档案的管理与利用

任务5　档案的管理与利用

学习目标

学习档案管理及利用的方法，掌握档案管理的内容，利用的方法，熟悉档案管理和利用的具体要求。

任务描述

某公司是一家制造型企业，员工总数约1000人。现在遇到一个难题，不知道如何来规范地管理这些员工的人事档案。该公司以往档案的管理模式是根据员工的进出顺序整理，放在文件夹里，一个文件夹大约可以放50份。等有员工离职了，再把档案抽出来，走的人越多，中间空出来的越多。而新进人员的档案一直放在最后面，往后面排下去的，要等后面的文件夹全都用完后，再统一往前挪，中间有些空出来的就可以再利用了。而这1000人一挪就不是一个小的工作量，而且这种方法，想找某一个人的档案的时候就会很难找，有时候顺序都打乱了。

工作处理

一、任务分析

文书资料整理立卷后将成为完整的档案保存起来，以供日后工作中查找利用。档案的管理不仅仅是保证原始材料的完整和安全，更重要的是能够科学地提供利用，但规范的管理及维护是档案利用工作的重要前提。本任务遇到了如何在利用的同时做好档案的维护工作的问题。

二、更改工作方式

该公司以往的档案管理模式是根据员工的进出顺序整理，即按照人员进公司的顺序摆放员工的档案资料，此方法是按时间进行整理。但对于包括若干个部门的整个公司来讲，这种模式并不是最高效的。如果按部门来组织、管理档案会使档案的管理工作更科学、更规范。

1．档案整理

对本公司的人事档案的案卷重新整理。安排专门时间，集中人员和精力，把原有档案逐一核查。如有材料短缺须向相关人员或部门索要，保证每个员工档案材料的完整。之后，按照公司所设部门，将员工档案按进入时间先后排序分别装入各自部门的档案盒，作为一个完整案宗，并填写档案盒内的《备考表》（见图5－12）以及档案盒相关信息。按一定顺序将所有部门档案装入档案柜内。

2．制作档案索引

根据对档案的整理，制作本公司人事档案的《档案存放位置索引》（如表5－6、表5－7），之后不要随意挪动档案的位置，以便于查找和取用。

3．使用与维护

使用档案材料要填写档案使用申请单并经主管领导批准后才可以使用。管理人员也不可随意翻查档案，更不可随意增删材料。如有材料的变更，如人员调离、进入或某员工材料增多等，管理人员要及时填写《备考表》。

相关处理

一、档案的管理

广义上的档案保管就是指对档案材料的管理。如人们说某档案馆保管了哪些档案通常是指该档案馆管理着哪些档案。狭义上的档案保管是指对已整理好并已存入库房及柜架中的档案进行的日常维护、保护性管理工作。本章所讲的档案保管是指狭义上的对档案的日常维护、保护性管理。

档案保管工作包括如下三个方面。

（1）档案的库房管理，即库房内档案科学管理的日常工作。

（2）档案流动过程中的保护，即档案在各个管理环节中一般性的安全防护。

（3）保护档案的专门措施，即为延长档案的寿命而采取的技术处理。

（一）档案保管的物质条件

开展档案保管工作，必须有一定的物质条件作保证。档案保管的物质条件是其所需一切物质装备的总称，大致有以下几种。

1．库房

库房是保管档案的最基本的物质条件，直接关系到档案的安全。档案库房建筑应遵循适用、经济、美观的原则。

（1）库房必须专用，不能与办公室合用，也不能同时存放其他物品，以防外人进入，丢失档案。目前，有的企业出于成本考虑，把档案室和图书室合二为一，这是不恰当的。

（2）档案库房必须坚固，至少应是正规的建筑物，不能是临时建筑。

（3）库房应远离火源、水源和污染源，符合防火、防水、防潮、防光、防蛀等基本要求。办公楼内的档案库房不宜设在顶层或底层，以防潮湿、漏雨和高温。

（4）全木质结构房屋不宜做档案库房使用，一般的地下室也不能作档案库房使用。

（5）库房门窗应有较好的封闭性。

2．资料库

有条件的企业还应在档案库房附近设置档案资料库，收集和保存与档案有关的图书资料，以补充档案充分提供利用的需要。为了节约企业资金，在设置资料库时，可以采用档案工作办公室、阅档室和资料库三合一的办法。

