办公室会议类型

任务1　办公室会议类型

学习目标

熟悉会议的基本概念和类型，了解不同类型会议的特点和作用。

任务描述

文秘专业的应届毕业生萧雅应聘到宏达公司总经理办公室任秘书。时近年末，宏达公司经理办公会决定于12月22—24日召开公司中层管理人员会议，要求各地区分公司经理和总公司各部门主管参加。主要内容是总结2010年度工作，制定2011年公司工作目标和计划。总经理要求办公室负责筹办此次会议。萧雅请教办公室主任，询问企业中经常会召开哪些类型的会议，如何筹办会议？

工作处理

一、任务分析

要完成会议的筹备与组织工作，首先必须了解会议的基本概念，掌握会议的分类，弄清楚本次会议的类型，召开会议有什么样的作用。除此之外，还必须考虑会议的组成部分，每个部分由哪些环节构成。

二、学习企业常见会议类型

萧雅虚心向办公室主任求教，询问企业办公室经常召开哪些类型的会议。办公室主任认真地向萧雅进行了介绍。由于企业性质和业务范围的不同，根据工作的需要，企业办公室通常负责组织的会议有董事会、经理例会、股东会、公司年会、客户咨询会、新产品发布会及市场推广会等会议。

三、学习如何筹备企业会议

办公室主任向萧雅讲解了筹办一次会议的全过程，从会议的谋划、会前的准备、会中服务到会后落实的各个环节应处理的工作及注意的事项。萧雅认真做了记录，感觉会议的意义及影响都很大，任何形式和内容的会议都不可掉以轻心。

相关知识

一、会议的概念

对于会议的概念，现代汉语词典中有两种解释：一种是指有组织有领导地商议事情的集会。如工作会议、厂务会议等。另一种指经常商讨并处理事务的常设机构或组织。如中国人民政治协商会议、部长会议等。

这里讲的会议是指企事业单位、社会团体等有组织、有目的地召集工作人员商议事情、沟通信息、表达意愿、部署工作、联络感情的行为过程。

二、会议的构成要素

会议的构成要素即会议的组成要素。任何会议都由一定的要素构成，缺少某些主要要素，会议就无法召开。

（1）形式要素：又称会议的基本要素和必备要素。它包括会议的名称、时间、地点、与会人员、会议方式等。

（2）内容要素：包括会议的指导思想、议题、目的、任务、作用等。

（3）程序要素：包括会议的准备，会议的开始、进行、结束，会议决定的贯彻落实等。

（4）财务要素：主要指会议经费、会议设备、会议服务设施等。

当然，并不是所有的会议都必须具备上述会议要素。不同的会议，由于会议主题、形式、时间、地点等因素不同，所需要的会议要素也有所不同。但是，会议的形式要素是所有会议所必须具备的。

三、会议的分类

会议作为人们从事社会活动或从事各项工作的一种重要手段和方法，其应用十分广泛。因而可以从各种不同角度划分出来许多种类型。

1．按会议的规模划分

通常依据出席会议人数的多少可分为以下四类。

小型会议：三人至几十人参加的会议，一般安排在工作现场或小型会议室召开。

中型会议：几十人至数百人参加的会议，可安排在会议厅或礼堂召开。

大型会议：千人至数千人参加的会议，一般在礼堂、会堂或剧场、会议中心召开。

特大型会议：万人以上的集会，一般可在体育场、露天广场召开。

2．按会议内容划分

（1）综合性会议。一次会议要讨论和研究多方面的问题，如各级人民代表大会、政府常务会议等。

（2）专题性会议。这类会议一次只集中解决一个方面的问题，讨论研究某一方面的事情或工作，如专题讨论会、年度销售会议等。

3．按会议的性质划分

（1）决策性会议。决策性会议是指拥有立法权或决策权的领导机关或领导层，为了制定和颁布方针、政策、法规或就某些问题进行商讨，对重大事项作出决策而召开的会议。决策性会议大致包括以下两种：

代表性会议。是指按照法定的程序，为了制定颁布法律、法规，选举产生新一届领导班子等重大事项而召开的会议。如各级人民代表大会等。

领导办公会议。是指由各级机关、企事业单位的领导班子内部定期召开的，研究日常工作中重要事项，并作出决策的会议。如各级领导机关的领导办公会议、董事会议等。

（2）非决策性会议。非决策性会议是不产生需要贯彻执行的政策、法规或不作出决策的会议。非决策性会议又可分为以下几种：

日常办公会议：通常是指根据本单位、本部门的工作职能，具体研究、讨论日常工作的会议。如工作例会、办公会议等。

咨询性会议：通常是指在作出重大决策、具体开展工作之前，邀请有关专家对决策目标和方案进行可行性的咨询、论证的会议。如投资咨询会等。

总结交流会议：通常是指在工作任务完成之后，对工作中的情况和问题、经验和教训进行总结交流的会议。如经验交流大会、工作总结大会等。

洽谈谈判性会议：通常是指围绕商业活动达成合作事宜，签订合同协议的会议。如订货会、商务洽谈会等。

进修培训会议：通常是指为了提高员工业务水平，强化理论知识，加强专业技能而召开的会议。如公文写作培训会议等。

庆典性会议：通常是指为了庆祝重要节日、重大事件或工作取得重大成果而召开的会议。如联欢会、庆祝大会、周年庆典等。

商品展示和推介性会议：通常是指由商品生产单位举办的，在某一场所和一定期限内，用展示的形式，向专业群体和消费者介绍和推广自己的新产品。如新产品发布会等。

4．按会议所跨的地域范围划分

（1）国际性会议。指会议的内容涉及不同国家和地区。与会者来自不同国家和地区。如联合国大会、国际经济发展会议、南北对话、西方国家首脑会议和亚太经济合作组织领导人非正式会议等。

