易耗品管理

任务3　易耗品管理

任务描述

新年伊始，天宇广告策划公司准备采购一批低值易耗的办公用品，包括中性笔、铅笔、橡皮、胶水、胶带、墨盒、档案盒、档案袋、复印纸、笔记本等。

请为其制定一套办公用品采购、发放及管理的方案。

工作处理

一、任务分析

办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。消耗性办公用品包括笔、纸、墨盒等。非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等。在日常办公过程中，无论是消耗性还是非消耗性办公用品，都要严格遵守资产采购、发放及管理的相关制度。

二、任务处理

1．采购方案

（1）根据公司的实际情况，制定需求数量。

（2）因消耗性办公用品既零散、采购费时，存放起来又占用较大的空间，应集中采购，以每季度采购一次为宜。

（3）制定办公用品的采购、核验、登记、入库、报销等相关制度，按章办事。

2．发放方案

（1）按各部门使用计划，适时适量发放。

（2）贵重用品如计算器等，如需再次领用时，应凭原物件领取。

（3）制定办公用品使用制度，厉行节约，杜绝浪费。

3．管理方法

（1）员工个人用办公用品由个人负责，部门公用办公用品由部门秘书或主管负责。

（2）公私分明，禁止将办公用品带出办公室作为私用。

（3）部门主管协助办公用品管理人员每半年核对低值易耗品的购买、库存及领用情况。发现问题，及时纠正。

相关知识

一、办公用品的采买

（1）各部门应于每月25—30日根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由部门主管填写《办公用品申购单》（见表1－3）交公司指定采购部门。

（2）采购部门统一汇总、整理各部门的采购申请，并经核查各部门办公经费预算和库存状况后填写《办公用品采购计划表》（见表1－4），呈报主管领导审核同意后实施采购任务。

（3）各部门若需采购临时急用的办公用品，由部门主管填写《办公用品申购单》，并注明急需采购的原因，经采购部门审核报主管部门批准后由采购部门实施采购任务。

（4）对专业性物品的采购，由所需部门协助采购部门共同进行采购。临时急需物品可经采购部门同意后使用部门自行采购。

（5）要正确选择办公设备和办公用品的供货商。

表1－3　办公用品申购单编号：

单位（盖章有效）：表1－4　办公用品采购计划表

二、办公用品入库

（1）办公用品入库前须进行验收，对于符合要求的，由办公用品管理人员登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。

（2）物品采购发票应由财务部办公用品管理人员签字、确认入库后，方可报销。

三、办公用品发放

（1）严格按照制度、适时适量发放，保证重点。

（2）由部门主管填写《物品领用申请表》（见表1－5），经主管经理签字，到办公用品管理处领取，再发给员工。员工领用办公用品应在《物品领用登记表》“领用人”栏中签名。

（3）员工领用单价在100元以上的物品，须经部门主管核准同意。

（4）正常消耗性用品如计算器、文件夹、剪刀等再领用时，需以旧换新，否则不予核发。

（5）办公用固定设备由财务部统一建立台账。

表1－5　物品领用申请表编号：

四、库存保管注意事项

（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位对所需物品储存量的大小。

（2）各类物品要清楚地贴上标签，标示类别和存放地，以便能迅速找到物品。

（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，保证不会因过期而不得不销毁。

（4）体积大、分量重的物品放在最下面，减少从架子上取物时发生事故的危险。

（5）小件物品、常用的物品，如订书钉盒，应放在较大物品的前面，以便于取用。

（6）要经常检查库房的温度、湿度、通风、隔热、防火、防水等的措施，防止霉、虫、鼠等各种有害因素的侵蚀。

（7）储藏办公用品的房间应有良好的照明，以便容易找到物品。

（8）加强库存记录和库存监督，即时填写《库存控制卡》（见表1－6）。

（9）建立严格的领用审批登记制度，保证账、物、卡的统一。

表1－6　库存控制卡

五、办公用品使用管理

（1）制定有效的办公用品节约制度。

（2）办公用品如分配给个人使用的，由个人负责管理，如计算机、笔、尺、橡皮等；如给部门共同使用的，由部门主管指定专人管理，如文件架、打印机、复印机等。

（3）财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。

（4）主管级以下人员未经允许不能私自使用非己负责设备。

（5）员工要爱护公司所有的公共设备，离开办公室，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。

（6）任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。

实训演练

一、训练目标

（1）能够制定办公用品的采购程序。

（2）掌握办公用品使用、管理的基本要求。

（3）学会库存管理建档及运行记录。

二、知识要求

（1）制定办公用品采购流程。

（2）制定办公用品管理制度。

（3）掌握库存管理方法。

三、训练要求

（1）办公用品采购流程符合规范，明细、具体，可操作。

（2）办公用品管理制度责任明确，提倡节约。

（3）库存管理科学、到位、高效。

四、操作说明

（1）利用2学时，分小组进行。由组长负责组织本组学生根据“任务描述”中的情景，对其中提及的关于办公用品的工作作出具体说明。

（2）对任务中所涉及工作，制定具体的工作方案。

（3）各小组制订方案后，分组交流。

（4）结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

五、操作提示

（1）可引导学生把这项任务视同本学期学习用品或班级活动用品的采购。

（2）制定各项制度时要充分考虑单位的业务性质。

六、任务描述

（1）钟苗刚刚成为办公室秘书的时候，在管理办公室物品时曾经手忙脚乱：同事急着要复印明天参展的资料，却发现储物间的复印纸已所剩无几；每次购买办公用品时，不知道到底该买多少才能既够用又不造成闲置；有的同事三天两头来领同一种物品……后来，钟苗认真学习了有关库存管理的相关知识，为每类办公用品制作了库存控制卡，加强了办公用品的管理和监督，成为办公设备和办公用品库房的好管家，深得好评。

（2）某公司办公室秘书李丽发现各部门在购买办公用品时较为随意，经常自作主张，而且有时甚至没有进行登记就直接发放了。为规范办公用品的采购，李丽制定了办公用品采购的流程，经领导签发，以文件的方式下发到各部门。