3．档案装具

装具即用以存放档案的柜架箱。档案装具种类繁多，各自都有优长，企业应该根据档案室、档案库房的特点和档案价值、规格的不同合理地选用，灵活地配置。一般而言，封闭式的柜箱比敞开式的架子更有利于对档案的保护。柜架箱的制成材料最好为金属物，这样更有利于防火。

1）档案箱

档案箱大多是铁制品，五个档案箱为一套，平时叠放起来使用。与档案架柜相比，档案箱便于移动，还能够防尘、防火、防盗、防光，被企业广泛采用。但是它在结构上比较复杂，造价也比较高，占用面积大，档案库房小的公司不宜使用。另外市场上还有一种比较灵巧的无酸式档案箱，方便内容不太多的档案进行存储。

2）档案架

一般档案架采用金属制作，利于防火，也比较坚固耐用。目前，市场上常见的档案架有固定档案架和活动式密集架。

固定档案架分为单柱式档案架和复柱式档案架。单柱式档案架结构比较简单，表面喷漆，耗费的钢材少，耐用美观。复柱式档案架在结构、性能、规格等方面与单柱式档案架相似，但是它比单柱架稳定性能好、坚固、负载力强。

活动式密集架（也称密集架）是在复柱双面固定架的底座上安装了轴轮，把它变成架车，能沿地面铺设的小导轨直线移动，这样就可以把许多排架车靠拢到一起，能够充分利用库房空间，扩展档案库房的使用面积。密集架平时合为一体、用时可打开，不仅具有防火、防光、防尘的性能，而且节省库房空间和库房建筑费用。要注意的是安装密集架对地面的承重能力有较高要求，必须先查明有关库房的地面承重能力。

目前，随着档案管理的现代化，电动密集架逐渐成为档案存放的主流装具。只需要几个按钮就完全实现了全自动化，彻底减轻了人工的搬运和查找、管理档案的负担。

3）档案柜

档案柜形式多样，有双开门、侧拉门、抽屉式档案柜。制作材料分为金属与木制两种。金属档案柜使用方便灵巧，加工简便，有较强的可调性和机动性，而且坚固耐用，从长远看还是比较经济实惠的。使用木质档案柜对防潮是有好处的，但是使用时要注意防火。

4．技术设备

档案保管的设备一般是档案管理中的相关机械、器具、仪器、仪表等技术设备，而不包括库房、装具、卷皮、卷盒、药品等在内。用于档案保管的技术设备很多，如去湿机，加湿机，空调，通风设备，温度、湿度测量及控制设备，防盗、防火报警器，灭火器，装订机，复印机，缩微拍照设备及缩微品阅读复制设备，通讯及闭路电视监控设备，消毒灭菌设备以及档案进出库的运送工具，等等。

5．消耗品

即用于保管工作的易耗低值物品。如防霉、防虫药品，吸湿剂、各种表格及管理性的办公用品等。

档案保管的物质条件（装备）是档案保管工作赖以进行的物质基础。但购置配备这些物质装备又受到财力的制约。因而，企业应根据自身工作的需要和现实的经济实力，本着实事求是的态度和合理、有效、实用、节俭的原则进行配置。

（二）档案的库房管理

档案库房管理是档案保管工作的主要体现形式。因为档案绝大部分时间是存放在库房里的，档案的实体秩序状态也主要存在于库房中。因此，档案保管工作的主要内容也大都在库房中进行。对档案库房的保管工作主要包括以下几个方面的内容：

1．装具排列编号

库房内装具的编号方式一般按保管机构或库房房间为单元进行，每一单元内的所有装具按某一排列走向和顺序依次编列号（排号）、柜架号、格层号（箱号），其号码一般采用阿拉伯数字。

装具在库房中的排放方式应考虑方便管理和充分利用库房空间等因素。一般不宜紧贴墙壁，尤其是不能紧贴有窗户的墙壁。装具每一列的走向应与窗户所在墙壁垂直，以避免户外光线的直接照射。各列之间的距离不宜过宽或过窄，一般以工作人员能进行正常工作为宜。