（2）全国性会议。指会议的内容涉及全国性问题，参加会议的人来自全国各个地区，如全国人民代表大会等。

（3）地区性会议。指省、市、县或其他地区性的会议，如市政府常务会议等。

（4）个体性会议。组织单位根据自己的需要而召开的会议，如职工大会、业务洽谈会、新产品推介会、销售会议、培训会议、客户咨询会、奖励会议等。

5．按会议的职级划分

（1）股东大会。股东大会是公司最高权力机构。股东会议就是由公司的出资者（股东）出席的定期或临时召开的会议。会议主要审议批准公司年度财务预算、利润分配和弥补亏损方案，决定公司经营方针和投资计划，选举更换董事，修订公司章程等。

（2）董事会。董事会是公司的执行机构。董事会议是由全体董事（被全体股东任命经营公司的人员）出席的定期或临时召开的会议。会议主要决定和批准总经理提出的计划、年度经营、资金使用等方面的报告，批准财务报表、收支预算、年度利润分配方案，制定公司的规章制度，决定聘用总经理等高级职员等。

（3）高级管理人员会议。在总经理的主持下，由公司高级管理人员参加的会议，重点讨论公司的生产经营管理工作，组织实施董事会决议，组织实施公司年度经营计划和投资方案等工作。

（4）中层管理人员会议。企业领导召集处长、科长、部门经理等中层管理人员召开会议，是公司作出决策后，进行生产、经营活动的正式会议，通常都定期举行。

（5）职工大会。这是由企业全体职工参加的会议。主要有动员大会和总结评比大会。前者是鼓舞士气，调动职工积极性和工作热情；后者意在总结经验，展望未来，向全体职工提出新的希望和要求。

（6）部门会议。这种会议是在每一个部门举行的，以解决问题及传递信息为目的，以工作场所为单位的会议。

6．企业内部经常召开的会议

（1）经理例会：企业内部经理之间定期召开的会议。

（2）部门员工例会：企业内部各部门员工之间定期召开的会议。

（3）股东会：企业、公司股东之间的会议，通常用来进行企业内部的一些重要决策。

（4）董事会：企业、公司定期召开的董事会议，一般也用于企业的重大决策。

（5）公司年会：每年年末或次年年初，公司召开的年度总结大会。

（6）客户咨询会：公司为了方便客户了解产品和服务专门召开的会议。

（7）新产品发布及市场推广会：公司为了推广新产品而召开的一系列会议。

四、会议的作用

会议是企业在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议形式越来越受到人们的重视。当今，会议已成为各级领导机关、企事业单位重要的工作方法之一。其主要作用可概括为以下两个方面：

1．会议的积极作用

（1）会议可以加强企业之间的信息交流，情报互通。

（2）会议可以充分发扬民主，为领导进行科学决策提供依据。

（3）会议有助于加强组织领导，推动企业工作的进一步发展。

（4）一些大型、特大型会议可以带动消费，促进当地经济的发展。

（5）会议一个很重要的作用是联络感情，塑造企业形象。

2．某些会议的消极作用

（1）一些重复性的会议势必会造成时间、精力的浪费。

（2）可开可不开的会议造成经济的浪费。

（3）造成信息的重复、浪费。

（4）动不动就开会，滋长不正之风。

五、会议的组成部分

一般会议有三个部分组成，即会前准备、会中服务和会后扫尾。

会前准备包括拟定会议的议题，确定会议名称，选择、布置会议场所，拟定会议议程和日程，确定与会者名单和制发会议通知，安排会议食宿，准备会议资料与用具，会议经费预算，会场布置，检查设备等工作。

会中服务包括接站，报到与签到，会议记录，收集会议信息，搞好对外宣传，编制会议简报，传接电话，送饮料，做好会议的值班工作与保密工作，医疗卫生服务，照相服务等工作。

会后扫尾包括引导与会人员安全、有序地离开会场，清理会场，安排车辆，交还与会代表物品，整理会议室，归还会场用品，撰写会议纪要，做好会议总结与评估，整理会议文件，会议经费结算，送感谢信等工作。

实训演练

一、训练目标

熟悉会议的基本要素、会议的类型等。

二、知识要求

（1）了解办公室会议的类型。

（2）掌握会议的基本要素。

三、训练要求

（1）明确企业办公室常见会议的类型。

（2）明确企业会议的基本要素。

四、操作说明

（1）利用2学时，分小组进行。结束后，教师引导学生对每一个任务进行点评。

（2）训练前布置学生复习企业办公室常见会议的有关知识与要求，明确工作思路，分工合作完成训练任务。

五、操作提示

在这项训练中，学生最好通过网络搜索学习一下企业中各种类型的办公室常见会议，并总结其得失，为本次实践活动提供借鉴。

六、任务描述

请全班同学分小组讨论自己参加过的会议。思考下列几个问题。

（1）所参加的会议属于什么类型的会议？

（2）所参加的会议有什么特点？需要哪些人员参加？

（3）所参加的会议是如何筹备的？