准备会议资料和会议物品

任务八　准备会议资料和会议物品

学习目标

能力目标：能够对大中型会议所需的会议资料和会议物品进行准备。

知识目标：了解会议资料和会议物品所包含的内容，掌握准备会议资料和物品的方法。

任务描述

××公司2013年度客户联谊会暨2013年新产品订货会准备工作已经基本就绪，眼看会期在即，×××总经理要求秘书××准备好会议资料和物品。

如果你是秘书××，请你根据会议的需要准备会议资料和会议物品。

●任务分析会议资料和会议物品是会议能否取得成功的重要因素之一。因此，作为会议组织者会前必须做好计划，提前准备好会议各种资料和用品。为做好此项工作，秘书必须了解会议资料和会议用品的种类，掌握必要的会议用品制作方法。

基础知识

一、会议资料

会议资料可分为来宾资料、会务资料和沟通资料三类，秘书人员应提前做好充分的准备，按时分发，保证与会者使用。

1.来宾资料

来宾资料是来宾报到时分发的资料，整理后用资料袋装好，形成一份份的材料袋，无需来宾个人领取或索取。资料袋中内容应包括：会议文件资料(如重要人物讲话提纲等)、会议手册(会议日程表、会议须知等)、分组名单、笔记本、文具、代表证、房卡和餐券等。

2.会务资料

会务资料是会议组织者处理各项会务所需的资料。会务资料包括：接站一览表、会议签到表、住宿登记表、用餐分组表、会议讨论分组表、会间乘车分组表、订票登记表、会务组成员通讯录(每人一份)等。当然，这些会务资料也要因会议类型而有所差异。

3.沟通资料

沟通资料是进行会议内外沟通的资料。沟通资料主要包括：会议宣传资料、会议参考文件、各种与会议有关的协议书、合同书等相关资料。

二、会议物品

会议物品主要包括会议期间使用的各种证件、会议指示标志、各种会议设备和用品。

1.会议证件

会议证件是会与组织者发给参加会议的代表、嘉宾以及会议工作者佩戴的统一制作的证件。主要包括代表证、列席证、工作证和记者证等。

代表证发给参加并有表决权和选举权的代表;列席证发给旁听但无表决权的列席人员;工作证只能证明是会议工作人员，出入有一定限制;记者证只是发给新闻媒体的有关人员，工作区域有一定限制。

会议证件有以下四个作用：

(1)是与会者、嘉宾、工作人员的身份证明。

(2)有利于保证会议安全，控制会议出入人员。

(3)便于统计会议到会人数。

(4)有利于维持会议秩序。

2.会议指示标识

会议的指示标识是在会场和相关服务区域摆放或者设置的某些标识物，如各种指示牌、接待处和签到处的标志、贵宾室、饮水处等标志。

(1)指示牌。大中型会议应制作标志牌或指示牌，方便与会者顺利找到相关区域或地点。

(2)区域图或路线图。在一些会议场馆里，为方便与会者入座，事先画出区域图，张贴于入口处。

(3)名签或台签。在主席台或各种办事地方摆放名签或台签，以标明人员的身份或会议办事机构的名称。

3.常用的会议设备和用品

必备的设备和用品是应在会议筹备过程中就应提前准备好的，以免使用时耽误会议的进程。

(1)常用的设备。包括笔记本电脑、打印机、复印机、传真机、灯具、音响、通风、录音、摄像和安全设备等。

(2)常用的用品。包括一次性水杯、电池、剪刀、纸张夹、裁纸刀、胶带纸、双面胶、订书机、尺子、绳线、订书钉、回形针、大头针、胶水、白板、白板笔、粉笔、信封、便笺、铅笔、钢笔、信纸、放大的公司标识和公司电话簿等。

此外，应根据某些会议的特殊需要，准备相关用品，如国歌和国际歌伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等。

4.会议物品准备注意事项

(1)根据会议经费的预算，量入为出。

(2)所备物品经济适用，严禁奢华，避免浪费。

(3)学会精打细算，必需的开支应优先考虑，如会议资料、宣传材料、纸笔等;观光用品、纪念品、奖品等附属支出，可适当压缩。

(4)会议物品的准备有时可结合公关宣传工作，如在发放的纸笔或资料袋上印制会议举办企业名称及会议名称。也可以印制赞助企业的名称，开辟会议筹资渠道。

(5)准备就绪的物品在会议前要作适当的试用或调试，如需用到黑板、白板时，应将其附带的粉笔、水笔、指示棒或荧光笔、板擦等一起准备;会议正式开始前两小时开空调进行预冷或预热试验。