2．进出库制度

库房是保存档案的重要场所。因此，必须对进出库房的人员及其进出的方式、时间、要求等进行必要的限制并做出专门的规定。这种专门规定的内容也就是进出库制度的主要内容。

（1）一般情况下，库房只允许档案工作人员在工作时间进入。

（2）非档案工作人员原则上不允许进入库房，若因工作需要（如维修库房及其设备等）必须进入时也应有档案工作人员陪同并始终相伴。

（3）档案工作人员在库房内不允许从事与库房管理工作无关的活动，更不允许在库房内吸烟、喝水、吃东西。

（4）库房中无人时必须关灯、断电、门窗上锁。

3．“八防”制度

档案保管工作中常说的“八防”，一般是指防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗。这“八防”基本上囊括了对档案实体可能造成的自然和人为的危害，是库房管理工作的重要内容。做好“八防”工作需要采取一系列防护性措施，并在工作中注意一切与此相关的问题。

1）防火

要求在装具及照明灯具的选用、其他电器及其线路的安装等方面消除隐患，必须按消防规定在库房中配备性能良好、数量足够的灭火器材，在条件允许的情况下，安装防火（烟雾）报警器和自动灭火装置。

2）防水

要求库房所处地势不能过低，库房内及附近不能有水源，库房选址应远离易发洪水的地点，位于较有利的防洪地段。

3）防潮

与库房温度、湿度尤其是湿度控制密切相关，安装温度、湿度监控仪，及时关注库房温度、湿度的变化情况，在湿度过大时应及时进行调整。

4）防霉

要求对档案文件进行定期检查并放置防霉药品，发现有霉变迹象应及时通风。

5）防虫

要求入库时对档案进行灭菌消毒，在库房内定期检查，放置防虫药品，搞好库房卫生，破坏虫子的生存环境。

6）防光

要求库房尽可能全封闭（即无窗），若有窗户也应尽可能小一些，并安装磨砂玻璃、花纹玻璃或带颜色的玻璃并配置窗帘，尽量遮蔽户外日光中的紫外线照射。照明灯具应使用白炽灯并加乳白色灯罩，灯泡最好是磨砂灯泡。不允许使用日光灯（荧光灯）作为库房照明灯具。

7）防尘

要求装具的封闭性好，并要对库房及装具等定期进行清扫擦拭，保持清洁。

8）防盗

要求库房门窗坚固，进出库房随时锁好门窗，并尽可能安装防盗、报警装置。

4．库房温度、湿度控制

库房内的温度、湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素。根据《档案馆温度、湿度管理暂行规定》，库房温度应在14℃～24℃之间，相对湿度应在45%～60%之间。为了掌握库房温度、湿度情况，应配置精确可靠的温度、湿度测量仪器，随时测量并记录库房温度、湿度的具体指标状况。

控制和调节库房温度、湿度的方法如下。

（1）对库房进行严格封闭。隔绝库房内外温度、湿度的相互交流，并在库房内采用空调或恒温、恒湿技术设备，将库房温度、湿度人为控制在适宜的温度、湿度指标范围之内。这种方法所需费用较高，目前不是所有档案馆、档案室都有能力做到的。

（2）采用机械性或自然性的措施对库房温度、湿度进行人工控制。这种方法虽达不到第一类方法所能达到的效果。但是，如果运用得当，也可在一定程度上使库房温度、湿度得到调整和控制。

5．档案存放秩序的维护与管理

档案在库房及装具中的存放秩序实际上就是档案实体的管理秩序。因此，维护档案实体秩序的保管工作也就主要体现为对档案存放秩序的日常维护和管理上。维护档案的存放秩序是一项十分具体且十分重要的工作，具体可采取的措施和方法主要有以下几种。

1）档案存放位置索引（档案存放地点索引）

为了便于保管工作人员切实掌握档案馆（室）档案的存放情况和迅速地取放档案，还必须对所排放好的档案作出存放位置的索引。

存放位置索引，按其作用可以分为两种。

第一种，指明档案的存放位置，即以全宗及其各类的档案为单位，指出它们的存放地点（见表5－7）。

表5－7　档案存放位置索引（一）

第二种，指明各档案库房保存档案情况，即以档案库房和档案架（柜）为单位，指出它们保存哪些档案材料（见表5－8）。

表5－8　档案存放位置索引（二）

上述两种索引，按形式又可分为簿册式和卡片式两种。而第二种存放位置索引还可以采用图表形式，即把每个库房（或楼、或层、或房间）内档案存放的实际情况绘成示意图。这种图表，可悬挂在相应的库房入口处，以便于保管和调卷人员随时使用。

2）装具所存档案标识牌

即在每一列、每一柜架、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌并表明该列、该柜架、该层（格、箱）中所存放档案的起止档号，以方便检查和调还档案。

