综合实训一 新产品介绍、咨询暨订货会议
一、实训背景
××省移动公司联合××通讯为××省大学生开发了一款新型的学生手机。为了向江苏高校推广该产品,拟召开新产品介绍、咨询、洽谈暨订货会议。
二、实训内容
模拟秘书各个工作场景,分角色扮演;形成各种书面结果性材料并综合考核。
三、实训目标
通过项目实训、全真模拟,使学生养成预测分析、周密思考的职业习惯;培养、训练学生多项专业技能,检验学生理论知识的综合应用水平,轻松应对秘书各项管理工作尤其是活动组织与管理工作。
四、实训方式
1.以小组为单位进行全过程演练,结合讨论,模拟部分场景训练,分角色扮演。
2.以个人为单位完成相关文件资料。
3.以小组为单位,每组派出一名代表参加实训成果汇报,并将汇报材料制作成幻灯片。
五、实训提示
1.会前筹备工作
(1)教师根据会议筹备的流程,结合案例,进行实训指导。
要求:模拟演示总经理布置工作场景。
对应能力训练:领会领导意图能力,传达要领能力。
(2)根据教师的实训指导,班级进行分组,每个小组设立组长一人,负责实训事务协调。
(3)各小组召集会议筹备工作会议。
1)明确大会主题——宣传介绍新产品,订购新产品,洽谈新业务。
2)围绕主题,筹备大会方案——规模(与会人员50人,有关领导专家10人,工作人员10人),时间(3天),大会议程,经费预算等。
要求:模拟演示筹备会场景;拟写会议计划(在日程安排上,力求轻松、愉快的气氛)。
对应能力训练:策划能力、组织协调能力、写作能力。
(4)汇报会议筹备方案,接受教师审核,根据教师意见进行修改、完善,各小组进行成员分工。
1)准备会议资料。起草会议通知、回执、签到单、开幕词、领导讲话稿,制作人手一份的会务指南、新产品的情况资料(纸质、光盘)和订购合同等。
2)会务服务保障。及时准确发通知、接待、签到、分发资料物品、布置会场和安排食宿等。
3)宣传报道。联系新闻媒体、制作大幅宣传海报、编写会议纪要、会议简报、做好会议记录、会后总结等。
4)对外联络。联系旅游、预订返程票务、安排车辆接送、准备礼品等。
充分的会前准备,是会议取得成功的前提条件。作好上述工作后,上报领导和有关部门,提早准备安排,反复检查,力求各项准备万无一失。
要求:拟写会议通知、回执、签到单、开幕词、领导讲话稿,制作人手一份的会务指南,新产品的情况资料(纸质、光盘)、订购合同、制作大幅宣传海报等材料。
模拟演示7个场景——分工场景、电话联系确定到会情况场景、制作海报场景(要求图文并茂、新颖、独特、有创意、扩大宣传效果)、会场布置场景(演示厅、洽谈品尝交流订货厅)、电话预约酒店食宿场景、联系新闻媒体场景、督促检查等场景。
对应能力训练:组织策划能力、协调能力、电子排版能力、文书写作能力、电话礼仪、制作PPT能力、安装使用现代会议设备能力、审美设计能力、督查能力、法律经济知识运用能力和对外交往能力。
会议如期召开,报到当天。
要求:模拟演示接待工作过程。——接站、上下轿车座次顺序、引领(含电梯间)、介绍、握手、签到、递接名片和宴请等场景。
对应能力训练:各种场合的礼仪表现、公关沟通能力。
2.会中的服务工作
(1)根据拟订的会议按日程,组织会议正常进行——致开幕词、产品介绍、专家提供咨询、产品品尝、交流、订货。
要求:模拟演示会议记录、分发资料、开启饮料、倒饮料、倒茶、签订合同和合影等场景。
拟写会议记录、会议纪要、会议简报。
对应能力训练:文书写作能力(会议记录、会议纪要、会议简报)、经济法律知识运用能力(合同)、签字仪式礼仪掌握及布置会场能力、会间临时调度应变能力。
(2)签订合同后,安排参观游览活动。
要求:收集相关南京旅游资源资料,确定旅游路线,担任导游,陪同客户出游名胜,并做全程模拟演示。
对应能力训练:收集资料能力、公关沟通能力、人文素养、语言交谈风度、协调应变能力。
(3)联系车辆,赠送礼品,分发与会人员通讯录、照片、送行。
要求:演示电话预订机票场景、馈送礼品、分发资料场景、送行场景。
对应能力训练:辅助办事能力、沟通能力、礼仪风貌。
3.会后总结
回顾总结,肯定成绩,找出经验教训,妥善解决会议的遗留问题。
要求:拟写会后总结。
模拟演示收集整理归档会议资料场景、向领导汇报工作场景。
对应能力训练:总结分析能力、写作能力、文件整理归档能力、沟通汇总能力。
六、实训成果汇编
实训结束后,将实训期间形成的文字材料、图片资料、影像资料等进行整理,并装订成册,形成实训成果汇编。实训成果汇编主要包括以下资料内容:
1.会议筹备方案
2.会议通知、回执
3.会议签到表
4.开幕词、领导讲话稿
5.人手一份的会务指南(公司概况、会议日程、会务服务联系方式等)
6.新产品的情况资料(纸质、光盘)
7.订购合同
8.大幅宣传海报
9.与会人员通讯录
10.活动过程等照片
11.会议记录、会议纪要、会议简报
12.南京旅游资料及旅游路线
13.会议总结
七、实训考核方式和标准
1.实训考核方式
实训任务完成后,学生必须参加实训成果汇报。参加实训成果汇报,必须将汇报材料制作成幻灯片。汇报后,先由学生之间互评,接着由教师进行点评,最后教师根据学生实训任务完成情况,并结合学生成果汇报时的表现综合评分。
2.评分标准
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