(6)使用到各种视听设备时，应安排有专人负责调试、维修和保管。在现代会议中，常用的视听设备有：表决投票系统、同声传译系统、发言讨论系统、多媒体设备(投影机、投影屏、投影仪、幻灯机)、摄像机、录像机、电视机、电视墙、数据监视器、音响设备、办公设备和音频视频会议系统等。

这类设备，一般由所签约的专业会议服务机构负责。会议组织者要做的是，提醒对方注意：做好使用及维修记录;准备一些应急的配件，如保险丝、电工盒、空白磁带、彩色粉笔等;租赁的设备若较多，应向出租方要求配备专门的应急维修人员及电话号码;陈旧的设备宁可更换新的，也不要在会议期间耽误时间维修，更不能造成与会人员一同参与设备抢修的情况发生;一切设备最好能在会议前预演一遍。

工作实例

一、会议资料准备

1.来宾资料

秘书××与会务组同事一起，根据会议需要，为了方便地将会议资料分发给与会代表，事先将会议文件资料、公司产品宣传手册、会议日程安排表、文具、餐劵等，都装在材料袋里面。如图2－8－1所示。

2.会议资料

按照此次会议的实际情况，会务组准备了会务资料，包括：会务组成员通讯录、用餐分组表(注意有无素食者)、会议讨论分组表、会间乘车分组表、住宿登记表(酒店负责)等，与会者每人一份。详见表2－8－1～表2－8－5。

图2－8－1　材料袋及资料

表2－8－1　　会务组成员通讯录

表2－8－2　　用餐分组表

注：每桌10人，少于8人请联系会务组与其他组拼桌。

表2－8－3　　用餐分组表

注：每桌10人，少于8人请联系会务组与其他组拼桌。

素食：×××，×××，……

表2－8－4　　会间乘车分组表

表2－8－5　　香楠公司2013年度客户联谊会会议讨论分组表

为保证会议接待工作有序进行，秘书张玉将会务资料进行了整理，会务组每个成员都发了一份会务资料，包括：接站小组成员表、代表接站安排表、代表签到表、火车订票登记表和飞机订票登记表。详见表2－8－6～表2－8－10。

表2－8－6　　香楠公司客户联谊会接站小组成员表

注：接站人员分成3个小组，轮流接待。

表2－8－7　　××公司客户联谊会代表接站安排表

表2－8－8　　××公司2013年度客户联谊会代表签到表

表2－8－9　　火车订票登记表

表2－8－10　　飞机订票登记表

3.沟通资料

沟通资料主要包括：会议宣传资料、会议参考文件、与会议有关的此前各种记录、各种与会议有关的协议书、合同书等相关资料(略)。

二、准备会议物品

1.各种会议证件

在制作会议各类证件时，应根据与会者的不同类别、不同身份，在颜色的选择、样式的设计、尺寸大小等方面适当区分，以方便识别与服务。

秘书张玉与会务组成员一起，设计并制作了会议代表证、工作证和记者证，以区分参会代表、工作人员和媒体工作人员。详见图2－8－2。

图2－8－2　各种会议证件

2.会议标志

一种情形是由会议组织者制作简易的指示标志;另一种是由专业的会议承办机构、图文制作公司，根据会议组织者的要求进行制作。

(1)指示牌。为了能使与会代表能够顺利找到会议地点，秘书张玉设计并制作了道路指示牌，如图2－8－3所示。

图2－8－3　道路、会场、座位指示牌

(2)区域图或路线图。为方便与会者入座，设计并制作了一份会场区域图，如图2－8－4所示。

(3)名签或台签。根据会议的需要，准备了主席台就座领导和嘉宾的台签。

图2－8－4　会场区域图

3.必备的设备和用品

秘书××根据会议的需要准备会议设备和物品，并设计制作了××公司2013年度客户咨询会暨2013年新产品订货会会议设备、物品准备一览表，见表2－8－11。

表2－8－11　会议设备、物品准备一览表

续表

4.订货会用展品

订货会展品的准备、运输、布展，由香楠公司市场销售部负责，公关部配合。

训练项目

准备会议资料和物品

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握准备会议资料和会议物品的基本方法。

(2)实训背景。某校人文系拟召开人才培养创新研讨会，会议将邀请全国相关院校领导、专家约100人与会。

(3)实训内容。如果你是该系办公室秘书，请根据实训背景，准备会议所需要的物品和资料。

复习思考题

1.会议证件的作用有哪些?

2.会议物品准备的注意事项有哪些?