3）档案代理卡

档案代理卡（见表5－9）又称“代卷卡”、“代理卡”，它是库房管理人员编制和使用的一种专门指明档案去向的卡片。在档案馆（室）的档案需要暂时借出库外使用时，填制代理卡放在被暂时移出案卷的位置上，可以使库房管理人员准确掌握档案流动情况，有利于库房管理人员对档案进行安全检查。

表5－9　档案代理卡

6．全宗卷

全宗卷是档案保管工作的一个重要管理工具和手段。全宗卷是档案室在管理所在公司档案全宗的过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

全宗卷实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，只不过是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷而已。从这个意义上说，它既是全宗的“档案”，又是档案的“档案”，但不是全宗内的档案。因为，档案室所管理的档案是由立档单位在其社会活动中形成的，而全宗卷这种档案的“档案”，则是档案室在对其所管全宗的管理活动中形成的。因此，全宗卷在管理上应单独另行存放（按全宗顺序保管）并实施统一管理，不能与全宗混在一起，更不能将其作为全宗内的一个案卷看待。

全宗卷中通常应包括档案交接凭据、立档单位与全宗历史考证、整理工作方案、档案实体分类方案（分类表）、移进移出记录及手续（凭据）、对全宗进行检查、清点的历次记录及所发现的问题记录，以及档案受损害、遭破坏的情况记录和实施补救性措施的记录材料、档案销毁清册等。总之，凡是在档案管理活动中形成的对全宗状况及全宗历史有原始记录意义的文字、图表等材料均应归入全宗卷中。

（三）档案流动过程中的保护

档案在档案馆（室）中并不是永远静止地存放在库房及装具里，而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。造成档案流动的根本原因就是对档案的使用。档案的使用原因虽然很复杂，但大体可归结为下面两种情况。

（1）社会各界对档案的利用（要求档案馆、室做好档案的提供利用工作）。

（2）档案馆（室）出于管理与开发的需要对档案的使用。例如，整理、鉴定、编制检索工具、缩微复制、编研等。无论是社会性的利用还是内部管理开发性的使用，都必须保证档案实体的有序和完好无损。这就需要做好档案使用流动过程中的维护与保护工作。

档案使用流动过程中的维护与保护工作比档案库房管理工作具有明显的动态性、复杂性、综合性，所用的方法及所需注意的问题头绪很多。做好这一工作有如下两条基本途径。

1．建立严格的管理和使用制度，并在工作中严格执行、落实

（1）档案使用的登记与交接制度。档案无论何种原因被使用时，都必须对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记与交接手续。

（2）档案使用行为的管理与限制制度。如不允许使用者在使用时吸烟、喝水、吃东西，不允许在档案上勾画、涂抹，更不允许有撕损、剪切等破坏性行为；不允许使用者擅自带离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；不允许利用者之间私自交换阅览各自所利用的档案；不允许使用者擅自拍照、抄录、复印；每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短也应有一定的限制。

2．采用各种合理有效的管理方法，认真细致地做好维护与保护工作

（1）量与顺序的控制。无论是内部使用还是外部利用，当所需档案数量较大时，可按规定分批定量提供，且应要求使用者在使用和交还时保持档案实体秩序。

（2）对利用行为的现场监督与检查。凡外部利用，在现场应配有档案工作人员实行监督，并随时检查利用者的利用行为，发现问题及时指出并予以纠正。有条件的档案馆可配置闭路电视监控系统。

（3）利用方式及利用场所的限制。利用方式以现场阅览为基本方式；经允许的拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承担；利用场所应为集中式的大阅览室，一般不为利用者安排单独的利用房间（单间），以免发生意想不到的问题。

（4）对重要档案的保护性措施。对重要的珍贵档案应实施重点保护：①严格限制利用；②即便提供利用，一般也不提供原件，只提供缩微品或复印件；③利用中要格外注意监护问题，必要时可责成专人始终陪伴进行利用。对重要档案的复制也应比一般档案有更严格的限制和保护性措施。

二、档案的利用

档案的提供利用工作也称档案信息的开发利用工作，它是指通过一定的方式和方法尽可能地开发档案信息，直接向有关单位和人员提供信息服务。档案的利用是档案工作的目的，也是档案工作的出发点。

直接利用工作是档案提供利用工作的主要途径，它的方法很多，常见的有以下几种：

（一）阅览服务

阅览服务是指企业档案部门根据自身条件和利用需要，设立专门的档案阅览室，供利用者查阅利用档案。通过阅览服务，档案工作人员能为利用者直接提供所需档案材料，解答各种询问，迅速、准确地满足利用者的需求。

