司的财务制度。

基础知识

会议预算是会议管理与策划的重要内容之一。编制会议经费预算，就是对会议收入和会议支出做出科学的预测，就是将会议经费在会议各项活动项目间进行合理的分配。会议筹备期间的各个环节都会影响会议经费预算，因此，筹备时，会议预算要进行精心核算，筹备人员应及时将会议预算上报会议领导小组，并根据领导的决策用好会议预算。

一、编制会议经费预算的原则

编制会议经费预算应当遵循以下几项原则：

1.节俭办会原则。严格遵循节俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地分配各项开支，并保证资金专项使用，真正用之于会。

2.总量控制原则。严格控制经费总量，每一次会议的经费都有一定的限度，所有开支都必须控制在适度范围之内，不能无限制地增加，会议成本总量不能超过会议预期收益，否则开会就没有任何必要了。

3.确保重点原则。在经费数量限定的情况下，或当经费不足时，要确保重点，确保有限的经费花在刀刃上。

4.细化到项目原则。对会议的每一项开支都应严格审核，力求达到预算经费与实际开支的平衡。能省则省，能减就减。

5.留有余地原则。要充分考虑会议期间可能出现的、一些不可预测性的费用开支，预算时要适当留有余地。

二、会议预算经费的编制

1.会议预算的作用

通过会议预算预算，第一，可以对会议的各项收支项目进行量化，使会议经费达到基本的收支平衡，避免财务亏损。第二，清楚地了解会议启动所需要的金额，避免由于启动经费不足而影响会议筹备工作。预算方案须经主管领导审核，报请财务主管部门批准，方可通过执行。

2.会议经费预测的步骤与方法

(1)预测会议规模。会议规模是编制会议预算的基本依据。一般可以根据前三届会议的人数，进行历史类比。对于首次举办的会议，则需要随时收集会议回执来掌握与会人数。

(2)预测会议支出。会议支出可分固定支出和可变支出两大类，固定支出不会随实际参会人数而变化，如印刷和邮寄费用，在会议举行之前就会发生，因此可以进行比较准确的预测。可变支出如会议餐费，是随参会人数而变化的，应根据对会议规模的预测进行判断。

3.会议预算的编制

会议经费预算包括会议支出预算和会议收入预算两大部分。支出部分又可以分为固定支出和可变支出两部分，当然“固定”与“可变”之间也不是一成不变的。会议收入和会议支出的组成也是随会议而变化的，基本的组成包括：

会议收入组成：包括本单位专款、联合主办者提供、会议注册费(会务费)、外单位赞助及其他。

会议支出组成：包括交通费、会议场地租金、会场布置费用、会议设备租金、住宿费、餐饮费、资料费用、人工费、娱乐及考察费用、杂费等。

(1)交通费用

①会议期间交通费用。包括商务考察交通费用，其他与会人员可能使用的交通工具费用。如果会议地点和住宿、餐饮不在同一地点，也会产生交通费用。

②接送交通费。包括会议地点至机场、车站、港口的接送交通费用。

(2)会议场地租金

通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，譬如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些特殊设施并不包括在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。

(3)会场布置费用

如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，则需要额外的费用。

(4)会议设备租金

主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、同声传译系统、会场展示系统、多媒体系统和摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的设备押金。租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数作出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。

(5)住宿费用

住宿费是会议主要开支之一。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关，譬如客房内的长途通讯、洗衣、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放有关。会议主办方应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。

(6)餐饮费用

会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议会议目的的需要。通常包括以下几个方面：

①正餐。正餐分为午餐、晚餐、早餐。午餐因会议通常在上下午均有安排，因此有一定工作餐性质，以安排自助餐为主;晚餐系主要用餐，通常是会议程序的一部分，拥有较正式的规格，期间可能会安排领导讲话、用餐人员相互敬酒等环节;早餐除非是安排好的早餐会，通常是非正式的，仅为住宿人员提供，费用包含在住宿费用中，在预订住宿时，要与住宿提供者协商早餐的安排。

正餐通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不要与实际就餐人数相差15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算，而改为按预订人数收取费用)。

