任务三 会议经费结算
学习目标
能力目标：能妥善进行会议经费结算。
知识目标：熟悉会议经费结算方法，掌握会议经费结算工作程序。
任务描述
××公司2013年客户联谊会暨2013年新产品订货会于2013年11月25日－27日顺利举行，公司总经理办公室秘书张×负责会议经费结算工作。假如你就是秘书张玉，请你结合本次会议的经费开支的具体情况，做好会议经费的结算工作。
●任务分析会议经费结算是办会者在会议结束后对会议整个经费使用情况即收支费用的结算。会议经费结算应根据会前经费预算进行。首先，要了解会议经费收支项目;其次，要熟悉会议经费结算方法;最后，要掌握会议经费结算的工作程序。
基础知识
会议经费结算的依据是会前经费预算。会议筹备期间，办会者应进行会议收支预算，并经领导审核批准。在会议过程中，负责经费结算的秘书人员应准备专门的账册，及时对会议的各项开支进行详细的记录。会议结束后，秘书人员应根据领导审定的会议经费预算表进行结算。要遵循勤俭节约的原则，尽量减少不必要的开支。对于超过预算的项目和费用，无正当理由的不予报销。经费结算完毕后，及时向领导汇报，并向财务部门报销。
一、会议经费收支项目
会议经费分为收入和支出两个类别。会议的收入主要来源于上级拨款或向与会人员收取相关费用。会议经费收支项目主要包括以下内容：会场租用费、会议设备租用费、会场布置物品费、邮电通讯费、培训费、交通参观费、住宿费和餐饮费、会议资料费、纪念品购置费、会议宣传交际费、劳务费以及其他费用等。
二、会议经费结算的方法
(一)会议的收费与付费方法
会议经费使用情况一种是由会议主办方承担全部会议费用，与会人员无需支付任何费用，另一种是与会人员要向会议主办方支付一些必要的费用，如资料费、培训费、住宿费和餐饮费等。对于要向与会人员收取相关费用的会议应注意以下事项：
1.收款的方法与时机。有些会议是要由与会人员向主办方支付一些必要的费用(如资料费、培训费、住宿费和餐饮费等)，所以应注意如下事项：
(1)应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。
(2)应注明与会人员可采用的支付方式(如现金、支票、信用卡等)。
(3)如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。
(4)开具发票的工作人员先要与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外，如果有些项目无法开具正式发票时，应与会议代表协商，开具收据或证明。
2.付款的方法和时间
会议结束后，应对会议期间发生的费用进行统计，将应由公司支付的费用根据公司相关规定，及时支付给对方。各类支出项目的付款方式和付款时间也不同。某些支出项目要和对方事先商定费用，必要时要交付一定数额的订金，如场地租赁、设备租用、住宿餐饮等，而有些较小的支出项目则直接用零用现金支付即可。至于付款的时间，可根据和对方的约定及时付费。
(二)会议付费的要求
1.会议各类支出经费的名称要规范。
2.在付费时，要遵守公司零用现金、消费价格及用品报销等各种相关财务制度和规定。
三、会议经费结算的工作程序
会议结束后，秘书人员要及时进行会议经费结算，具体工作程序如下：
1.统计会议实际收支项目，对照经费预算进行核点;
2.理清会议经费结算的方法和时间;
3.通知相关部门及人员结算时间和地点;
4.核实发票;
5.填写报销单;
6.清点费用支出发票;
7.请领导签字;
8.到财务部门报销;
9.与相关部门及人员结清费用。
工作实例
总经理秘书张×忙完其他工作后，开始进行会议经费结算。她是这样操作的：
一、统计会议经费收支情况
总经理秘书张×根据会议筹备时会议经费预算支出项目及实际支出情况制定了经费结算表，见下表。
表4－3－1 ××公司新产品订货会经费结算表
二、确定会议经费结算的方法和时间
总经理秘书张×在对会议期间实际发生的支出费用进行统计之后，又根据公司的财务管理规定和服务商结算的要求，对公司会议经费结算的付款方法和时间进行了罗列，以便有针对性地进行结算，具体见下表。
表4－3－2 ××公司新产品订货会经费的付款方法与时间表
续表
三、通知与会人员结算时间、地点
统计完会议经费支出项目和了解了设施和服务费用结算的方法和时间后，根据公司关于费用发生15日内必须将所发生的费用进行报销和结算的财务管理规定，总经理秘书张×确定30日上午9：00在一号会议室进行会议经费结算，就开始通知与会的几个部门以及在会议中发生费用的个人和部门，按时参加，并将此次会议中发生的费用进行统计，将相关发票整理好一并带来。
四、清点并核实费用支出发票
张×将各部门及个人在会议期间产生的费用发票进行了清点，并逐个地进行了审核，剔除了不符合公司财务报销制度的发票，对符合报销规定，但填写不规范的发票，要求重新拿开具。
五、填写报销单、将发票贴于报销单背面
在清点和核实了费用支出发票后，根据公司财务报销的相关规定，张×填写了费用报销单，并将所有发票整齐地贴在报销单的背面。
六、请领导审批、签字
张×填好费用报销单，请刘梦晓总经理和财务部经理审核签字。
七、到财务部门报销
张×带着领导审核、签字后的报销单到财务部报销。
八、与相关部门及人员结清费用
张×报销完费用后，便通知相关部门及人员到总经理办公室结清费用。
训练项目
(1)实训目标。通过实训，要求学生掌握会议经费决算的工作程序，能制定会议经费决算表，能妥善做好会议经费结算工作。
(2)实训背景。2013年底××公司召开年度全国销售商表彰大会，以表彰先进、规划2014年工作。总经理秘书杨××为此次大会制作了经费预算表，同时对经费使用过程中的具体情况进行了记录。具体如下：
会议名称：2013年扬名公司年度全国销售商表彰大会
会议地点：杭州
会议时间：2013年12月23日
会议结束后，杨××将对此次会议的经费开支进行结算。
(3)实训内容。如果你是总经理秘书杨××，请根据背景材料：①模拟会议经费结算工作过程;②制定会议经费结算表。
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