零用现金管理

任务5　零用现金管理

学习目标

了解零用现金的作用，掌握零用现金的支取、使用、报销等管理方法。

任务描述

小王刚到公司三个月，担任办公室助理职务，主要负责办公室日常的环境卫生、邮件收发和电话接打等事务性工作。近三个月，办公室电话费都由小王个人垫付，因为公司财务负责报销的人员暂时休假，所以一直未能及时报销。小王由于还在试用期，工资收入较低，又新到这座城市，各方面花销较多。想买部笔记本电脑的愿望一直未能实现，甚至连基本生活都有些拮据。小王自尊心很强，碍于面子，从未向办公室同事提起电话费一事，但心中又很着急，苦不堪言。

工作处理

一、任务分析

办公电话是办公室开展业务必备的办公设备之一，电话费用的缴纳必须及时，以免影响正常使用。为保证各项工作的正常运转，企事业办公室往往会备用一定的零用现金以供平时使用，电话费就可以从零用现金中支付。

小王对工作虽有很强的责任心，自己出资垫付办公电话费，但在个人财力比较拮据的情况下，大可不必采取这样的方式来处理，可以公事公办，从办公室支取零用现金来缴纳电话费或支持办公室日常的小项开支。

二、解决措施

小王采取了如下办法，缓解了自己当前的财力紧张状况。

（1）认真学习了公司的财务管理制度，特别是零用现金的管理制度。

（2）向办公室主任汇报了三个月来电话费垫付的事情及自己生活拮据的状况，并提出支取零用现金的想法，得到办公室主任的理解和支持。

（3）按三个月来发生的办公电话费用，填写了《零用现金支取申请单》（见表1－7），交办公室主任核验。

表1－7　零用现金支取申请单

（4）在办公室主任的帮助下，进一步完善了现金支领申请单上的用途、内容等项目，并请主管经理签批。

（5）经理签批后到办公室主任处领取了现金。

（6）小王整理好3个月来的办公电话缴费发票，交与办公室主任，抵消现金支领申请单。

相关知识

一、零用现金的功能

在企业的运营过程中，许多开销不可能用支票来支付，一些小额的办公费用又难以多次去财务临时支取。因此，许多企业办公室常常设立一笔零用现金（或称作备用金）。

这笔零用现金主要用来支付市内交通费、邮资、办公电话费、接待用茶点费、停车费和添置少量办公用品的费用。它通常是由企业领导和财务负责人批准后由秘书保管和支出。零用现金的数额根据企业的规模和平时小额支出的次数来决定。秘书领取零用现金后，应将现金存在保险柜内，并负责保管和支付。

二、零用现金管理的方法

1．建立零用现金账簿

秘书必须建立一本零用现金账簿（见表1－8），清楚注明收到现金的日期、收据编号、金额数量和支出现金的日期、用途、零用现金凭单编号、金额、余额等。有时还要对账目进行分析，了解花销的情况。

表1－8　零用现金明细表

年　　月　　日至　　月　　日

制表：　　　　　　　　　　　　　主管：

2．填写零用现金支取申请单

内部工作人员需要领取零用现金时，应填写《零用现金支取申请单》（见表1－7），提交开销的项目和用途、日期、金额。一般情况下，零用金的暂支不超过1　000元，特别情况应由企业部门经理核准。

3．零用现金使用审批

秘书要认真核对零用现金凭单，经审批人签批后，方可将现金支付给领用者。审批人通常是企业中分管财务的负责人。

4．认真核对内容

秘书要认真核对领取者提交的发票等单据上的用途、内容、金额是否与零用现金凭单上填写的内容完全一致，然后将发票等单据附在零用现金凭单后面。

5．做好支出记录

每支出一笔现金，秘书均须及时在零用现金账簿上登记。

6．及时冲账

零用现金的借支，经手人应于一星期内取得正式发票或收据加盖经手人与主管的费用章后，交零用现金管理人冲转借支。

7．定期财务报销

当支出的费用到一定数额后或月末，秘书填报《零用金报销清单》（见表1－9）到财务部门报销并将现金返还进行周转。

表1－9　零用金报销清单

部门：　　　　　　　　　　日期：

编号：

制表：　　　　　　　　　　　　　主管：

8．保存相关资料

办公室的零用现金收支变动后，秘书应即时把收支情况进行统计，填写《现金存款日计表》（见表1－10），以便了解办公开支的情况，也可以作为资料存查。

表1－10　现金存款日计表

月份：　　　年　　月

实训演练

一、训练目标

掌握办公室零用现金的使用及管理。

二、知识要求

了解零用现金的用途及使用程序。

三、训练要求

掌握与零用现金的管理和使用相关的各种表格的填写方法。

四、操作说明

利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

五、操作提示

在这项训练中，学生最好利用课外时间到不同行业的各类办公室请教学习，了解零用现金的主要用途及使用方法。

六、任务描述

（1）为某公司设计一个适合的零用现金管理账簿。这个公司规定日常零用现金每月是1　000元，由秘书负责零用现金的报销。根据零用现金的报销内容，写出零用现金管理账簿的各个项目。同事乔某来报销昨天发生的交通费用，拿了一张交通费的凭据，一张填好的《零用现金凭单》，上有负责人的签字。

（2）王小姐是金心公司总经理的秘书。总经理要去北京开会，让王秘书给他安排一下行程和申报商务费用。王秘书填写了详细的申请报销的商务费用项目，经总经理审核后，交给财务部，财务部作出同意申报的决定。王秘书电话订购了飞往北京的机票，下午打车前往领票。王秘书把打车费用直接在办公室零用现金中报销，飞机票费用在商务费用中报销。总经理开会回来，王秘书把总经理在北京发生的，且事先经财务部同意的费用事项凭证整理，附在《出差报销凭单》后面，交财务部领取支票或现金。

分析王小姐在费用的报销上是否正确？