②茶点。茶点基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种。西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。茶点可以放在会议室内的桌上供参会人员享用，也可以放在会议室外部，由参会人员外出休息时享用，具体提供时间、种类、数量、服务要求，需事前由会议筹办人员与会议场所提供商协商。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要外加预算。

安排食品饮料时，需要了解是否有特别饮食要求的参会人员，如素食或清真食品。

(7)资料费用

包括会议的公关宣传，制作会议各类文件资料和证件的费用，相应的邮寄费用，文具费。

(8)人工费

包括支付给与会人员和工作人员的补贴或报酬，如支付给特邀报告人、临时借用人员的酬金。与会人员和工作人员的工资一般不计算在其中。

(9)娱乐、考察费用

如果会议安排了参观游览、考察、文娱晚会等活动，还要预算参观游览门票、演出或包场费用等。

(10)杂费

杂费是指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括临时打印、临时运输及装卸、纪念品、模特与礼仪服务、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译与向导、临时商务用车、汇兑等。杂费的预算很难计划，通常可以在会务费用预算中增列不可预见费用作为机动处理。

另外，会议经费预算的编制还应考虑不可预见因素，其数额一般按照总经费的5%～20%来计算。

三、会议经费的筹措方式

会议经费的筹集是多渠道的，主要来源有：

1.企业单位内部会议经费一般可从行政经费中开支。

2.由几个单位共同主办的会议，主办者之间通过协商分担费用。

3.通过向社会各界寻求赞助筹得资金。

4.与会者个人或其所在单位全部承担或部分承担个人费用，如交通费、食宿费、资料费等。

5.一些大型的会议活动由于影响较大，可以在法律允许范围内通过转让会议无形资产来筹集资金。

6.其他方式。作为秘书人员应当通过有效的公关活动多方面获取资金，确保会议有足够的经费开支，并得到合理有效的使用。

工作实例

香楠公司秘书人员根据此次会议的具体情况以及相关要求，拟订了一份会议经费预算方案，方案如下：

××公司2013年度客户联谊会暨2013年

新产品订货会经费预算方案

公司定于2013年11月25日～27日在杭州国际会议第一中心会议室召开2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会。与会人员预计300人，现就会议所需各项经费提出预算。

一、场地租用费

杭州国际会议中心会议室租金8 000元。

二、摄像设备等租用费

拟租摄像机2台，租金共计2 000元。

三、会场装饰费

为了烘托气氛，会场必须进行装饰，鲜花1 000元;横幅5条，每条100元，共500元;拱门2个，一个500元，共1 000元;其他装饰用品2 000元，共计4500元。

四、聘请嘉宾咨询费

拟请嘉宾2人，每人支付5 000元，共计10 000元。

五、餐饮费用(早餐费除外)

10人一桌，每桌标准800元，共计96 000元。

六、交通费用

租用旅行车6辆，每辆每天1 000元，共计6 000元。

七、会议用品费

制作宣传手册，每份宣传手册成本为5元，400份，共2 000元，制作会标、会议代表证、文具等共2 000元，共计4 000元。

八、纪念品及演出费

每人一份纪念品价值100元左右，共计30 000元;文艺演出5 000元，共计35 000元。

九、其他(机动)费用

为了保证会议正常进行，机动费用为10 000元。

综上所述，此次会议经费总计175 500元，其中，中国移动公司浙江省分公司赞助30 000元，其他费用由公司行政费用列支，共需145 500元。

此预算提交总经理办公室审查批准。

　　会议筹备小组　　

二○一○年十一月十日

训练项目

拟订会议经费预算方案

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握拟订会议经费预算的方法。

(2)实训背景。某校人文系拟召开人才培养创新研讨会，会议将邀请全国相关院校领导、专家约100人与会。

(3)实训内容。如果你是该系办公室秘书，请根据实训背景，拟订一份经费预算方案送交该系主任审核，要求预算格式正确、规范，要素齐全。

复习思考题

1.会议经费预算的原则有哪些?

2.会议经费的筹措方式有哪些?