阅览服务的优点：一方面，由于档案材料只能在阅览室周转，用后能及时收回，有利于提高档案利用率，充分发挥档案的作用；另一方面，档案工作人员可以在现场进行宣传和控制，减少档案原件在利用中的损耗。此外，阅览室提供的各种设施，如复印机、传真机、多媒体设备、缩微阅读设备等，能为利用者查阅档案提供便利。

档案阅览服务可分为封闭式阅览和开架式阅览两种形式。无论采用哪一种形式，都要求档案部门为利用者提供一个明亮、宽敞、舒适、安静的场所，还必须配备一定数量的阅览桌椅、存物架、目录柜等设施，还可以配备必要的检索工具和参考资料。同时还必须建立完善的阅览制度，如阅览室接待对象和入室手续，档案材料的借阅范围、批注权限，档案登记和归还时的交接手续，利用者利用档案须知，阅览室开放时间等。

（二）外借服务

档案外借服务是将档案原件借出档案部门使用的一种利用方式。

外借服务是实际工作中常见的一种利用方式。但是，由于档案借出以后，各借阅部门或人员对档案的价值、保护的方法认识不一，保管条件有限，往往容易给档案的完整与安全带来不利影响。所以，按有关规定，档案一般不外借。如工作需要外借时，必须根据严格的借阅制度办理借阅手续。凡借阅的单位和个人，必须保证档案的齐全与完整，不得擅自拆散或是变更次序，不得转借、转抄、损坏、遗失、自行摄影、复印，并且必须按期归还。档案外借有两种情况：一是内部借阅，即在本单位内部借阅使用；二是外部借阅，即把档案借出本单位使用。内部借阅应该建立起规范的借阅制度，包括借阅证制度、代卷卡制度、借阅审批制度、催还和续借制度。对于外部借阅，档案部门更应该加强管理和控制。利用者须持单位介绍信及本人身份证明，明确提出借阅档案的目的、内容、数量、使用范围、使用时间，在本单位领导批准后方可借阅。

（三）复制服务

随着办公自动化程度的不断提高，各种现代办公工具的普及，特别是照相、复印技术以及电脑文字处理技术的推广运用，档案复制服务已经逐渐成为档案利用的主要方式。

档案复制服务的优点：首先，这种服务方式能最大限度地提高档案的利用效率。因为一份档案文件一次可以复制若干份，能同时满足不同利用者的需要，这就在很大程度上解决了因档案副本少而周转不灵的实际问题。其次，复制服务成本低、效果好，虽然档案复制需要一定的成本，但与档案原件的价值相比，这种方式仍是低成本的。而且，由于复制技术的完善，复制效果也越来越好，用途也越来越大。第三，复制服务有利于保护档案原件的物质和政治安全，避免档案原件在利用中的损坏。

档案复制的方法很多，有静电复印、缩微复制、传真、打印、照相、拷贝等。在具体方式上还可以根据利用档案的不同用途和不同利用范围，采用原件副本、档案摘录两种形式。所谓原件副本，是指反映档案原件全貌的复制本。所谓档案摘录，是指仅反映档案原件某一些部分的复制本。提供复制服务一般先由利用者提出要求，说明复制档案的内容、数量、方式、用途，对于某些重要文件的复制要经过有关部门或是领导的批准。

（四）咨询服务

档案咨询服务是指档案部门或是档案人员以室藏档案为根据，通过口头（包括电话）或书面形式，向利用者提供档案，解答提出的有关档案专业知识、档案利用手续、各种档案规章制度、档案检索途径等方面的问题。开展咨询服务，既是一种直接为利用者服务的途径，又是一种宣传档案工作、传播档案知识的极好方法。对咨询的结果可以通过口头解答的方式满足利用者的需求，也可以采用出具档案证明的方式提供服务。

档案咨询服务工作程序一般可以分为接受咨询、咨询分析、查找档案、答复咨询、建立咨询档案等几个步骤。这项工作对有关的工作人员有着较高的要求，不仅需要有强烈的责任心和良好的服务态度，而且还必须十分熟悉本单位保存档案的情况。同时，还要有较强的综合分析能力和口头表达能力。

