送别与会人员

任务一　送别与会人员

学习目标

能力目标：能妥善、有序地安排和组织与会人员离场，做好外地与会人员送站工作。

知识目标：熟悉送别与会人员的工作要点，掌握送别与会人员的相关礼仪。

任务描述

××公司召开的2013年度新产品订货会取得了圆满成功。总经理秘书张×清楚地知道，对于秘书人员来说，虽然会议已经成功召开，但会议工作还远远没有结束。对于会务工作而言，会后工作与会前、会中工作一样重要。

随着会议主持人“谢谢”的话音刚落，张×和其他工作人员，就已经在等在会场出口准备引导与会人员退场和送别了。

●任务分析会议结束后，秘书人员的首要工作，就是要送别与会人员。在送别的过程中要有礼有节、热情大方，给与会人员留下深刻的印象。对于一般的与会人员，秘书和工作人员只需引导并送至会场门口、酒店门口、单位门口或停车场即可。对于身份特殊、职位较高的与会人员，会议主办方应派领导送别。对于外地与会人员，会议主办方应安排好交通工具和专门人员将其送至车站或飞机场。对于因公务或私人原因，仍需短暂停留的与会人员，会议主办方也应妥善安排。

基础知识

送别与会人员是会后工作中的一个重要环节。这一环节处理的好坏，直接关系到会前和会中工作的成败，甚至影响到整个会议效果在与会人员心目中印象的优劣。因此，要使整个会议有始有终，没有缺憾，就一定要认真、周到地做好送别与会人员的各项工作，切不可虎头蛇尾。会议结束后，秘书和工作人员首先应及时引导与会人员安全、有序地退场。其次要根据与会人员离会的时间和交通工具，安排交通工具和专人送行。

送别与会人员的工作要点为：

1.结清参会费用

根据会议的性质，与会者需要交纳全部或部分或不交会议费用。会议费用包括培训费、资料费、住宿费、餐饮费和交通费等。有的会议与会者需向会议主办方交纳培训费、资料费和食宿费等，有的会议食宿免费，甚至可以报销交通费。会议主办方应在与会人员离开前与其结清各种参会费用，支付费用的要索取并保存好票据，收取费用的要提供规范的发票。

2.发放回程票

对于需购买返程车、船、机票的与会人员，秘书人员应根据他们离会的时间和交通工具，在会议期间帮助他们代为购买，在会中或离会时将回程票及时地分发给与会人员。回程票必须发放至与会人员本人手里，不能由其他人代领，以免出现差错。

3.引导与会人员离场

会议一结束，秘书人员就要与会务人员一道引导与会者有秩序地离开会场。在通常情况下，都是主席台上的领导退场后，与会人员再离场。如果会场有多条离场通道，领导者和与会者可以各行其道。大型会议还要注意散会后引导车辆迅速、有序地离场，必要时可派专人指挥。

4.安排车辆送站

在送客前，会议主办方要根据与会人员返程的需要，安排好车辆送站。首先，要根据需送站人员的职务、人数及所预订车、船、机票的时间，确定交通工具的类型，如小汽车、商务车、普通中巴、大巴等，并合理分配运力;其次，要安排好车辆送站的负责人、路线和时间，确保与会人员安全、及时、舒适地到达车站、码头或飞机场，以免延误行程。此外，在送站时，要同接站一样注意乘车礼仪等相关礼仪。

5.安排人员送客

本地客人或一般客人，在会议结束后，会议主办方可安排礼仪小姐或专门的工作人员，将与会人员欢送至会场门口、酒店门口、单位大门外或停车场车门口。

对于职务高的或身份特殊的与会人员(如上级领导、政府官员、专家等)，会议主办方则应安排领导送行。

对需送站的与会人员，一般客人由专门的工作人员送行即可。如果是身份特殊的客人，则应根据其身份、职务等安排合适的领导送至车站、码头或飞机场。如有需要，还应提前到其下榻处进行话别并赠送礼物。

在送行时一定要充分注意礼仪，向对方表达出诚挚的惜别之情。

6.安顿暂留人员

由于公务或旅游、会见亲朋等私人原因，部分与会人员在会议结束后可能还要做短暂停留。这时会议主办方仍应继续做好服务工作，尽好地主之谊。除了妥善安排他们的住宿、饮食外，对于在旅游购物或车辆需求方面，会议主办方都应适当地给予协助，从而给与会人员留下热情好客的印象。

工作实例

一、引导与会人员离场

会议结束，为了使与会人员安全、有序地离开会场，张玉进行了精心安排，对会议工作人员进行了分工，具体见下表。

表4－1－1　　引导与会人员离开会场安排表

二、送别与会人员

1.发放返程票

对于需购买返程票的外地与会客户，张玉根据他们的要求，帮助他们订购了返程车票和飞机票。为了使与会客户能够及时、准确地拿到自己订购的返程票，张玉设计并制作了与会人员返程票领取登记表，详见下表。

表4－1－2　　××公司新产品订货会会议代表返程票领取登记表

2.安排送站车辆和人员

秘书张玉根据返程人员乘坐交通工具的具体情况，制定了返程人员送站安排表，见下表。

表4－1－3　　××公司新产品订货会会议代表送站安排表

训练项目

做好外地与会人员送站工作

(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握送站的相关礼仪，能收集外地与会人员离会的相关信息，设计和制定相关表格，并安排和组织好外地与会人员的送站工作。

(2)实训背景。2013年10月22日，××职业学院在省人民大会堂举行30周年庆典大会。除了校内师生代表外，参加会议的代表还有政府领导(教育部、教育厅及其他部门相关领导)、兄弟院校的院长或书记、行业企业代表、校企合作企业代表、校友代表、媒体记者等。由于此次庆典大会规模较大，参与人员较多，为了保证会议各项接待工作的顺利进行，学院办公室主任杨×作为此次会务工作的协调人，在会前详细收集了与会人员的相关信息。根据与会代表的离会情况，杨×制定了与会代表送站安排表，合理安排车辆和人员做好送站工作。根据与会代表的信息反馈，大家对××职业学院30周年庆典大会的各项接待工作非常满意，尤其是工作人员和领导在送站时的热情、细心给他们留下了深刻的印象。

(3)实训内容。假如你是××职业学院办公室主任杨×，①请你根据与会人员离会情况，设计并制作送站人员安排表;②请指出送站时应注意的礼仪礼节。

知识链接

送别客人礼仪

在确定来宾离开的时间后，如果来宾身份比较特殊，那么就应该到来宾的驻地去话别。如果来宾离开的时间是上午，那么在前一天下午或晚上，主人一方全体陪同人员要到客人下榻的宾馆去话别，时间不要过长，控制在半个小时之内为好。有礼物要送的话，就在这时送给客人。如果第二天到了机场或车站再送，客人就只能把它提在手里了，很不方便。如果客人离开的时间是在下午或晚上，也可以在当天上午到宾馆话别。此时应该告诉客人送行的人员、车辆及时间方面的安排，让客人心里有数。在目送来宾乘坐的交通工具启动后，送行人员才可离开。