（五）电子化服务

档案电子化服务是在计算机技术迅猛发展的形势下兴起的一种档案的新型利用方式。它是指档案部门利用电子化办公设备和现代通信技术，向利用者提供非纸质载体的数字化档案。由于办公自动化的进一步扩展和深化，特别是电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去的文字、图表、图形、影像、科技文件材料等各种档案形式都可以采用电子档案的形式进行处理和利用。同时，在国家的倡导下，政府各部门、各企事业在开展网络办公、电子办公等工作中形成了大量电子文件，随着这类档案在各级档案部门中的增多，电子化服务将会在今后得到越来越广泛的运用。

实现档案信息开发利用的电子化具有诸多优势：首先，能将文字、声音、图像结合起来，向利用者提供多媒体信息。其次，能使利用工作变得方便高效。电子化服务通过多媒体技术的超文本技术，可将计算机存储、表现信息的能力与人脑筛选信息的能力结合在一起，提高检索效率。第三，能够提供超时空、全方位的信息服务。

三、电子公文的归档管理

电子公文，是指各地区、各部门通过由国务院办公厅统一配置的电子公文传输系统处理后形成的具有规范格式的公文的电子数据。

根据《电子公文归档管理暂行办法》，具体应做到以下几点。

（1）电子公文形成单位应指定有关部门或专人负责本单位的电子公文归档工作。

（2）机关档案部门应参与和指导电子公文的形成、办理、收集和归档等各工作环节。

（3）电子公文参照国家有关纸质文件的归档范围进行归档并划定保管期限。

（4）电子公文一般应在办理完毕后即时向机关档案部门归档。

（5）电子公文形成单位必须将具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档，并使两者建立互联。

（6）需要永久和长期保存的电子公文，应在每一个存储载体中同时存有相应的符合规范要求的机读目录。

（7）电子公文的收发登记表、机读目录、相关软件、其他说明等应与相对应的电子公文一同归档保存。

（8）电子公文的归档应在“全国政府系统办公业务资源网电子邮件系统”平台上进行。

（9）各电子公文形成单位档案部门应配置足够容量和处理能力及相对安全的计算机系统及有关设备。保证归档电子公文的完整、安全。

（10）电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的操作日志，随时自动记录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等，以保证归档电子公文的真实性。

（11）归档电子公文的移交形式可以是交接双方之间进行存储载体传递或通过电子公文传输系统从网上交接。

（12）归档电子公文应存储到符合保管要求的脱机载体上。归档保存的电子公文一般不加密，必须加密归档的电子公文应与其解密软件和说明文件一同归档。

（13）归档的电子公文，应按本单位档案分类方案进行分类、整理，并拷贝至耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

（14）超过保管期限的归档电子公文的鉴定和销毁，按照归档纸质文件的有关规定执行。对确认销毁的电子公文可以进行逻辑或物理删除，并应由档案部门列出销毁文件目录存档备查。

实训演练

一、训练目标

（1）能够对档案进行库房管理。

（2）能够保护好流动中的档案。

（3）能够熟练地为档案利用者提供服务。

二、知识要求

（1）掌握档案库房管理的相关知识。

（2）掌握档案在流动中管理的相关知识。

（3）掌握档案提供利用的方式。

三、训练要求

（1）明确档案保管的重点。

（2）明确档案提供利用的方式。

四、操作说明

（1）利用4学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

（2）实训的准备工作需要课外完成。做好档案保管和档案利用的前期准备非常重要。所以，一定要安排好小组负责人，合理分配任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前布置学生复习档案管理和档案利用的有关知识与要求，明确工作思路，分工合作，完成训练任务。

五、操作提示

在这项训练中，学生最好利用课外时间参观本校档案馆，参加真实的档案保管和档案利用活动，注意观察档案保管和档案利用的程序并总结其得失，为本次实践活动提供借鉴。

六、任务描述

（1）宏达公司非常重视公司的档案管理工作，由办公室秘书萧雅承担档案管理的职责。公司设有专门的档案保管库房，库房内的档案柜排放得整齐合理，库房及库房内的档案柜都统一编了号，也编制了档案存放位置索引，科学而有序。这天，萧雅正指导几个办公室的新进人员如何保管档案。假如你是萧雅，应该如何指导？

（2）宏达公司与超凡公司之间因某项业务出现了纠纷，现需查找7年前与超凡公司签订的一份合同以解决纠纷，档案员萧雅需在短时间内在众多的档案中快速准确地查找到7年前的这份合同，她和同事该怎么办呢？